Guía para mejorar la asignación de recursos en un proyecto

Asignacion de recursos en un proyecto

Uno de los componentes esenciales del proceso de gestión de proyectos eficaz es la asignación de recursos. Asignar los recursos correctos a los proyectos adecuados no es tan fácil como parece. El proceso requiere preparación preliminar, conocimientos específicos y experiencia. Los procesos de asignación sólidos afectan la realización exitosa de cualquier tipo de proyecto.

Este artículo le explicará los conceptos principales sobre la asignación de recursos, y en particular:

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¿Qué son los recursos en un proyecto?

Los recursos en un proyecto es algo que se necesita para implementar el proyecto y completar sus tareas. El ejemplo de los recursos de proyecto pueden ser personas, el capital y otros bienes materiales que se utilizan para la ejecución y finalización exitosa del proyecto. 

Tipos de recursos en un proyecto: recursos humanos, materiales y financieros

De allí viene otra pregunta, ¿qué tipos de recursos se puede distinguir? En general, se destacan 3 tipos de recursos para un proyecto: recursos financieros, recursos humanos y recursos materiales.   

Recursos humanos de un proyecto

Los recursos humanos de un proyecto, también se llaman recursos de mano de obra o recursos laborales. Son diversos profesionales, empleados y miembros del equipo con diferentes habilidades necesarias para completar un proyecto con éxito. Estas personas constituyen el eje de cualquier plan.

Recursos materiales de un proyecto

A este grupo podemos atribuir cualquier herramienta necesaria para la implementación del proyecto: desde software o hardware hasta martillo o taladro, o materia prima para la construcción según la especialización de la empresa. A este grupo podemos agregar todo relacionado con el entorno para el trabajo y la realización de proyectos: oficinas, espacios, salas de reuniones, etc.

Recursos financieros de un proyecto 

Los recursos financieros de un proyecto, o el presupuesto de proyecto, es el recurso más importante que permite obtener todo lo enumerado anteriormente.

Tipos de recursos en un proyecto

Recursos de un proyecto: ejemplos

Veamos algunos ejemplos de combinaciones de recursos que pueden requerir diferentes proyectos.

Recursos para un proyecto de construcción: ejemplo

  • Recursos humanos: ingenieros de obra, obreros de la construcción, inspectores de seguridad.
  • Recursos materiales: materiales de construcción (p. ej., cemento, acero), maquinaria de construcción, equipo de seguridad.
  • Recursos financieros: presupuesto para costos laborales, alquiler de equipos, seguros.

Ejemplos de recursos que se utilizan en un proyecto de desarrollo de software

  • Recursos humanos: desarrolladores de software, gerentes de proyectos, realizadores de pruebas de control de calidad.
  • Recursos materiales: ordenadores, licencias de software, servidores.
  • Recursos financieros: Fondos para herramientas de desarrollo de software, servicios en la nube, salarios del personal.

Recursos de un proyecto: ejemplos para marketing

  • Recursos humanos: analíticos de marketing, diseñadores gráficos, especialistas en RRSS y SEM.
  • Recursos materiales: herramientas de marketing digital, materiales promocionales, espacios publicitarios.
  • Recursos financieros: presupuesto para publicidad, producción de campañas, estudios de mercado.

Recursos de un proyecto de producción cinematográfica: ejemplo

  • Recursos humanos: directores, actores, equipo de cámara, editores.
  • Recursos materiales: equipo cinematográfico, vestuario, decoraciones, programas de edición.
  • Recursos financieros: capital para costos de producción, postproducción, y marketing.

Ejemplos de recursos que se utilizan en un proyecto de energías renovables

  • Recursos humanos: ingenieros, técnicos, jefes de proyecto.
  • Recursos materiales: paneles solares o turbinas eólicas, sistemas eléctricos, hardware de montaje.
  • Recursos financieros: inversión en equipos, costos de instalación, fondo de mantenimiento.

Asignación de recursos en un proyecto

¿Qué es asignación de recursos?

La asignación de recursos es el proceso de programación y distribución de recursos disponibles a las tareas.

