Mejores alternativas a Notion gratis y de pago

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En una era en la que la automatización y la digitalización se han convertido en un pilar crucial de la eficiencia, una herramienta de espacio de trabajo integrado se vuelve vital para cualquier negocio. 

Una de las aplicaciones bastante recientes que ha ido ganando popularidad desde 2016 es Notion. Es una gran herramienta que permite a los usuarios crear, colaborar y administrar el trabajo en un solo lugar. Sin embargo, no todos los proyectos, flujos de trabajo y equipos se beneficiarán igualmente de esta aplicación, ya que Notion no lo tiene todo.

En este artículo, hacemos una breve revisión de Notion y sugerimos 9 alternativas increíbles a Notion en caso de que vea que no encaja perfectamente en sus procesos de trabajo.

Alternativa a Notion GanttPRO

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Repaso de Notion 

Antes de ver las alternativas de Notion vamos a repasar sus características principales. Pero si ya conoce la herramienta, puede saltar directamente a la lista. 

¿Qué es Notion? 

Notion es un espacio de trabajo integral que combina funcionalidades de toma de notas, gestión de tareas, organización de información y colaboración en una única plataforma. Permite a los usuarios crear, compartir y administrar una amplia gama de contenido, incluidas notas, bases de datos, calendarios y más en un entorno digital altamente personalizable. También sirve para llevar diferentes tipos de planes.

La unidad básica de organización y creación de contenido en la plataforma son las páginas. Consisten en documentos digitales en blanco que los usuarios pueden personalizar y llenar con una variedad de elementos y contenido. 

¿Para quién está diseñado Notion? 

La versatilidad de Notion hace que se ajuste a los procesos independientemente del tipo de proyecto o industria en la que trabaja. Típicamente, se usa:

• Para gestionar tareas personales, tomar notas u organizar información.
• Para gestionar tareas, documentar el trabajo y colaborar con equipos.

Para fines profesionales se usa por empresas en el lanzamiento de productos o empresas minoristas, agencias de publicidad, startups, creadores de contenido, en la gestión de marketing, en procesos educativos y similares.

¿Qué funciones ofrece Notion? 

Bases de datos

Las bases de datos en Notion permiten crear estructuras de datos desde cero o base de una plantilla predefinida para organizar, gestionar y analizar información de manera eficiente. Básicamente, es una recopilación de información que se organiza en filas y columnas, similar a una hoja de cálculo. Estas columnas se llaman «propiedades» que incluyen diferentes tipos de datos como texto, fechas, números, etc. Los usuarios pueden agregar todos los datos que quieran, vincular las bases de datos y buscar información a través de filtros. 

Plantillas

Las plantillas de Notion son estructuras de páginas con diseños predefinidos que ayudan a comenzar rápidamente con diferentes tipos de proyectos o tareas. Las plantillas muestran opciones de cómo organizar la información en Notion. Esto puede ser especialmente útil si acaba de comenzar a usar el programa.  

Colaboración 

Notion ofrece una serie de funciones de colaboración que hacen que trabajar en proyectos y documentos compartidos sea más fácil y eficiente. Los usuarios pueden editar y ver los mismos documentos y bases de datos en tiempo real. También, pueden agregar comentarios en páginas, mencionar a otros usuarios y recibir notificaciones de menciones. 

Aparte de eso, hay historial de revisiones que permite ver quién y cuándo hizo cambios, y restaurar versiones si es necesario. Por último, es posible establecer permisos para cada página y compartir páginas con otras personas.  

Gestión de tareas

En cuanto a gestión de proyectos, Notion ofrece tableros, listas y calendarios Kanban para gestionar y asignar tareas, establecer prioridades (puede adaptar diferentes matrices de prioridades en el programa)  y llevar control de su estado. También permite crear wikis para documentar datos del proyecto, pautas y otra información.

¿Cuáles son las limitaciones de Notion? 

Difícil para empezar

Una de las limitaciones más significativas de Notion es que no es una aplicación en la que se registra y ve una mejora de productividad y eficiencia de procesos en el acto. Y no es cuestión de tiempo meramente. La configuración de la herramienta no es fácil y va a tener que pasar horas y horas leyendo, viendo tutoriales e investigando.

