¿Cómo planificar mejor proyectos con la EDT (estructura de desglose del trabajo)?
Los gerentes de proyecto que trabajan con proyectos complejos confirman que desglosar el trabajo en partes más pequeñas y manejables facilita mucho el flujo de trabajo, mejora la productividad y eficiencia .
En este artículo le explicamos un método y una solución funcional que consta de desglosar cada paso de su proyecto y considerar todas las tareas para lograr el mejor resultado. Se trata de la estructura de desglose del trabajo (o, como también se llama, el desglose de descomposición del trabajo o estructura de descomposición del trabajo).
En particular, cubrimos los siguientes aspectos:
- Qué es una EDT/WBS
- EDT ejemplos
- Plantilla EDT
- Cómo hacer una EDT
- Los beneficios del uso de la estructura de desglose de trabajo
¿Qué es una EDT/WBS?
Hay muchas opciones que puede encontrar en cuanto al nombre de la estructura de desglose de trabajo. EDT, por ejemplo, es el acrónimo en español. También puede conocerla como la estructura de descomposición del trabajo o work breakdown structure (WBS en inglés). Y también como la estructura de división de trabajo, estructura de descomposición del proyecto (edp), o simplemente la estructura de proyecto.
El significado de WBS de un proyecto según PMBOK®, es «descomposición jerárquica del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto orientada a los entregables». Para explicarlo de manera más fácil, podríamos decir que la estructura de descomposición del proyecto es un gráfico donde se muestran los ‘paquetes de trabajo’ o grupos de tareas del proyecto y se reflejan sus relaciones entre sí y con el proyecto en general.
Una estructura de desglose del trabajo EDT es un organizador gráfico que ayuda a los gerentes de proyecto a predecir los resultados en función de varios escenarios. A menudo se describe como un árbol orientado a resultados que cubre todos los procedimientos del proyecto de forma organizada. Sin embargo, la EDT también se puede mostrar como una lista tabular de tareas y elementos en los diagramas de Gantt de estructura de desglose del trabajo.
Los gerentes usan la estructura de desglose de trabajo para dividir sus proyectos en componentes fácilmente manejables. Estos componentes se descomponen aún más hasta que se pueda asignar una persona requerida del equipo. Es una herramienta de planificación que se puede usar en la elaboración de un plan general como plan de acción o un plan operativo, por ejemplo. O para hacer planes específicos, como plan de marketing digital o plan de organización de evento, plan de un proyecto de ingeniería, construcción, lanzamiento de un producto, etc.
Elementos de EDT/WBS
De acuerdo con la naturaleza jerárquica del procedimiento de desglose, existen niveles específicos que deben aplicarse para facilitar la gestión de proyectos.
La estructura de desglose de proyecto, por lo general, incluye los siguientes elementos:
- Objetivo del proyecto
- Entregables
- Desglose de los principales entregables
- Hitos
- Tareas y actividades
- Recursos
- Costes estimados
- Dependencias
- Asignaciones de responsabilidad
Herramienta para hacer la EDT
Cree la estructura de desglose de trabajo en cuestión de minutos con la ayuda de GanttPRO.
Probar gratisEDT ejemplos
EDT ejemplo más simple
Vamos a ver el ejemplo de EDT estructura de desglose del trabajo más simple a base de un plan de vacaciones:
Ejemplo de EDT de un proyecto informático
Para un ejemplo de WBS un poco más elaborado, miremos un ejemplo de EDT de un proyecto informático:
WBS estructura de proyecto de diseño de sitio web de un e-commerce
Con WBS puede describir y dividir las etapas y tareas y obtener una estructura de desglose del trabajo y una estructura de proyecto muy clara. Este es un ejemplo de estructura de división de trabajo en un proyecto de diseño de sitio web para un tienda de comercio electrónico.
Plantilla EDT
La mejor manera de dividir la estructura de un proyecto en tareas manejables y visualizarla al mismo tiempo es usando un diagrama de Gantt.
GanttPRO es una buena opción ya que permite crear proyectos con un número ilimitado de tareas, elaborar la estructura de desglose de trabajo y ver la estructura del proyecto tanto en una lista, como en en el gráfico.
Además, cada tarea puede dividirse en subtareas que forman un grupo de tareas o ‘paquetes de trabajo’. Por lo tanto, puede crear una línea de tiempo de diagrama de Gantt visual que muestre una EDT de su proyecto.
En GanttPRO, puede encontrar muchas plantillas con la estructura del proyecto predefinida y una EDT ya hecha para diversas industrias.
Por ejemplo, así se ve la estructura de un proyecto de diseño de una web:
🗂 Descargar plantilla EDT para proyectos de diseño de web.
Y este es el ejemplo de estructura de desglose de trabajo de un proyecto de construcción:
🗂 Descargar la plantilla EDT para proyectos de construcción.
