La guía completa para los diagramas de Gantt: qué es un diagrama de Gantt, cómo se hace y cuándo se usa
Un diagrama de Gantt o, como también le puede conocer, una gráfica de Gantt o una carta Gantt, o un cronograma de Gantt, es una gran herramienta para la gestión de tareas, planificación de proyectos, programación y control y seguimiento de proyecto.
En caso de que no sepa nada sobre estos diagramas, le presentamos la guía completa de diagramas de Gantt con las respuestas a todas las preguntas básicas y frecuentes.
- ¿Qué es un diagrama de Gantt?
- La historia de los diagramas de Gantt
- ¿Para qué sirve un diagrama de Gantt?
- ¿Qué información se incluye en el diagrama de Gantt?
- Ventajas y desventajas de diagramas de Gantt
- Cómo hacer un diagrama de Gantt
- Ejemplo de diagrama de Gantt
Definición de diagrama de Gantt y ¿cuál es la importancia del diagrama de Gantt?
La definición de un diagrama de Gantt es muy simple. Es un gráfico de barras con dos ejes: uno horizontal y otro vertical. El primero se usa para definir fechas de inicio y finalización, mientras que el segundo se usa para presentar tareas.
La gráfica de Gantt en un proyecto muestra todas las asignaciones y las fechas a lo largo de una línea de tiempo. En otras palabras, el diagrama de Gantt, es un plan (gráfico) claro y visualmente atractivo de sus tareas y las de su equipo con fechas que se pueden conectar entre sí.
Como puede ver, con un diagrama de Gantt, sabrá qué trabajo queda por hacer, el trabajo actual que tiene y lo que ya se ha completado. El diagrama también ayuda a controlar el progreso de su plan o proyecto y estar al tanto de todas las fechas límites de antemano.
Cómo y en qué año fue desarrollado el del diagrama de Gantt
El nombre «Gantt» del diagrama viene del apellido de su creador: Henry Gantt, un ingeniero mecánico estadounidense y consultor de gestión. Diseñó un diagrama y publicó artículos sobre su invento en 1910 y 1915. En aquel momento, esos gráficos eran completamente novedosos.
Sorprendentemente, el concepto de diagrama de Gantt fue introducido incluso antes, en 1896, por Karol Adamiecki, un economista, ingeniero e investigador de gestión polaco. Sin embargo, solo logró publicar su primer trabajo en 1909. Más tarde, en 1931, publicó un artículo más conocido en el que describía el armonograma; así es como llamó a la tabla.
La razón por la que el diagrama de Gantt lleva el nombre del ingeniero estadounidense y no del polaco es que Henry Gantt habló y escribió en inglés, mientras que Karol Adamiecki publicó sus artículos en polaco y ruso.
La historia del cronograma de Gantt en una serie de fechas sería así:
- 1896: Karol Adamiecki diseña una manera para mostrar procesos interdependientes y lo llama armonograma.
- 1903: Henry Gantt define un gráfico para aumentar la visibilidad de los planes de producción.
- 1903: La invención de Adamiecki causa revuelo en los círculos de expertos técnicos de Rusia.
- 1909: Adamiecki publica en polaco algunos artículos describiendo el diagrama.
- 1910-1915: Henry Gantt desarrolla aún más el diagrama, publica los artículos que los describen y los populariza.
- 1931: Adamiecki publica su artículo más conocido sobre el armonograma en polaco y ruso.
- Hoy en día: un diagrama de Gantt es una de las herramientas más populares en la gestión de proyectos.
¿Para qué sirve el diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt se utiliza para abordar varios problemas de gestión de proyectos. Sin embargo, uno de ellos es fundamental.
Con su ayuda, puede programar fácilmente cada fase de un plan, independientemente de su duración, con fechas de inicio y finalización claramente definidas.
También, el diagrama es la mejor herramienta para visualizar cualquier plan: plan de proyecto, plan de trabajo, plan estratégico, plan de acción, etc.
