Claves para una gestión de recursos del proyecto con enfoque en eficiencia

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La gestión eficaz de los recursos es la base de una gestión exitosa de proyectos. Se trata de aprovechar al máximo lo que tiene (ya sea tiempo, personas o materiales) para garantizar que su proyecto se desarrolle sin problemas, se ajuste al presupuesto y finalice a tiempo. 

Este artículo explora las estrategias clave y obstáculos comunes de planeación y gestión de recursos, y explica cómo la gestión eficaz de recursos no sólo ahorra tiempo y dinero, sino que también sienta las bases para lograr resultados excepcionales en los proyectos.

Contenido:

• ¿Qué es la gestión de recursos?
• Planeación de recursos 
• Gestión de recursos en el proyecto
• ¿Qué problemas pueden surgir en la gestión de recursos de un proyecto?
• ¿Qué métricas se usan para evaluar la gestión de recursos del proyecto?
• ¿Cómo optimizar la gestión de recursos?
• Ejemplo de gestión de recursos en un proyecto

En este artículo veremos cómo planificar los recursos del proyecto y cómo gestionar la utilización de los recursos durante la implementación del proyecto.

Aquí puede leer sobre: asignación de recursos en un proyecto

Planeación de recursos

La planificación de recursos es un aspecto crucial de la gestión de proyectos, que implica la identificación y asignación de los recursos necesarios para completar un proyecto. A continuación le ofrecemos una breve guía sobre cómo realizar la planificación de recursos.

Paso 1. Definir el alcance y los objetivos del proyecto

Este es el primer paso en casi cualquier proceso de gestión de proyectos. Antes de planificar los recursos, también es necesario definir claramente el alcance y los objetivos del proyecto. Después de eso, determine sus entregables para comprender en general qué recursos necesitará para lograr el propósito del proyecto.

⏩ Cómo redactar el alcance del proyecto

Paso 2. Analizar el alcance del trabajo

Enumere todas las tareas y actividades necesarias para completar el proyecto. Detalle lo que se debe hacer para cada tarea. Puede resultar útil crear una EDT detallada. Dividir el alcance del trabajo en tareas específicas permite una evaluación más detallada y precisa de las necesidades de recursos. También facilitará la identificación de los matices y detalles de las necesidades de recursos que podrían pasarse por alto en un análisis de alcance más amplio.

Paso 3. Identificar los recursos necesarios

Divida los recursos en tres categorías principales: humanos, materiales y financieros y examine en cada una para establecer qué va a necesitar exactamente.

1. Recursos humanos 

Los recursos humanos están relacionados principalmente con las habilidades y experiencia requeridas para cada fase del proyecto. Al analizar metódicamente las necesidades del proyecto y las habilidades disponibles dentro de su equipo, puede identificar de manera efectiva los recursos humanos necesarios para llegar exitosamente al fin de proyecto.

Cuando se trata de habilidades, considere las habilidades técnicas, las habilidades interpersonales, el conocimiento del dominio, así como las certificaciones específicas o los niveles de experiencia requeridos.

Con base en la evaluación de habilidades, defina los roles necesarios para el proyecto (por ejemplo, desarrollador, gerente de proyecto, analista) y determine las responsabilidades y expectativas de cada uno.

Identifique cualquier brecha en la que su equipo carezca de las habilidades o experiencia necesarias. Si ciertas habilidades no están disponibles, considere capacitar al personal existente. Si las carencias de habilidades no se pueden cubrir internamente o es demasiado costoso, también se puede considerar contratar contratistas.

2. Recursos materiales

​Los recursos materiales están relacionados con herramientas y equipos que se utilizan para completar un proyecto. Identifique las especificaciones y estándares de calidad de cada material. Por ejemplo, capacidades de hardware específicas o versiones de software.

Calcule las cantidades necesarias en función de la complejidad y tipo de proyecto y la duración de cada tarea. Otra actividad importante aquí es buscar proveedores que puedan proporcionar los materiales necesarios. Tiene sentido obtener cotizaciones de varios proveedores para comparar costos y negociar para conseguir el mejor precio.

3. Recursos financieros

Identificar los recursos financieros para un proyecto implica un análisis integral de todos los costos del proyecto y la obtención de los fondos necesarios. Estime los costos de todos los aspectos del proyecto, incluida la mano de obra, los materiales y cualquier gasto adicional.

⏩ Cómo se hace el presupuesto de un proyecto

Paso 4. Utilizar las herramientas y técnicas especiales

Es más fácil evaluar las necesidades de recursos utilizando herramientas de planificación especiales y organizadores gráficos, ya que ayudan a ver un panorama más amplio y visualizarlo para establecer una subestimación o sobreestimación.

Paso 5. Asignar los recursos

A base del plan de recursos, asígnelos a diversas tareas y etapas del proyecto. Asegúrese de que la asignación se alinee con el cronograma del proyecto y las restricciones presupuestarias.

Gestión de recursos del proyecto

Una vez que pase la fase de planificación y asignación, su próxima responsabilidad es monitorear y gestionar el uso de los recursos de la mejor manera posible. Aquí, los directores de proyectos suelen hacer lo siguiente.

