Cómo hacer un cronograma para lograr mejores resultados en cualquier tipo de actividad

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Si tiene pendientes una serie de actividades o un trabajo, seguramente necesita un plan y una comprensión clara de las fechas de inicio y finalización para completarlas. Si no hay una gran probabilidad de que logre hacer solo una parte o encontrará muchos obstáculos por el camino. 

Y si hablamos de un proyecto, la necesidad de tener un plan ordenado de todas las tareas que hay que completar para alcanzar los objetivos de proyecto, es aún más obvia. Un cronograma es la herramienta que le ayuda en esto. Por lo tanto, hay que saber cómo se hace un cronograma para cualquier tipo de proyectos.

En este artículo le explicamos cómo se hace un cronograma de actividades de un proyecto y con qué herramienta puede contar para elaborar un cronograma en cuestión de minutos. Verá:

• ¿Qué es un cronograma?
• ¿Para qué sirve un cronograma de actividades en el proyecto?
• ¿Cómo hacer un cronograma? 
• Software para cronograma de actividades de proyecto
• Ejemplo de cronograma de un proyecto

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¿Qué es un cronograma?

El cronograma de un proyecto es una línea ordenada cronológicamente con fechas, eventos o acciones esenciales del proyecto. También se conoce como una línea de tiempo (la versión de cronograma más simple), pero el significado es el mismo. Este punto de referencia visual permite comprender los pasos necesarios para completar un proyecto a tiempo. 

Asimismo, se puede hacer un cronograma de actividades o un cronograma de trabajo. En este caso el proceso puede ser menos formal que en un proyecto, pero el concepto es el mismo. 

El papel de los cronogramas crece constantemente porque también aumenta la importancia de la esfera de la gestión de proyectos. Los cronogramas online permiten que todo el equipo comprenda su trabajo de un vistazo con una descripción general de todas las tareas requeridas, junto con sus asignaciones, niveles de prioridad e hitos del proyecto.

¿Para qué sirve un cronograma de actividades en el proyecto?

Un cronograma de actividades puede proporcionar beneficios significativos para todos los miembros del equipo en cada etapa de ciclo de vida de un proyecto.

Existe una larga lista de razones por las que deben saber cómo hacer un cronograma de actividades para un proyecto y para que le servirá. Repasemos los objetivos fundamentales para los que sirven los cronogramas en la organización de proyectos, actividades o trabajo.

En contexto de proyectos, cabe mencionar, que aunque se use mucho más para las técnicas de gestión de proyectos tradicionales como cascada (waterfall), también puede ser útil para gestión ágil de proyectos.

Además, es una herramienta muy útil para hacer un plan de trabajo, o planificación operativa de actividades y planificación estratégica de objetivos. Y también se aplica en distintos ámbitos, ya sea para programar un plan de proyecto de marketing digital, proyecto de construcción, TI, desarollo de producto, consultoría, legal, u otro. 

Beneficios de un cronograma

• Completa el plan de proyecto. Ayuda a crear el calendario de proyecto con el resumen visual y temporal del trabajo desde el comienzo hasta el final y conecta todos los elementos necesarios para activar el plan.
• Ayuda a cumplir con los plazos. Proporciona información relevante sobre el estado de su trabajo y los plazos próximos.
• Visualiza el objetivo común. Permite que todos los miembros del proyecto o equipo reconozcan su papel en el proceso y evalúen su contribución.
• Ayuda a ver lo más importante. Con esto, todo el equipo reconoce y puede trabajar en conjunto hacia el objetivo principal.
• Mantiene a todos informados. Hace que todos los procesos sean transparentes  para todos los miembros del equipo y aumenta la confianza en la comunicación con el cliente. Además, sirve como una única fuente de información para todos.
• Muestra el orden cronológico. Con su ayuda, todos los empleados comprenden el orden en que deben completarse las tareas.
• Previene cuellos de botella. Ayuda a controlar las dependencia y anticipar su desviación.
• Demuestra cómo un cambio afecta el proyecto. Con la ayuda de un software de planificación de proyectos profesional, puede cambiar las actividades y ajustar el cronograma.

Como con cualquier cosa también puede encontrarse con algunos desafíos al usar esta herramienta:

• Estimación. Es una de las dificultades más comunes a la hora de crear cronogramas de un proyecto. No es fácil estimar cuánto tiempo llevará completar una tarea. Hay que considerar muchos factores: complejidad de la tarea, disponibilidad de recursos, competencia de expertos, etc. 