Además, el diagrama de Gantt ayuda a identificar hitos (eventos importantes en sus proyectos sin duración) y plazos. ¿No quiere dejar pasar alguna fecha? ¡El diagrama de Gantt es su solución!
Con el software online de diagramas de Gantt, el diagrama se convierte en un ayudante en otras situaciones también. En particular, ayuda a gestionar recursos, costes y a colaborar con los miembros del equipo.
Para resumir, el diagrama de Gantt se utiliza en todas las etapas de ciclo de vida de proyecto para:
- Programar las tareas.
- Identificar los hitos.
- Seguir los plazos.
- Seguir el progreso.
- Conectar las tareas con las dependencias.
- Colaborar.
- Gestionar los recursos.
- Gestionar los costes.
Aquí puede leer las opiniones de los expertos que trabajan en la gestión de proyectos. Cuentan para qué sirve y cuales son las ventajas de la gráfica de Gantt que han encontrado por su experiencia.
¿Qué elementos incluye el diagrama de Gantt?
Los elementos de la gráfica de Gantt habitualmente son los siguientes:
- Tareas, su duración, estado y prioridad.
- Fechas de inicio y finalización.
- Progreso.
- Una línea de tiempo (cronograma) con la escala de tiempo.
- Hitos.
- Dependencias entre tareas.
- Plazos.
- Ruta crítica.
Una herramienta profesional que puede cubrir la mayoría de las necesidades de los gerentes de proyectos también incluirá estos componentes de diagrama de Gantt:
- Cesionarios.
- Estimaciones.
- Carga de trabajo de recursos: quién trabaja en qué tareas, quién está sobrecargado, a quién se le pueden asignar más tareas.
- Costos.
- Opciones que permiten personalizar planes.
- Comentarios, archivos adjuntos, notificaciones para el trabajo en equipo.
- Líneas base.
- Plantillas.
- Programación automática.
Por lo tanto, si necesita una respuesta a la pregunta «¿Cuáles son las características principales de un diagrama de Gantt?«, simplemente mire arriba: estas características de un diagrama de Gantt ayudan a construir proyectos sólidos y organizar todo el trabajo en equipo.
Ventajas y desventajas de diagramas de Gantt
Es muy probable que ahora piense algo como “¡Vaya, qué gran herramienta es! ¿No habrá ningún inconveniente en usarla?»
Como todo en este mundo, las características del diagrama de Gantt se pueden ver desde diferentes perspectivas.
¿Cuáles son las ventajas de un diagrama de Gantt?
- Es transparente, claro y estructurado
Imagine, por ejemplo, que necesita promover su marca para aumentar el volumen de ventas. Puede que le parezca temible desde el principio, ya que es difícil definir por dónde empezar y cómo medir los entregables.
Los gráficas de Gantt permiten dividir proyectos en partes más pequeñas que pueden llevar desde unas pocas horas hasta unos días. Cuanto más divididas están las tareas, más posibilidades de completar un proyecto hay, ya que cada tarea está claramente definida. Esta es una ventaja fundamental de un diagrama de Gantt en la gestión de proyectos.
- Permite conectar tareas
Es difícil que encuentre un proyecto donde las tareas existan por separado entre sí. Por lo general, se presentan en un orden determinado. Por ejemplo, la fecha de finalización de una tarea da inicio a la otra.
En una herramienta basada en diagramas de Gantt, puede conectar fácilmente tareas con dependencias para mostrar la relación entre ellas.
Veámoslo en un ejemplo muy simple.
Supongamos que necesita plantar un árbol. Con la ayuda del diagrama, podrá conectar fases interdependientes.
Cavar un hoyo → colocar el árbol → ponerlo derecho si es necesario → llenar el hoyo → manejarlo con cuidado si es necesario.
Esta secuencia de eventos nos muestra que no se puede comenzar con la última acción ya que cada una depende de las anteriores.
