Los 10 mejores software de gestión de proyectos destacados en 2024

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La planificación y la gestión adecuadas y oportunas son los factores clave para alcanzar el éxito en cualquier proyecto. Pero todos sabemos que es más fácil decirlo que hacerlo. Si bien ya hemos explicado cómo planificar un proyecto para cumplir con sus objetivos y qué metodologías conviene usar para una mejor gestión (modelo de cascada o métodos ágiles), aún hemos dejado un aspecto importante. Y es el software para gestión de proyectos. 

Es verdad, que según van avanzando las tecnologías, aparece más software especializado y mejor funcionalidad, para que sea tan fácil decirlo como hacerlo. En este artículo hemos recopilado toda la información necesaria para que no se vaya de esta página sin tener una idea clara sobre el software de gestion de proyectos que necesita:

• ¿Qué es un software de gestión de proyectos?
• ¿Por qué conviene usar un software de administración de proyectos?
• 10 mejores herramientas de administración de proyectos 
• ¿Qué funciones son imprescindibles para un software de gestión de proyecto de alta calidad?

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

La gestión de proyectos, tal como se define en la Guía PMBOK, es la aplicación de habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto. De este modo, podemos definir el software de gestión de proyectos como una herramienta que se aplica para cumplir con los requisitos del proyecto.

¿Por qué conviene usar un software de administración de proyecto?

Todos los datos estadísticos indican que el uso de programas para administración de proyectos es beneficioso en muchos sentidos. Así, por ejemplo, según el informe de una plataforma de reseñas de software para negocios, el software de administración de proyectos ahorra a un empleado el medio de 498 horas al año, o ayuda a un 66% de empresas completar el proyecto dentro del presupuesto planificado. Los resultados de la encuesta global de PWC sobre el estado actual de la gestión de proyectos, indican que el 77% de los proyectos de alto rendimiento utilizan herramientas de gestión de proyectos. 

Es una excelente decisión si desea que el equipo del proyecto no se distraiga en muchas cosas a la vez, se concentre en los objetivos comerciales prioritarios y las tareas actuales. Con una visión general del alcance, es mucho más fácil organizar el trabajo en equipo en organizaciones de diferentes tamaños y direcciones profesionales.

Además, el software adecuado ayuda a automatizar muchos procesos internos y facilita la ejecución de proyectos. También ayuda a organizar eficazmente las tareas y los proyectos, ejecutar todos los recursos, reaccionar a los cambios y mantener a todas las partes interesadas involucradas.

10 mejores herramientas de gestión de proyectos que marcarán una gran diferencia 

1. GanttPRO

GanttPRO es una de las mejores herramientas de gestión de proyectos basadas en diagramas de Gantt según las plataformas de reseñas de software. Este programa ayuda a planificar y ejecutar proyectos de manera eficaz. El objetivo principal es ofrecer al usuario una interfaz simple y amigable con todas las funciones esenciales para la gestión de proyectos y tareas, pero sin ser abrumador. Y lo logra perfectamente. 

Combina una visión clara de cada proyecto y los mínimos detalles de cada tarea según lo que necesite ver. Con su ayuda, es fácil gestionar tareas, sus dependencias e hitos. Funciones como línea base, ruta crítica y programación automática aseguran una finalización de proyecto de acuerdo con el plan inicial. 

Además de la vista principal, diagramas de Gantt, se puede cambiar a la vista del tablero Kanban y administrar los estados de sus tareas mediante la función de arrastrar y soltar. 

En cuanto al trabajo en equipo, proporciona funciones sólidas para una colaboración eficiente. Permite exportar y compartir el proyecto y gestionar la carga de trabajo de cada participante. Tanto los usuarios como los gerentes pueden controlar el tiempo dedicado a las tareas. Es posible establecer valores de costo para todos los miembros del equipo y recursos. A base de eso, le calcula los costos de proyecto y le ayuda a mantener el presupuesto bajo control.

Este software para planificación y gestión de proyectos basado en la nube hace que el trabajo personal o en equipo sea más cómodo y ayuda a ejecutar proyectos y controlar carteras de proyectos de manera eficaz. La interfaz de usuario es amigable lo que garantiza que nadie tenga problemas al usar el software.

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2. Monday.com

Entre el software de administración de proyectos monday.com entra en el top de aplicaciones para equipos que usan la metodología de gestión de trabajo OKR,  para la planificación estratégica, software para trabajo remoto, gestión de ideas y procesos empresariales en general.  

