La guía completa para los diagramas de Gantt: todo sobre la herramienta que no puede ignorar en la planificación de proyectos

Un diagrama de Gantt o, como también le puede conocer, una gráfica de gantt o una carta de gantt, es una gran herramienta para la gestión de tareas, planificación de proyectos, programación y seguimiento del progreso.

En caso de que no sepa nada sobre estos diagramas, aquí tiene la guía completa de diagramas de Gantt que responde a las preguntas más básicas y frecuentes.

Que es un diagrama de gantt: Diagrama de Gantt ejemplo

Como puede ver, con un diagrama de Gantt, sabrá qué trabajo queda por hacer, el trabajo actual que tiene y lo que ya se ha completado. El diagrama también ayuda a controlar el progreso de su plan o proyecto y estar al tanto de todas las fechas límites de antemano.

La historia del diagrama de Gantt

El nombre «Gantt» del diagrama viene del apellido de su creador: Henry Gantt, un ingeniero mecánico estadounidense y consultor de gestión. Diseñó un diagrama y publicó artículos sobre su invento en 1910 y 1915. En aquel momento, esos gráficos eran completamente novedosos.

Sorprendentemente, el propio diagrama fue introducido incluso antes, en 1896, por Karol Adamiecki, un economista, ingeniero e investigador de gestión polaco. Sin embargo, solo logró publicar su primer trabajo en 1909. Más tarde, en 1931, publicó un artículo más conocido en el que describía el armonograma; así es como llamó a la tabla.

Diagrama de Gantt historia: Gantt y Adamiecki

La razón por la que el diagrama de Gantt lleva el nombre del ingeniero estadounidense y no del polaco es que Henry Gantt habló y escribió en inglés, mientras que Karol Adamiecki publicó sus artículos en polaco y ruso.

La historia del cronograma de Gantt en una serie de fechas sería así:

  • 1896: Karol Adamiecki diseña una manera para mostrar procesos interdependientes y lo llama armonograma.
  • 1903: Henry Gantt define un gráfico para aumentar la visibilidad de los planes de producción.
  • 1903: La invención de Adamiecki causa revuelo en los círculos de expertos técnicos de Rusia.
  • 1909: Adamiecki publica en polaco algunos artículos describiendo el diagrama.
  • 1910-1915: Henry Gantt desarrolla aún más el diagrama, publica los artículos que los describen y los populariza.
  • 1931: Adamiecki publica su artículo más conocido sobre el armonograma en polaco y ruso.
  • Hoy en día: un diagrama de Gantt es una de las herramientas más populares en la gestión de proyectos.

¿Para qué sirve el diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt se utiliza para abordar varios problemas de gestión de proyectos. Sin embargo, uno de ellos es fundamental.

El propósito de la gráfica de Gantt es la programación.

Con su ayuda, puede programar fácilmente cada fase de un plan, independientemente de su duración, con fechas de inicio y finalización claramente definidas.

Además, el diagrama de Gantt ayuda a identificar hitos (eventos importantes en sus proyectos sin duración) y plazos. ¿No quiere dejar pasar alguna fecha? ¡El diagrama de Gantt es su solución!

Con el software online de diagramas de Gantt, el diagrama se convierte en un ayudante en otras situaciones también. En particular, ayuda a gestionar recursos, costes y a colaborar con los miembros del equipo.

Para resumir, el diagrama de Gantt se utiliza para:

  • Programar las tareas.
  • Identificar los hitos.
  • Seguir los plazos.
  • Seguir el progreso.
  • Conectar las tareas con las dependencias.
  • Colaborar.
  • Gestionar los recursos.
  • Gestionar los costes.

¿Qué elementos incluye el diagrama de Gantt? 

Los elementos de la gráfica de Gantt habitualmente son los siguientes:

  • Tareas, su duración, estado y prioridad.
  • Fechas de inicio y finalización.
  • Progreso.
  • Línea de tiempo con la escala de tiempo.
  • Hitos.
  • Dependencias entre tareas.
  • Plazos.
  • Ruta critica.

Una herramienta robusta y compleja de diagrama de Gantt que puede cubrir la mayoría de las necesidades de los gerentes de proyectos también incluirá:

  • Cesionarios.
  • Estimaciones.
  • Carga de trabajo de recursos: quién trabaja en qué tareas, quién está sobrecargado, a quién se le pueden asignar más tareas.
  • Costos.
  • Opciones que permiten personalizar planes.
  • Comentarios, archivos adjuntos, notificaciones para el trabajo en equipo.
  • Líneas base.
  • Plantillas.
  • Programación automática.

Por lo tanto, si necesita una respuesta a la pregunta «¿Cuáles son las características principales de un diagrama de Gantt?«, simplemente mire arriba: estas características de un diagrama de Gantt ayudan a construir proyectos sólidos y organizar todo el trabajo en equipo.

Ventajas y desventajas de diagramas de Gantt 

Es muy probable que ahora piense algo como “¡Vaya, qué gran herramienta es! ¿No habrá ningún inconveniente en usarla?» 

