Cómo mejorar la productividad en una empresa: 15 técnicas para aumentar la eficiencia en el trabajo

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Las preguntas de tipo cómo aumentar la productividad en una empresa o cómo mejorar la productividad en trabajo han sido siempre actuales. Y es lógico, el objetivo de cualquier negocio son los ingresos, y cuanto mejor rinden los trabajadores y con menos inversiones, mejor para los ingresos. 

La forma de trabajo ha cambiado mucho tras la pandemia, y el concepto de productividad se ha tenido que ajustarse a ello. Pero la idea principal sigue igual, la productividad en el trabajo juega un papel importante en la rentabilidad y éxito de una empresa. Y cuando hablamos de productividad, no nos referimos únicamente a la gestión del tiempo. Más bien es una combinación de diferentes técnicas de mejoramiento de productividad. ¿Quiere saber cuales son? Siga leyendo!

¿Qué es la productividad? 

En términos económicos, la productividad es un indicador que se calcula con una fórmula de división de unidades producidas por recursos invertidos. Y cuando no se puede calcular las unidades, es el valor producido dividido por los recursos invertidos (tiempo y costes, principalmente). 

Cabe mencionar, que la productividad en una empresa se tiene que ver tanto a nivel individual, como en conjunto de lo que se está haciendo en la empresa y que valor aporta frente a las inversiones. Es decir, no es suficiente mejorar la productividad individual. 

Como lo indica un análisis publicado por Harvard Business Review, la clave de una productividad alta en una empresa es que los trabajadores estén en el entorno que promueva eficiencia para aportar más valor a la empresa. Y cómo se crea este entorno? ¿Cómo aumentar la productividad en una empresa? ¿Qué métodos y técnicas para el mejoramiento de la productividad puede usar? ¡Le explicamos a continuación! 

Cómo mejorar la productividad

Estas son algunas, y quizás más importantes técnicas que le van a servir si se pregunta cómo se puede mejorar la productividad en el trabajo. Como ya explicamos, vamos a enfocarnos en el mejoramiento de la productividad laboral desde el punto de vista de la empresa. 

1. Tener objetivos y metas claros

Lo primero que debe considerar si está pensando en cómo aumentar la productividad en una empresa, es la definición de objetivos y visión claros. No hay nada peor para la eficiencia que la confusión y desincronización en el trabajo. 

De ahí, el primer paso es asegurarse de que hay unos objetivos claros y realistas y que todas las partes que están trabajando para alcanzarlos, o las partes que pueden impactar estos objetivos, los interpreten de la misma manera. Muchas veces el foco de atención está en lo que hay que hacer y no en por qué se está haciendo. Pues esto impide el mejoramiento de productividad.

Una visión clara y un plan estratégico elaborado son los trampolines para crear un entorno laboral productivo. 

2. Proporcionar recursos adecuados

La asignación de recursos adecuada es otro factor importante para mejorar el rendimiento laboral. Se trata de las herramientas que se necesitan para poder hacer el trabajo bien. En cuanto a la productividad, una de las herramientas necesarias es un software de gestión de tareas. Y mejor si es un todo en uno. De esta manera puede gestionar todo el proceso de trabajo en el mismo sitio y asegurar más productividad. 

¿Qué es lo que aporta un software de gestión de tareas para mejor productividad? 

• Gestion de actividades centralizada
• Gestión de uso de tiempo y recursos
• Comunicación fluida 
• Colaboración 

¿Qué programa podría considerar para mejoramiento de la productividad en una empresa?

Una de las soluciones que ayudarán a incrementar la productividad y eficiencia en la empresa es un programa como GanttPRO. En este software para gestión de proyectos basado en diagramas de Gantt puede:

• Planificar y llevar a cabo todas las tareas de su empresa
• Visualizar el trabajo con diferentes vistas de diagrama de Gantt, Kanban, listas. 
• Colaborar con su equipo de manera fluida
• Recibir notificaciones y controlar cualquier cosa acerca de las tareas 
• Compartir proyectos y tareas con otras personas
• Rastrear tiempo para usarlo de manera óptima

Aparte de esto, los gerentes y directivos pueden controlar y seguir el progreso en el trabajo, gestionar la carga laboral en el equipo para mejor rendimiento y llevar control de costes.

3. Gestionar las tareas 

Cuando hablamos de la gestión de tareas, nos referimos a un conjunto de actividades que se llevan a cabo desde la creación de la tarea hasta su finalización. Una gestión profesional y correcta es uno de los elementos más importantes para aumentar la productividad en una empresa. Es importante tener una persona encargada del control y gestión de tareas. Lo que tiene que hacer el gerente en este caso es:   

• Definir claramente las tareas para que todos entiendan que es lo que tienen que hacer
• Asignar tareas a personas adecuadas (conocimientos, disponibilidad) 
• Asegurarse de que todas las tareas tienen al menos una persona responsable 
• Definir las fechas de comienzo y finalización, y los plazos para las tareas
• Hacer un desglose de trabajo para que las tareas sean manejables
• Identificar las tareas críticas
• Establecer hitos para planes de trabajo complejos 

4. Identificar prioridades y evitar multitasking  

Desde el paso anterior sale otro relacionado. Y es que se consigue una mejor productividad y eficiencia, si las actividades que realiza están divididas según su prioridad y se completan en cierto orden.  