Proporciona un control robusto de la carga de trabajo para maximizar la productividad del equipo, por lo que siempre estará seguro de que nadie está abrumado o con poco trabajo. Las versiones Pro y Corporativa ofrecen una gran variedad de funciones indispensables para una gestión de proyectos exitosa.  

La interfaz es personalizable. Dependiendo del plan también tiene opciones de visualizaciones de datos diferentes, lo que le convierte en un organizador gráfico excelente. Igualmente, encontrará plantillas listas para usar que facilitarán la creación de un proyecto y aceleran el proceso de incorporación.

🔗 Compare las ventajas y desventajas de monday.com.  

Trello

Trello es una de las herramientas de gestión de proyectos con más reseñas a nivel mundial (23130 reseñas a abril de 2024 en Capterra). Lo que afirma su popularidad. Es fácil de usar, eficiente y amigable. Los usuarios pueden alcanzar sus objetivos con funciones flexibles y divertidas que son simples y fomentan un toque personal. La aplicación es más popular entre los equipos pequeños o medianos que no necesitan una herramienta completa para ejecutar varios proyecto, y sobre todo con los principiantes.

El software consta de tableros, listas y tarjetas que permiten a los equipos organizar y priorizar proyectos de una manera divertida. El producto también proporciona un plan gratuito que permite crear hasta 10 tableros por equipo, tiene tarjetas y listas ilimitadas y brinda 10 MB por archivo adjunto. Ofreciendo más de 100 integraciones con diferentes herramientas, Trello facilita los procesos de trabajo y comunicación en su equipo.

🔗 Conozca las ventajas y desventajas de Trello.

4.Airtable

Airtable combina las funciones de una base de datos flexible con la gestión de proyectos. Es ideal para equipos que buscan personalización y creatividad en sus flujos de trabajo. Su interfaz intuitiva y fácil de usar permite a los usuarios diseñar sus propias bases de datos como si fueran hojas de cálculo.

Este software ofrece vistas versátiles como hoja de cálculo, galerías, calendarios y Kanban, adaptándose a distintos estilos de trabajo. La capacidad de integración con numerosas aplicaciones hace que Airtable sea un potente aliado en la automatización de procesos y la gestión de proyectos complejos.

Con su enfoque en la colaboración y la flexibilidad, Airtable facilita el trabajo en equipo, permitiendo compartir bases de datos, configurar alertas y colaborar en tiempo real. 

5. Smartsheet 

Smartsheet es otra opción de programas de gestión de proyectos cuya interfaz está basada en el concepto de una hoja de cálculo con herramientas de colaboración y gestión de proyectos. Ofrece una variedad de vistas, incluyendo la hoja de cálculo, listas, Gantt y tableros Kanban, lo que lo hace adaptable a diferentes metodologías de gestión de proyectos. 

Es eficaz para la planificación, asignación de tareas, seguimiento del progreso y gestión de recursos en un proyecto. La posibilidad de integrarla con otras aplicaciones mejora la eficiencia y la automatización de procesos. 

Según los testimonios de los usuarios y las opiniones de los expertos de la industria, si está buscando una alternativa a Excel con funciones de gestión de proyectos, Smartsheet es más fácil que Airtable. En comparación con esta última está más enfocada en los procesos de gestión de diferentes tipos de proyectos y no requiere tanto trabajo en adaptarla a los procesos.  

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6. Kanban Tool

Kanban Tool es una solución de gestión de proyectos que se centra en la simplicidad y la efectividad, utilizando el método Kanban para optimizar los flujos de trabajo. También conviene en procesos cuyo objetivo es mejorar la productividad y reducir el desperdicio con la metodología Lean. 

Este software ofrece una interfaz visual que permite a los usuarios ver el estado completo de sus proyectos a través de tableros Kanban personalizables. Los usuarios pueden crear tareas, asignarlas, establecer plazos y seguimiento del tiempo de manera sencilla y eficaz.

Kanban Tool es particularmente útil para la gestión de tareas y la priorización, facilitando la identificación de cuellos de botella y la distribución equilibrada de la carga de trabajo.

7. Notion 

Notion es una de las herramientas para la gestión de proyectos personales y de negocio. No es un software de gestión de proyectos a nivel profesional, pero para los que buscan organizar el trabajo, tomar notas y crear bases de datos es una solución ideal. 

La interfaz de Notion es altamente personalizable. Permite a los usuarios crear y organizar el contenido de manera que se adapte mejor a sus prioridades y necesidades. Desde listas de tareas hasta wikis detallados, Notion maneja todo con facilidad.

