La guía completa para los diagramas de Gantt: qué es un diagrama de Gantt, cómo se hace y cuándo se usa

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Un diagrama de Gantt o, como también le puede conocer, una gráfica de Gantt o una carta Gantt,  o un cronograma de Gantt, es una gran herramienta para la gestión de tareas, planificación de proyectos, programación y control y seguimiento de proyecto.

Le presentamos la guía más completa de diagramas de Gantt con las respuestas a todas las preguntas básicas y frecuentes.

• ¿Qué es un diagrama de Gantt?
• La historia de los diagramas de Gantt
• ¿Para qué sirve un diagrama de Gantt?
• ¿Qué información se incluye en el diagrama de Gantt?
• Ventajas y desventajas de diagramas de Gantt
• Cómo hacer un diagrama de Gantt
• Ejemplo de diagrama de Gantt

Con un diagrama de Gantt, sabrá qué trabajo queda por hacer, el trabajo actual que tiene y lo que ya se ha completado. El diagrama también ayuda a controlar el progreso de su plan o proyecto y estar al tanto de todas las fechas límites de antemano.

Cómo y en qué año fue desarrollado el del diagrama de Gantt

El nombre «Gantt» del diagrama viene del apellido de su creador: Henry Gantt, un ingeniero mecánico estadounidense y consultor de gestión. Diseñó un diagrama y publicó artículos sobre su invento en 1910 y 1915. En aquel momento, esos gráficos eran completamente novedosos.

Sorprendentemente, el concepto de diagrama de Gantt fue introducido incluso antes, en 1896, por Karol Adamiecki, un economista, ingeniero e investigador de gestión polaco. Sin embargo, solo logró publicar su primer trabajo en 1909. Más tarde, en 1931, publicó un artículo más conocido en el que describía el armonograma; así es como llamó a la tabla.

La razón por la que el diagrama de Gantt lleva el nombre del ingeniero estadounidense y no del polaco es que Henry Gantt habló y escribió en inglés, mientras que Karol Adamiecki publicó sus artículos en polaco y ruso. Y eso es todo sobre la historia del diagrama de Gantt.

¿Para qué sirve el diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt se utiliza para abordar varios problemas de planificación y gestión de proyectos. Sin embargo, uno de ellos es fundamental.

Con su ayuda, puede programar fácilmente cada fase de un plan, independientemente de su duración, con fechas de inicio y finalización claramente definidas.

También, el diagrama es el mejor organizador gráfico para cualquier tipo de planificación. Ya sea un plan de proyecto, plan de trabajo, plan estratégico, plan de acción, u otros. 

Además, el diagrama de Gantt ayuda a identificar hitos de proyecto (eventos importantes en sus proyectos sin duración) y plazos. ¿No quiere dejar pasar alguna fecha? ¡El diagrama de Gantt es su solución!

Con el software online de diagramas de Gantt, el diagrama se convierte en un ayudante en otras situaciones también. En particular, ayuda a gestionar recursos, costes de proyecto y a colaborar con los miembros del equipo.

Para resumir, el diagrama de Gantt se utiliza en todas las etapas de ciclo de vida de proyecto para:

• Programar las tareas.
• Identificar los hitos.
• Seguir los plazos.
• Seguir el progreso.
• Conectar las tareas con las dependencias.
• Colaborar.
• Gestionar los recursos.
• Gestionar los costes.

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¿Qué elementos incluye el diagrama de Gantt? 

Los elementos de la gráfica de Gantt habitualmente son los siguientes:

• Tareas, su duración, estado y prioridad.
• Fechas de inicio y finalización.
• Progreso.
• Cronograma de actividades.
• Hitos.
• Dependencias entre tareas.
• Plazos.
• Ruta crítica.

Una herramienta profesional que puede cubrir la mayoría de las necesidades de los gerentes de proyectos también incluirá estos componentes de diagrama de Gantt:

• Cesionarios.
• Estimaciones.
• Carga de trabajo de recursos: quién trabaja en qué tareas, quién está sobrecargado, a quién se le pueden asignar más tareas.
• Costos.
• Opciones que permiten personalizar planes.
• Comentarios, archivos adjuntos, notificaciones para el trabajo en equipo.
• Línea base del proyecto.
• Plantillas.
• Programación automática.

Por lo tanto, si necesita una respuesta a la pregunta ¿cuáles son las características principales de un diagrama de Gantt?, simplemente mire arriba: estas características de un diagrama de Gantt ayudan a desarrollar proyectos sólidos y organizar todo el trabajo en equipo.

Ventajas y desventajas de diagramas de Gantt 

Es muy probable que ahora piense algo como: ¡Vaya, qué gran herramienta es! ¿No habrá ningún inconveniente en usarla?

Como todo en este mundo, las características del diagrama de Gantt se pueden ver desde diferentes perspectivas.

¿Cuáles son las ventajas de un diagrama de Gantt?

