Marco Scrum: ¿Cómo gestionar trabajo y proyectos complejos de manera fácil y eficiente?

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¿Cree que podrían tener algo en común el rugby y la metodología ágil de gestión de proyectos? Pues la respuesta es sí. Y es uno de los métodos ágiles muy populares, Scrum cuyo nombre proviene de un término de juego rugby. 

La idea de Scrum (corto de “Scrummage” en inglés) en rugby se basa en gran medida en una comunicación sólida entre los jugadores del equipo, donde cada uno cumple un rol específico para llegar al objetivo común. 

Los gerentes han adaptado esta filosofía a gestión ágil de proyectos y procesos, y así apareció el método. Hoy en día, se ha convertido en el modelo de gestión ágil muy popular. Así, por ejemplo, según la última encuesta sobre el uso de metodologías Ágiles entre los desarrolladores de software (The 15 State of Agile survey), 66% de respondientes confirman que usan más estrechamente al nivel de equipo el método Scrum frente a otros métodos ágiles.   

Scrum es un enfoque flexible cuyas prioridades clave son aumentar la productividad, el enfoque y la colaboración para proporcionar los entregables de forma rápida y de alta calidad. ¿Quiere saber más sobre este método? Estos son los aspectos que vamos a introducir en este artículo: 

• ¿Qué es Scrum?
• Roles en Scrum
• Pilares y valores de Scrum 
• ¿Cómo aplicar Scrum?
• Herramientas Scrum
• Scrum: ventajas y desventajas

¿Qué es Scrum?

Scrum es un marco dentro de las metodologías de gestión ágil que se basa en la flexibilidad en la adopción de cambios, alto nivel de colaboración y desarrollo y entrega de trabajo en pequeñas partes para asegurar mejores resultados.

La explicación breve de Scrum es la siguiente. Hay 3 roles claves: Product Owner, Scrum Master y el equipo. El Product Owner define las prioridades, usualmente con algun sistema de tipo matriz de Eisenhower o modelo RICE, en la lista de tareas pendientes (backlog). El equipo revisa esta lista cada dos semanas aproximadamente y decide que es lo que pueden completar en las siguientes 2 semanas. Este tiempo se llama Sprint. Después de completar el Sprint el equipo reflexiona sobre lo que han logrado hacer durante el Sprint y en qué podrían mejorar. 

Es la descripción del Scrum más básica. Para entenderlo mejor hay que conocer las responsabilidades de cada rol, las características de Scrum, sus principios, valores y los elementos de Scrum con los que puede aplicar el método en sus procesos. Allá vamos.

Roles en Scrum

Para Scrum hay 3 roles esenciales: el Product Owner, el Scrum Master y el equipo en sí. 

¿Qué hace el Product Owner? 

• Se ocupa del producto en que está trabajando el equipo. 
• Gestiona la lista de tareas pendientes (backlog) y asigna prioridades a las tareas para sacar mejores resultados. 
• Intenta gestionar la carga de trabajo de la manera que el equipo consiga hacer más en menos tiempo. 
• También mantiene contacto con todas las partes interesadas, tanto clientes como miembros del equipo. 
• Controla la calidad de los entregables. 

¿Qué hace el Scrum Master?

• Se ocupa del proceso de desarrollo de producto.
• Su objetivo principal es gestionar y facilitar el proceso y ayudar al equipo eliminando posibles obstáculos que impiden el progreso. Es decir, se ocupa de que el marco Scrum se implemente de manera correcta para obtener sus beneficios. 
• A diferencia de Product Owner lleva el control de que el equipo no esté sobrecargado con las tareas. 

¿Qué hace el equipo Scrum? 

• El equipo se ocupa de completar las tareas dentro de cada Sprint manteniendo un alto nivel de colaboración y comunicación para garantizar buenos resultados.

Normalmente, se recomienda tener equipos pequeños, de 7 a 10 personas, y que incluya expertos de amplio conocimiento en varias áreas, y profundo en un área concreta.

Pilares y valores de Scrum

Los valores de Scrum y sus pilares están definidos en la Guía de Scrum compuesta por Ken Schwaber y Jeff Sutherland.

