Cómo redactar objetivos de un proyecto para lograr resultados excepcionales

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No tener objetivos claros en un proyecto es como estar perdido sin un mapa sin saber qué hacer. La planificación del proyecto se vuelve en un proceso de adivinanza porque no está seguro de lo que está planeando. Las personas que trabajan en el proyecto pueden confundirse y tomar decisiones equivocadas porque no tienen un objetivo claro. 

El proyecto puede empezar a incluir más y más cosas, y convertirse en una bola de nieve que se hace cada vez más grande. Y cuando termine todo, es difícil saber si el proyecto ha tenido éxito porque no está seguro de que se considere como éxito.

Por lo tanto, es vital definir correctamente los objetivos desde la primera fase del proyecto. Con este artículo le ayudamos a hacerlo de mejor manera posible y explicamos:

• Qué es el objetivo de un proyecto
• Cómo distinguir metas, propósitos u objetivos de proyecto
• Cómo redactar los objetivos de un proyecto
• Tipos de objetivos en un proyecto
• Ejemplo de objetivos de un proyecto

¿Qué es el objetivo de un proyecto?

¿Cuál es el objetivo de un proyecto? La respuesta es bastante fácil, lograr algo. De ahí, podemos definir el objetivo del proyecto como resultado que se planea lograr al final de ese proyecto. Pueden definirse en términos de productos (un edificio nuevo, una modificación del producto, una campaña ejecutada), resultados (infraestructura local mejorada, seguridad de datos mejorada), o beneficios (crecimiento de la participación de mercado, costos operativos reducidos).

Un proyecto puede tener múltiples objetivos, pero generalmente es mejor mantener el número manejable. Normalmente, un proyecto tendrá entre tres y cinco objetivos principales. Esto permite un enfoque claro y una gestión eficaz. Demasiados objetivos pueden provocar una pérdida de enfoque y dificultar la gestión del proyecto.

Cómo distinguir metas, propósitos u objetivos de proyecto

A menudo podemos ver que las metas, propósitos y objetivos se usan indistintamente en la gestión de proyectos, pero tienen diferencias sutiles en su significado y aplicación. Vamos a ver cuáles son. 

Metas del proyecto: objetivos generales

Las metas de un proyecto son declaraciones generales de lo que el proyecto espera alcanzar. Suelen ser menos concretas que los objetivos y expresan una visión general. Además, tienen una orientación a largo plazo y proporcionan una dirección amplia para la organización o el proyecto. Pueden considerarse también como objetivos generales de un proyecto. 

Ejemplo de metas de un proyecto

Como ejemplo de metas en un proyecto de desarrollo de software podría ser: rediseñar la interfaz de usuario, lanzar una nueva funcionalidad clave,  mejorar el rendimiento del software. 

Propósito de un proyecto: el ‘porqué’

El propósito de un proyecto en esencia es su justificación que responde a la pregunta «¿Por qué se emprende este proyecto?». Suele estar alineado con la misión y visión de la organización.

Ejemplo de propósito de un proyecto

El propósito de un proyecto de desarrollo de software podría ser: aumentar la competitividad del producto, expandir la base de usuarios, fortalecer la satisfacción del cliente. 

Objetivos de un proyecto: el ‘qué’

Por último, los objetivos de proyecto son resultados específicos que el proyecto se propone alcanzar. Son concretos, medibles y están delimitados en el tiempo. Los puede considerar como pasos más pequeños y alcanzables que llevan a la consecución de las metas.

Es decir, si las metas (los objetivos generales de un proyecto), por ejemplo pueden ser ‘mejorar la satisfacción del cliente’. Mientras que a los ejemplos de objetivos específicos de un proyecto podríamos atribuir ‘Aumentar la puntuación de satisfacción del cliente en un 20% en los próximos 12 meses’. 

Cómo redactar un objetivo de un proyecto

Para un gerente de proyecto, determinar los objetivos del proyecto es un paso crítico para garantizar el éxito y la alineación de su proyecto. A continuación presentamos un enfoque estructurado que puede ayudarle si se pregunta cómo hacer frente al objetivo de un proyecto de forma eficaz.

1. Definición del alcance, metas y propósito del proyecto

Comience recopilando toda la información relevante sobre el proyecto. Para definir los objetivos del proyecto es necesario comprender los antecedentes del proyecto, las necesidades que pretende abordar y las expectativas de su finalización. 

Analice y comuníquese con las partes interesadas clave para comprender sus necesidades, expectativas y limitaciones. De esa manera descubrirá que podrá alinear el resultado con las expectativas.

Describa claramente el alcance de proyecto, lo que cubrirá y lo que no cubrirá. Esto ayuda a establecer límites y centrarse en los objetivos.

2. Evaluación con el marco SMART 

Para redactar y determinar los objetivos correctamente, aplique el marco SMART para analizarlos. Eso significa que tienen que ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos. 

