Características, ventajas y desventajas de Jira Software [2024]
Versión en audio:
Jira es una herramienta de gestión de proyectos extremadamente popular utilizada por miles de equipos en todo el mundo para diferentes tipos de proyectos. Así que no es de extrañar si está considerando si podría ser útil para su equipo.
En este artículo, revisaremos las características, ventajas y desventajas de Jira para que pueda tomar una decisión sobre si este software de gestión de proyectos le traerá beneficios.
Alternativa a Jira GanttPRO
¿Le parece demasiado difícil Jira? Pruebe GanttPRO, una alternativa moderna, poderosa y simple de usar.
Probar gratis¿Qué es Jira?
Jira es el producto de la empresa australiana Atlassian que se usa para gestionar proyectos y seguir los errores y problemas. Inicialmente el software de gestión de proyectos JIRA se dirige a los equipos de desarrolladores de software. Pero con el tiempo se ha convertido en un programa para diferentes equipos que usan métodos ágiles o marco Scrum para organizar sus procesos, proyectos y tareas.
Actualmente, la cartera de Jira consta de tres productos:
- Jira Work Management, el producto predeterminado de Jira principalmente para equipos comerciales fuera de TI, como recursos humanos, contabilidad, legal, marketing, finanzas, etc.
- Jira Software hecho para los equipos de desarrollo de software.
- Jira Service Management está diseñado específicamente para equipos de TI y proveedores de servicios, e incluye herramientas para la gestión de problemas, cambios e incidentes.
¿Qué es Jira Software?
Para una persona que no conoce Jira puede resultar confuso cuál de los productos usar. Se suele hablar de Jira en general, pero no de sus versiones de productos. La versión más usada es Jira Software.
Inicialmente se ha creado para desarrolladores de software con las herramientas para administrar proyectos específicos de la industria. Sin embargo, ahora se ha convertido en un software de gestión de tareas, gestión de productos y gestión de proyectos ágiles para flujos de trabajo ágiles y equipos que desean resultados rápidos incluso fuera de la esfera de TI.
Características de Jira Software
Gestión y seguimiento de incidencias
Una de las características de Jira Software más distintivas es que las unidades de trabajo tienen diferentes nombres en comparación con otras herramientas de gestión de proyecto. En este software trabajará con incidencias que representan elementos de trabajo individuales. Hay diferentes tipos de incidencias:
- Epic (que son como objetivos, conjunto de varias incidencias, una muestra de trabajo más amplia)
- Tarea o subtarea (una unidad de trabajo concreto)
- Historia (un requisito desde la perspectiva del usuario)
- Error (de’ bug’ en inglés, un problema que hay que solucionar)
De este modo cada proyecto es una colección de incidencias. que se deben rastrear. La función de seguimiento de incidencias de Jira proporciona información sobre las necesidades de los consumidores, los errores y cualquier otro posible error superpuesto. Cada incidencia creada en Jira tiene un ciclo de vida y se puede vincular a una acumulación de otros eventos que le permiten rastrearlo fácilmente.
Es posible realizar un seguimiento de los problemas en el navegador de problemas, directamente desde los tableros Scrum y Kanban, o dentro de las colas de Jira. El navegador de problemas es bastante complejo y necesitará habilidades y conocimientos especiales para hacerlo. Mientras que las otras dos opciones son una forma más sencilla y simplificada de rastrear problemas por parte de usuarios no técnicos.
Visualización con tableros Kanban y Scrum
Jira Software ofrece tablero Kanban y tablero para Scrum que son unas herramientas muy útiles para visualizar objetivos y tareas con los métodos correspondientes. Los tableros son completamente personalizables para ajustarlos a las necesidades de la industria y del área en que trabaja el equipo.
El tablero Scrum permite a los equipos completar todas sus tareas de sprint en un área consolidada. Es un espacio con las herramientas que ayudan a los equipos a organizar su carga de trabajo en sprints y realizar el seguimiento de los avances.
Los tableros Kanban de Jira Software son bastante estándares. Incluyen una pizarra con tarjetas divididas en estados de tareas como ‘pendiente’, ‘en progreso’ y ‘terminado’. Y con eso puede ver como van las tareas del proyecto, qué tareas van según lo planificado y qué tareas están impidiendo el progreso. La diferencia con los tableros Scrum es que incluye las tareas de todo el proyecto, y no solo de un sprint.
Planificación con hojas de ruta
Otra de las características de Jira Software es la posibilidad de trabajar con hojas de ruta (roadmap de proyecto o de producto). Estos permiten tener una vista general del progreso rápidamente gracias al resumen visual de alto nivel de los objetivos en un cronograma. Se integran también con el tablero Scrum para mover los sprints y los trabajos pendientes a las hojas de ruta y rastrear las dependencias dentro del equipo y visualizarlas en la hoja de ruta.