Valores Scrum

Los equipos que aplican Scrum deberían seguir los siguientes valores de Scrum:

• Compromiso

Los miembros del equipo se comprometen personalmente a lograr los objetivos del equipo.

• Coraje

Los miembros del equipo hacen lo correcto y trabajan en problemas difíciles.

• Concentración 

Se concentra en el trabajo identificado para el Sprint y los objetivos del equipo.

• Transparencia

Los miembros del equipo y las partes interesadas demuestran abiertamente todo el trabajo y los desafíos que enfrenta el equipo.

• Respeto

Los miembros del equipo respetan mutuamente sus capacidades e independencia.

Pilares de Scrum 

• Tiempo 

Los equipos entregan resultados cada 2 – 4 semanas. 

• Reuniones a pie 

El equipo debe reunirse cada día. 

• Retrospectiva

Reunión para pensar en que se puede mejorar. 

Principios de Scrum

El método Scrum se basa en los siguientes principios:

• Transparencia

El equipo debe trabajar en un entorno en el que todos estén al tanto de los problemas con los que se encuentran otros miembros del equipo. Los equipos resaltan problemas dentro de la organización, e incluso problemas que han existido durante mucho tiempo, que impiden el éxito.

• Inspección

Puntos de control frecuente integrado en el marco para que el equipo tenga la oportunidad de reflexionar sobre cómo está funcionando el proceso. Pueden ser la reunión diaria (Daily) y la reunión de revisión del Sprint.

• Adaptación

El equipo revisa constantemente cómo van las cosas y reconsidera aquellos aspectos que no parecen tener sentido.

¿Cómo aplicar Scrum?

Para empezar a implementar el método Scrum hay que entender los 5 eventos de Scrum y los 3 artefactos que forman la base del método. 

Como ya vimos, el modelo Scrum se basa en los Sprints, que son intervalos en los que trabaja y entrega los resultados el equipo Scrum. Cada proyecto consta de una serie de Sprints que duran de 1 a 4 semanas. 

En el concepto de Sprint se basan los eventos de Scrum. 

Planificación de Sprint – Sprint Planning 

Al comienzo de cada Sprint hay una planificación de Sprint. Es una reunión de planificación en la que el Product Owner, el Scrum Master y el equipo se reúnen en el mismo lugar. El Product Owner comparte las tareas de mayor prioridad de la lista de tareas pendientes (backlog) con el equipo, mientras que el equipo selecciona los elementos que están seguros que pueden completar dentro del Sprint y se comprometen a hacer el trabajo.

En este punto, el equipo puede hacer preguntas sobre cualquier momento relacionado con las tareas que no les queda claro y asegurarse de que  comprenden los criterios de aceptación para la finalización de las tareas.

Reunión diaria Scrum – Daily Scrum 

La reunión diaria Scrum es el evento que debe realizarse cada día una vez que comienza el Sprint. Normalmente estas reuniones Scrum se organizan por los Scrum Masters. En ellas los miembros del equipo comparten de forma concisa y directa lo que hicieron el día anterior, lo que harán hoy y cuáles son los problemas o bloqueadores que tienen. 

Los elementos principales de la reunión Scrum diaria son que todo el equipo debe participar en la reunión y que debe realizarse a la misma hora todos los días con un límite de duración de 15 minutos. Por lo general, se hace con todos de pie frente al tablero de tareas. Así durante la reunión se pueden visualizar cómo va el proceso y hablar sobre las tareas con los compañeros. 

El beneficio principal de este evento es que todos ven el progreso de todo el equipo y de cada compañero por separado. Además, así es más fácil y rápido superar los obstáculos con la ayuda del equipo, Scrum Master o Product Owner.

Revisión de Sprint – Sprint Review 

Una vez finalizado el Sprint, se convoca la revisión del Sprint. En esta reunión el equipo demuestra a las partes interesadas lo que lograron completar en este Sprint. En este evento también se mira si se necesitan algunos ajustes en la lista de tareas pendientes o en algún proceso, así que se requiere participación activa de todos.