Si necesita ver otros ejemplos de EDT de un proyecto y descargar plantillas de WBS de proyecto o trabajar con EDT online, puede encontrarlas aquí:
- Plantilla EDT para proyectos de desarrollo de software
- Plantilla EDT para proyectos de marketing
- Plantilla EDT para planificar eventos;
- Plantilla EDT para lanzamiento de un producto nuevo
- Y otras.
Cabe mencionar, que también puede usar la EDT para hacer un digrama PERT.
¿Cómo hacer una EDT de un proyecto?
1. Determinar y describir el enunciado del proyecto
Puede ser solo una oración o párrafo que describirá la visión y las funciones del proyecto en la etapa final. Esta fase de estructura de desglose es la base de cualquier proyecto y suele ser desarrollada por todo el equipo.
2. Resaltar todas las fases necesarias
Una vez completado el primer paso, es el momento de completar las fases.
Quizás, tendrá que dividir el alcance en múltiples fases dependiendo de tipo del proyecto. Por lo general, depende de los requisitos del proyecto, las oportunidades presupuestarias y los plazos.
3. Definir los entregables (resultados finales)
Describa todos los entregables que deben completarse en cada fase. Las fases deben tener resultados finales que se tienen que lograr antes de pasar a la siguiente fase. Cada entregable también debe tener su enunciado que describa los objetivos y funciones.
4. Dividir los entregables en tareas manejables
Después de definir los enunciados de entregables, es hora de agregar otro nivel de la jerarquía para contar los detalles. Las tareas del proyecto deben presentarse como secciones. Así, un miembro del equipo o un equipo pequeño podrá gestionarlos fácilmente.
5. Asignar cada sección
La asignación de cada parte manejable es la última etapa de la jerarquía. Un miembro del equipo requerido será responsable de una tarea específica. Estarán involucrados en cada sección de trabajo que llevará a los resultados correspondientes.
Los beneficios del uso de la estructura de desglose de trabajo
Al trabajar con EDT, encontrará muchas ventajas esenciales. El punto importante es que el presupuesto de un proyecto puede asignarse a las etapas superiores del sistema de desglose.
Puede desarrollar un presupuesto y un cronograma asignando los costes y tiempo estimados a secciones específicas de la estructura de desglose del trabajo.
Estos son solo algunos de los beneficios de usar una EDT/WBS:
- Muestra todo el trabajo necesario para la realización del proyecto.
Cada detalle está cuidadosamente pensado, por eso no se pierde nada en el proyecto.
- Visualiza la actividad de cada miembro y su papel en todo el proyecto.
La EDT mantiene a todos los miembros del equipo enfocados en el objetivo final. Minimiza la posibilidad de que se realice trabajo innecesario porque el alcance se ha definido claramente.
- Ayuda a comunicarse y colaborar en tareas.
No importa si su proyecto tiene una dirección interna o externa. Una estructura de desglose del trabajo incluye actos de comunicación en cada paso.
- Ayuda a evitar cambios y riesgos, como fechas límite incumplidas, corrupción del alcance, etc.
La EDT ayuda a identificar cuáles de los entregables se retrasan en su plan. Si algunos problemas se quedan atrás, resulta obvio dónde se deben implementar los cambios. Además, cuando el proyecto está listo, pueden ocurrir algunos problemas adicionales. Una estructura de desglose del trabajo ayuda a reducirlos teniendo en cuenta todos los detalles de las tareas antes de su ejecución. Por último, si utiliza EDT, mitiga y realiza la gestión los riesgos desde el principio. Anticipa todos los requisitos y asigna recursos: dinero, tiempo y mano de obra.
- Contribuye a la estimación de costes, asignación de recursos y las mejoras en la gestión del tiempo.
La estructura de desglose del trabajo (WBS) divide el proyecto en componentes más pequeños, lo que facilita la asignación de recursos y una estimación precisa de costos. Ayuda a identificar dependencias de tareas, cruciales para la programación de recursos y la gestión presupuestaria. Y también ayuda en la administración de recursos a lo largo de proyecto y permite monitorear el progreso de las tareas individuales y el uso de recursos.
Software para hacer edt online
Aunque existen varias formas de representar la estructura de desglose del trabajo de un proyecto, sin duda alguna, la forma más fácil es usando un software de gestión de proyectos profesional, como GanttPRO. Al agregar todos los datos de elementos de la EDT, obtendrá una clara estructura del proyecto y el desglose de trabajo de hasta 13 niveles.
Aparte de esto, el creador de EDT online GanttPRO ofrece una gran variedad de funciones como:
- Diagrama de Gantt profesional para gestión de todo tipo de proyectos
- Gestión integral de tareas
- Posibilidad de personalizar la lista de tareas
- Priorización de tareas
- Asignación de recursos
- Gestión de costes
- Distribución óptima de carga de trabajo
- Gestión de plazos, dependencias e hitos
- Exportación e importación de proyectos
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