- Lo puede compartir para presentación
Las soluciones sólidas de diagramas de Gantt ofrecen la posibilidad de compartir y exportar el gráfico en unos clics. Puede usar el resultado para hacer la presentación del proyecto o mostrar planes, estado actual u otro tipo de estado del proyecto a cualquier persona fuera de su equipo (partes interesadas, clientes, etc.).
- Mantiene la motivación y el enfoque
Una vez que el plan de proyecto esté listo, este se convierte en un punto de referencia para usted y su equipo en caso de que gestione un proyecto de equipo. Esto es como la única fuente de información fiable que ayuda a evitar la corrupción de alcance en un proyecto.
Además, algunas personas trabajan de manera más eficiente cuando tienen todo estructurado en un solo lugar y cuando el progreso, las metas y los resultados se muestran con un enfoque claro y sin ambigüedad.
Y recuerde sobre la asignación de recursos: esto mantendrá motivados a los participantes del proyecto ya que las tareas que se les asignan estarán claramente definidas.
- Es bueno para la colaboración
El éxito de los proyectos de equipo son muy dependientes de la calidad de trabajo en equipo. Olvide de buenos resultados si no hay colaboración en su plan.
El programa de diagramas de Gantt ya no es un lugar solamente para tareas y fechas. Es mucho más que eso. Siempre hay necesidad de comentar las tareas y adjuntarlas los documentos relevantes, así como notificar constantemente a los participantes del proyecto sobre sus asignaciones, fechas límite y otras actualizaciones.
La gráfica de Gantt puede convertirse en un centro que reúne toda la información y comunicación relacionada con el proyecto.
- Permite asignar recursos adecuadamente
Es también difícil imaginar un proyecto sin recursos. Esos recursos pueden ser reales o virtuales y deberían gestionarse adecuadamente.
La función que muestra la carga de trabajo de recursos ayuda a los gestores a evitar situaciones en las que algunos recursos están sobrecargados mientras otros están libres para completar tareas.
La asignación adecuada lleva a una gestión de presupuesto adecuada.
Muestra la ruta crítica
La ruta crítica es una función que muestra la conexión de las tareas más importantes que se necesita para que un proyecto se complete a tiempo. Si una tarea de la ruta crítica se retrasa, todo el proyecto también se retrasará.
Las desventajas de un diagrama de Gantt
- No hay lugar para la incertidumbre
Una de las limitaciones principales de los diagramas Gantt es que sirve principalmente para proyectos de modelo cascada en los que todas las tareas, hitos, entregables y fechas se conocen desde el principio; en general, así es como funciona la estructura de desglose del trabajo.
Sin embargo, no es una situación sin salida. Un eficiente programa para hacer gráficas de Gantt permite realizar ajustes en cualquier momento del desarrollo del proyecto. La función de programación automática cambiará las fechas de las tareas interdependientes automáticamente.
- Puede que no sea apto para proyectos demasiado grandes
Es una cuestión discutible. Sin embargo, a algunos gestores les resulta difícil trabajar en proyectos de largo plazo de dos o más años con las herramientas de diagramas de Gantt. Dicen que agregar nuevas tareas y recursos a un plan les obligará a desplazarse constantemente hacia arriba y hacia abajo en su gráfico para encontrar el elemento que está buscando.
Sin embargo, dividir un proyecto grande en proyectos más pequeños puede convertir este inconveniente en un beneficio. Además, las opciones de búsqueda siempre están a su servicio.
- Es necesario actualizarlo constantemente (dudoso)
Sí, los proyectos requerirán que dedique tiempo a la gestión y las actualizaciones. Pero, ¿no es algo que se requerirá en cualquier trabajo?
Todo el trabajo que haga le tomará tiempo. Sin embargo, puede reducir este tiempo convirtiéndose aprovechando de alguna aplicación relevante.
Cómo hacer un diagrama de Gantt
Para hacer el diagrama de Gantt a mano simplemente necesita un lápiz con una hoja de papel y una lista de tareas o actividades.
En el eje vertical y en orden cronológico, debe poner las tareas del plan que ha preparado. En el eje horizontal debe colocar el cronograma, indicando las divisiones de tiempo de acuerdo con la duración del proyecto.
