Cómo gestionar la carga de trabajo

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La gestión de proyecto es una sinergia de muchas actividades entrelazadas en cada fase de proyecto. Hay que preocuparse de hacer un plan correcto de proyecto si usa el modelo de cascada o de conceptualización del proyecto si se basa en métodos ágiles. Después, hay que distribuir y administrar recursos de forma eficiente, gestionar tiempo, controlar que el proyecto no se desvíe de su línea base, que no ocurra ningún riesgo en el proyecto… Y así hasta el infinito. 

Una de estas actividades es la gestión de la carga de trabajo que define en gran medida qué tan eficiente se implementa el proyecto y con qué resultado llegará al final. En este artículo le explicamos qué hay que hacer para prevenir la carga de trabajo excesiva y distribuirla de manera óptima y eficaz. 

¿Qué es la gestión de la carga de trabajo? 

Es un proceso de planificación, programación, distribución de tareas y responsabilidades entre equipos e individuos para optimizar el rendimiento, la eficiencia y el resultado.

Requiere del gerente de proyecto un conjunto de actividades como priorización de tareas, establecimiento de equilibrio perfecto, predicción de demanda de horas laborales en futuro, seguimiento del progreso y realización de los ajustes necesarios sobre la marcha.

Beneficios de una gestión eficiente de la carga de trabajo

Estos son algunos de los beneficios de la gestión de la carga de trabajo.

• Ayuda a entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto y reduce retrasos e interrupciones.
• Bueno para los ingresos y la utilización de recursos, ya que ayuda a distribuir la carga de trabajo y los recursos de manera óptima a las personas adecuadas y en la cantidad adecuada y a obtener un mayor ROI.
• Bueno para los empleados, ya que una gestión eficaz de la carga de trabajo en equipo crea un entorno de trabajo equilibrado, reduce la presión y las horas extra y, por tanto, aumenta la satisfacción, la retención del personal y la productividad en el trabajo.

Ejemplo de gestión de carga de trabajo 

A continuación proponemos un ejemplo de plan para planificar, distribuir y gestionar la carga de trabajo en un proyecto o actividad.  

Definir el alcance del proyecto y todas sus actividades 

Para poder distribuir las tareas y asignarlas a las personas responsables hay que tener una lista completa de todas las actividades. Es decir, empezamos a trabajar con el alcance del proyecto y la lista de actividades que entran en el plan de proyecto. 

También, hay que hacer el desglose de trabajo (la EDT) dividiendo actividades más generales en tareas manejables y específicas. 

Supongamos que desea crear una EDT para el desarrollo de un sitio web. Así, identificaráslas tareas que se deben realizar para cumplir el objetivo. Entonces, principalmente dividirá el proyecto en varias fases:

• Planificación
• Diseño
• Desarrollo 
• Pruebas
• Lanzamiento
• Actividades posteriores al lanzamiento

Esas son las actividades de primer nivel, que además debe dividir en tareas y subtareas.

La EDT final se verá así:

Dependiendo de su método de gestión de proyecto y tipo de proyecto puede ser cómodo mostrar las tareas con un gráfico de Gantt o también en un tablero Kanban. 

Planificar la capacidad del equipo entre los componentes de carga de trabajo

La planificación de la capacidad es una parte crucial de la posterior gestión de la cantidad de su trabajo. Su objetivo es identificar si los expertos que desea incluir en un proyecto tienen el tiempo y la posibilidad para hacerlo.

En primer lugar, lo más probable es que el equipo no esté trabajando en solo un proyecto. Es posible que todo el equipo o determinados expertos estén involucrados en otros proyectos, por lo que es necesario comprobar cómo están de ocupados en general.

Identifique y consolide todos los proyectos en curso y anticipados para determinar la capacidad actual de cada participante del proyecto. Con esto como gerente se asegura de que las tareas asignadas a un miembro del equipo sean factibles y manejables.

Para planificar la carga laboral aceptable para un participante del proyecto, tenga en cuenta los siguientes componentes de carga de trabajo:

• Su horario personal (días y horarios laborales generales)
• Programa de vacaciones
• Otros proyectos y tareas en las que están trabajando.
• Otras actividades en las que participan (formaciones, viajes de trabajo, reuniones, etc.)

Otro punto a considerar es que puede no ser razonable utilizar el 100% del tiempo de trabajo de una persona. La implementación del proyecto puede implicar contingencias, cambios y tareas adicionales. Así, cada tarea no planificada pero necesaria requerirá horas extras o provocará desviaciones. Deje algo de tiempo extra para este tipo de actividades.

Asignar tareas a los participantes del proyecto 

Una vez que haya establecido el alcance del trabajo y la capacidad del equipo, puede proceder con la asignación de tareas.

Conocer la capacidad potencial de un miembro del equipo es fantástico, pero también hay que tener en cuenta las habilidades y la experiencia relevantes. Esto puede definir la calidad del desempeño, la velocidad y el resultado general. 

Volviendo al ejemplo de desarrollo de un sitio web, es posible que tenga un experto con todas las habilidades necesarias, pero poca experiencia en un tema en particular, y un experto con amplia experiencia en una herramienta particular que utiliza en un proyecto, pero menos habilidades. Por lo tanto, la estimación para cada uno no será la misma.

