Cómo hacer un plan de proyecto perfecto: 7 pasos para planificar un proyecto

Ya sea un proyecto personal o empresarial, corto o largo, ambicioso o simple – una planificación preliminar es uno de los elementos clave que asegura un resultado mejor. La gestión de proyectos es una cadena compleja de tareas y procesos, debe tener el primer paso donde comienza todo. Este paso es la planificación del proyecto y como su resultado un plan de proyecto.

¿Quiere saber cómo hacer un plan de proyecto correctamente? A continuación le explicamos las cosas esenciales y presentamos:

• Por qué es importante planificar
• Qué es un plan de proyecto
• Cómo planificar un proyecto
• Plan de proyecto: ejemplo

¿Por qué es importante planificar?

Para cualquier proyecto empresarial, la planificación es una etapa esencial. Cuando desarrolla un plan, piensa en lo que quiere lograr en un período de tiempo determinado y en el objetivo final. Esto a su vez, hace que la toma de decisiones sea más eficiente y más rápida. 

Si tiene un plan bien desarrollado, puede consultarlo en cualquier momento y averiguar si el proyecto va por el camino correcto o no. También puede evaluar el desempeño frente a los objetivos establecidos y seguir el progreso de su plan, e introducir cambios si hay algunas desviaciones.

Una planificación eficaz es útil para reducir la incertidumbre y evitar los riesgos. Gracias a ella, todos tendrán una idea clara sobre las responsabilidades de cada miembro del proyecto, lo que garantizará que las actividades no se superpongan.

Un buen plan hace que el uso de los recursos humanos y materiales sea lo más eficiente posible. Finalmente, la planificación ayuda a alcanzar un objetivo deseado, económicamente viable y rentable si hablamos de objetivos comerciales. Si el plan se implementa correctamente, los resultados siempre serán mejores.

Resumiendo, la planificación es importante porque ayuda a:

• Tomar decisiones;
• Seguir el progreso y medir el desempeño; 
• Reducir incertidumbres;
• Distribuir las responsabilidades; 
• Usar los recursos humanos y materiales de manera eficiente.
• Alcanzar el objetivo deseado. 

¿Qué es un plan de proyecto?

Para empezar vamos a distinguir dos nociones: el plan de un proyecto y la planificación de un proyecto. 

Planificación de un proyecto

La planeación de un proyecto consiste en definir el alcance, los objetivos y las formas para lograrlos. La importancia de la planeación de proyecto es que durante este proceso se establecen todos los detalles del proyecto y así aparece un plan de proyecto. Es decir, todos los puntos y resultados cruciales de la planeación de un proyecto forman el plan.

Plan de un proyecto

Y qué es un plan de proyecto, entonces? Un plan de proyecto es un documento formal que contiene todas las decisiones de la fase de planificación, el alcance del proyecto aprobado y los costos. Aparte de las cosas mencionadas, sus principales objetivos son guiar el proceso de control, facilitar la comunicación entre las partes interesadas y programar líneas base de proyecto. Un plan elaborado también simplifica la presentación de proyecto y de su progreso en cualquier etapa. 

Para elaborar el plan de proyecto, un gerente debe tener ciertos conocimientos y habilidades clave desde el principio. Esto tendrá impacto en la implementación exitosa del proyecto y también ayudará a prever y evitar errores innecesarios y decisiones equivocadas. Además, simplemente ayudará a ahorrar tiempo y reducir costos.

Objetivo del plan del proyecto

Un plan bien preparado debe abordar y, por lo tanto, responder a las siguientes preguntas:

¿Por qué?

Esta pregunta trata sobre las razones por las que un proyecto se inicia y el problema que aborda.

¿Qué?

Esta pregunta trata sobre el trabajo que se debe realizar para entregar productos/resultados, etc. y sobre los entregables en sí.

¿Quién?

Se trata de personas involucradas, sus roles y responsabilidades, así como la forma en que se supone que deben organizarse.

¿Cuándo?

Se trata del cronograma del proyecto.

¿Cómo hacer un plan de proyecto bien?