Esta desventaja aparece en una de cada dos revisiones de Notion, si no en todas. El nivel de la personalización de la aplicación es tanto una bendición como una maldición. Por un lado, tiene la flexibilidad de adaptar completamente la herramienta a sus necesidades y procesos. Por otro lado, eso dificulta la incorporación. 

Para aprovechar Notion al máximo, deberá invertir tiempo pensando en cómo estructurar mejor los espacios de trabajo, páginas, proyectos, tareas y tablas para su equipo. Crear la propia página desde cero es todo un desafío si nunca antes ha usado Notion. Y comprender las funciones avanzadas de Notion, como las bases de datos relacionales, aún más. 

Por eso, si está buscando una solución instantánea e intuitiva con cierta personalización, puede comenzar a buscar alternativas a Notion. Admitámoslo, todos queremos ver al menos ciertos resultados en el corto plazo y no queremos perder tiempo creando espacios de trabajo. Buenas noticias para alguien que sólo necesita un espacio organizativo básico para planos y documentos. Hay plantillas para empezar y crear una página con una lista de tareas pendientes o un tablero no es tan complicado.

No es una herramienta de gestión de proyectos 

Aunque Notion se menciona a menudo como un software de gestión de proyectos, carece de muchas de las características que esperarías de uno. Ayuda con la gestión de tareas y proyectos, pero faltan muchas características esenciales. Por ejemplo, allí no encontrará funciones relacionadas con:

• Trabajar con la planificación y control de proyectos (diagrama de Gantt, estructura de desglose del trabajo, ruta crítica, hitos, dependencias, etc.)
• Seguimiento del tiempo
• Informes
• Gestión de recursos
• Gestión de carga de trabajo

Estas ventajas son mucho menos perceptibles si trabaja con métodos ágiles o realiza proyectos sencillos. Pero si tu trabajo se basa en muchos proyectos y además complejos, también se recomienda probar alternativas de Notion.

No incluye herramientas para hacer el seguimiento y control de tareas 

Por último, la organización anidada de archivos no proporciona una imagen más amplia ni una comprensión completa de lo que está sucediendo con los proyectos. Por lo tanto, puede resultar bastante complicado realizar un seguimiento de todas las tareas y proyectos y no perderse los detalles entre todas las páginas, notas y bloques. Y lo último que se espera de una aplicación de productividad es poca eficiencia.

9 potentes alternativas a Notion

GanttPRO

Si está buscando una mejor experiencia en gestión de tareas y proyectos, GanttPRO es una alternativa Notion que tiene que considerar. Esta aplicación aborda todas las limitaciones de Notion y brinda una experiencia de usuario fluida, una interfaz intuitiva, funciones sólidas de gestión de proyectos y espacio para compartir información.

Dentro de sus principales características encontrará:

• Diferentes opciones para visualizar y seguir el estado de tareas 
• Vista de portafolio para tener una visión general de todos los proyectos
• Notificaciones y alertas para plazos y actividades
• Posibilidades de gestión de carga de trabajo y recursos
• Registro de tiempo
• Intercambio de archivos y colaboración 

GanttPRO ofrece uno de los mejores diagramas de Gantt en el mercado para una planificación y realización de tareas y proyectos más fácil y eficiente. La interfaz está hecha para que el usuario de cualquier nivel pueda usar la herramienta desde el primer día. Un punto fuerte de GanttPRO es que es escalable. Puede comenzar a trabajar en el acto e ir adaptando la herramienta a sus necesidades. 

No es una app para tomar notas, pero si busca algo versátil y potente que combine la posibilidad de gestionar la información con las funciones de gestión de trabajo pendiente, es una excelente alternativa a Notion. 

Trello

Trello es una buena alternativa a Notion si busca un gestor de tareas donde pueda organizar el trabajo individual o en equipo, almacenar archivos y notas y gestionar proyectos sencillos de una forma más estructurada.

Dentro de sus principales características encontrará:

• Tablero Kanban, listas y tarjetas para organizar tareas y proyectos
• Funcionalidad de arrastrar y soltar para distribuir las tareas
• Funciones de colaboración 
• Recordatorios de vencimiento para los plazos del proyecto
• Plantillas para comenzar más rápido 
• Automatizaciones para tareas recurrentes

Al comparar las dos herramientas, debemos considerar que Trello utiliza tableros, listas y tarjetas para ayudar a los usuarios a organizar y priorizar tareas. Con una visualización de este tipo, es más fácil tener una visión general rápida del estado y el progreso del proyecto. Por lo tanto, podemos decir que aborda muy bien dos de las limitaciones de Notion.

