Todo lo que debe saber sobre la asignación de recursos en un proyecto

Uno de los componentes esenciales del proceso de gestión de proyectos eficaz es la asignación de recursos. Asignar los recursos correctos a los proyectos adecuados no es tan fácil como parece. El proceso requiere preparación preliminar, conocimientos específicos y experiencia. Los procesos de asignación sólidos afectan la realización exitosa del proyecto.

Este artículo le explicará los conceptos principales sobre la asignación de recursos, y en particular:

Tipos de recursos en un proyecto: recursos humanos, materiales y financieros

Recursos de un proyecto ejemplo

De allí viene otra pregunta, ¿qué tipos de recursos se puede distinguir? En general, en un proyecto se necesitan recursos financieros, recursos humanos y recursos materiales. En la gestión de proyecto estos recursos se dividen en 5 grupos:

  • Labor.El ejemplo de este tipo de recurso en un proyecto son diversos profesionales, empleados y miembros del equipo con diferentes habilidades necesarias para completar un proyecto con éxito. Estas personas constituyen el eje de cualquier plan.
  • Equipo.A este grupo podemos atribuir cualquier herramienta necesaria para la finalización del proyecto: desde software o hardware hasta martillo o taladro, según la especialización de la empresa.
  • Instalaciones.En este grupo está todo relacionado con el entorno para el trabajo y la realización de proyectos: oficinas, espacios abiertos, salas de reuniones, etc.
  • Materiales.Es el material necesario para generar resultados: desde bolígrafos y papel hasta materia prima para la construcción de viviendas.
  • Presupuesto.Probablemente, es el recurso más importante que permite obtener todo lo enumerado anteriormente.

Asignación de recursos en un proyecto

¿Qué es asignación de recursos?

La asignación de recursos es la forma más eficiente y rentable de programar y distribuir los recursos disponibles a las tareas.

A menudo sucede que los proyectos necesitan más recursos, pero no son infinitos. Precisamente por eso es crucial gestionar y delegar recursos para evitar la escasez de la mejor forma posible.

En otras palabras, la definición de asignación de recursos se basa en una cosa simple: garantizar que los proyectos funcionen sin problemas y cumplan con todos los objetivos comerciales de la empresa a tiempo.

¿Por qué es importante asignar recursos? 

Es difícil sobreestimar la importancia de la asignación y nivelación de recursos en la gestión de proyectos. Afecta a todos los procesos de trabajo y ayuda a alcanzar los objetivos comerciales y a evitar los plazos incumplidos.

Es decir, cada proyecto consta de tareas. Si una de ellas se completa con retraso, hay una alta probabilidad de que todo el proyecto se complete con un retraso. Y una de las principales razones del incumplimiento de los plazos es la falta de recursos debido a su asignación inadecuada.

Entonces, ¿cuál es la importancia de la asignación de recursos? Su principal objetivo es alcanzar los mejores resultados posibles por el menor coste posible. Por eso, la optimización constante es necesaria durante la implementación de estos procesos.

Cuando sabe que es lo que se necesita para que un proyecto sea exitoso, puede planificar y administrar de manera efectiva la cantidad óptima de empleados, materiales, dinero, etc.

Muchas grandes empresas contratan a un determinado especialista para este propósito: un gerente de recursos. ¿Cuál es su área de responsabilidad? Mientras que el director del proyecto crea y asigna tareas, el director de recursos es responsable de la asignación de recursos para garantizar el éxito del proyecto.

Además, los proyectos pueden formar parte de un plan operativo más grande, o estar divididos en varios proyectos pequeños en forma de plan de trabajo. Todos estos tipos de planificación también requieren una asignación de recursos para completar el plan y lograr sus objetivos.

¿Cuál es el propósito de administración de recursos en un proyecto?

La administración de recursos en un proyecto ayuda a: 

  • Prever y evitar posibles dificultades y escasez de personas, dinero, materiales, etc.
  • Evitar el desgaste laboral de los empleados.
  • Informar a los demás sobre los planes y la carga de trabajo de su equipo.
  • Cumplir con los plazos.
  • Evitar los gastos adicionales y reducir los gastos imprevistos.

Administracion y planeacion de recursos para un proyecto

¿Cuáles son los retos en la asignación de recursos en un proyecto? 

Vivimos en una era de tecnología y cambios constantes. Un buen gerente debe poder adaptarse a los cambios del mercado para lograr mejores resultados. La asignación de recursos es una de las partes esenciales de la gestión de proyectos y, al mismo tiempo, el aspecto más difícil de optimizar y automatizar.

Hoy en día, muchos profesionales se dedican a varios proyectos y, a veces, desempeñan varios roles en ellos. Esta tendencia hace que los procesos de gestión sean aún más complejos.

A continuación, le contamos sobre algunos desafíos comunes en la asignación de recursos.

