Roadmap: ¿Cómo hacer una hoja de ruta para conseguir los resultados deseados?
Versión en audio:
¿Está comenzando a realizar su plan de negocio, trabajando en una etapa de ciclo de vida de producto o en la etapa de iniciación de un proyecto complejo? Puede que un roadmap (hoja de ruta) sea algo por lo que debe comenzar.
Las hojas de ruta son unas herramientas para visualizar una estrategia o un plan estratégico de un proceso. En ella, puede mostrar sus objetivos estratégicos y cómo se plantea a conseguirlos en cierto plazo. Sirven como un punto de partida, una referencia y una vía de comunicación de la visión estratégica a las partes interesadas. Y además, la puede usar para verificar el progreso, una vez que se ponga a implementar las actividades establecidas ahí.
Hoy en día se ha convertido en una herramienta muy común que se usa en diferentes industrias y ambientes. Así que si todavía no lo usa y quiere conocer mejor qué es una hoja de ruta, ejemplos para distintos casos y más, está en el lugar perfecto.
¿Qué es una hoja de ruta?
Hoja de ruta: significado
El roadmap o, traducido al español, la hoja de ruta, es una herramienta de planificación visual que representa el plan estratégico, o cualquier plan de alto nivel. En otras palabras, es una visualización del estado actual, del estado a resultado al que queremos llegar, que hay que hacer para lograrlo y en qué plazos.
Componentes de una hoja de ruta
De ahí, podemos definir los componentes esenciales de hojas de ruta:
Objetivos generales
Este es el ‘porqué’ del roadmap. Qué es lo que tiene ahora y qué quiere conseguir. Cómo esto encaja en los objetivos estratégicos de la empresa o de cierto proyecto o producto.
La estrategia
Este es el ‘cómo’ del roadmap. Cómo piensa que la empresa o el equipo va a alcanzar estos objetivos, qué actividades hay que implementar para este fin.
Los recursos
Es otra parte del ‘cómo’. Solo que en este caso no se trata de las actividades, sino de los recursos que se requieren para realizarlas.
Estimación de plazos
Este es el ‘cuándo’. Cuándo se entregan los resultados claves para conseguir los objetivos propuestos. Aquí se trata más de etapas significativas o hitos, que de una programación detallada con fechas precisas.
Partes involucradas
Por último, una hoja de ruta debe incluir a las partes involucradas en el proceso que define. Ya sea el equipo, otros departamentos, ejecutivos, clientes, o terceros. También, puede ser en forma de una matriz RACI.
¿Qué diferencia hay entre un plan de proyecto y un roadmap?
Una hoja de ruta representa una visión general de a dónde y cómo se quiere llegar en cierto plazo. En teoría, se elabora al inicio. Una vez que tenga el roadmap, puede pasar a la primera etapa de ciclo de vida de proyecto y después desarrollar con el plan detallado del proyecto, o varios planes si es necesario.
En el plan de proyecto puede hacer el desglose de trabajo, dividiendo los objetivos en tareas manejables con plazos definidos, asignarlas a personas específicas y hacer la asignación de recursos más precisa que en la hoja de ruta.
¿Cómo hacer un roadmap?
Hoy en día cualquier gerente de proyectos o en general profesional que se ocupa de gestión de proceso o producto en la empresa debe saber cómo hacer una hoja de ruta. Estos son los pasos generales para hacer una hoja de ruta.
1. Establecer los objetivos
En el primer paso tiene que definir qué es lo que quiere conseguir, cuál es su objetivo general. Para ello, puede analizar la competencia, estudiar el mercado, definir sus puntos fuertes y débiles, y definir cuál puede ser la oportunidad perfecta en su caso.
Igualmente, estos objetivos deben ser alcanzables y fundamentados, y tener en cuenta los recursos que tiene, la situación de partida y las capacidades.
2. Identificar las actividades
En el segundo paso, hay que identificar qué actividades hay que completar para conseguir los objetivos establecidos. Tiene sentido dividir los objetivos en los entregables más importantes, a los que quiere llegar a lo largo de la implementación de la hoja de ruta. Pero tampoco se necesita detallar tanto, para esto después elaborará un plan de trabajo o un plan de proyecto.
Este es un ejercicio que requiere contribuciones de diferentes partes: las que van a trabajar en la implementación, las que administran y guían el proceso, las partes interesadas en los resultados que se proponen.
3. Establecer los plazos
Un roadmap debe tener unos plazos definidos para alcanzar los objetivos establecidos. Pueden ser plazos más flexibles y generales que para un proyecto en concreto, pero es muy aconsejable fijarlos. Aparte de eso, puede establecer hitos para dividir las etapas de la hoja de ruta en puntos significativos y así poder seguir como va su implementación.
