Smartsheet: características, ventajas y desventajas [2024]

Caracteristicas de smartsheet ventajas y desventajas

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Si está en búsqueda de herramientas de gestión de proyectos, o está particularmente considerando una que es Smartsheet, aquí tiene un repaso completo de todas las características de Smartsheet, sus ventajas y desventajas.

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Características principales de Smartsheet

Smartsheet se posiciona como una plataforma moderna de gestión de trabajo y proyectos. En suma, es una combinación de programa de hoja de cálculo, uso compartido de archivos y autenticación de trabajo. Es un software que ofrece muchas funciones avanzadas para gestionar procesos a un nivel profesional. 

Estas son las características de Smartsheet más destacadas:

Gestión de proyectos y tareas

Como cualquier programa de gestión de proyectos bueno, Smartsheet permite elaborar el plan de proyecto agregando tareas y subtareas. Para administrar tareas tiene la posibilidad de asignarlas a personas responsables, fijar sus fechas y plazos, vínculos entre ellas, y otros detalles. 

También, ofrece cerca de 350 plantillas para diferentes tipos de proyectos. De este modo, el programa puede facilitar su trabajo si encuentra una que se adapte a su industria y requerimientos. 

Smartsheet caracteristicas-plantilla

Otro aspecto útil del programa es que puede activar notificaciones sobre los próximos plazos o retrasos. 

Vistas

La vista principal de Smartsheet es la cuadrícula (lo que se ve como una hoja de cálculo). Una vez que agregue su plan en la hoja, podrá visualizar su trabajo en tres otras formas. 

Smartsheet caracteristicas-vistas

1. Con el diagrama de Gantt podrá ver su plan de proyecto o plan de trabajo en el orden jerárquico con el modelo cascada

2. Con el tablero podrá ordenar el trabajo para una gestión ágil de proyectos. Por ejemplo, se puede separar las columnas por estados y manejar las tarjetas según vaya cambiando su estado.

3. Con la vista de calendario podrá visualizar las tareas en un calendario tradicional. Y, lo que se puede considerar como una ventaja de Smartsheet, es que el programa permite importar o exportar calendarios a ciertas herramientas populares como calendario de Google o Outlook.  

Gestión de recursos

Como un programa de nivel empresarial, Smartsheet ofrece la funcionalidad de gestión de recursos de proyecto. Entre otras cosas, tiene la posibilidad de asignar tareas a ciertas personas, fijar sus horas facturables, administrar la carga de trabajo de cada empleado.  

Colaboración 

En cuanto a colaboración, el programa no intenta reinventar la rueda, y opta por las mismas funciones que ofrecen sus competidores. Permite compartir el proyecto con personas que participan en el proyecto y con las que no. Los usuarios pueden dejar comentarios en la cuadrícula del proyecto, adjuntar archivos en las filas que corresponden a tareas en la cuadrícula. 

Los usuarios del plan Business disponen de una herramienta de colaboración adicional. Y es que  pueden revisar los documentos dentro del programa, sugerir cambios, modificar versiones y aprobar o rechazar cambios. 

Importación y exportación 

Smartsheet permite importar proyectos existentes de Microsoft Excel, Microsoft Project, hojas de cálculo de Google Sheets y hasta Trello. Igualmente, permite exportar en formatos de Microsoft Excel, Microsoft Project, hojas de cálculo de Google Sheets en PDF y el diagrama de Gantt en PNG.

Smartsheet: ventajas y desventajas

Para entender mejor si le conviene usar este software, puede revisar las ventajas y desventajas de Smartsheet que presentamos a continuación. 

ventajas y desventajas de smartsheet

Ventajas de Smartsheet 

Smartsheet es una herramienta de gestión de proyectos de nivel avanzado. De ahí, consta de funciones que resultarán útiles para proyectos complejos y gerentes experimentados. Estos últimos podrán beneficiarse de las siguientes características y ventajas de Smartsheet.

Hoja de cálculo con fórmulas 

Quizás una de las ventajas de Smartsheet más notables, dado su enfoque principal, es que ofrece la interfaz de hojas de cálculo con fórmulas. Y que a todo esto se añade la posibilidad de gestionar proyectos. 

Con las fórmulas y funciones de Smartsheet puede hacer cálculos y trabajar con los costes de proyecto. Igualmente, se puede usar los datos ingresados manualmente y las referencias de celda para crear una fórmula. Tanto los valores ingresados manualmente como las referencias de celda se pueden usar para crear una fórmula.

Las fórmulas incluyen funciones típicas como SUM, AVG e IF. Y a la vez hay funciones únicas solo disponibles en Smartsheet. 

