Cómo usar la metodología Agile en gestión de proyectos

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‘Agile’ se ha convertido en una palabra de moda en el cambiante y acelerado panorama empresarial actual. Empresas de todo el mundo están adoptando metodologías ágiles para incrementar la flexibilidad, mejorar la colaboración y entregar resultados más rápido. Pero, ¿es adecuada para su proyecto? Nuestra guía desglosa los conceptos básicos de metodología ágil y lo ayuda a comprender cuándo y cómo implementar este enfoque.

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Qué son las metodologías ágiles

“¿Qué es Agile?” es una pregunta muy común. En primer lugar, Agile no es una metodología en sí. Es un enfoque flexible e iterativo para la gestión de proyectos que enfatiza la colaboración, la retroalimentación del cliente y la entrega rápida de productos valiosos. 

A diferencia de los métodos de gestión de proyectos tradicionales, que a menudo se basan en un proceso lineal y secuencial, Agile divide los proyectos en ciclos más pequeños y manejables de tipo iteraciones. Cada ciclo se centra en entregar una pieza específica de funcionalidad que se puede revisar y probar. Si bien proviene del ámbito del desarrollo de software, también se utiliza en muchas otras industrias en la actualidad.

Principios agiles de Agile Manifesto 

Aunque los principios ágiles se estipularon inicialmente para el proceso de desarrollo de software en el Manifesto Agile, en realidad se pueden aplicar a cualquier industria. Vamos a ver cómo los podemos interpretar en términos simples para aplicar a cualquier industria:

• Agile pone al cliente en el centro de todo. Los equipos trabajan en estrecha colaboración con ellos para comprender sus necesidades y asegurarse de que el producto final las satisfaga. Esto suele implicar controles periódicos y ajustes basados ​​en los comentarios.
• Los equipos ágiles son flexibles y están abiertos al cambio, incluso si se producen en las últimas etapas del proyecto. Si un cambio conduce a un mejor resultado o producto, los principios ágiles alientan a los equipos a adaptar sus planes en consecuencia.
• En lugar de completar todo el proyecto de una sola vez, los equipos en proyectos ágiles lo dividen en partes que se entregan periódicamente. Esto permite a los clientes ver el progreso de forma temprana y frecuente y brindar comentarios oportunos que pueden mejorar el producto final.
• Los principios ágiles enfatizan la importancia del trabajo en equipo y la comunicación abierta. Los miembros del equipo colaboran a diario, trabajando juntos para resolver problemas y hacer que el proyecto siga avanzando.
• Las metodologías ágiles valoran a los miembros del equipo motivados y empoderados. Se confía en los equipos para tomar decisiones y se les brinda el apoyo que necesitan para hacer su mejor trabajo.
• La metodología Agile fomenta la comunicación cara a cara siempre que sea posible porque es la forma más eficaz de compartir ideas, resolver problemas y construir relaciones laborales sólidas.
• La medida principal del progreso en las metodologías ágiles es entregar algo de valor real al cliente. Esto significa completar partes del proyecto que sean funcionales y beneficiosas, en lugar de solo completar tareas que pueden no tener un valor inmediato.
• Los proyectos ágiles deben tener un ritmo constante y sostenible. Esto ayuda a evitar el agotamiento y garantiza que el equipo pueda mantener un alto rendimiento a largo plazo.
• Con cualquier método ágil, los equipos reflexionan periódicamente sobre sus procesos y resultados para aprender de sus experiencias. Utilizan esta retroalimentación para mejorar continuamente su forma de trabajar y ofrecer mejores resultados a lo largo del tiempo.
• Agile valora la simplicidad al centrarse solo en lo necesario para lograr el objetivo. Esto significa evitar el trabajo innecesario y concentrarse en las tareas que agregan más valor.

Diferencia entre metodologías ágiles y tradicionales 

Las metodologías de gestión de proyectos ágiles y tradicionales (modelo cascada) representan dos enfoques diferentes para la gestión de proyectos, cada uno con su propio conjunto de principios, prácticas y puntos fuertes. Estas son las diferencias principales si comparamos agile vs Waterfall. 

1. Estructura del proyecto

Los proyectos ágiles suelen dividirse en ciclos iterativos más pequeños. Cada ciclo da como resultado un incremento de producto potencialmente entregable.

El método en cascada sigue un enfoque lineal y secuencial. Hay fases de proyecto claras como la iniciación, la planificación, la ejecución y el cierre. Todas ellas deben completarse antes de pasar a la siguiente.

2. Flexibilidad y adaptabilidad

Las metodologías ágiles son muy flexibles y adaptables. Aceptan cambios incluso en una fase avanzada del proyecto, lo que permite a los equipos responder a nuevos requisitos o comentarios rápidamente.