Hay dos variaciones de hojas de ruta: básica y avanzada disponible en planes más costosos. La principal diferencia entre las dos es que la avanzada permite colaborar a varios equipos y permite crear los mejores y peores escenarios para cada tarea dentro de las hojas de ruta.
En cualquier tipo puede añadir epics. La interfaz permite establecer la duración de los epics en el cronograma o sus fechas y enlazarlos con dependencias. Pueden incluir historias de usuarios e incidencias en cada epic, y también configurar más detalles de los epics.
Personalización de flujo de trabajo
La función de flujo de trabajo personalizado entra en la lista de características de Jira Software que merecen una mención especial. Permite crear y ajustar los flujos de trabajo que mejor se adapten a los procesos del equipo y los tipos de actividades que se llevan a cabo en la implementación de un proyecto particular. Es posible crear un flujo de trabajo desde cero o editar una plantilla preexistente que ofrece Jira.
Los flujos de trabajo personalizados constan de cuatro partes principales:
- Estado (muestra el estado actual de una tarea o un problema)
- Asignatario (el usuario al que se asigna una tarea o una incidencia)
- Transición (la conexión entre dos estados diferentes)
- Resoluciones (el estado concluido de todo el proceso)
Informes y analítica
Jira ofrece diferentes posibilidades en cuanto a la creación de diferentes tipos de informes de proyecto. Puede encontrar informes de seguimiento de tiempo, informe de tiempo promedio, informe de problemas creados recientemente, informes de carga de trabajo del usuario y otros.
Los informes se pueden complementar con gráficos que demuestran el estado del proyecto. Un ‘burndown chart’, por ejemplo, que rastrea el progreso dentro de los sprints, o ‘release burndown chart’ que rastrea las fechas de lanzamiento del producto para los equipos de desarrollo de software.
‘Velocity chart’ de Jira supervisa el tiempo que se tarda en pasar de un sprint a otro y permite estimar cuánto tardarán los sprints futuros. Si está utilizando un tablero Kanban, tiene ‘cumulative flow diagram’ que rastrea problemas y bloqueos y ‘control charts’ que determinan el rendimiento futuro de los ciclos.
Paneles
El panel predeterminado es una recopilación bastante completa y simplificada de indicadores del proyecto. En los planes de pago, es posible personalizar los paneles y adaptarlos a las necesidades de los proyectos.
Hay varias plantillas de diseño de panel para elegir o puede crear su propio y completar cada diseño con un «gadget» preconfigurado. Un gadget en Jira es cualquier sección que muestra resúmenes del progreso del equipo, informes o análisis en tiempo real.
Al seleccionar los gadgets correctos, puede proceder a crear un tablero para mostrar sus gráficos y cuadros preferidos.
Ventajas y desventajas de Jira Software
Después de probar la herramienta y revisar los comentarios de otros usuarios, podemos destacar las siguientes ventajas y desventajas de Jira Software.
Ventajas de Jira Software
Empezamos por la parte buena.
Flexibilidad y adaptabilidad a proyectos ágiles
El enfoque principal de Jira Software es la gestión ágil de proyectos. De ahí, ofrece muchas funciones orientadas a las metodologías Scrum y Kanban.
Es posible rastrear y trabajar con:
- Historias de usuario (cada característica del producto de software que debe desarrollarse)
- Puntos de historia (el esfuerzo requerido para completar historias de usuario)
- Sprints (tiempo necesario para completar una parte del proyecto)
Funcionalidad para la gestión de errores
Otra de las ventajas de Jia Software es su funcionalidad para los equipos de desarrollo de software. Entre ellos está el rastreo de errores en el proceso de desarrollo de software. El software viene con una plantilla dedicada al seguimiento de errores, lo que hace que sea muy sencillo rastrearlos, registrarlos y corregirlos. Les puede visualizar en tableros y asignarles prioridades.
Automatización de procesos
La función de automatización de Jira se basa en «Reglas». Esos son los requisitos o condiciones mínimas que deben darse para que se inicie el proceso de automatización. Esta característica elimina la necesidad de manejar manualmente tareas repetitivas y ahorra tiempo y esfuerzo.
El proceso de automatización consta de 3 elementos:
- disparadores (reglas preestablecidas que inician el proceso de automatización)
- condiciones (refinan el proceso)
- acciones (tareas que se realizarán)
Al igual que en muchas herramientas similares con esta característica, en Jira Software cuando se activan las reglas, recibe una notificación que le permite saber la regla exacta y el activador.
Si la regla contiene algunas condiciones en conflicto, también puede recibir una notificación cuando se cumplan los desencadenantes, pero las acciones no comiencen.
Posibilidades de personalización
Entre las ventajas de Jira Software está el hecho de que ofrece muchas opciones de configuración. Tanto de procesos, como de interfaz y uso de funciones. Habilitando integraciones con otras aplicaciones hace que la experiencia sea aún más personalizada, ya que puede organizar un flujo y espacio de trabajo adaptado a su caso concreto.