Al comenzar con un plan de proyecto, un gerente debe ser consciente de la gran cantidad de preguntas que va a afrontar y saber las formas de responderlas y resolverlas. Por supuesto, hay que destacar y prestar atención a cada pregunta en separado. Pero existen algunos patrones comunes a los que se puede hacer referencia. Vamos a ver lo que entra en el plan y la planificación de un proyecto y lo que debe hacer un gerente.

Pasos para planificar un proyecto y elaborar su plan

Comuníquese

La planificación exitosa del proyecto debe comenzar con las deliberaciones en el equipo sobre los objetivos, los participantes, las tareas, y otros aspectos importantes. Un gerente debe saber mejor a quién puede asignar una tarea determinada, estar al tanto de los plazos y estar siempre en contacto con todo lo que está sucediendo en un proyecto.

Además, este paso de la planificación del proyecto debe abordarse durante toda la implementación del proyecto. Recuerde, la comunicación es la clave para una gestión exitosa.

Identifique las partes interesadas y los objetivos

A veces hay tantas partes interesadas que resulta complicado tomar a todos en consideración. Pero es importante hacerlo, ya sea para formalizarlo en un plan de comunicación o para tenerlo en cuenta en la etapa de implementación de proyecto. Las partes interesadas pueden ser directas o indirectas con mayor o menor impacto en un proyecto respectivamente. Lo más importante es identificar a quienes tienen una influencia directa en el plan de un proyecto y tomar en serio sus necesidades. Un mapa de stakeholders le puede ayudar en eso. 

¿Quién puede ser la parte interesada?

• Financiador(es): la persona o personas o empresa(s) que financian el proyecto y lo aprueban;
• Un gerente de proyecto: una persona que realiza directamente la planificación y posteriormente el desarrollo, la ejecución y el control sobre el proyecto;
• Equipo de proyecto que crea el producto final. Participan en muchos aspectos cruciales como desarrollo, control de calidad, diseño, etc. Pero normalmente no aprueban el proyecto;
• Usuarios finales que utilizan el producto final;
• Y muchas más personas que participan en un proyecto: analistas de riesgos, especialistas de compras, etc.

¿Qué se puede hacer en esta etapa?

Realice entrevistas con las partes interesadas clave. Esto ayudará a identificar los requisitos y objetivos que deben lograrse. Durante las entrevistas, un gerente se da cuenta de qué problema se aborda en el proyecto y por qué está financiado realmente.

Esta es nuestra pregunta POR QUÉ.

Defina el alcance del proyecto

Obviamente, esta es la parte más importante de cualquier planificación. Todos los conceptos básicos del plan del proyecto se destacan y se discuten aquí: justificación, descripción del producto, criterios de aceptación, objetivos (entregables), exclusiones, limitaciones, hipótesis, estimaciones de costos y otros detalles. Todas las partes interesadas, tanto directamente como indirectamente, deben llegar a un completo entendimiento y acuerdo durante esta etapa. En cuanto lo logran, todos estos puntos formarán una declaración del alcance del proyecto.

Como resultado, este paso implica no solo momentos cruciales en los que hay que llegar al acuerdo, sino que también establece una buena comunicación entre las partes interesadas y disminuye cualquier riesgo de malentendidos que puedan llevar a corrupción del alcance.

Esta es nuestra pregunta QUÉ.

Defina roles y responsabilidades

El gerente de proyecto debe asignar tareas a todos los involucrados. Los miembros del equipo deben conocer sus roles y responsabilidades. Por supuesto, cada tarea tiene que tener un número definido de participantes.

Esta es nuestra pregunta QUIÉN.

Programe el proyecto

Esta es la continuación del punto anterior. En cuanto el gerente define los roles y responsabilidades de los participantes del equipo, el siguiente paso en un plan de proyecto es establecer la duración del trabajo para cada recurso con fechas de inicio y de finalización.

Esta es nuestra pregunta CUÁNDO.

Además, aquí los gerentes establecen los hitos y la ruta crítica. Es decir, en general, hacen todo el trabajo relacionado con la línea de tiempo del proyecto. Una pregunta  que puede tener la gente llegada a este punto: qué software utilizar para la planificación de proyectos.