Las metodologías tradicionales son menos flexibles. Por lo general, es más difícil realizar cambios durante la implementación del proyecto para no afectar el cronograma del proyecto, los costos y el alcance del proyecto.

3. Planificación

La planificación en la gestión de proyectos ágiles es iterativa y continua. Es posible que aún requieran propuestas de proyecto o justificación del proyecto antes del inicio. Pero la planificación detallada de las tareas suele realizarse para el próximo ciclo del proyecto.

La gestión de proyectos tradicional implica una extensa planificación previa. Los gerentes suelen dedicar mucho tiempo a crear un plan de proyecto, desarrollar la estructura de desglose del trabajo y definir el presupuesto del proyecto y otros detalles relevantes.

4. Participación del cliente

El método Agile involucra a los clientes o partes interesadas durante todo el proyecto. Proporcionan retroalimentación regularmente, lo que influye directamente en la dirección y los resultados del proyecto.

En el modelo Waterfall, la participación del cliente suele limitarse al principio (recopilación de requisitos) y al final (entrega) del proyecto.

5. Entregables

En la gestión de proyectos Agile, los equipos producen entregables del proyecto en pequeñas y funcionales partes a lo largo de su ciclo de vida. Esto permite lanzamientos frecuentes y la oportunidad de recopilar retroalimentación de manera temprana.

En la gestión de proyectos tradicional, los equipos suelen entregar el producto final al final del proyecto.

Ventajas y desventajas de las metodologías ágiles 

Como cualquier metodología, Agile tiene sus ventajas y desventajas. A continuación, se ofrece una breve descripción:

Ventajas de las metodologías ágiles 

• Al estar abierto a cambios, permite a los equipos adaptarse a nuevos requisitos, comentarios de los clientes o alteraciones en el mercado de manera rápida y eficiente.
• La interacción frecuente con los clientes garantiza que el producto se ajuste a sus necesidades lo más posible. 
• Las entregas frecuentes permiten entregar partes funcionales más rápido, lo que puede ser particularmente beneficioso para proyectos con plazos limitados.
• Las pruebas e integraciones continuas ayudan a identificar y corregir defectos oportunamente y conducen a un producto final de mayor calidad.

Desventajas de las metodologías ágiles

• Dado que Agile es muy flexible y adaptable, a veces puede experimentar falta de previsibilidad en términos de plazos, costos y resultados.
• La naturaleza iterativa y la falta de planificación detallada a veces puede generar la corrupción de alcance.
• Agile puede ser difícil de escalar para proyectos muy grandes y complejos en los que participan muchas personas o equipos.
• Los equipos Agile tienen que ser autoorganizados y estar altamente capacitados. Si los miembros del equipo carecen de la experiencia o las habilidades de colaboración necesarias, la metodología puede no ser tan efectiva.
• Dado que Agile se centra en la entrega de incrementos funcionales, a veces puede generar resultados inconsistentes que pueden no estar alineados con la visión original si no se gestionan con cuidado.

Tipos de metodologías ágiles

Las metodologías ágiles ofrecen diversos marcos para la gestión de proyectos, cada uno con un enfoque único para manejar proyectos. Veamos algunos de los tipos de metodologías ágiles clave que se pueden utilizar en cualquier industria:

Scrum

Scrum es una de las metodologías ágiles más populares. Estructura el trabajo en ciclos iterativos de 2 a 4 semanas llamados sprints. Cada sprint comienza con la planificación, donde el equipo selecciona tareas de un backlog priorizado administrado por el propietario del producto. Luego, el equipo tiene reuniones diarias para analizar el progreso y los bloqueos. El sprint finaliza con una revisión y una retrospectiva para evaluar qué salió bien y qué necesita mejorar. Scrum es particularmente eficaz para proyectos que requieren una reevaluación y adaptación frecuentes.

⏩ Leer más sobre el marco Scrum aquí. 

Kanban

Kanban se centra en visualizar el trabajo y optimizar el flujo de trabajo. Las tareas se distribuyen entre columnas como «Por hacer», «En progreso» y «Terminado» en un tablero Kanban. Los principios principales de este método ágil son limitar la cantidad de trabajo en progreso (WIP) y evitar cuellos de botella. Eso lo hace ideal para proyectos que requieren cambios continuos sin iteraciones fijas.

⏩ Leer más sobre el método Kanban aquí. 

Lean

Lean viene de los principios de Lean manufacturing y se centra en ofrecer el máximo valor eliminando el desperdicio. Fomenta una cultura de mejora continua, aprendizaje y adaptabilidad. Los proyectos Lean se centran en el cliente y las decisiones se toman en el último momento responsable para garantizar que se basen en la información más precisa disponible. Este enfoque es adecuado para proyectos que requieren eficiencia y orientación al cliente.