• Es transparente, claro y estructurado

Imagine, por ejemplo, que tiene un proyecto de lanzamiento de un producto y necesita hacer una campaña para promoverlo en las redes sociales. Puede que le parezca temible desde el principio, ya que es difícil definir por dónde empezar, qué hay que hacer y cómo medir los entregables.

Las gráficas de Gantt permiten dividir el proyecto en partes más pequeñas que requieren unas pocas horas o días. Cuanto más divididas están las tareas, menos problemas tendrá para completar el proyecto, ya que cada tarea está claramente definida. Esta es una ventaja fundamental de un diagrama de Gantt en la gestión de proyectos.

• Permite conectar tareas

Es difícil que encuentre un proyecto donde las tareas existan por separado entre sí. Por lo general, hay actividades que se presentan en un orden determinado. Por ejemplo, la fecha de finalización de una tarea da inicio a la otra. Supongamos que necesita plantar un árbol. Esta es la secuencia de tareas que tiene que completar:

Cavar un hoyo → colocar el árbol → ponerlo derecho si es necesario → llenar el hoyo → manejarlo con cuidado si es necesario.

Vemos que cada acción depende de las anteriores. Con la ayuda del diagrama, puede conectar fases interdependientes y mostrar la relación entre ellas. 

Obviamente, el ejemplo anterior es muy simple. Pero en proyecto mas complejos, una herramienta basada en diagramas de Gantt, es esencial para conectar tareas con dependencias, indicar la relación entre ellas y hacer la implementación de proyecto considerando todas las relaciones lógicas entre las tareas.

• Lo puede compartir para la presentación

Un buen programa para hacer diagramas de Gantt le permitirá compartir y exportar el gráfico en unos clics. Puede usar el resultado para hacer la presentación del proyecto o mostrar planes, estado actual u otro tipo de estado del proyecto a cualquier persona de su empresa p partes externas (inversores, clientes, etc.). 

• Mantiene la motivación y el enfoque

Una vez que el plan de proyecto esté listo, este se convierte en un punto de referencia. Esto es como la única fuente de información fiable que ayuda a evitar la corrupción de alcance en un proyecto. 

Además, algunas personas trabajan de manera más eficiente cuando tienen todo estructurado en un solo lugar y cuando el progreso, las metas y los resultados se muestran con un enfoque claro y sin ambigüedad.

El hecho de tener los roles y las reponsabilidades definidas claramente, aumenta la eficiencia y ayuda a mantener el enfoque a cada participante. 

• Es bueno para la colaboración

El éxito de los proyectos dependen mucho de la calidad de trabajo en equipo. Es muy poco probable obtener grandes resultados sin una colaboración eficiente. 

Un programa de diagramas de Gantt hoy en día ofrece mucho más de la posibilidad de hacer el gráfico. Aparte de eso, ofrece la posibilidad de comentar tareas y adjuntarlas documentos relevantes, así como notificar constantemente a los participantes del proyecto sobre sus asignaciones, fechas límite y otras actualizaciones. 

La gráfica de Gantt puede convertirse en un centro que reúne toda la información y comunicación relacionada con el proyecto.

• Permite asignar recursos adecuadamente

Un diagrama de Gantt ayuda en la gestión de recursos al mostrar visualmente los cronogramas del proyecto y la asignación de recursos. Esto permite identificar claramente qué recursos están comprometidos y cuándo.

La visualización de la carga de trabajo ayuda a los gerentes a evitar la sobreasignación o subutilización de recursos, asegurando un uso eficiente durante todo el proyecto. Además, facilita ajustes y reasignaciones más fáciles a medida que evolucionan los requisitos del proyecto.

En conjunto, las dos cosas ayudan en la gestión de presupuesto de proyecto de manera óptima.

• Muestra la ruta crítica

Un diagrama de Gantt es útil para identificar la ruta crítica en un proyecto, ya que ilustra claramente las secuencias de tareas y las dependencias, destacando el tramo más largo de actividades dependientes y sus plazos.

Al visualizar la ruta crítica, el diagrama de Gantt ayuda a centrar los esfuerzos y recursos en tareas que impactan directamente en la fecha de finalización del proyecto. Esto garantiza que los gerentes de proyectos puedan priorizar estas tareas críticas, evitar demoras y asignar recursos de manera eficiente para la ejecución oportuna del proyecto.

Las desventajas de un diagrama de Gantt

• No hay lugar para la incertidumbre

Una de las limitaciones principales de los diagramas Gantt es que sirve principalmente para proyectos de modelo cascada en los que todas las tareas, hitos, entregables y fechas se conocen desde el principio; en general, así es como funciona la estructura de desglose del trabajo.

Sin embargo, no es una situación sin salida. Un eficiente programa para hacer gráficas de Gantt permite realizar ajustes en cualquier momento del desarrollo del proyecto. La función de programación automática cambiará las fechas de las tareas interdependientes automáticamente.