En cuanto a facilidad de uso, Trello también es personalizable, pero no tanto como Notion. Es bastante fácil de usar, lo que permite a los equipos captar rápidamente la idea y empezar a trabajar desde el primer día. Aunque, para una personalización más avanzada, necesitará investigar sus bases de conocimiento, ver tutoriales e invertir tiempo.

Debe considerar que Trello es algo entre una simple app de productividad y una herramienta de gestión de proyectos. Para proyectos y tareas más complejas le faltan muchas funciones avanzadas. Lea aquí todas las características de Trello. 

3. WorkFlowy

En caso de que esté buscando una aplicación de productividad sencilla para tomar notas, poner en práctica y seguir su lista de tareas, existe una buena alternativa a Notion gratis, WorkFlowy. Esta aplicación es tan sencilla como abrirla y empezar a trabajar.

Dentro de sus principales características encontrará:

• Posibilidad de agregar archivos e imágenes en línea
• Tableros Kanban
• Funciones de la aplicación Wiki y lista de tareas pendientes
• Copias en vivo
• Opciones de edición de texto
• Capacidades de anidamiento profundo para documentos detallados
• Una interfaz estructurada que es funcional y accesible

Una de las ventajas de WorkFlowy sobre Notion es que permite compartir un archivo con otras personas sin que necesite crear una cuenta para verlo o editarlo. El plan básico de la herramienta es gratuito, pero si necesita más funciones, puede contratar un plan de pago. Y es más fácil de configurar, así que el comienzo va a ser rápido. 

Tenga en cuenta que la facilidad de la app tiene su precio. Y es que no podrá personalizarla para sus procesos. Otra cosa es que no hay un sistema de gestión de plazos límites que puede ser decisivo para muchos. 

Coda

Otra alternativa a Notion que gana popularidad es Coda. Es una aplicación integral de productividad y colaboración que ayuda con el procesamiento de textos, hojas de cálculo, la administración de bases de datos y trabajo en equipo en un solo software.

Dentro de sus principales características encontrará:

• Herramientas de gestión de documentos
• Posibilidad de ver versiones anteriores
• Tablas y gráficos interactivos.
• Una amplia biblioteca de plantillas prediseñadas
• Posibilidad de trabajar con fórmulas
• Automatización del flujo de trabajo para procesos mundanos
• Colaboración en tiempo real

Coda también tiene un plan gratuito. La desventaja aquí es que obtienes más funciones de gestión de tareas y proyectos combinadas con posibilidades de personalización, pero la curva de aprendizaje aún es pronunciada. Algunos usuarios dicen que es incluso más difícil que Notion. 

Por lo tanto, si no tiene miedo de explorar y configurar la herramienta, pero desea más posibilidades de gestión de datos y automatización del flujo de trabajo, Coda es una excelente alternativa a Notion.

5. Microsoft OneNote

Microsoft OneNote es su alternativa de Notion, si está estrechamente vinculado con otros productos de Microsoft. Esta aplicación brinda la posibilidad de insertar y editar archivos de Word, Excel y PowerPoint. Además, sincroniza las notas con la nube a través de OneDrive para que puedas acceder a ellas desde cualquier lugar.

Dentro de sus principales características encontrará:

• Temas para personalizar la interfaz
• Editor de texto y búsqueda de texto.
• Notas rápidas para almacenar notas
• Etiquetas personalizadas para crear un formato de almacenamiento organizado.
• Conversión de notas escritas a mano en texto digital.
• Historial de versiones
• Colaboración en equipo
• Web clipper para guardar artículos o páginas web

Si bien OneNote puede considerarse como la versión más simple de la aplicación para tomar y administrar notas, debe considerar que no tiene la misma funcionalidad de base de datos que Notion. 

Además, no ofrece capacidades de gestión de proyectos o tareas. Probablemente, contando con características de Microsoft Planner o características de MS Project.

6. nTask

Si está buscando un administrador de tareas con funciones para compartir contenido, nTask es una alternativa a Notion que vale la pena considerar. En esta aplicación, puedes colaborar en proyectos y también crear una base de conocimientos relacionada con el proyecto.