Cambios en el proyecto

Todos los gerentes deben tener en cuenta que pueden ocurrir cambios en cada momento de la implementación del proyecto. Por lo tanto, conviene tener siempre un plan de asignación de recursos flexible.

Falta de recursos calificados

Es importante asegurarse de que sus empleados posean las habilidades necesarias para trabajar en el proyecto y en una empresa en general. De lo contrario, la asignación se convertirá en una pérdida de tiempo y no tendrá ningún sentido.

Planificación de capacidad y cálculo deficientes

Antes de comenzar a trabajar, hay que definir la capacidad de los recursos. En otras palabras, hay que determinar los recursos disponibles (se aplica a los recursos humanos, recursos materiales y recursos financieros) para entregar el proyecto conforme al presupuesto y de manera oportuna. 

Cambios en la disponibilidad de recursos

La asignación de recursos no es un proceso estático. Es importante no olvidarse de las ausencias de empleados, los retrasos en las entregas, etc., que pueden provocar cambios en el escenario.

Riesgos no evaluados

Aquí estamos hablando no solo de recursos humanos, sino de todos los tipos de recursos enumerados anteriormente. Un gerente debe evaluar todos los riesgos posibles: desde costos adicionales y eventos imprevistos hasta el cambio de equipo y el proceso de aprendizaje de un nuevo software.

Retrasos de tareas

Muchas veces las tareas están conectadas y dependen una de otra. De este modo, si se retrasa un paso en el proyecto, puede causar un efecto dominó y afectar la finalización de otras tareas.

¿Cómo asignar recursos en un proyecto?

Respecto a todos los puntos anteriores, surge una pregunta: ¿cómo hacer correctamente la asignación de recursos en la gestión de proyectos? ¿Y cómo hacer que el trabajo sea más fluido con resultados más exitosos? A continuación, le explicamos algunos métodos de gestión de proyectos que ayudarán a alinear la carga de trabajo y mejorar el flujo de trabajo. 

1.Defina el alcance del proyecto y divídalo en tareas

Esto ayudará a darse cuenta de lo complejo que es el proyecto y cuántos recursos se necesitarán para lograrlo con éxito.

Como asignar recursos:crear un plan con tareas

2. Asigne tareas

Asigne uno o más recursos a cada tarea para asegurarse de que todo se complete.

Como asignar recursos: asignar tareas

3. Recuerde los plazos

Es fundamental controlar el tiempo de cada tarea para completar los proyectos con éxito. Incluso una fecha límite incumplida puede afectar negativamente el trabajo de otros miembros de equipo y el resultado final.

Como asignar recursos: control de plazos

Software de gestión de recursos materiales y financieros

Cabe mencionar que un software sólido de gestión de proyectos simplificará bastante el proceso de asignación, gestión y planeación de recursos y mejorará significativamente el resultado. 

En particular el software de gestión de proyectos permite:

  • Agregar recursos virtuales a su equipo.
  • Establecer valores para ellos (por hora, artículo o costo).
  • Configurar calendarios personales.

Software de gestión de recursos materiales y financieros GanttPRO

Además, podrá distribuir el trabajo de manera eficiente entre los empleados y a mantenerse dentro de los plazos, ya que el software de gestión de proyectos con las funciones de administración de recursos permite a: 

  • Controlar el tiempo de cada tarea y todo el proyecto.

Software de gestion de recursos materiales y financieros - registro de tiempo

  • Cumplir los plazos a tiempo.

Software de gestión de recursos materiales y financieros:control de plazos

  • Realizar el seguimiento de tiempo que sus empleados tardan en  completar las tareas.

Software de gestión de recursos materiales y financieros-registro de tiempo por persona

Puede encontrar todas estas funciones en el software de gestión de proyectos GanttPRO. Aparte de tener muchas posibilidades avanzadas para asignar y gestionar recursos humanos, materiales y financieros, este software online tiene doble ventaja. Y es que está basado en el diagrama de Gantt.

Esta herramienta de gestión de proyectos se considera muy útil para la asignación y gestión de recursos. Con la ayuda del diagrama de Gantt podrá tener mejor control sobre la evolución y distribución de cualquier tipo de recurso. 

¿Cómo asignar recursos en MS Project?

Por si trabaja en la herramienta popular de gestión de proyectos de Microsoft, puede consultar cómo planificar y asignar recursos en MS Project y cómo gestionar y redistribuir recursos en MS Project en nuestro tutorial de MS Project.

Conclusión

Ahora, definitivamente sabe por qué la asignación de recursos es tan importante en la gestión de proyectos. Con sus procesos de gestión bien regulados, puede efectivamente:

  • Mejorar la calidad del trabajo del equipo.
  • Implementar proyectos de manera más eficiente.
  • Mejorar el clima laboral en la empresa.

Además, las herramientas especiales de gestión de proyectos pueden ayudar a establecer el flujo de trabajo y administrar la carga de trabajo de manera adecuada.

 

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