Tableros de datos (dashboards)

Una de las ventajas de Smartsheet es el tablero de datos que ayuda a trabajar con proyectos a nivel superficial. Los usuarios pueden configurarlos tal y como les resulta cómodo y relevante y agregar ahí informes, texto, imágenes, ciertos indicadores de gestión de proyecto y otros datos que ofrecen una perspectiva general del estado de su proyecto.

Por ejemplo, como lo cuentan los usuarios de Smartsheet en una reseña en peerspot.com, es una de las funciones que más valor proporciona en su caso. Lograron juntar en su tablero los datos de 50 proyectos diferentes con los elementos más importantes como fechas de lanzamiento, plazos, riesgos anticipados etc. Y de este modo llevan control de proyectos en un solo lugar sin ningún problema. 

Formularios 

Esta herramienta le permite crear encuestas simples directamente en el software y enviarlas a las partes interesadas. Por ejemplo, a los clientes o a los miembros de equipo para acordar o solucionar cualquier cosa, hacer evaluaciones, revisiones de productos, recopilar opiniones, etc. Lo bueno es que los resultados se agregan automáticamente a la hoja del proyecto si está vinculada.

Informes

Una de las ventajas de Smartsheet que se menciona en las plataformas de reseñas por los usuarios, es la funcionalidad para hacer reportes de proyecto

Smartsheet recopila los datos de sus hojas de cálculo y crea los informes a base de ellos. Además, existe la opción de compartirlo fácilmente con las personas interesadas, aunque no usen el programa. Puede publicar el informe, hacer una presentación de proyecto con él configurando los datos que se mostraran y los que no. 

Función de autocompletar

Smartsheet tiene una función inteligente que busca patrones dentro de las hojas. En cuanto inserte una nueva fila y agregue datos, el programa revisa las fórmulas en las filas adyacentes y las completa automáticamente con datos correspondientes. Esta ventaja de Smartsheet puede resultar útil para simplificar los procesos de ventas, planes de proyectos típicos, presupuestos. 

Automatización

La función de automatización permite a los usuarios organizar los flujos de trabajo a base de una plantilla o creando sus propios. Eso puede ser útil para simplificar los flujos de trabajo frecuentes o críticos. Esto es algo parecido a la característica de monday.com y se basa en el mismo principio. Se elige un disparador, se establecen las condiciones para que se ejecute una acción y las acciones si no se cumplen estas condiciones.

Las acciones típicas que se incluyen en las plantillas, es el envío de notificaciones, la aprobación y actualización de solicitudes, la realización de cambios en la hoja y similares. 

Centro de control

El Centro de control de Smartsheet ofrece más visibilidad del progreso en hojas, informes y tableros de datos. Y eso ayuda en el control y seguimiento del proyecto

Desde este módulo, los gerentes pueden aprobar proyectos y autorizar operaciones, replicar procesos repetitivos, y gestionar los recursos involucrados en el proyecto. Desde el centro de control también se puede hacer análisis de cartera, gestionar cambios y aprovisionamiento.

Smartsheet: desventajas 

Como en cualquier otra herramienta, en Smartsheet encontrará desventajas que pueden ser definitivas para su elección. 

Dificultad de uso y aprendizaje largo 

Una de las desventajas de Smartsheet que más se menciona en las plataformas de reseñas por los usuarios que lo hayan usado, es que el programa es difícil. Hasta la gente que ha trabajado en Excel con fórmulas avanzadas reconoce que es complicado comprender cómo funcionan las fórmulas en Smartsheet. 

Y no solo son las fórmulas, las funciones de gestión de proyectos de Smartsheet requieren semanas y meses de aprendizaje. Algunos usuarios cuentan que los empleados tenían que asistir a sesiones de capacitación antes de comenzar a usar el programa. Otros, que las empresas asignaban personal dedicado especialmente a llevar el programa. 

Puede que si es un(a) gerente con experiencia y certificados, el tiempo de aprendizaje no sea tan largo. Sin embargo, si es un(a) coordinador(a) o gerente en proyectos de marketing, de TI, organización de eventos, investigación o cualquier otro área, que no tenga formación específica en gestión de proyectos, el tiempo que debe invertir en el aprendizaje no parece razonable. Ya que hoy en día existen otras herramientas más fáciles y a las vez eficientes con las puede comenzar a trabajar desde el comienzo sin ningún problema. Por ejemplo, GanttPRO. 

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Los usuarios también denotan que los tutoriales y guías que tiene Smartsheet no ayudan mucho. Y por si fuera poco, el plan inicial Pro tampoco incluye asistencia de equipo de soporte. 