Integraciones
Jira se integra con muchas aplicaciones y servicios. La cantidad de integraciones es tan grande que hay un Marketplace donde puede encontrar aplicaciones e integraciones relevantes para su equipo, desde herramientas muy populares hasta más específicas.
Las integraciones también se dividen en categorías: para equipos de diseño (como Figma o Adobe), para equipos de ingeniería de TI y software (como GitHub, Opsgenie o Jenkins), equipos comerciales (como Slack, MS Teams, Gmail).
Desventajas de Jira Software
A pesar de muchas ventajas innegables, Jira Software tiene algunas desventajas importantes que debe considerar antes de decidirse a incorporarlo a sus procesos de trabajo.
Dificultad para configurar y para manejar
Una de las desventajas de Jia Software que se repite por muchos usuarios en cualquier plataforma de revisión de software (puede echar un ojo en Capterra, por ejemplo) es su dificultad. “Para usuarios nuevos, puede llegar a ser un poco difícil de entender todas las herramientas que ofrece el software”, “Quizá la curva de aprendizaje es algo alta”, “Se necesita tiempo y estudio si se quieren exprimir todas sus posibilidades” – estas son las opiniones que se repiten mucho. Y no es necesario fiar en ellas, lo notará por su cuenta cuando empiece a trabajar en el programa.
Lo que obtiene por determinado no es suficiente para una gestión eficiente. Es decir, tendrá que configurar el programa desde el inicio. Este puede ser un proceso costoso en términos de tiempo, esfuerzo y recursos. La configuración inicial implica la definición de flujos de trabajo, permisos, campos personalizados y otras configuraciones. Algunos usuarios pueden encontrar este proceso bastante complicado y hasta pueden necesitar asistencia o documentación adicional para garantizar una configuración adecuada.
También hay que tener en cuenta que incluso cuando tenga todo configurado, la interfaz no es la más amigable del mercado. Todos los que se incorporen de nuevo tendrán que pasar por el proceso de aprendizaje y adaptación que no es fácil. Y el uso de software cuando ya está experimentado tampoco es tan fácil e intuitivo.
Esta es una de las desventajas de Jira Software muy significativas teniendo en cuenta que hay muchas alternativas a Jira más fáciles de usar y configurar.
Coste
Una de las ventajas de Jira se puede considerar también como una de las desventajas de Jira. Y es lo que pasa con cualquier software que ofrece un plan gratis. Jira ofrece un plan gratis para equipos pequeños hasta 10 personas y con una funcionalidad muy limitada. Juntando eso con la complejidad de uso de programa con la necesidad de configuraciones adicionales y capacitación, no parece una opción beneficiosa.
El plan más básico con menos limitaciones que el gratuito costaría a partir de 7.5$ al mes por usuario. A esto hay que añadir los costes de capacitación, configuración de la herramienta e incorporación de cada miembro nuevo que no ha tenido experiencia previa con Jira Software. De ahí, puede que a muchos no les convenga en términos de coste-beneficio.
Limitaciones para gestionar recursos y presupuesto
Si bien es una herramienta muy poderosa para llevar a cabo proyectos de desarrollo de software, se queda corta como un software de planificación y gestión de proyectos. Una de sus desventajas es que hay muy pocas opciones para asignación y gestión de recursos, trabajar con el presupuesto de proyecto y estimar y monitorear los costes.
Cierto que muchos proyectos no lo necesitan, pero muchos otros si. Si es su caso, eso puede considerarse como una gran desventaja.
Alternativa a Jira
Si está buscando un software de gestión de proyectos en el que pueda registrarse y empezar a usarlo inmediatamente, una de las alternativas a Jira muy poderosas es GanttPRO. A diferencia de Jira Software, GanttPRO proporciona una configuración esencial para todo el ciclo de vida de proyecto y aparte posibilidades para personalizar las funciones. Es muy intuitivo y se enfoca mucho en proporcionar una experiencia completa sin abrumar al usuario con miles de pestañas escondidas, configuraciones y capacitaciones.
En esta alternativa a Jira puede escoger la vista más cómoda para el tipo de proyecto o actividades que tiene que planificar y gestionar: diagrama de Gantt, tablero de tipo Kanban, o lista de tareas sin visualización.
Tiene gran variedad de funciones para gestionar tiempo, asignar y distribuir recursos y la carga de trabajo en el equipo, hacer la estimación de costos y prevenir riesgos en proyecto con las herramientas de seguimiento y control. Es muy colaborativa ya que sincroniza los cambios en tiempo real, mantiene a todos en la misma línea e incluye opciones para dejar comentarios en las tareas, mencionar a los compañeros, compartir proyectos y tareas y habilitar notificaciones sobre los cambios en el proyecto.