⏩ Leer más sobre la metodología Lean aquí. 

Metodología agile: ejemplos de un proyecto TI

Ahora que hemos visto el marco teórico, veamos cómo se puede aplicar la metodología Agile en la práctica. En particular, veamos cómo un ejemplo de gestión de un proyecto de TI que trata de desarrollo de una app móvil para un marketplace utilizando la metodología Agile.

1. Inicio 

En primer lugar, defina los objetivos del proyecto y los entregables. El objetivo principal aquí sería crear una aplicación móvil de marketplace que conecte a compradores y vendedores.

Los entregables principales pueden ser:

• Proporcionar una plataforma para que los vendedores enumeren productos fácilmente.
• Permitir que los compradores busquen, vean y compren productos sin esfuerzo.
• Implementar sistemas seguros de seguimiento de pagos y entregas.
• Integrar sistemas de comentarios y calificación para los usuarios.

Después, arme al equipo. Seleccione un Product Owner que será responsable de definir las características, administrar el backlog y representar a las partes interesadas. Y elija desarrolladores, diseñadores, ingenieros de control de calidad y otros expertos que trabajarán en las tareas del proyecto.

2. Planificación

Como ya hemos mencionado, la planificación del proyecto en Agile es diferente de los métodos tradicionales. En este caso, lo más probable es que no tenga un plan detallado, sino más bien una hoja de ruta del proyecto. Incluirá épicas de alto nivel (hitos del proyecto) con fechas de lanzamiento. En nuestro ejemplo, pueden ser las principales funcionalidades de la aplicación móvil, como la autenticación de usuarios, la lista de productos, la funcionalidad de búsqueda y la pasarela de pagos.

Complementa la hoja de ruta con el backlog de tareas. Aquí, puede dividir las épicas en tareas o historias de usuario más pequeñas. En nuestro ejemplo, puede ser algo como «Como comprador, quiero filtrar productos por precio, categoría y calificación para poder encontrar lo que necesito fácilmente». No olvide asignar prioridades a las tareas.

3. Sprints 

La planificación más detallada ocurre durante cada Sprint. Allí, definen qué tareas van a completar en las próximas 2-4 semanas. A lo largo del sprint el equipo trabaja en tareas designadas y organiza reuniones diarias para reportar el progreso o solucionar posibles problemas. Al final del sprint el equipo presenta el trabajo y revisa los resultados. De vez en cuando, se organizan también sesiones de retrospectiva para ver qué ha ido bien o mal y proponer mejoras.

4. Desarrollo iterativo y lanzamientos 

El proceso de desarrollo en sí debe incorporar los comentarios de las partes interesadas en el backlog y ajustar las prioridades en consecuencia. Siguiendo esta metodología, el equipo implementará regularmente versiones funcionales de la aplicación (por ejemplo, Alpha, Beta, MVP) para recopilar comentarios del uso real y garantizar que cada versión agregue una funcionalidad valiosa para los usuarios. El equipo también realizará pruebas continuas durante los sprints y verificará la calidad de los entregables.

5. Lanzamiento final e implementación

Dado que se trata de un proyecto que trata sobre el lanzamiento de un producto al mercado, el equipo preparará la aplicación para las tiendas de aplicaciones (iOS y Android), creará materiales de marketing y guías de usuario y, finalmente, implementará la versión final.

El equipo también supervisará el proceso de implementación para detectar cualquier problema y ofrecerá soporte para cualquier problema que enfrenten los usuarios.

6. Cierre del proyecto

Dado que se trata de una gestión ágil de proyectos, la etapa de cierre implica una retrospectiva final para resumir las lecciones aprendidas de todo el proyecto y la evaluación del proyecto para documentar los éxitos y las áreas de mejora para proyectos futuros.

Marketing y publicidad

Agile se puede aplicar en la planificación de campañas, creación de contenido, estrategias de marketing digital e investigación de mercado. Los principales beneficios son la rápida adaptación a las tendencias del mercado, ajustes de campaña en tiempo real, retroalimentación continua de los clientes y una mejor colaboración entre los equipos creativos y analíticos.

Fabricación

Los métodos ágiles se pueden utilizar en el desarrollo de productos, la optimización de procesos y la gestión de la cadena de suministro. Los principales beneficios son la flexibilidad para responder a los cambios en la demanda de los clientes, la reducción de desperdicios mediante procesos de producción iterativos y un tiempo de comercialización más rápido para nuevos productos.

Finanzas y banca

Las metodologías ágiles se pueden implementar en el desarrollo de software para productos financieros, mejora de procesos y proyectos de cumplimiento normativo. Facilita la gestión de riesgos a través de la evaluación iterativa y garantiza una alineación continua con los requisitos regulatorios cambiantes.