Al integrar tablas, listas, texto y multimedia, hace que la colaboración y la organización de la información sean fluidas y eficientes. Es una buena plataforma y software para el telebrajo en equipo.

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8. Aha! 

Aha! es uno de los mejores programas para planificar proyectos relacionados con el lanzamiento de productos. Facilita la creación de roadmaps de producto y la planificación estratégica. Está diseñada para equipos que buscan alinear sus proyectos con los objetivos generales de la empresa, enfocándose en la visión a largo plazo.

Ofrece una interfaz clara y funcionalidades robustas para el seguimiento del avance, la definición de estrategias y la priorización de iniciativas. Sus capacidades para construir y visualizar una hoja de ruta permiten visualizar la trayectoria de los proyectos, facilitando la toma de decisiones estratégicas y la comunicación con los stakeholders. Ayuda a gestionar todo el proceso desde la idea del producto hasta su lanzamiento al mercado e interacción con los usuarios. 

Según los testimonios de los clientes publicados en el sitio web de esta herramienta de gestión de proyectos, ayuda a ahorrar hasta 500 horas al año en los procesos de gestión de producto. 

9. Project.co

Project.co se valora muy positivamente como software para realizar proyectos con el marco Scrum y otros enfoques ágiles. Es un software para pymes que trabajan con proyectos y necesitan una plataforma centralizada para la organización y el seguimiento del trabajo, pero sin entrar más allá en operaciones más complejas. 

La plataforma ofrece una variedad de herramientas de gestión, como listas de tareas, calendarios y tableros Kanban, además de funcionalidades de comunicación como chat y videoconferencias. Se enfoca principalmente en la colaboración, comunicación entre equipos y productividad. Y no ofrece funciones más avanzadas como la gestión de presupuesto de proyecto y de riesgos, gestión de portafolios, etc. 

Su enfoque en la transparencia y la comunicación facilita la colaboración efectiva y el seguimiento del progreso de los proyectos en tiempo real. Un aspecto interesante es la posibilidad de conectarlo directamente al PayPal y Stripe para poder aceptar pagos directamente en la app.

10. Jira Software 

Jira es un software para administración de proyectos en la industria de TI. La herramienta ampliamente reconocida en el ámbito de desarrollo de software y la gestión ágil. Los usuarios destacan las capacidades para rastrear y gestionar incidencias, así como para la implementación de proyectos con metodologías ágiles como Scrum y Kanban.

La plataforma de Jira permite a los equipos crear y seguir el progreso de las tareas a través de un sistema de tickets y tableros personalizables. Ofrece funcionalidades avanzadas para la gestión de sprints, backlog y reportes de rendimiento.

Aunque es altamente personalizable, puede requerir una curva de aprendizaje para su optimización. 

🔗 Conozca las características de Jira para ver si es adecuada para su proyecto o encuentre una alternativa a Jira si necesita algo de este estilo. 

¿Qué funciones son imprescindibles para un software de gestión de proyecto de alta calidad?

La cantidad de sistemas de administración de proyectos está aumentando y la cantidad de sus características y opciones adicionales es cada vez más amplia. ¿Cómo no confundirse con las opciones ofrecidas? ¿Cuáles son los criterios para seleccionar el software de gestión de proyectos? Diferentes empresas, equipos y diversas direcciones profesionales necesitan diferentes aspectos. Pero, los principales requisitos para gestionar los procesos de la empresa y trabajar en grupo son bastante similares.

Para que pueda hacer una decisión fundamentada y acertar con la elección, vamos a repasar los aspectos más importantes que tiene que tomar en cuenta.

Las características de software de administración de proyectos más utilizadas y solicitadas

• Gestión de tareas de un proyecto

Con una funcionalidad para gestión de tareas sólida, puede ver siempre una perspectiva general de las tareas realizadas, actuales y futuras, establecer prioridades y distribuir el trabajo entre los miembros del equipo de manera óptima. 

No es necesario anotar la información o tratar de tenerlo todo en cuenta. El software adecuado lleva el registro de todas las tareas y cesionarios responsables, actualiza los datos constantemente y mantiene informados a todos los participantes del proyecto. También ayuda a recopilar los datos para preparar los informes de proyecto y hacer la evaluación del proyecto.

• Gestión de tiempo de un proyecto 

Entre las funciones de gestión de tiempo requeridas para realizar el proyecto de acuerdo con el plan, están las que ayudan a controlar el tiempo dedicado a cada tarea, evaluar la eficiencia de los miembros del equipo, controlar la carga de trabajo y hacer informes correspondientes para las partes interesadas.