Retrospectiva Scrum – Sprint Retrospective

Finalmente, está la retrospectiva del Sprint. Este es el momento en que el equipo reflexiona sobre el trabajo realizado y piensa en qué y cómo pueden mejorar sus prácticas internas y aumentar la eficacia.

Artefactos Scrum

La lista de tareas pendientes para el Producto – Product Backlog

Es una lista ordenada manejada por el Product Owner que incluye todas las posibles actividades que se podrían realizar en el desarrollo de producto. Todos los componentes en esta lista son opciones que pueden tener más o menos prioridad, y entregarse más temprano o más tarde, o quedarse sin realizar del todo.

La lista de tareas pendientes para el Sprint – Sprint Backlog

Es la recopilación de ciertos elementos del Product Backlog seleccionados para la entrega en un Sprint. También, puede incluir tareas necesarias para entregar esos elementos y lograr el objetivo de Sprint.

Incremento de Producto – Increment 

El incremento del producto es el resultado tangible del trabajo al final de un Sprint. Por ejemplo, la introducción de una nueva función para la app, de un prototipo. 

Resumiendo, podemos concluir que el proceso Scrum se puede dividir en 3 fases: planificación, implementación del Sprint y su revisión. Una vez que se haya definido el backlog del Producto, se puede planificar el backlog para el Sprint. Después, está la fase donde el Product Owner, el Scrum Master y el equipo Scrum trabajan para entregar el incremento del producto. Y por último, está la fase en la que se mide el resultado de cada Sprint.

Herramientas Scrum

En la ejecución de Sprint, los equipos pueden usar diferentes herramientas Scrum para realizar el seguimiento del progreso (por ejemplo, la visión del proyecto, la hoja de ruta, el plan de lanzamiento, la definición de hecho).

También pueden tener tablero Scrum con los elementos de backlog y tareas (como los tableros Kanban) divididos en secciones de pendiente, en progreso, terminado. Con estos tableros Scrum, el equipo puede comprobar cómo va el sprint, dónde hay obstáculos y bloqueos. Otra forma de visualización es el Scrum Burndown Chart, que mide la ejecución del Sprint. 

Hoy en día, existe diferente software para gestión de proyectos online que ayuda a todo el equipo Scrum a trabajar en los proyectos y visualizar todo el proceso a través de tableros, diagramas de Gantt u otro tipo de diagramas y hojas de ruta si es necesario.  

Estas son unas de las herramientas que le pueden facilitar el proceso Scrum significativamente. 

1. GanttPRO

GanttPRO es una buena opción si está buscando un software de gestión de proyectos robusto con la posibilidad de trabajar también en proyectos Scrum.

En esta herramienta, podrá:

• gestionar backlog y completar los Sprints con la ayuda de Tablero;
• mantener el control del progreso con notificaciones en tiempo real e informes.
• usar herramientas adicionales de visualización como diagramas de Gantt cuando sea necesario;
• mantener un alto nivel de colaboración dentro del equipo.

2. MeisterTask 

MeisterTask puede ser útil para aquellos que buscan una herramienta de gestión de tareas con herramientas Scrum, ya que permite utilizar tableros Kanban para gestionar proyectos Scrum.

El software ofrece la posibilidad de:

• gestionar los trabajos pendientes y los sprints utilizando tableros tipo Kanban;
• gestionar tareas en colaboración con el equipo.
• usar tableros personales para ver la carga de trabajo individual de cada día y realizar el seguimiento de todas las tareas previstas para el Sprint determinado.

3. Scrumwise 

Como se puede deducir de su nombre, Scrumwise es una excelente opción para aquellos que buscan estrictamente herramientas Scrum sin funciones adicionales de gestión de proyectos.

Su interfaz de usuario es muy simple y amigable, y tiene todas las características que serán útiles en los proyectos Scrum. Así, es posible:

• administrar y supervisar equipos y su trabajo
• gestionar el backlog y organizar sus elementos
• utilizar ‘Scrum burn down chart’ 
• distribuir el trabajo entre los equipos
• y llevar a cabo su proyecto Scrum con más facilidad

Scrum: ventajas y desventajas

El hecho de que Scrum sea el más popular dentro de los métodos ágiles significa que debe haber algo detrás que motive a las empresas a usarlo más a menudo. Hay muchos beneficios de usar Scrum, pero por supuesto, como en cualquier otro proceso, también hay desventajas de Scrum. Vamos a repasarlos. 