Cabe mencionar, que mucha gente denota haber comenzado a usar Smartsheet solo para gestionar tareas en su empresa. En este contexto, teniendo en cuenta la complejidad del programa, puede que no sea una opción adecuada. Actualmente, existen mejores gestores de tareas que son más fáciles de usar, cuestan menos y ayudan más.

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Interfaz

La desventaja de Smartsheet que influye de cierto modo a la dificultad de uso del programa es su interfaz poco amigable. Lo notará desde el primer contacto con el programa cuando se registre. Esto es, por ejemplo, lo primero que ve al iniciar la primera sesión. 

Smartsheet caracteristicas-inicio

A partir de ahí comienza el proceso de descubrimiento de cosas básicas y confusiones de cómo cambiar la vista, dónde están los proyectos, cómo crear tareas, cómo organizar carpetas y hojas, y después como aplicar funciones avanzadas. 

Eso sí, muchos usuarios reconocen que una vez que aprenda a usar el programa y logra configurar su espacio de trabajo y adaptarlo a su tipo de proyecto, Smartsheet se convertirá en un ayudante poderoso. 

Diagrama de Gantt muy básico

Aunque el programa ofrece la vista de diagrama de Gantt, sus funcionalidad y comodidad necesitan muchas mejoras. 

smartsheet desventajas-diagrama de gantt

Si busca un programa para planificar y programar actividades y seguir su realización con mínimo esfuerzo y mejor resultado, quizás debería optar por otra herramienta con mejores diagramas de Gantt. 

GanttPRO es una herramienta de planificación y gestión de proyectos basada en diagramas de Gantt que se adapta para cualquier actividad y alcance.

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Coste vs valor

A base de los puntos anteriores, hay que revisar otro aspecto importante a la hora de tomar la decisión sobre Smartsheet. Y es la relación entre su coste y el valor que aporta. 

Smartsheet ofrece 1 plan gratuito y muy limitado para 1 usuario que le ayudará a familiarizarse con la estructura básica de la herramienta. Y también 3 planes de pago: Pro, Negocio y Empresa. El plan Pro cuesta cerca de 6 euros. Tiene varias limitaciones. Por ejemplo, en la cantidad de automatizaciones permitidas e integraciones, las capacidades de almacenamiento y número de editores de hojas reducido al máximo de 10 personas. Y, por supuesto, varias funciones avanzadas tampoco están disponibles en este plan. 

El plan Negocio cuesta 22 euros por usuario al mes e incluye muchas posibilidades para una gestión avanzada. Pero aun así, algunas funciones relacionadas con el control y seguimiento, por ejemplo, o con la gestión de presupuesto o recursos, están disponibles si obtiene adicionalmente herramientas complementarias. Eso eleva aún más el coste del programa y no lo hace nada conveniente. 

¿Conclusión? La relación de coste y valor no parece la mejor, y al menos que requiera una función de Smartsheet en particular, no tiene sentido pagar de más. Una forma de ahorro podría ser obtener licencia solo para gerentes y no para todo el equipo. Pero si lo que se busca es eficiencia y mejor rendimiento con el uso se software, tampoco es un plan razonable. 

Conclusión

Smartsheet puede ser una buena opción si desea un programa de gestión de proyectos a base de una hoja de cálculo. Siempre que tenga tiempo para la capacitación y  presupuesto para el plan con la funcionalidad adecuada y herramientas adicionales.

Si desea una hoja de cálculo, existe Excel y varias alternativas a Excel que ofrecen la posibilidad de trabajar con fórmulas y funciones. Las mismas hojas de Google son gratis.  

Si está buscando un software de gestión de tareas y proyectos, también hay muchas otras aplicaciones mejores y más accesibles. Una de ellas es GanttPRO. No requiere ninguna capacitación ni meses de configuración de proceso. Podrá disfrutar de todas las funciones desde el primer día ya que es super intuitiva.

mejores herramientas de gestion de proyectos - GanttPRO

Entre las ventajas de GanttPRO frente a Smartsheet podemos destacar: 

  • Interfaz amigable y fácil 
  • Precio más asequible
  • Uno de los mejores diagramas de Gantt en el mercado (combinado con otras vistas populares) 
  • Gran variedad de columnas para especificar los detalles de tareas
  • Posibilidad de personalizar los detalles que necesita para su proyecto  
  • Posibilidad de realizar seguimiento y control sin herramientas adicionales 
  • Funciones de gestión de recursos y carga de trabajo en el equipo
  • Y muchos más 

Aquí tiene una descripción completa de todas las posibilidades. Regístrese sin ningún compromiso y pruebe todas las funciones durante 14 días de prueba gratuita.  

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