¿Qué es el alcance de un proyecto y por qué es tan importante?

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Cualquier persona que haya gestionado algún proyecto sabe lo importante que es tener un plan de antemano e implementarlo según este plan ya sea con metodologías tradicionales o ágiles. Y si todavía tiene dudas aquí le explicamos la importancia de planificación en la gestión de proyectos. 

La definición del alcance del proyecto es una parte esencial de la etapa de planificación. Además, el alcance del proyecto a veces se puede definir incluso antes de la etapa de planificación para desarrollar la propuesta de proyecto.

A continuación le contamos todo lo que debería saber sobre el alcance de un proyecto. En particular: 

• ¿Qué es el alcance de un proyecto?
• La importancia del alcance de un proyecto
• ¿Cómo hacer el alcance de un proyecto?  
• Ejemplos de alcance de un proyecto
• Gestión de alcance del proyecto

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¿Qué es el alcance de un proyecto?

El alcance de un proyecto es el trabajo determinado que se debe realizar para entregar el resultado final (por ejemplo, producto, o servicio) de acuerdo con las características y funciones específicas de este producto o servicio.

La importancia del alcance de un proyecto

Cuando se define el alcance del proyecto, se definen todos los límites, recursos, costos, metas, tareas y entregables claves para completar el proyecto con éxito. No hay diferencia qué tipo de proyecto está llevando: de informática, construcción, diseño, marketing, educación, u otros. El plan de gestión del alcance es imprescindible desde el principio en cualquier industria o ámbito. 

Una vez que se definan todos los resultados que se intenta lograr en el proyecto, así como todos los supuestos y restricciones, se prepara una declaración de alcance en la que se incluye toda esta información por escrito. 

Asimismo, la declaración de alcance incluye información detallada sobre las principales metas y objetivos del proyecto, tareas y entregables, plazos y presupuestos del proyecto, y aclara lo que no se entregará (es decir, lo que está dentro y fuera del alcance). 

De este modo, un alcance bien definido ayuda a gestionar los imprevistos y facilita la gestión posterior del proyecto:

• Forma base de loa documentos iniciales como el acta de constitución de proyecto.  
• Ayuda a prevenir el cambio constante de requisitos y especificaciones, desvíos en el proyecto.
• Como debe estar acordado por todas las partes interesadas, garantiza que todas ellas tengan una comprensión clara de las posibilidades y límites del proyecto desde el inicio. 
• Reduce los riesgos del proyecto.
• Como requiere una estimación de presupuesto, facilita posteriormente la gestión de presupuesto de proyecto. 
• Lo más importante es que ayuda a prevenir la corrupción de alcance.

¿Cómo hacer el alcance de un proyecto?

Para redactar el alcance del proyecto hay que definir una serie de los componentes que debe incluir. Generalmente, una declaración del alcance del proyecto bien compuesta debe incluir una serie de elementos.

Elementos del alcance de un proyecto

• Justificación

La necesidad empresarial o comercial que aborda el proyecto. Es decir, las razones por las que se está iniciando el proyecto. Es muy importante que las partes interesadas tengan bien clara la justificación del proyecto.

• Descripción del resultado

Esta sección incluye todas las características conocidas del resultado, producto o servicio que se producirá. 

• Criterios de aceptación

Incluyen las condiciones que deben cumplirse para que se acepten los entregables/resultados del proyecto. 

• Resultados (u objetivos) 

Esto es lo que realmente se producirá (resultado, producto, servicio). Es un punto importante en el que deben llegar de acuerdo todas las partes interesadas.

• Exclusiones

Declaraciones o cualquier elemento no incluido en un proyecto. Ayudan a evitar la corrupción de alcance en gestión de proyectos.

• Limitaciones

Estas son las limitaciones a las que se enfrenta un proyecto en contexto de diversos aspectos: recursos, financiación, etc. 

• Hipótesis

Son los factores que traen cierta incertidumbre que puede provocar riesgos en un proyecto. Para minimizar estos riesgos hay que analizarlos atentamente y presentarlos a todas partes interesadas.

• Estimaciones de costes 

Esta sección describe las estimaciones necesarias para completar un proyecto. Al principio, puede que sea complicado hacerlas, pero es crucial fijar los costos para la gestión de costos posterior.

Tenga en cuenta, que antes de empezar a redactar el alcance de un proyecto, se recomienda hacer un plan de recursos disponibles y una estimación de la posible gestión de recursos a lo largo del proyecto. De este modo, sabrá exactamente qué recursos tiene disponibles cuando empiece a definir el alcance del proyecto y podrá ajustar el alcance del proyecto en función de recursos disponibles.