Establecer prioridades 

Supongamos que todas las tareas ya están asignadas y la persona encargada se pone a trabajar en lista de tareas con los mismos plazos. Puede darse el caso de que simplemente no sepa por dónde empezar y pierda mucho tiempo tratando de entender cómo organizar su trabajo o pierda productividad saltando sin sentido de una tarea a otra.

Aquí es donde ayuda la priorización. Tener una lista de tareas ordenada le da a la persona un punto de partida para su trabajo y siempre sabrá qué hacer a continuación. 

Las técnicas de priorización que puede usar el gerente son:

• La  Matriz de Eisenhower y Método MoSCoW (categorizan las tareas en cuatro cuadrantes según su importancia y urgencia)
• Weighted Shortest Job First (primero el trabajo ponderado más corto)
• Método ICE (para proyectos de gestión ágil)
• Modelo Kano (si se trata de desarrollo de producto) 

Considerar los recursos disponibles

Las personas no es el único recursos en el proyecto. También hay recursos materiales y financieros que tienen impacto en la completación de las tareas. La gestión de la carga laboral está entrelazada con la gestión de recursos.

Igual que el aumento de recursos puede reducir la carga, su reducción puede tener el efecto contrario. Un gerente debe supervisar el suministro de recursos, cómo se utilizan y si es necesaria alguna intervención.

Supervisar  

Incluso si ha distribuido y priorizado perfectamente todas las tareas, como gerente es posible que tenga que estar atento a cómo va todo y estar preparado para sugerir cambios si es necesario. Una baja, cambio de requisitos, o un problema imprevisto pueden afectar la dinámica en todo el equipo. Realice controles periódicos para evaluar el progreso e identificar cualquier obstáculo mediante:

• Reuniones 1:1
• Informes periódicos
• Reuniones de equipo diarias/semanales/mensuales

Realizar el seguimiento de tiempo dedicado a trabajo

En proyectos en los que el tiempo es crucial y los retrasos pueden crear una carga de trabajo abrumadora o simplemente enredar todo el sistema, el seguimiento del tiempo puede ser una buena opción.

Los trabajadores podrán registrar las horas que han tardado para completar una u otra tareas. Mientras que los gerentes podrán monitorear estos registros, analizar cómo emplean su tiempo los miembros del equipo y distribuir mejor la carga de trabajo a base de eso. 

Una hoja de registro de tiempo también muestra si el trabajador está sobrecargado y necesita ayuda, o al revés está a la espera de más tareas. 

Fomentar colaboración en equipo 

La gestión eficaz de la carga también depende de la forma en que se organiza el trabajo en equipo. La colaboración fluida y la combinación de habilidades relevantes de varios miembros del proyecto pueden reducir el tiempo de finalización de la tarea y la carga de trabajo.

Por eso también es importante proporcionar condiciones para el trabajo en equipo sincronizado y la interacción productiva. Las herramientas para organizar el trabajo colaborativo van a depender del tipo de liderazgo del gerente. 

Lo imprescindible – un software de gestión de carga de trabajo

Una de las formas más eficientes y sencillas de gestionar la cantidad de trabajo es utilizar una herramienta de gestión de proyectos especializada. Los potentes y modernos programas integran funciones de gestión y planificación junto con otras funciones valiosas.

Una de estas herramientas es GanttPRO, una herramienta perfecta para realizar cualquier tipo de proyecto, y convertir la gestión de la carga de trabajo en una experiencia sencilla y divertida.

Explicado brevemente, la gestión de carga de trabajo en GanttPRO se ve así. Primero, debe agregar tareas y miembros del equipo a un proyecto. Luego, con solo un clic podrá asignar tareas a personas.

Una vez que asigne las tareas, simplemente necesita abrir la pestaña o sección Carga de trabajo. Allí podrás:

• Ver en detalle la carga de trabajo para cada participante en todos los proyectos
• Obtener la perspectiva visual del estado de la carga de trabajo
• Abrir y configurar el calendario personal de cada participante
• Ver el indicador de sobrecarga de los participantes
• Exportar la información de la carga de trabajo para el informe de proyecto u otros fines

Entre otras funciones que facilitarán la gestión de carga de trabajo en el proyecto, encontrará:

• Posibilidad de visualizar y monitorear la carga de trabajo con diagramas de Gantt y tarjetas Kanban
• Gestionar y asignar prioridades de tareas
• Notificaciones y alertas sobre cambios y progreso 
• Herramientas para colaborar en el trabajo
• Campos configurables para supervisar los detalles pertinentes a su proyecto
• Cronómetro y registro de tiempo dedicado a tareas

Conclusión 

En resumen, la gestión de la carga de trabajo de los expertos es una parte esencial de cualquier proyecto, independientemente de su enfoque o industria. Este proceso implica planificación, distribución de tareas y recursos, y priorización para garantizar la eficiencia y el éxito del proyecto. 

Para llevarla a cabo de maner efectiva, es esencial definir el alcance del proyecto y desglosar las actividades en tareas manejables. Además, planificar la capacidad del equipo, asignar tareas de manera adecuada y establecer prioridades son pasos cruciales. Considerar los recursos disponibles y supervisar continuamente el progreso del proyecto también son aspectos importantes.

En última instancia, el uso de un software de gestión de proyectos puede simplificar significativamente el proceso. Proporciona herramientas poderosas para asignar tareas, monitorear la ocupación de los miembros del equipo y mantener un control efectivo sobre el proyecto en su conjunto.