• Escasez de información. Si no tiene datos suficientes, es mejor congelar el alcance del proyecto y obtener su aprobación antes de las etapas de planificación y ejecución. De lo contrario, su cronograma perderá su eficiencia. 

• Disponibilidad de recursos. Los gerentes deben reservar recursos para el tiempo estimado y un período de amortiguación antes o después de la tarea programada.

Y con toda esta información pasamos a la parte más importante donde explicamos cómo se hace un cronograma. 

¿Cómo hacer un cronograma de actividades?

Usualmente un cronograma ofrece una imagen completa del proyecto con sus fechas y eventos importantes. Aunque desde primera vista puede parecer fácil de hacer, desarrollar uno implica varios pasos que pueden resultar desafiantes por si lo hace por primera vez.

Hemos desglosado el proceso y definido diez pasos claros. ¡Empecemos!

1. Empiece con el resumen de proyecto

Para empezar a hacer un cronograma de proyecto necesita tener la visión inicial del proyecto con todos los detalles, incluida su descripción, objetivos, costos de proyecto aproximados, plazos y desafíos potenciales. Igual, si es un cronograma de actividades, incluye el resumen de las actividades, las fechas, etc. Es decir, el cronograma es una herramienta para visualizar el proceso de realización, pero requiere una planificación detallada antes de elaborar un cronograma. 

El resumen debe incluir toda esta información que servirá como punto de referencia para los miembros de su equipo, ejecutivos, fundadores o clientes que deseen ver la descripción general del proyecto rápidamente. Debe ser lo suficientemente corto para una revisión rápida.

2. Defina el alcance de proyecto

La definición del alcance es un paso esencial para hacer el cronograma de las actividades de su proyecto.

La declaración del alcance del proyecto debe contener los entregables que planea producir a lo largo de su trabajo y los resultados finales, así como todos los requisitos, prioridades y restricciones del proyecto.

Asegúrese de que los clientes estén de acuerdo con el alcance. De lo contrario, más adelante pueden solicitar entregables fuera del alcance original (lo que se denomina corrupción del alcance).

3. Prepare la estructura de desglose de trabajo (WBS)

Después del alcance, el siguiente paso en elaborar el cronograma de actividades es crear la estructura de desglose del trabajo (la EDT o WBS en inglés). Para ello habrá que dividir el proyecto en las unidades manejables de trabajo.

Por ejemplo, puede dividir los entregables definidos en el alcance en entregables más pequeños o dividir su proyecto en fases por hitos (todo depende del tipo y complejidad de su proyecto).

4. Prepare la lista de tareas

Esta etapa está conectada con la etapa anterior ya que en las dos se define cómo conseguir los objetivos grandes con actividades pequeñas. 

Cree una lista de tareas pendientes con las tareas basadas en esos pequeños fragmentos. Su ejecución le ayudará a entregar cada etapa de trabajo.

Al dividir su trabajo en tareas, asegúrese de que no sean ni demasiado pequeñas ni demasiado grandes. Las pequeñas tareas requieren microgestión y pérdida de tiempo, mientras que las grandes son difíciles de estimar.

Este proceso le ayudará a definir las dependencias de tareas en el siguiente paso.

5. Defina dependencias

Las dependencias son las relaciones entre tareas, lo que significa que no se puede iniciar una hasta que se haya completado la otra.

Determinar las dependencias es relativamente sencillo. Sin embargo, para procesos más complejos, el mapeo de dependencias requiere un esfuerzo adicional.

La construcción de un diagrama ayuda a visualizar e identificar estas dependencias. La codificación de colores y separación en columnas lo ayudarán a designar qué equipo o individuo asumirá la responsabilidad de cada tarea.

6. Calcule el tiempo estimado de cada tarea 

El siguiente paso es estimar el tiempo necesario para completar cada tarea.

Si no tiene conocimientos y experiencia adecuada para hacer las estimaciones, es mejor hablar con los expertos o buscar la información correspondiente ya que la eficiencia depende de estas estimaciones.

7. Distribuya recursos

A menudo, los recursos son sus empleados o miembros del equipo. Los gerentes de proyecto deben considerar las preferencias y habilidades de todos los miembros del equipo para crear cronogramas más precisos.

El software de gestión de proyectos ayuda a asignar recursos con más facilidad y a optimizar la distribución de recursos con una visualización clara de la carga de trabajo y la disponibilidad de su equipo.