Visualice el plan de proyecto con un diagrama de Gantt

¿Cómo hacer el cronograma de un proyecto?

Nota: algunas personas se refieren a sus proyectos como a un cronograma exclusivamente. Este enfoque es incorrecto. El horario con su visualización es solo una parte de la planificación. Todo el proyecto es un concepto mucho más complicado.

El software online de planificación y gestión de proyectos GanttPRO es una solución eficaz para hacer el cronograma de proyecto y programar el plan de proyecto. Con esta aplicación puede:

• Crear tareas y asignarlas a los miembros del equipo;
• Establecer la duración con fechas de inicio y finalización para cada tarea;
• Establecer dependencias entre eventos. Un gerente puede seguir  todas las acciones y saber cuando termina un evento y comienza la otra acción;
• Seguir el progreso de cada tarea y de todo el proyecto;
• Identificar los recursos necesarios para cada tarea;
• Definir el costo de cada recurso;
• Colaborar con los miembros del equipo y ver todos los cambios realizados por ellos;
• Seguir los hitos, que son eventos importantes que no se puede perder, ya que tienen un impacto directo en el plan;
• Habilitar la ruta crítica que muestra el tiempo más corto necesario para la finalización del proyecto.

GanttPRO facilita la visualización de tareas importantes que componen el proceso de planificación y un plan.

Cabe mencionar que GanttPRO es una herramienta de planificación y gestión de proyectos todo en uno que le servirá para elaborar y ejecutar tanto un plan pequeño y corto como un plan complejo. Pero si prefiere algo más particular puede consultar con la lista de software de planificación y ver si encuentra algo que le conviene mejor.  

Gestione riesgos

La gestión de proyectos incluye control y gestión de riesgos: es uno de los pasos más cruciales para planificar un proyecto. Casi ninguna etapa en este complicado proceso puede transcurrir sin riesgos. Por lo tanto, es muy recomendable definir qué puede salir mal en cada paso.

Un gerente con experiencia no solo evalúa los riesgos, sino que también crea planes sobre cómo manejarlos en caso de que ocurran. Su equipo también debe conocer la posible reacción a cualquier cambio. Una de las soluciones razonables aquí es elaborar un plan de contingencias para los riesgos más probables e impactantes.

¿Qué riesgos pueden ocurrir?

• Las expectativa sobre el tiempo y los costes demasiado optimistas;
• Requisitos y necesidades poco claros;
• Funciones y responsabilidades poco claras;
• Cambios en los requisitos;
• Nuevos requisitos;
• Recortes presupuestarios;
• Mala comunicación.

Cumpla con el plan 

No hay dos proyectos idénticos. Uno puede ser perfecto sin riesgos ni retrasos; el otro puede ser un fracaso incluso con los mismos financiadores, directores de proyecto y equipos, costos, plazos y entregables. Los planes cambiarán y seguramente uno o más de los riesgos ocurrirán. 

Pero lo que facilitará la planificación es un alcance claro del proyecto, un cronograma, el trabajo en equipo coordinado y el análisis y evaluación de riesgos rigurosos. Se supone que esto debe estar en un plan de gestión de proyectos sólido y al mismo tiempo simple. De este modo el desafiante proceso de planificación se volverá más predecible y fácil.  

Cree un plan de proyecto perfecto

GanttPRO le ayudará hacer un plan de proyecto profesional e implementarlo de manera óptima.

Crear el plan de proyecto gratis

Plan de proyecto: ejemplo

Hablando de las herramientas que ayudan en la planificación e implementación del plan de proyecto, cabe mencionar que algunos programas profesionales ofrecen plantillas con planes de proyectos para que el proceso sea lo más fácil posible. GanttPRO es una de estas herramientas. 

Allí podrá encontrar ejemplos de plan de proyecto para varias industrias, en particular:

• Ejemplo de proyecto de plan de marketing
• Ejemplo de plan de proyecto de software 
• Ejemplo de plan de lanzamiento de un producto
• Ejemplo de plan de obras de construcción 
• Y muchos más

Y también puede ver cómo hacer planificación específica como, por ejemplo, un plan de trabajo o un plan de acción.