A menudo sucede que los proyectos necesitan más recursos, pero no son infinitos. Precisamente por eso es crucial gestionar y delegar recursos para evitar la escasez de la mejor forma posible.

¿Por qué es importante definir los recursos que se requieren para la realización de las tareas?

Es difícil sobreestimar la importancia de la asignación y nivelación de recursos en la gestión de proyectos. Afecta a todos los procesos de trabajo y ayuda a alcanzar los objetivos de un proyecto y a evitar los plazos incumplidos.

Es decir, cada proyecto consta de tareas. Si una de ellas se completa con retraso, hay una alta probabilidad de que todo el proyecto se complete con un retraso. Y una de las principales razones del incumplimiento de los plazos es la falta de recursos debido a su asignación inadecuada.

Entonces, ¿cuál es la importancia de la asignación de recursos? Su principal objetivo es alcanzar los mejores resultados posibles por el menor coste posible. Por eso, la optimización constante es necesaria durante la implementación de estos procesos. Cuando sabe qué es lo que se necesita para que un proyecto sea exitoso, puede planificar y administrar de manera efectiva la cantidad óptima de empleados, materiales, dinero, etc. 

Además, los proyectos pueden formar parte de un plan operativo más grande, o estar divididos en varios proyectos pequeños en forma de plan de trabajo. Todos estos tipos de planificación también requieren una asignación de recursos para completar el plan y lograr sus objetivos.

¿Cuáles son los retos en la asignación de recursos en un proyecto? 

Vivimos en una era de tecnología y cambios constantes. Un buen gerente debe poder adaptarse a los cambios del mercado para lograr mejores resultados. La asignación de recursos es una de las partes esenciales de la gestión de proyectos y, al mismo tiempo, el aspecto más difícil de optimizar y automatizar. A continuación, le contamos sobre algunos desafíos comunes de asignación de recursos.

Cambios en el proyecto

Todos los gerentes deben tener en cuenta que pueden ocurrir cambios en cada momento de la implementación del proyecto. Por lo tanto, conviene tener siempre un plan de asignación de recursos flexible.

Falta de recursos calificados

Es importante asegurarse de que sus empleados posean las habilidades necesarias para trabajar en el proyecto y en una empresa en general. De lo contrario, la asignación se convertirá en una pérdida de tiempo y no tendrá ningún sentido.

Planificación de capacidad y cálculo deficientes

Antes de comenzar a trabajar, hay que definir la capacidad de los recursos. En otras palabras, hay que determinar los recursos disponibles (se aplica a los recursos humanos, recursos materiales y recursos financieros) para entregar el proyecto conforme al presupuesto y de manera oportuna. 

Cambios en la disponibilidad de recursos

La asignación de recursos no es un proceso estático. Es importante no olvidarse de las ausencias de empleados, los retrasos en las entregas, etc., que pueden provocar cambios en el escenario.

Riesgos no evaluados

Aquí estamos hablando no solo de recursos humanos, sino de todos los tipos de recursos enumerados anteriormente. Un gerente debe identificar y evaluar los riesgos en el proyecto que pueden ocurrir: desde costos adicionales y eventos imprevistos hasta el cambio de equipo y el proceso de aprendizaje de un nuevo software.

Retrasos de tareas

Muchas veces las tareas están conectadas y dependen una de otra. De este modo, si se retrasa un paso en el proyecto, puede causar un efecto dominó y afectar la finalización de otras tareas.

Asignación de recursos: ejemplos

Para que pueda tener una idea de cómo se hace la asignación de recursos a lo largo de un proyecto, podemos repasarlo con un proyecto de TI de desarrollo de una aplicación móvil disponible en varios idiomas. En este proyecto necesitaríamos: 

  • Recursos materiales: ordenadores, servidores, espacio de oficina.
  • Mano de obra: desarrolladores, diseñadores, testers, gerentes de proyecto, traductores.
  • Recursos financieros: presupuesto para licencias de software, hardware, salarios, gastos de marketing y contingencias.

Cómo asignar recursos en cada fase 

En cada fase de proyecto y para cada tarea, requerirá una combinación de recursos diferentes. 