Como todo en este mundo, un diagrama de Gantt se puede ver desde diferentes perspectivas.

¿Cuáles son las ventajas de un diagrama de Gantt?

Que es un diagrama de Gantt: ventajas del diagrama de Gantt
  • Es transparente, claro y estructurado

Imagine, por ejemplo, que necesita promover su marca para aumentar el volumen de ventas. Puede que le parezca temible desde el principio, ya que es difícil definir por dónde empezar y cómo medir los entregables.

ventajas del diagrama de Gantt: gestión de tareas con diagramas de Gantt

Un diagrama de Gantt le permite dividir proyectos en partes más pequeñas que pueden llevar desde unas pocas horas hasta unos días. Cuanto más divididas están las tareas, más posibilidades de completar un proyecto hay, ya que cada tarea está claramente definida. Esta es una ventaja fundamental de un diagrama de Gantt en la gestión de proyectos.

  • Permite conectar tareas

Es difícil que encuentre un proyecto donde las tareas existan por separado entre sí. Por lo general, se presentan en un orden determinado. Por ejemplo, la fecha de finalización de una tarea da inicio a la otra. 

En una herramienta de diagrama de Gantt, puede conectar fácilmente tareas con dependencias para mostrar la relación entre ellas.

Veámoslo en un ejemplo.

Suponemos que necesita plantar un árbol. Con la ayuda del diagrama, podrá conectar fases interdependientes.

Cavar un hoyo → colocar el árbol → ponerlo derecho si es necesario → llenar el hoyo → manejarlo con cuidado si es necesario.

Esta secuencia de eventos nos muestra que no se puede comenzar con la última acción ya que cada una depende de las anteriores.

  • Lo puede compartir para presentación

Las soluciones sólidas de diagramas de Gantt ofrecen las funciones de Compartir y Exportar como uno de los beneficios. Permiten mostrar planes, estado actual u otro tipo de estado de un proyecto a cualquier persona que no sea de su equipo, como partes interesadas, clientes, etc.

Ventajas del diagrama de Gantt: exportar diagrama de Gantt
  • Mantiene la motivación y el enfoque

Una vez que un plan de proyecto está listo, este se convierte en un punto de referencia para usted y su equipo en caso de que gestione un proyecto de equipo. Esto es como la única fuente de información fiable que ayuda a evitar la corrupción de alcance en un proyecto

Además, algunas personas trabajan de manera más eficiente cuando tienen todo estructurado en un solo lugar y cuando el progreso, las metas y los resultados se muestran con un enfoque claro y sin ambigüedad. Y recuerde sobre la asignación de recursos: esto mantendrá motivados a los participantes del proyecto ya que las tareas que se les asignan estarán claramente definidas.

Ventajas del diagrama de Gantt: asignar recursos con diagramas de Gantt
  • Es bueno para la colaboración

Los proyectos de equipo no pueden existir sin colaboración. Olvídate del éxito si no hay colaboración en tu plan. 

El programa innovador de diagramas de Gantt ya no es un lugar solamente para tareas y fechas. Es mucho más que eso. Siempre hay necesidad de comentar las tareas y adjuntarlas los documentos relevantes, así como notificar constantemente a los participantes del proyecto sobre sus asignaciones, fechas límite y otras actualizaciones. 

Un diagrama de Gantt puede convertirse en un centro que reúne toda la información y comunicación relacionada con el proyecto.

  • Permite asignar recursos adecuadamente

Es también difícil imaginar un proyecto sin recursos. Esos recursos pueden ser reales o virtuales y deberían gestionarse adecuadamente. 

La función que muestra la carga de trabajo de recursos ayuda a los gestores a evitar situaciones en las que algunos recursos están sobrecargados mientras otros están libres para completar tareas. 

La asignación adecuada lleva a una gestión de presupuesto adecuada.

Ventajas del diagrama de Gantt: gestionar la carga de trabajo


  • Muestra la ruta crítica

La ruta crítica es una función que muestra la conexión de las tareas más importantes que se necesita para que un proyecto se complete a tiempo. Si una tarea de la ruta crítica se retrasa, todo el proyecto también se retrasará.

Ventajas del diagrama de Gantt: ruta crítica con diagramas de Gantt

Las desventajas de un diagrama de Gantt

  • No hay lugar para la incertidumbre

Una de las limitaciones principales de un diagrama de Gantt es que sirve perfectamente principalmente para proyectos en los que todas las tareas, hitos, entregables y fechas se conocen desde el principio; en general, así es como funciona la estructura de desglose del trabajo.

Sin embargo, no es una situación sin salida. Los eficientes programas de diagramas de Gantt permiten realizar ajustes en cualquier momento del desarrollo del proyecto. La función de programación automática cambiará las fechas de las tareas interdependientes automáticamente.