Ventajas de Scrum

• Es simple

Una de las ventajas de Scrum clave es que es bastante simple de comprender y aplicar: el modelo se basa en 3 roles, 5 eventos y 3 artefactos. No requiere una formación especial para intentar implementarlo.

• Es flexible y adaptativo

Scrum es muy conveniente para aquel tipo de proyecto cuando no se puede definir con precisión todos los requisitos y los detalles antes de comenzar el proyecto, porque es un modelo flexible y fácil de adaptar. El método Scrum permite hacer cambios en cualquier etapa del proyecto sin que afecte el resultado del proyecto. Es por eso que puede ser una excelente opción para entornos dinámicos con cambios constantes. 

• Permite mejorar la calidad sobre la marcha

La flexibilidad y los principios de Scrum ayudan a reaccionar de manera oportuna y mejorar cuando es necesario. Entre ellos está el trabajo constante de Product Owner para gestionar la lista de tareas pendientes (backlog) de manera óptima, de Scrum master para mantener la eficiencia en el proceso y de todo el equipo trabajando con retroalimentación continua y haciendo revisiones al final de cada Sprint para implementar mejoras. 

• Facilita entregas más frecuentes 

Otra ventaja de Scrum, es que si lo aplica, obtendrá una entrega de resultados más rápida y frecuente ya que cada Sprint dura un tiempo fijo de 1 a 4 semanas que resulta en presentación de algún entregable. 

• Mejora la transparencia 

Entre los beneficios de Scrum está también mayor nivel de transparencia. El método ágil Scrum promueve que todos los cambios en cualquier parte del proyecto se mantengan visibles para todas las partes interesadas lo que crea transparencia en el proceso. Esto no solo es beneficioso para el trabajo en equipo, sino también para una relación sostenible con los clientes.  

• Promueve una comunicación continua

Las diversas reuniones y reflexiones colectivas que requiere el modelo Scrum facilitan el control de progreso de parte de todos los miembros del equipo. Todos pueden dar sus comentarios, hacer visible su trabajo, pedir opiniones cuando sea necesario y ver cómo se desarrolla el proceso. Este estilo de comunicación tendrá una repercusión positiva sobre la realización del proyecto.  

Desventajas de Scrum

• La fecha de entrega del proyecto se queda en segundo plano 

En Scrum el centro de atención está en los sprints. Mientras que la fecha de entrega de proyecto se queda en el segundo plano. Esto puede retrasar el trabajo y causar la corrupción del alcance, ya que muchas veces no hay una fecha de entrega final definida.

• Depende mucho de equipo 

Hay varias desventajas de Scrum relacionadas con su alta dependencia de la composición de equipo. Por ejemplo, el método es adecuado para equipos pequeños y muy desafiante para equipos grandes ya que más gente alarga la toma de decisiones y ralentiza el proceso.

El proceso Scrum requiere un trabajo en equipo altamente cooperativo y colaborativo. De lo contrario, no va a lograr sus objetivos. También requiere que todos los miembros del equipo sean expertos calificados. Por último, como se enfoca tanto en trabajo de equipo, es complicado ajustar el proceso rápidamente si algún miembro del equipo abandona el proyecto a medias.

• Se adapta mejor a los proyectos pequeños

Puede ser difícil aplicar el método Scrum para proyectos grandes. Aunque han desarrollado modelos compatibles con proyectos grandes como Large-Scale Scrum (LeSS), por ejemplo. No es nada fácil de implementar y requiere bastante tiempo para integrarlo en los procesos de manera efectiva. 

Conclusión

Aunque el marco Scrum se adaptó originalmente en el desarrollo de software, se puede aplicar perfectamente en cualquier otra esfera. Si tiene un ámbito de trabajo complejo e innovador, definitivamente puede probar este método ágil bastante simple.

Al igual que cualquier otro método de gestión de proyectos, el método Scrum no es una solución universal para cualquier proyecto, y debe conocer sus técnicas y principios antes de decidir si sus actividades encajan con este método ágil.

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