Después, entre estos ejes, puede representar gráficamente las tareas, en función del tiempo asignado para su implementación.
Aquí puede leer más sobre cómo elaborar una gráfica de Gantt a mano.
Cómo hacer un diagrama de Gantt en cuestión de minutos
Afortunadamente, hoy en día existen herramientas que ayudan a crear un diagrama de Gantt en cuestión de minutos, y lo convierten en un proceso fácil y agradable.
Una de estas herramientas es GanttPRO. Este software de gestión de proyectos basado en la nube le puede venir bien si necesita una herramienta de diagramas de Gantt para la gestión de proyectos robusta. GanttPRO combina todas las funciones necesarias para la creación y gestión de proyectos en la mayoría de sectores. Con su ayuda, completará proyectos a tiempo, asignará recursos de manera efectiva, controlará la carga de trabajo y colaborará con el equipo.
Para crear un diagrama de Gantt en GanttPRO, debe seguir estos cuatro pasos sencillos:
- Agregue tareas.
- Defina fechas para tareas y todo el calendario.
- Conecte tareas con dependencias.
- Asigne tareas.
El tutorial más detallado donde se explica cómo hacer un diagrama de Gantt online en GanttPRO, le ayudará a empezar a trabajar en el proyecto en unos minutos.
Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel
Si prefiere trabajar en las herramientas de MS Office, y en Excel en particular, también puede crear diagramas de Gantt en Excel. Puede que no sea tan conveniente y fácil, porque esta herramienta no fue diseñada para crear diagramas de Gantt, especialmente los dinámicos.
Aun así, si tiene tiempo y desea hacerlo allí, puede consultar con esta guía que le explicará como hacer un diagrama de Gantt en Excel. Conseguirá construir un diagrama así.
Cómo hacer un diagrama de Gantt en Word
Es bastante fácil hacer un diagrama de Gantt en Word. Sin embargo, debe tener en cuenta que el diagrama que crea en Word se puede usar para una administración bastante básica y cuando tiene pocas tareas.
Si estamos hablando de proyectos más elaborados y complejos, puede perder mucho tiempo intentando mostrar sus tareas en su gráfico de Gantt y luego seguirlas en Word. En todo caso, aquí tiene una guía que le ayudará a hacer un diagrama de Gantt en Word como este.
Cómo crear un diagrama de Gantt en Project
MS Project también permite trabajar con la gráfica de Gantt y tiene cientos de funciones. Al mismo tiempo, entre las características de MS Project más frecuentemente mencionadas están que es demasiado complicado y requiere mucho tiempo para aprenderlo.
En este tutorial de Microsoft Project, puede encontrar las instrucciones básicas, en particular, sobre cómo hacer un diagrama de Gantt en Project.
¿Qué plantillas de diagramas de Gantt de un proyecto hay?
Los programas profesionales le pueden ofrecer diferentes ejemplos de diagrama de Gantt de un proyecto con las tareas y fechas típicas que pueden usar en diferentes tipos de proyectos:
- Desarrollo de software
- Construcción
- Marketing
- Desarrollo de páginas web
- Ventas al por menor
- Educación
- Planeación de eventos
- Consultoría, etc.
Puede trabajar con estas plantillas de diagrama de Gantt online, o descargar diagrama de Gantt en Excel y trabajar offline.
Ejemplo de diagrama de Gantt
A continuación puede ver un ejemplo perfecto de diagrama de Gantt en el software online de diagramas de Gantt GanttPRO, una de las herramientas más robustas e intuitivas del mercado.
Aquí encontrará más ejemplos de diagramas de Gantt.
Conclusión
Los diagramas de Gantt son herramientas para una sólida gestión de tareas, planificación y programación de proyectos, gestión de recursos y costes, así como para la comunicación y colaboración en un proyecto.
¿Qué piensa sobre los diagramas de Gantt? ¿Usa algún software? Comparta su experiencia con nosotros en los comentarios a continuación.