4. Decidir sobre la forma de visualización
Lo más común es hacer un roadmap en un cronograma. Consiste en trazar las partes de la hoja de ruta debajo de una línea de tiempo. Es útil cuando hay un orden de prioridades definido, y así todos pueden ver cuándo comienza el trabajo en cada etapa. Además, permite fijar el tiempo que se espera dedicar a cada proyecto o etapa del roadmap. Y también ayuda ver cuándo se completa cada actividad.
Al mismo tiempo, para proyectos ágiles puede ser más conveniente usar las tarjetas Kanban y el tablero de este tipo. Ahí puede crear las columnas de acuerdo con la hoja de ruta de procesos en su caso. Por ejemplo, hacer la columna principal con la lista de objetivos y otras tres dividiéndolos en objetivos de corto plazo, de mediano plazo y de largo plazo.
¿Sabía que puede usar un software para hacer un roadmap muy fácil?
Un software como GanttPRO le ayuda a hacer la hoja de ruta en un cronograma o en un tablero tipo Kanban. Puede fijar sus objetivos, definir hitos y dependencias, y establecer plazos. Además, tiene la posibilidad de compartir el roadmap con cualquier parte en estado dinámico o como una captura, y usarlo para la presentación.
Al terminar con el roadmap, puede pasar directamente a trabajar con los proyectos que le ayudan a alcanzar los objetivos establecidos en la hoja de ruta. Para ello, tiene a su disposición las funciones de planificación, gestión de recursos, tiempo y equipo, seguimiento y control de progreso y costes, y muchas otras posibilidades para cualquier tipo de proyecto.
Herramienta para hacer hojas de ruta profesionales
Cree una hoja de ruta fácilmente con un diagrama de Gantt o un tablero.
Pruébelo gratis¿Cómo hacer un roadmap de producto?
Una hoja de ruta del producto es un tipo de roadmap con la visión general de cómo evolucionará un producto. Por ejemplo, puede ser una delineación de funciones de producto y las fechas de cuándo se lanzarán.
Los pasos pueden ser los siguientes:
1. Definir a quién se dirige la hoja de ruta y en qué punto de partida esta
En el caso de roadmap de producto puede que sea un documento para partes externas o una referencia para el equipo. De esto va a depender el contenido de la hoja. También, tiene sentido fijar su estado actual para poder definir después los objetivos a futuro.
2. Determinar los objetivos clave
Las hojas de ruta de productos, usualmente, definen las funciones y calidades del producto que se propone a obtener. Recuerde que los objetivos no son las funciones en sí, sino el resultado que quiere lograr lanzando estas funciones.
Por eso, para establecer los objetivos debe investigar en profundidad que mejora y desarrollo de producto le ayudará a conseguir las metas de su negocio. Para definir las funciones prioritarias puede usar la retroalimentación de los clientes y los resultados de encuestas, analizar a los competidores o sacar opciones de su backlog.
3. Hacer un cronograma
Las hojas de ruta de productos necesitan también unos límites de plazos. Como mínimo, las etapas de entregas de partes del resultado o del resultado final. También, pueden ser algunas etapas intermedias.
¿Cómo hacer una hoja de ruta para un proyecto?
Una hoja de ruta del proyecto es un tipo de roadmap que contiene la visión general de un proyecto con los objetivos y etapas principales.
Los pasos son los mismos que para cualquier otro tipo de hojas de ruta:
- Recopilar la información esencial para el proyecto
- Determinar los objetivos principales
- Gestionar prioridades
- Colaborar con las partes interesadas
- Consolidar los entregables principales, los objetivos y los plazos por escrito
Hoja de ruta: ejemplo
Dependiendo de la industria de su empresa y los procesos con los que organiza el trabajo, la visualización de la hoja de ruta puede cambiar. A continuación le presentamos algunos ejemplos de hojas de ruta hechos en un cronograma hechos en GanttPRO.
Ejemplo de una hoja de ruta de producto
Hoja de ruta, ejemplo para proyectos de software
Ejemplo de una hoja de ruta estratégica
Ejemplo roadmap en tablero Kanban
En resumen, las hojas de ruta son una herramienta importante para asegurar el éxito ya sea de un proceso, proyecto o producto, al proporcionar una visión clara y detallada de los objetivos, los pasos necesarios para alcanzarlos, y el progreso hacia esos objetivos.
¡Pruébe hacer el roadmap en GanttPRO gratis y lo verá!