Construcción

Aunque la gestión de proyectos de construcción generalmente sigue el modelo en cascada, todavía hay casos en los que se puede aplicar Agile. Por ejemplo, para el diseño y la gestión de cambios en el sitio. Es beneficioso para adaptarse a condiciones inesperadas del sitio y mejores cronogramas de proyectos a través de la planificación iterativa.

¿Cuándo debería utilizar metodologías ágiles?

Como gerente de proyecto, debería considerar el uso de la metodología ágil en los siguientes escenarios:

1. Requisitos dinámicos y en evolución

Si el proyecto tiene requisitos que probablemente cambien o evolucionen durante el transcurso del proyecto, Agile es bueno por su flexibilidad y adaptabilidad. Permite el desarrollo iterativo, donde los requisitos se pueden refinar con cada sprint en función de la retroalimentación. Por ejemplo, en un proyecto de marketing digital que necesita ajustar sus estrategias y contenido en función de análisis en tiempo real y la participación del cliente, en proyectos de desarrollo de software.

2. Participación del cliente

Cuando el cliente está muy involucrado en el proyecto, Agile es una buena opción. Las metodologías ágiles fomentan la retroalimentación regular de las partes interesadas, lo que garantiza que el producto se alinee con sus expectativas y necesidades. Por ejemplo, en proyectos de consultoría que tratan una iniciativa de transformación empresarial donde el cliente necesita participar activamente en la validación del progreso y la configuración de los entregables finales. También, en el desarrollo de un nuevo producto de consumo.

3. Velocidad de comercialización

Si el objetivo es entregar un producto al mercado rápidamente, Agile permite lanzamientos incrementales. Esto significa que puede entregar partes del proyecto (con todas las funciones) antes, en lugar de esperar a que se complete todo el proyecto. Este puede ser el caso de las empresas emergentes que lanzan un MVP para asegurar la financiación o captar participación de mercado. También, en campañas promocionales donde el equipo de marketing necesita lanzar una campaña rápidamente para que coincida con un día importante, ajustando la campaña en tiempo real en función de la respuesta del cliente.

4. Necesidad de innovación

Si el proyecto implica mucha innovación o exploración, las metodologías ágiles proporcionan un marco para la experimentación, el aprendizaje y la adaptación rápida a nuevos conocimientos o desafíos. Esto será relevante para desarrollar nuevos productos o tecnologías donde el resultado no está bien definido al principio y son necesarias iteraciones frecuentes para refinar la solución. También, para las agencias de diseño que trabajan en la creación de una marca de vanguardia para un cliente, donde la dirección creativa puede cambiar en función de la retroalimentación continua.

5. Mejora continua

Agile promueve una cultura de mejora continua a través de retrospectivas periódicas. Por lo tanto, si desea fomentar un entorno de equipo donde los procesos y el rendimiento se evalúen y mejoren periódicamente, Agile es una buena opción. Esto es ideal para los sistemas de atención al cliente en los que el equipo itera constantemente los flujos de trabajo para mejorar la eficiencia y la satisfacción del usuario. De manera similar, para la optimización del proceso de ventas.

Herramientas Agile 

Hoy en día existen muchas herramientas para Agile si solamente trabaja con estos métodos. Por ejemplo, puede probar Trello si necesita un tablero Kanban para optimizar el trabajo. 

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Los equipos de desarrollo de software a menudo eligen Jira o las alternativas a Jira para gestionar las actividades con metodologías ágiles. 

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Si trabaja con distintas metodologías a la vez o aplica la metodología híbrida, un software de gestión de proyectos como GanttPRO puede ser una solución eficiente. Este programa es muy popular en la gestión de proyectos en cascada ya que ofrece uno de los mejores diagramas de Gantt. Sin embargo, también se puede utilizar de manera eficaz para la gestión de proyectos ágiles aprovechando sus características versátiles.

Puede crear un backlog con tareas, asignar prioridades y visualizar el trabajo en un tablero de estilo Kanban. Allí, puede administrar las tareas moviéndolas entre las columnas (por ejemplo, Para hacer, En progreso, Terminado) a medida que avanzan en el sprint.

La vista de lista también permite crear sprints o iteraciones como tareas principales, y actividades planificadas para el sprint como tareas y subtareas. Además, puede agregar todos los campos personalizados que necesite, con los detalles necesarios para monitorear el progreso y el rendimiento. También puede utilizar una vista de diagrama de Gantt para visualizar toda la información de la vista de lista, además de monitorear la línea de tiempo y el avance del proyecto, o verificar la hoja de ruta en un formato visual más detallado.

Todo esto se complementa con informes, cuadros de mando con indicadores de proyecto y sus métricas, sólidas capacidades de gestión de recursos y funciones de colaboración eficientes. Además, GanttPRO es una excelente herramienta para la planeación de capacidad.

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