  • Puede que no sea apto para proyectos demasiado grandes

Es una cuestión discutible. Sin embargo, a algunos gestores les resulta difícil trabajar en proyectos de largo plazo de dos o más años con las herramientas de diagramas de Gantt. Dicen que agregar nuevas tareas y recursos a un plan les obligará a desplazarse constantemente hacia arriba y hacia abajo en su gráfico para encontrar el elemento que está buscando. 

Sin embargo, dividir un proyecto grande en proyectos más pequeños puede convertir este inconveniente en un beneficio. Además, las opciones de búsqueda siempre están a su servicio.

  • Es necesario actualizarlo constantemente (dudoso)

Sí, los proyectos requerirán que dediques tiempo a la gestión y las actualizaciones. Pero, ¿no es algo que se requerirá en cualquier trabajo?  

Todo el trabajo que hagas te tomará tiempo. Sin embargo, puedes reducir este tiempo convirtiéndote en un pro en alguna aplicación relevante.  

Cómo hacer un diagrama de Gantt

Para hacer el diagrama de Gantt a mano simplemente necesita un lápiz con una hoja de papel y una lista de tareas o actividades. 

En el eje vertical y en orden cronológico, debe poner las tareas del plan que ha preparado. En el eje horizontal debe colocar la línea de tiempo, indicando las divisiones de acuerdo con la duración del proyecto.

Después, entre estos ejes, puede representar gráficamente las tareas, en función del tiempo asignado para su implementación.

Aquí puede leer más sobre cómo elaborar una gráfica de Gantt a mano. 

Cómo hacer un diagrama de Gantt en cuestión de minutos

Crear un diagrama de Gantt es sencillo.

Afortunadamente, hoy en día existen herramientas que ayudan a crear un diagrama de Gantt en cuestión de minutos, y lo convierten en un proceso fácil y agradable.

Una de estas herramientas es GanttPRO. Este software de gestión de proyectos basado en la nube le puede venir bien si necesita una herramienta de diagramas de Gantt para la gestión de proyectos robusta. GanttPRO combina todas las funciones necesarias para la creación y gestión de proyectos en la mayoría de sectores. Con su ayuda, completará proyectos a tiempo, asignará recursos de manera efectiva, controlará la carga de trabajo y colaborará con el equipo.

Como hacer un diagrama de Gantt: ejemplo de diagrama de Gantt
Como hacer un diagrama de Gantt: ajustes de tareas

Para crear un diagrama de Gantt en GanttPRO, debe seguir estos cuatro pasos sencillos:

  • Agregue tareas.
  • Defina fechas para tareas y todo el calendario.
  • Conecte tareas con dependencias.
  • Asigne tareas.

Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel

Si prefiere trabajar en las herramientas de MS Office, y en Excel en particular, también puede crear diagramas de Gantt en Excel. Puede que no sea tan conveniente y fácil, porque esta herramienta no fue diseñada para crear diagramas de Gantt, especialmente los dinámicos.

Aun así, si tiene tiempo y desea hacerlo allí, puede consultar con esta guía que le explicará como hacer un diagrama de Gantt en Excel. Conseguirá construir un diagrama así. 

Diagrama de Gantt Excel

Cómo hacer un diagrama de Gantt en Word

Es bastante fácil hacer un diagrama de Gantt en Word. Sin embargo, debe tener en cuenta que el diagrama que crea en Word se puede usar para una administración bastante básica y cuando tiene pocas tareas. Si estamos hablando de proyectos más elaborados y complejos, puede perder mucho tiempo intentando mostrar sus tareas en el gráfico y luego seguirlas en Word. En todo caso, aquí tiene una guía que le ayudará a hacer un diagrama de Gantt en Word como este.

Diagrama de gantt en Word

Cómo crear un diagrama de Gantt en MS Project

MS Project también permite trabajar con diagramas de Gantt y tiene cientos de funciones. Al mismo tiempo, esta herramienta es demasiado complicada y requiere mucho tiempo para aprenderla.

En este tutorial de Microsoft Project, puede encontrar las instrucciones básicas, en particular, sobre cómo hacer un diagrama de Gantt en MS Project.

Diagrama de Gantt Project

¿Qué plantillas de diagramas de Gantt hay? 

Los programas profesionales le pueden ofrecer diferentes ejemplos de diagrama de Gantt con las tareas y fechas típicas que pueden usar en diferentes sectores. Los ejemplos más típicos se pueden encontrar en:

Ejemplo de diagrama de Gantt

A continuación puede ver un ejemplo perfecto de diagrama de Gantt en el software online de diagramas de Gantt GanttPRO, una de las herramientas más robustas e intuitivas del mercado.

Ejemplo de diagrama de Gantt

Conclusión

Los diagramas de Gantt son herramientas para una sólida gestión de tareas, planificación y programación de proyectos, gestión de recursos y costes, así como para la comunicación y colaboración en un proyecto. 

¿Qué piensa sobre los diagramas de Gantt? ¿Usa algún software? Comparta su experiencia con nosotros en los comentarios a continuación.

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