• Puede que no sea apto para proyectos demasiado grandes

Es una cuestión discutible. Sin embargo, a algunos gestores les resulta difícil trabajar en proyectos de largo plazo de dos o más años con las herramientas de diagramas de Gantt. Dicen que agregar nuevas tareas y recursos a un plan les obligará a desplazarse constantemente hacia arriba y hacia abajo en su gráfico para encontrar el elemento que está buscando. 

Sin embargo, dividir un proyecto grande en proyectos más pequeños puede convertir este inconveniente en un beneficio. Además, las opciones de búsqueda siempre están a su servicio.

• Es necesario actualizarlo constantemente (dudoso)

Sí, los proyectos requerirán que dedique tiempo a la gestión y las actualizaciones. Pero, ¿no es algo que se requerirá en cualquier trabajo?  

Todo el trabajo que haga le tomará tiempo. Sin embargo, puede reducir este tiempo convirtiéndose aprovechando de alguna aplicación relevante.  

Cómo hacer un diagrama de Gantt

Para hacer el diagrama de Gantt a mano simplemente necesita un lápiz con una hoja de papel y una lista de tareas o actividades. 

En el eje vertical y en orden cronológico, debe poner las tareas del plan que ha preparado. En el eje horizontal debe colocar el cronograma, indicando las divisiones de tiempo de acuerdo con la duración del proyecto.

Después, entre estos ejes, puede representar gráficamente las tareas, en función del tiempo asignado para su implementación.

Aquí puede leer más sobre cómo elaborar una gráfica de Gantt a mano. 

Cómo hacer un diagrama de Gantt online en cuestión de minutos

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Afortunadamente, hoy en día existen herramientas que ayudan a crear un diagrama de Gantt en cuestión de minutos, y lo convierten en un proceso fácil y agradable.

Una de estas herramientas es GanttPRO. Este software de gestión de proyectos basado en la nube le puede venir bien si necesita una herramienta de diagramas de Gantt para la gestión de proyectos robusta. GanttPRO combina todas las funciones necesarias para la creación y gestión de proyectos en la mayoría de sectores. Con su ayuda, completará proyectos a tiempo, asignará recursos de manera efectiva, controlará la carga de trabajo y colaborará con el equipo.

Para crear un diagrama de Gantt en GanttPRO, debe seguir estos 5 pasos sencillos:

• Cree proyecto.
• Agregue tareas.
• Defina fechas para tareas y todo el calendario.
• Conecte tareas con dependencias.
• Asigne tareas.

Si desea comenzar a usar GanttPRO, tiene una base de conocimientos que le ayudará tanto en los primeros pasos, como en el uso de nivel más avanzado. 

Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel

Si prefiere trabajar en las herramientas de MS Office, y en Excel en particular, también puede crear diagramas de Gantt en Excel. Puede que no sea tan conveniente y fácil, porque esta herramienta no fue diseñada para crear diagramas de Gantt, especialmente los dinámicos.

Aun así, si tiene tiempo y desea hacerlo allí, puede consultar con esta guía que le explicará como hacer un diagrama de Gantt en Excel. Conseguirá construir un diagrama así. 

Cómo hacer un diagrama de Gantt en Word

Es bastante fácil hacer un diagrama de Gantt en Word. Sin embargo, debe tener en cuenta que el diagrama que crea en Word se puede usar para una administración bastante básica y cuando tiene pocas tareas.

Si estamos hablando de proyectos más elaborados y complejos, puede perder mucho tiempo intentando mostrar sus tareas en su gráfico de Gantt y luego seguirlas en Word. En todo caso, aquí tiene una guía que le ayudará a hacer un diagrama de Gantt en Word como este.

Cómo crear un diagrama de Gantt en Project

MS Project también permite trabajar con la gráfica de Gantt y tiene cientos de funciones. Al mismo tiempo, entre las características de MS Project más frecuentemente mencionadas están que es demasiado complicado y requiere mucho tiempo para aprenderlo.

En este tutorial de Microsoft Project, puede encontrar las instrucciones básicas, en particular, sobre cómo hacer un diagrama de Gantt en Project.

¿Qué plantillas de diagramas de Gantt de un proyecto hay? 

Los programas profesionales le pueden ofrecer diferentes ejemplos de diagrama de Gantt de un proyecto con las tareas y fechas típicas que pueden usar en diferentes tipos de proyectos:

• Desarrollo de software
• Construcción
• Marketing
• Desarrollo de páginas web
• Ventas al por menor
• Educación
• Planeación de eventos
• Consultoría, etc.

Puede trabajar con estas plantillas de diagrama de Gantt online, o descargar diagrama de Gantt en Excel y trabajar offline.

Ejemplo de diagrama de Gantt

A continuación puede ver un ejemplo perfecto de diagrama de Gantt en el software online de diagramas de Gantt GanttPRO, una de las herramientas más robustas e intuitivas del mercado.

Aquí encontrará más ejemplos de diagramas de Gantt. 

Conclusión

Los diagramas de Gantt son herramientas para una sólida gestión de tareas, planificación y programación de proyectos, gestión de recursos y costes, así como para la comunicación y colaboración en un proyecto. 

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