• Objetivos específicos 

Eso significa que los objetivos del proyecto deben ser claros y precisos para evitar ambigüedades. Se trata de responder a los aspectos como qué, por qué, quién, dónde y qué.

Por lo tanto, en lugar de decir «Mejorar el rendimiento del software», el objetivo específico de un proyecto diría «Aumentar la velocidad de respuesta de la función de búsqueda del software en un 30%».

• Objetivos medibles 

Para evaluar el resultado, es necesario desarrollar criterios para medir el progreso y el éxito de su objetivo. Los criterios cuantificables ayudan a medir el progreso y facilitan el seguimiento y la determinación de cuándo se cumplen los objetivos.

Los objetivos medibles serían: «Reducir el tiempo de inactividad del sistema del 5% al 2% durante los próximos seis meses».

• Objetivos alcanzables

Eso significa que los objetivos deben ser desafiantes, pero aún así realistas y alcanzables dentro de las limitaciones del proyecto. “Aumentar la base de usuarios en un 1000% en un mes” muy probablemente no es un objetivo alcanzable. 

• Objetivos relevantes 

Eso significa que deben estar sincronizados con los objetivos comerciales más amplios y la visión del proyecto. Entonces, si su objetivo actual principal es optimizar la cadena de suministro, un proyecto con actividades en las redes sociales puede ser irrelevante.

• Objetivos con plazos definidos 

Eso significa que los objetivos del proyecto deben estar marcados en el calendario del proyecto y tener unas fechas claras. Esto crea una sensación de urgencia y ayuda en la planificación y priorización.

Un buen ejemplo podría ser: «Lanzar el nuevo módulo de software para el tercer trimestre de 2024».

3. Ajuste de objetivos 

Una vez que haya concluido la lista de objetivos, lleve a cabo una reunión con miembros clave del equipo y partes interesadas para discutirla y revisarla en colaboración. Los comentarios que reciba pueden ayudar a refinar y mejorar la versión final.

4. Priorización

Puede darse el caso de que acabe teniendo demasiados objetivos en la lista. Pero como ya hemos mencionado, es mejor centrarse en 3-5 como máximo. Si este es su caso, identifique qué objetivos son más críticos para el éxito del proyecto y priorícelos en consecuencia.

5. Identificación de riesgos

Del mismo modo que definirá los riesgos de proyecto, no tiene que olvidar de los riesgos potenciales directamente relacionados con los objetivos. Piense y escriba posibles estrategias que pueda utilizar para abordar estos riesgos.

6. Documentación

Documente los objetivos, incluyendo su prioridad y cronogramas. Ponlo a disposición de todas las partes interesadas para que todos tengan una comprensión uniforme y clara de cuáles son los resultados que el proyecto intenta lograr.

7. Desglose de trabajo

Utilice la lista final de objetivos como trampolín para hacer la estructura de desglose de trabajo para su plan de proyecto. Elabore una lista de tareas y subtareas para cada objetivo, defina los hitos del proyecto y colóquelos en el cronograma del proyecto. Guarde todo esto como línea base del proyecto para verificar el progreso y garantizar su finalización.

8. Control 

Aunque es muy indeseable, a veces los objetivos del proyecto pueden cambiar debido a factores imprevistos, como peticiones de las partes interesadas, cambios en las condiciones externas, problemas técnicos inesperados o dinámica del equipo del proyecto. Tenga esto en cuenta y esté preparado para modificar los objetivos en respuesta a factores internos o externos.

Un software de gestión de proyectos como GanttPRO servirá como una plataforma centralizada para organizar y dar seguimiento a todos los aspectos del proyecto, desde la planificación inicial hasta su finalización. También facilitará la definición y el desglose de los objetivos del proyecto en tareas manejables. Más adelante, GanttPRO permitirá seguir el progreso en tiempo real, garantizando que el proyecto se mantenga encaminado y dentro del presupuesto. Además, mejorará la colaboración y la comunicación en equipo. Esto es esenciale para lograr los objetivos del proyecto de manera eficiente.

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Tipos de objetivos en un proyecto

Los objetivos del proyecto pueden variar ampliamente dependiendo también de la naturaleza y el tipo de proyecto. Comprender estos tipos puede ayudar a mantener el enfoque y la alineación. Estas son las principales categorías de objetivos del proyecto que podemos destacar:

Objetivos técnicos

Aquí la atención se centra en lograr resultados técnicos, como desarrollar nuevas funciones de software, implementar nuevas tecnologías o actualizar las existentes, mejorar el rendimiento de los sistemas, procesos o equipos existentes. A modo de ilustración, podemos considerar este objetivo: desarrollar una aplicación móvil compatible con las plataformas iOS y Android en un plazo de 9 meses.

Objetivos financieros

Los objetivos financieros del proyecto normalmente se centran en los resultados financieros asociados con el proyecto, como lograr un retorno de la inversión específico, optimizar las estrategias de precios, reducir costos, lograr una relación costo-beneficio favorable, etc. Un ejemplo: disminuir los costos operativos en un 10% para fin de año.