1. Equilibrar la carga de trabajo y optimizar la utilización

Una de las principales tareas de un director de proyecto es comprobar constantemente que los recursos, especialmente los humanos, no estén sobrecargados ni infrautilizados.

Equilibrar la carga de trabajo no sólo ayuda a utilizar los recursos de forma inteligente, sino que también aumenta los beneficios del trabajo en equipo y garantiza una mejor productividad en un proyecto.

Un gerente de proyectos experimentado también debe saber cómo utilizar los recursos de manera más efectiva, compartiéndolos entre tareas o reasignándolos a medida que avanza el proyecto.

2. Monitorear y rastrear cambios

Supervise periódicamente cómo se utilizan los recursos en comparación con el plan. Las líneas base del proyecto y los diagramas de Gantt pueden ayudar a realizar un seguimiento de los devocionales e indicar la necesidad de cambios.

Evalúe el desempeño de los recursos frente a indicadores del proyecto. Mantenga registros precisos del uso, asignaciones y ajustes de recursos. Es útil para incluirlo en los informes del proyecto.

3. Interactuar con el equipo y las partes interesadas

Además del seguimiento del desempeño, realice reuniones periódicas con el equipo para revisar con ellos la asignación de recursos, los desafíos que pueden encontrar y el progreso.

No se olvide de actualizar a las partes interesadas. Especialmente, cuando son ellos quienes aprueban o toman decisiones relacionadas con el uso de los recursos.

4. Hacer ajustes y manejar los riesgos

Esté preparado para adaptar el plan de recursos en respuesta a los cambios del proyecto. Estos pueden ser desafíos inesperados o riesgos que se han considerado en la fase de planificación y se abordan de acuerdo con el plan de gestión de riesgos o plan de contingencias de proyecto.

Si se descubre que ciertos recursos faltan o son excesivos, reasígnelos adecuadamente para mantener la eficiencia del proyecto. Evalúe las necesidades futuras de recursos en función del progreso del proyecto y las próximas fases.

5. Prestar atención al presupuesto

Los recursos financieros son la columna vertebral que respalda un proyecto desde su inicio hasta su finalización, lo que impacta su éxito general. Una gestión financiera eficaz es esencial para mantener la viabilidad y rentabilidad del proyecto. Garantiza que el proyecto entregue valor y cumpla sus objetivos dentro del presupuesto asignado.

Realice un seguimiento de los costos de los recursos frente al presupuesto asignado. Supervise cualquier variación y ajuste según sea necesario. Documentarlo para analizar tendencias, posibles problemas próximos y evaluación del proyecto que se hace al final.

6. Controlar la calidad

También es necesario controlar la calidad de los materiales y herramientas utilizados en un proyecto. El seguimiento y la evaluación periódicos son cruciales no sólo para los controles de calidad de los materiales y equipos, sino también para el desempeño de los miembros del equipo. De esta manera, puede tomar medidas con anticipación si no se cumplen los estándares.

¿Qué problemas pueden surgir en la gestión de recursos de un proyecto?

Pueden surgir varios desafíos y cambios durante el ciclo de vida de un proyecto. Esto requerirá también una reacción adecuada en el ámbito de la gestión de recursos. Veamos cuáles son algunos problemas comunes que pueden afectar los recursos de un proyecto.

1. Cambios en el alcance del proyecto

Es posible que se requieran recursos adicionales en caso de ampliación del alcance del proyecto. Por ejemplo, agregar nuevas funciones en un proyecto de desarrollo de software. Por el contrario, si se reduce el alcance del proyecto, es posible que tenga recursos adicionales para otras tareas y tendrá que reasignarlos.

2. Escasez de recursos

Durante la implementación del proyecto, es posible que ciertos recursos dejen de estar disponibles. Por ejemplo, al gestionar un proyecto de construcción puede encontrarse con falta de cierto material. Para garantizar la continuidad del proyecto, los directores de proyecto deben hacer los ajustes necesarios. Otra situación posible es cuando el recurso se utiliza en muchas tareas y no rinde eficazmente en ninguna. Esto también puede requerir ajustes.

3. Cambios presupuestarios

Pueden ocurrir cambios inesperados en el presupuesto de un proyecto debido a innumerables situaciones imprevistas. Si se reduce el presupuesto del proyecto, como director de proyecto, debe reasignar recursos a las tareas más esenciales con mayor nivel de prioridad. Si la evaluación financiera muestra que hay áreas subutilizadas, es posible que también deba reasignar recursos a áreas más beneficiosas.

4. Cambios en el calendario

Los retrasos en una parte del calendario del proyecto pueden requerir la reasignación de recursos para ponerse al día o hacia otras áreas para evitar recursos inactivos. Cuando los plazos del proyecto se acortan por alguna razón, es posible que se necesiten recursos adicionales para cumplir con las nuevas fechas.

5. Problemas de rendimiento

Mientras lleva a cabo el seguimiento y control de proyecto, es posible que descubra que ciertas tareas o áreas del proyecto tienen un rendimiento deficiente. En ese caso, la redistribución de recursos puede ayudar a abordar estos problemas. Al revisar las métricas de rendimiento, también puede descubrir actividades en las que más recursos pueden aumentar significativamente el resultado.