• Otros requisitos 

Es importante mencionar todos los requisitos importantes a la hora de hacer el alcance de un proyecto. Si considera que algo pueda ser importante en la fase de implementación del proyecto, es recomendable incluirlo en la declaración en esta etapa, ya que no se podrá volver a redactarlo. 

Preguntas básicas para definir el alcance de un proyecto

Los gerentes de proyecto tienen que definir las preguntas de alcance del proyecto. Para esto, en colaboración con el equipo y las partes interesadas, se debe crear un roadmap para delinear y comprender qué y cuándo se debe hacer para completar el proyecto. Estas son las preguntas típicas sobre el alcance de un proyecto las que deben abordar para definir el alcance de un proyecto:

• ¿Cuáles son los objetivos?

Quizás es la pregunta más importante de la declaración de alcance en un proyecto.  Puede ser un párrafo que muestre la información sobre los resultados que se deben lograr. Si surge alguna duda en el proceso, tienen que remitirse a este punto. 

• ¿Cuáles son los entregables?

Sin definir (en las primeras etapas) lo que se producirá, un gerente no puede continuar con la implementación.

• ¿Cuál es el plazo?

La gestión del tiempo es un verdadero desafío, especialmente cuando no está definido ni documentado. Así que también es importante definir el cronograma del proyecto. 

• ¿Cuáles son las limitaciones? 

Un gerente debe saber todo sobre el entorno donde se va a realizar su proyecto. Esas limitaciones pueden ser legales, comerciales o de mercado. 

• ¿Qué supuestos pueden traer riesgos?

Estas preguntas deben responderse y manejarse lo antes posible para evitar problemas entre las partes.

• ¿Quién aprueba el resultado final?

Es fundamental saber quién toma las decisiones finales para acordar todos los aspectos importantes del alcance.

Ejemplos de alcance de un proyecto

No hace falta mencionar que todos los aspectos documentados en la declaración de  alcance del proyecto deben ser concisos y claros: formarán la comprensión y el concepto completo. Esta es la clave para un alcance exitoso en la gerencia de proyectos.

Resumen de un mal ejemplo de un alcance de un proyecto 

Una empresa quiere expandir su presencia en el mercado del país. Para ello se necesita: investigar el mercado, abrir nuevas tiendas, realizar una campaña de marketing y atraer clientes. 

¿Qué opina sobre esta definición de alcance de proyecto? Obviamente, no se puede desprender casi nada de este ejemplo. Sobre todo ahora que sabemos todas las preguntas y elementos que debe incluir el alcance de un proyecto, podemos ver que no trata ninguno de los puntos requeridos. 

Resumen de un buen ejemplo de un alcance de un proyecto

Una empresa quiere extender su presencia en 10 localidades más (se especificarán en el proyecto) del país para aumentar sus ganancias en un 10% a base del creciente interés de la población de estas localidades en dichos productos. La primera localidad será X en la siguiente región del país. La empresa requiere X cantidad de mano de obra. El proyecto necesita aproximadamente 1 000 000 $ y debería estar terminado en 12 meses.

¿Por qué este es un buen ejemplo del alcance? Hay características e instrucciones específicas de conformidad con los objetivos SMART (específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y oportunos): aumento de la ganancia (específica) en un 10% (medible); una empresa abrirá 10 tiendas más (alcanzable) en lugares específicos con una fuerza laboral comprometida; a base del creciente interés de la población de estas localidades en dichos productos (relevante); período de tiempo definido (oportuno).

Gestión de alcance del proyecto

La cosa no termina en redactar la declaración de alcance del proyecto. Después de hacerla, podrá proceder con la estructura de desglose de trabajo. Es decir, dividir el proyecto en pequeños entregables y definir tareas para cada entregable. 

También tendrá que revisar el alcance del proyecto frecuentemente para ver si el proyecto se implementa de acuerdo con la declaración y los requisitos establecidos y que no haya riesgos de corrupción de alcance. 

Para gestionar el proyecto y su alcance, conviene usar las herramientas para gestión de proyectos. Entre las herramientas más convenientes para trabajar con el alcance del proyecto está un diagrama de Gantt. Y el software de gestión de proyectos GanttPRO es una forma eficaz de planificar todo desde cero. Este creador de diagramas de Gantt ofrece una estructura clara y visualmente atractiva de todos los detalles del proyecto, así como de los objetivos desde el principio. 

Con GanttPRO, definirá fácilmente:

• Entregables
• Pasos iniciales, trabajo en progreso, tareas pendientes
• Plazos para todo el proyecto y cada tarea
• Hitos de proyecto 
• Cambios imprevistos

Además, permite compartir online el proyecto con las partes interesadas con enlaces estáticos y dinámicos. Y también descargar el alcance del proyecto en .png o .pdf, yo compartirlo en forma impresa. 

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