Objetivos operativos

Cuando su objetivo es mejorar la eficiencia, la productividad o los procesos dentro de una organización, puede establecer objetivos operativos. Esto puede incluir optimizar las operaciones, mejorar los flujos de trabajo o mejorar la gestión de la cadena de suministro. Por ejemplo, puede ser: reducir el tiempo promedio de entrega del producto de 5 días a 3 días para el cuarto trimestre de 2024.

Objetivos comerciales

Aquí la atención se centra en la perspectiva y los aspectos comerciales. Estos pueden ser: aumentar la participación de mercado, mejorar el posicionamiento de la organización en el mercado, organizar las bases de datos de clientes, adaptar nuevas fuentes de ingresos, expandirse a nuevas regiones geográficas, adquirir nuevos clientes, etc. Por poner un ejemplo de este objetivo, podría ser: lograr una tasa de satisfacción del cliente del 85% en 1 año.

Objetivos de calidad

En algunos proyectos, la calidad es de suma importancia y existe un objetivo específico de alcanzar ciertos estándares de calidad en los entregables del proyecto. Esto puede incluir cumplir con los estándares de la industria, obtener certificaciones o cumplir con puntos de referencia de desempeño específicos. Tomemos como ejemplo la obtención de la certificación ISO 9001 para el proceso de fabricación a finales del tercer trimestre.

Por último, tenga en cuenta que puede tener objetivos relacionados con el proyecto en sí. Los llamados objetivos de desempeño. Esos son ciertos puntos de referencia que desea alcanzar durante la implementación del proyecto: completar las etapas principales en plazos específicos, permanecer dentro de los límites del presupuesto de proyecto y de la línea base del proyecto, o garantizar cierta eficiencia en la gestión de la carga de trabajo.

Ejemplo de objetivos de un proyecto

Objetivos de un proyecto: ejemplos para desarrollo de software 

En un proyecto de desarrollo de software de colaboración podría determinar estos objetivos:

• Lanzar una versión beta del software de colaboración con funciones principales como mensajería en tiempo real, uso compartido de archivos y videoconferencias antes del 31 de julio de 2024.
• Lograr una puntuación de satisfacción del usuario de al menos 4 sobre 5 según una encuesta posterior al lanzamiento realizada a los primeros 100 usuarios dentro del mes posterior al lanzamiento beta.
• Obtener una base de usuarios de software con hasta 500 usuarios activos dentro de los primeros tres meses posteriores al lanzamiento.

Ejemplo de objetivo en un proyecto de marketing 

Si está realizando la gestión de un proyecto de marketing, estos podrían ser los objetivos, según la meta y el propósito de su proyecto. 

• Aumentar el tráfico del sitio web en un 25 % a través de una campaña de redes sociales dirigida a Facebook, Instagram y LinkedIn durante el próximo trimestre.
• Ampliar la lista de suscriptores de correo electrónico en un 15 % en cuatro meses con lead magnets y las páginas de destino optimizadas.
• Mejorar el conocimiento de la marca en el grupo demográfico de 20 a 25 años en un 30 % en un año a través de colaboraciones con personas influyentes y campañas publicitarias en redes sociales.

Objetivo de un proyecto: ejemplo para construcción 

En la gestión de proyectos de construcción puede encontrar objetivos como:

• Mantener una variación del presupuesto del proyecto dentro del 5% del presupuesto asignado de $2 millones.
• Asegurar una reducción del 20% de los accidentes laborales al final del segundo semestre.
• Lograr una calificación mínima ‘B’ en prácticas de construcción sustentable para finales de 2024.

Objetivo del proyecto: ejemplo para organización de un evento

Para los proyectos relacionados con la organización de eventos, podrían ser objetivos similares a estos:

• Lograr una tasa de satisfacción de los asistentes del 90% según los comentarios de la encuesta posterior al evento.
• Aumentar la visibilidad y el compromiso de la marca logrando un 30% más de menciones en las redes sociales y un aumento del 50% en seguidores en las plataformas de redes sociales del evento dentro de los dos meses posteriores al evento.
• Vender el 80% de las entradas dentro de las primeras cuatro semanas desde la fecha de lanzamiento de entradas fijada para el 1 de julio de 2024.

Ejemplos de objetivos de proyectos medioambientales

Si se trata de realización de proyectos medioambientales, estos son unos ejemplos que le pueden servir como referencia:

• Reducir la huella de carbono de la organización en un 25% mediante la implementación de fuentes de energía renovables e iniciativas de reducción de residuos al final del año fiscal.
• Aumentar la cubierta verde de la ciudad plantando 5.000 árboles en varios barrios y parques en los próximos 18 meses.
• Llevar a cabo una campaña educativa sobre vida sostenible, llegando al menos a 10.000 residentes a través de talleres, seminarios y plataformas en línea dentro de un año.