8. Establezca hitos

Los hitos del proyecto son eventos importantes que se muestran en su cronograma. Ayudan a rastrear el progreso y a obtener comentarios intermitentes de los clientes. Se recomienda agregar hitos con regularidad y en función de ciertos momentos clave, como la completación de una tarea compleja, por ejemplo.

💡 Ejemplos de hitos de proyecto

9. Use un programa para hacer el cronograma de actividades (Excel o algo más fácil)

Para un cronograma simple y uso único, lo puede hacer perfectamente en Excel y otras herramientas de Microsoft. Lo único que es bastante más complicado y requiere más tiempo en comparación con las herramientas especiales. De todos modos, aquí tiene un tutorial simple donde le explicamos cómo hacer un cronograma en Excel.

Sin embargo, es mucho más fácil y eficiente generarlo con un software de gestión de proyectos que automatiza el proceso y actualiza el cronograma en tiempo real.

10. Comparta el cronograma

Una de las características excelentes de las herramientas modernas de planificación y gestión de proyectos es la posibilidad de compartir cronogramas de un proyecto con las partes interesadas. Esta es una oportunidad para que todas las partes involucradas revisen, discutan y aprueben el curso en un solo lugar simultáneamente. También ayuda a recibir comentarios mucho más rápido. Y resulta muy útil cuando tiene que presentar el proyecto. 

El único aspecto que queda por resolver aquí es cómo elegir la mejor herramienta de cronograma del proyecto que se adapte a sus necesidades.

Software para cronograma de actividades de proyecto

Al elegir una solución adecuada de software para hacer el cronograma de proyecto, podrá planear sus tareas desde principio hasta el final, ajustar su duración, agregar dependencias e hitos, establecer fechas límite y más.

Actualmente uno de los mejores software para hacer un cronograma de proyecto es GanttPRO. Esta app proporciona a sus usuarios excelentes funciones para planificar y administrar cronogramas de diversa complejidad.

La herramienta se basa en gráficas de Gantt: una de las herramientas más eficaces para planificar y programar tareas, establecer dependencias e hitos, administrar recursos y colaborar con los miembros del equipo. También puede aprovechar de su función de línea base del cronograma de proyecto con la que puede fijar el estado de cronograma inicial y comparar a lo largo de su realización.  

Este creador de diagramas de Gantt ofrece un diseño profesional y muchas características adicionales valoradas por los directores de proyectos de todo el mundo. Permite exportar e importar gráficos de diferentes software. Por ejemplo, si tiene un cronograma hecho en Excel o MS Project, puede moverlo fácilmente a GanttPRO y trabajar con él ahí plenamente.

Además, el software ofrece plantillas de cronogramas con diagramas de Gantt para un comienzo fácil y una guía completa para entender todas sus funciones. 

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¿Cómo hacer un cronograma online con GanttPRO?

1. Cree una cuenta para hacer el cronograma de proyecto

Regístrese en GanttPRO.

Y cree un proyecto nuevo.

2. Agregue tareas, subtareas e hitos que quiere visualizar en el cronograma de actividades

Puede crear una lista de tareas a mano haciendo clic en el boton ‘Añadir una tarea’ o importarla de un archivo Excel. Aparte de eso, es posible definir y visualizar hitos en el cronograma. 

3. Fije fechas y plazos de las actividades de su cronograma

Defina fechas de inicio y finalización para cada tarea en la cuadrícula del proyecto o en el diagrama de Gantt arrastrando las barras de tareas en el cronograma.
Conecta tareas con dependencias, en caso de que trabaje con tareas cuyas fechas dependen unas de otras. Simplemente haga clic en un círculo cerca de la barra de tareas y arrastre la flecha a la tarea que desea conectar. 

Y ya estaría.  

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Ejemplo de cronograma de un proyecto y plantilla

Estos son algunos ejemplos de cronogramas que podrá usar como inspiración, referencia o simplemente como plantilla de cronograma. 

Ejemplo de cronograma de un proyecto de software 

📂 Descargar o editar la plantilla de cronograma de actividades de un proyecto de software

Ejemplo de cronograma de obra

📂 Descargar o editar la plantilla de cronograma de obra

Ejemplo de cronograma de un evento

📂 Descargar o editar la plantilla de cronograma de un evento

Ejemplo de cronograma en marketing

📂 Descargar o editar la plantilla de cronograma de marketing 

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