El control de tiempo es particularmente  necesario para las empresas que tienen trabajadores que cobran por horas, trabajadores externos subcontratados, y organizaciones que aplican precios con costos adicionales. 

• Gestión de costos de un proyecto

Mientras utiliza una software funcional para la gestión, puede planificar y controlar el presupuesto de proyecto y los hacer la evaluación de costos sin recurrir a otros programas. Permitirán asignar un valor a cada recurso, controlar todos los costos, priorizar y ver el panorama general de los gastos.   

• Gestión de recursos de un proyecto 

La gestión y asignación de recursos es uno de los componentes esenciales en la implementación de proyectos. Los programas de gestión de proyectos simplifican y optimizan este proceso. Y los recursos financieros, que incluyen los costos y otros asuntos relacionados con el presupuesto, no son los únicos recursos en el proyecto. 

Las funciones avanzadas hacen que sea mucho más fácil para un gerente controlar y manejar la carga laboral de los recursos humanos, ya que puede averiguar qué experto está trabajando ahora, quién está dispuesto a comenzar una tarea o está listo para nuevas tareas, o quién tiene exceso de trabajo en estos días. El  software permite también agregar recursos virtuales a su equipo, establecer valores para ellos, configurar calendarios personales.

• Colaboración 

Los problemas de comunicación, especialmente entre los departamentos de las grandes empresas, pueden provocar retrasos en los proyectos. Un programa para administrar proyectos potente reduce al mínimo los malentendidos, las largas cadenas de correos electrónicos y el tiempo gastado en reuniones innecesarias.

Agiliza el trabajo en equipo y facilita la comunicación con proveedores y clientes; dejar comentarios, realizar ediciones y adjuntar archivos online. Y también envía notificaciones en tiempo real para mantener a todos actualizados y que nadie se pierda nada.

• Uso compartido de archivos 

El intercambio y uso compartido de archivos es una parte de colaboración y una de las funciones principales de un software de gestión de proyectos eficaz. Esa funcionalidad permite el intercambio de documentos y multimedia entre colegas, departamentos y clientes. De este modo los compañeros de equipo y otras partes interesadas tienen acceso a la información más reciente, así como la oportunidad de contribuir al proyecto.

Hoy en día, con la ayuda de software de gestión de proyectos basadas en la web, no es necesario utilizar USB, discos duros y otros dispositivos. Todo está disponible online. 

•  La interfaz intuitiva y visual con diagramas de Gantt o paneles de tareas 

Uno de los objetivos principales de software de administración de proyectos es facilitar y mejorar el proceso. En este sentido, una de las ventajas muy importantes que ofrece el software de buena calidad es la posibilidad de visualizar el proyecto, sus tareas y fechas. 

El diagrama de Gantt es una de las herramientas de visualización del proceso de planificación y gestión. Le brinda una visión general del cronograma del desempeño del proyecto. Es crucial si está administrando muchos proyectos que van a durar al menos un par de meses y tienen muchas tareas y subtareas.

Con la descripción general del proyecto en gráficas de Gantt, puede verificar rápido y fácilmente la información sobre cada tarea: cesionario, fechas límite, progreso. Puede mover tareas en el gráfico, crear dependencias e hitos y asignar colores para diferentes actividades.

Otra forma de visualización es la vista de tablero tipo Kanban que es particularmente útil en proyectos ágiles. 

• La integración con el correo electrónico / la aplicación de móvil  

La integración con el correo electrónico en el software de gestión de proyectos conecta su sistema directamente con los proveedores de correo electrónico que utiliza su equipo.

Eso significa que no es necesario que inicie sesión en el software para recibir información sobre comentarios, menciones y cambios en tareas. Además, puede responder y dejar comentarios directamente por el correo electrónico. Todas sus acciones son visibles y todos los relacionados se notifican instantáneamente en el software de gestión de proyectos que está utilizando su equipo.

Lo mismo ocurre con las aplicaciones para organizar trabajo en dispositivos móviles que permiten estar al tanto de todo lo que sucede en el proyecto a cualquier hora y en cualquier lugar. 

No es una lista exhaustiva. Allí se puede incluir también la simplicidad de la interfaz, la disponibilidad y reactividad del servicio de soporte, y muchos más aspectos que pueden convertirse en algo indispensable y decisivo para su proyecto en particular.

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