6. Comentarios de las partes interesadas

Los clientes o inversores pueden cambiar los requisitos en cualquier momento o dar comentarios que requerirán cambios en las prioridades del proyecto y, por lo tanto, la redistribución de recursos.

7. Factores externos

Las fluctuaciones en las condiciones del mercado, nuevas regulaciones o requisitos legales, o cualquier otro factor externo podrían provocar cambios en la dirección del proyecto y también requerir cambios en el plan de recursos.

¿Qué métricas se usan para evaluar la gestión de recursos del proyecto?

Para evaluar la gestión de recursos en cualquier proyecto, independientemente de su naturaleza, ciertas métricas son especialmente relevantes. Se centran en la eficiencia y eficacia con la que se utilizan y gestionan los recursos (como el tiempo, el personal, el presupuesto y los materiales) durante todo el ciclo de vida del proyecto.

¿Cómo optimizar la gestión de recursos?

Una de las soluciones más efectivas para optimizar la gestión de recursos es mediante el uso de software de gestión de proyectos. Mejora el proceso al proporcionar una visión holística de la asignación de recursos en múltiples proyectos y también permite a los gerentes identificar y abordar los cuellos de botella y las sobrecargas de recursos en tiempo real. Este software reduce los errores manuales y ahorra tiempo.

En este contexto, GanttPRO es una gran opción. Facilitará una programación y previsión precisas y ayudará a utilizar los recursos de forma eficiente y eficaz. Este software de gestión de proyectos ofrece muchas funciones que pueden resultar muy beneficiosas para gestionar los recursos de su proyecto. En particular, ayuda a:

• Añadir recursos humanos y materiales al proyecto, estableciendo sus valores (por hora, por artículo o coste fijo) y definir sus calendarios personales.
• Administrar la carga de trabajo y la disponibilidad de los recursos en horas o tareas y redistribuir las tareas con la simplicidad de arrastrar y soltar.
• Obtener los cálculos de costes de proyecto en función del coste de tareas y recursos y contrólalos durante todo el proyecto.
• Rastrear el tiempo dedicado a las tareas para controlar y gestionar las capacidades y la productividad de los equipos. ​
• Generar informes para realizar un seguimiento de la variación del presupuesto en su proyecto y realizar ajustes.
• Tener una representación visual clara del progreso y la desviación de su proyecto con diagramas de Gantt y panel de control.

Estas características y muchas otras hacen de GanttPRO una solución integral de gestión de recursos para su proyecto.

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Gestión de recursos: ejemplo para un proyecto de consultoría

Supongamos que tenemos un proyecto en el que un equipo de consultores ayudará al cliente a adoptar principios de lean manufacturing para agilizar los procesos de producción, reducir los residuos y mejorar la eficiencia. He aquí un ejemplo de cómo podría desarrollarse la gestión de recursos.

1. Identificamos y planificamos recursos que se utilizaran en proyecto

Recursos humanos:

• 2 Consultores en Lean Manufacturing (experiencia en la industria automotriz)
• 1 Experto en cadena de suministro
• 2 Ingenieros Industriales
• 2 Analistas de datos
• 1 Coordinador de proyecto

Recursos materiales:

• Software de mapeo de procesos y análisis de datos.
• Software para gestión de proyectos.
• Espacios para reuniones y talleres en el sitio del cliente.
• Equipo necesario para la demostración del proceso (por ejemplo, modelos 3D del diseño de producción).

Recursos financieros y presupuesto:

• Honorarios de consultores: presupuesto para honorarios de consultores, en función de su experiencia y tarifas de mercado.
• Licencia de software: costos de software especializado requerido para el proyecto.
• Viajes y alojamiento: para consultores que se desplazan al sitio del cliente.
• Otros gastos: presupuesto de contingencia para gastos imprevistos.

2. Asignamos y programamos recursos

• Asignamos recursos humanos en función de las fases del proyecto: evaluación, planificación, implementación y capacitación.
• Programamos el uso de recursos técnicos y físicos para evitar conflictos y garantizar la disponibilidad.

3. Hacemos seguimiento y ajustes 

• Hacemos revisiones periódicas para garantizar que se cumplan todos los hitos.
• Reasignamos recursos en respuesta a la dinámica del proyecto.

4. Controlamos los riesgos

• Controlamos el riesgo de que la resistencia a los cambios de los empleados de la empresa cliente no obstaculice el progreso del proyecto.
• Controlamos el riesgo de los costos imprevistos, superando el presupuesto inicial.
• Controlamos que la superposición de responsabilidades o la falta de recursos no retrase  el proyecto.
• Consideramos los desafíos al integrar nuevo software o herramientas al sistema existente del cliente.

5. Hacemos una evaluación y elaboramos la documentación

• Analizar el retorno de la inversión (ROI) para el cliente en términos de mayor eficiencia y ahorro de costes.
• Documentamos las mejores prácticas y lecciones aprendidas para proyectos futuros.​