Dentro de sus principales características encontrará:

• Muchas posibilidades para la gestión de tareas
• Tableros Kanban y otras opciones de visualización para gestionar flujos de trabajo
• Seguimiento del tiempo e informes del tiempo
• Funciones básicas de gestión de riesgos
• Gestión de reuniones en línea

nTask es una herramienta que tiene de todo en medida moderada. No es únicamente una aplicación para tomar notas y compartir conocimientos, pero tampoco es un simple administrador de tareas. Es fácil iniciar sesión y comenzar a administrar tareas, ya que proporciona una interfaz sencilla sin opciones de personalización. La aplicación puede ser una buena opción si busca mejorar tus procesos de gestión de tareas sin descuidar la gestión de la información.

7. Asana

Al revisar las plataformas de reseñas, puede ver que muchos usuarios suelen considerar a Asana como una alternativa a Notion. De hecho, es un excelente software de gestión de proyectos para equipos que desean organizar y coordinar el trabajo y los documentos dentro de la misma plataforma.

Dentro de sus principales características encontrará:

• Gestión y creación de tareas.
• Diferentes vistas del proyecto (cronología, calendario, tabla, lista)
• Plantillas de proyecto
• Posibilidad de configurar flujos de trabajo automatizados para tareas rutinarias.
• Funciones de colaboración con comentarios, menciones y más.
• Seguimiento del tiempo

Al comparar los dos, se puede observar de las características de Asana que obtiene estructura y organización del proyecto junto con posibilidades de toma de notas y estructuración del conocimiento. Es realmente bueno para organizaciones grandes con proyectos complejos que también necesitan algo de espacio de gestión de documentos. Si sus proyectos son sencillos o de complejidad media, Asana puede parecer demasiado lío. 

8. Confluence

Confluence es otra alternativa a Notion que aparece mucho como una opción considerada entre los clientes potenciales. Y también se puede convertir en una alternativa a Notion gratis, ya que tiene un plan gratuito para hasta 10 personas. Esta poderosa herramienta de colaboración está diseñada para ayudar a los equipos a gestionar el conocimiento, mantenerse organizados e intercambiar información. Muchas empresas también lo utilizan como software de gestión documental.

Dentro de sus principales características encontrará:

• Posibilidad de crear y compartir documentos, hojas de cálculo, diagramas
• Organización del contenido en espacios (como carpetas o canales)
• Plantillas personalizables para crear páginas y contenido
• Historial de versiones con posibilidad de revertir
• Potentes capacidades de búsqueda
• Funciones colaborativas de edición y comentarios

Confluence es una herramienta sólida para almacenar, gestionar y compartir conocimientos, colaborar en proyectos sencillos y mantenerse actualizado. De hecho, es bastante similar a Notion en muchos aspectos, pero Confluence podría ser más conveniente para empresas que utilizan otros productos de Atlassian para aprovechar sus funciones junto con las características de Jira, por ejemplo. 

Otra punto distintivo de Confluence es que los gerentes de producto lo utilizan con frecuencia para documentar todos los aspectos a lo largo del ciclo de vida del producto.

9. ClickUp 

ClickUp es un software versátil que ofrece un espacio de trabajo todo en uno para que los equipos colaboren y hagan las cosas. Puede considerar una alternativa a Notion si busca una aplicación de productividad con sólidas funciones de gestión de proyectos y no le teme a la configuración de la interfaz por su cuenta.

Dentro de sus principales características encontrará:

• Posibilidades de tomar notas
• Amplias posibilidades de personalización de la interfaz
• Vistas de tareas personalizables
• Herramientas de planificación e implementación de proyectos
• Seguimiento del tiempo
• Documentos para crear y organizar artículos, procedimientos y guías

ClickUp es la mejor alternativa a Notion si necesita gestionar proyectos complejos, realizar un seguimiento del progreso y comunicarse con sus compañeros de equipo. Al igual que Notion, te brinda la posibilidad de crear tu propia interfaz con cientos de posibilidades de personalización. Sin embargo, esto tiene el mismo costo.

Una de las reseñas de ClickUp más mencionadas es que es difícil iniciarlo y configurarlo, y que tiene una curva de aprendizaje pronunciada y muchas características que terminan enterradas en lo desconocido. Considere esto si está tratando de evitar una incorporación prolongada y busca algo fácil.