Fase de planificación 

  • Mano de obra: el gerente de proyecto lidera la fase de planificación.
  • Financieros: presupuesto para estudios de mercado preliminares y bocetos de diseño iniciales.
  • Materiales: espacio de oficina para reuniones y sesiones de lluvia de ideas.

Fase de desarrollo 

  • Mano de obra: los desarrolladores que trabajan en las funcionalidades de la aplicación,  UX-writers y traductores.
  • Financieros: gran parte del presupuesto asignado a salarios y licencias de software.
  • Materiales: ordenadores.

Fase de pruebas

  • Mano de obra: los realizadores de pruebas y desarrolladores que colaboran para identificar y corregir errores; UX-writers y traductores implementan cambios necesarios.  
  • Financieros: presupuesto para herramientas de prueba y salarios.
  • Materiales: Herramientas para realizar pruebas y servidores para pruebas de carga.

Fase de lanzamiento 

  • Mano de obra: el gerente de proyecto que supervisa el proceso de implementación, los desarrolladores y evaluadores que finalizan los trabajos.
  • Financieros: Presupuesto asignado para herramientas de implementación.
  • Materiales: Servidores para alojar la aplicación y ordenadores para la gestión del despliegue.

¿Cómo asignar recursos en un proyecto de manera óptima?

Respecto a todos los puntos anteriores, surge una pregunta: ¿cómo hacer correctamente la asignación de recursos en la gestión de proyectos? ¿Y cómo hacer que el trabajo sea más fluido con resultados más exitosos? Una de las soluciones es usar el software de gestión de proyectos con funcionalidad especial para la asignación de recursos. A continuación, le explicamos cómo puede hacerlo con el ejemplo de GanttPRO.

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Asigne recursos de manera profesional con la ayuda de un software de gestión de recursos GanttPRO.

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1. Defina el alcance de su proyecto y divídalo en tareas

Junto a los entregables de proyecto, defina el alcance y desarrolle la estructura de proyecto con todas las tareas. Esto ayudará a entender cuántos recursos se necesitarán para lograr los objetivos del proyecto.

2. Agregue recursos

Agregue personas que trabajarán en un proyecto y recursos virtuales que pueden ser recursos materiales o personas que no son miembros del equipo. Defina sus roles y derechos en el proyecto y especifica sus costes. 

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3. Asigne tareas

Asigne uno o más recursos a cada tarea para asegurarse de que todo se complete.

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3. Fije los plazos

Es fundamental controlar el tiempo de cada tarea para completar los proyectos con éxito. Incluso una fecha límite incumplida puede afectar negativamente el trabajo de otros miembros de equipo y el resultado final.

4. Gestione la carga de trabajo

Con una gestión adecuada del tiempo y de la carga de trabajo de proyecto, podrá sacar el máximo provecho de las capacidades de su equipo a menor costo y a la vez asegurar una mejora de productividad en equipo

GanttPRO incluye herramientas de planeación de capacidad y control de trabajo que permiten controlar y optimizar la carga, registrar el tiempo dedicado a trabajo y recibir notificaciones correspondientes.

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5. Lleve control de los recursos asignados

Los recursos asignados también requieren control e intervención, ya que ningún proyecto evoluciona tal y como se haya planificado. Asegúrese de tenerlos bajo control y tomar medidas en el caso de que ocurran desviaciones del plan de proyecto o se materialicen algunos riesgos de proyecto.

¿Cómo asignar recursos en MS Project?

Por si trabaja en la herramienta popular de gestión de proyectos de Microsoft, puede consultar cómo planificar y asignar recursos en MS Project y cómo gestionar y redistribuir recursos en MS Project en este tutorial de MS Project.

Conclusión

Ahora, definitivamente sabe por qué la asignación de recursos es tan importante en la gestión de proyectos. Con sus procesos de gestión bien regulados, puede efectivamente:

  • Mejorar la calidad del trabajo del equipo.
  • Implementar proyectos de manera más eficiente.
  • Mejorar el clima laboral en la empresa.

Además, las herramientas especiales de gestión de proyectos pueden ayudar a establecer el flujo de trabajo y administrar la carga de trabajo de manera adecuada.

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