El hecho de que el multitasking es una práctica destructiva está confirmado por muchos estudios. Las personas casi siempre tardan más cuando saltan de una tarea a otra o intentan completar varias a la vez, y lo hacen con más errores, en comparación de cuando se enfocan en una tarea en un momento. Es más, trabajar en muchas tareas a la vez incrementa el nivel de estrés de los empleados. Esto tiene sus consecuencias negativas tanto a largo, como a corto plazo. 

De este modo, una de las formas de aumentar la productividad y eficiencia es centrándose en una tarea. ¿Pero cómo hacerlo si hay 5 tareas pendientes? Asignando prioridades y completando el trabajo de lo más urgente e importante alto y abajo. Existen varios métodos de priorización. Por ejemplo, método MoSCoW, matriz de Eisenhower, principio de Pareto, método de priorización “Ice Score”, la técnica más cotidiana ¡Tráguese ese sapo! de Brian Tracy y muchas más. 

🔎 Aprenda cómo hacer diferentes tipos de matrices de prioridad. 

5. Establecer una comunicación efectiva

La comunicación es otro elemento clave que tiene impacto en la productividad del equipo. Malentendidos y mala comunicación provocan retrasos, errores, gastos extra y estrés. Todo esto tiene un efecto negativo en la productividad. Y no solo eso, si los gerentes y los empleados no pueden coordinar el trabajo dentro del equipo, su empresa va a perder una gran parte de ingresos. 

Seleccione un medio de comunicación, un chat corporativo donde todos puedan hablar y resolver problemas o dudas. Es una herramienta esencial, ya sea trabajo online o en la oficina. Organice reuniones (pero ojo al siguiente punto!) para que todos estén al tanto del trabajo que están haciendo y puedan intercambiar opiniones o preguntas a través de comunicación directa. 

Por último, no olvide que la gran parte del trabajo se realiza en colaboración dentro de la empresa. Una vez más, considere usar un software de gestión de tareas que ayuda a tener una colaboración fluida. Ahí puede llevar el control de todo el trabajo y estar al tanto acerca de sus actividades y de las actividades de sus compañeros. También, comentar, mencionar y recibir notificaciones de los cambios en las tareas. 

6. Asignar a la persona que gestione la carga de trabajo 

Para aumentar la productividad en el trabajo, no es suficiente gestionar las tareas. Es mejor cuando la persona que asigna tareas también controle cómo van implementándose. Es muy común la situación cuando un trabajador tiene sobrecarga, mientras que el otro está disponible para más tareas. 

En esto también le puede ayudar un gestor de tareas. Usando una vez más el ejemplo de GanttPRO, podemos encontrar ahí la función de control de carga de trabajo. El programa muestra la carga de trabajo en horas o porcentaje, proporciona indicadores visuales de sobrecargas y permite redistribuir tareas con un simple drag&drop.

Para mejorar la productividad, el gerente debe saber los puntos fuertes y débiles de cada trabajador. Así podrá distribuir tareas de una manera más óptima, conociendo cómo combinar unas u otras cualidades de cada profesional.

7. Controlar las reuniones

Estos últimos años, el tema de reuniones se ha vuelto un tópico. Y es que al pasar al teletrabajo, o trabajo mixto, o incluso volviendo al 100% a la oficina, la cantidad de reuniones ha disparado. Por un lado se entiende, porque el motivo de estas reuniones es mantener a todos en la misma línea y asegurar una comunicación ininterrumpida. Por otro lado, la cantidad de horas dedicadas a las reuniones en muchos casos es excesiva. 

Un portal de búsqueda de trabajo, por ejemplo, publicó unos datos recientes sobre el efecto de reuniones en Estados Unidos, y son bastante impactantes. Por ejemplo, que los empleados ganan alrededor de 31 horas al mes en reuniones, y 65% de ellos reconocen que las reuniones les impiden completar su trabajo. Mientras que las organizaciones gastan alrededor de 15% del tiempo y 37 millones  USD en reuniones, dentro de los cuales el 71% se consideran contraproducentes. 

No significa que debe eliminar las reuniones para mejorar la productividad en su empresa (aunque algunas, seguramente). Pero sí que debe establecer e intentar seguir ciertas prácticas. Entre las recomendaciones fundamentales están: 

• Definir bien el objetivo de cada reunión
• Precisar la agenda 
• Procurar que la agenda sea lo más corta posible  
• Invitar a las participantes que realmente tienen que estar en la reunión 
• Delimitar con antelación la duración de la reunión e apegarse a ella 
• Siempre terminar la reunión con una ronda de preguntas para no dejar nada 
• Terminar la reunión haciendo un resumen y anotando los puntos de acción 
• No olvidar del seguimiento de estos puntos de acción tras la reunión

8. Configurar y dar seguimiento al calendario laboral

También podemos atribuir a las técnicas de productividad la configuración y seguimiento del calendario laboral. Es útil para el gerente, porque puede ver el calendario del equipo y tener una mejor idea de la disponibilidad de cada empleado. Esto permite planificar y distribuir las tareas y los recursos de manera óptima. Y se traduce en una mayor productividad.

9. Usar rastreadores de tiempo 

El control de tiempo dedicado a las tareas es una de las estrategias para mejorar la productividad que puede causar diferentes reacciones. Por un lado, están los directivos donde la mayoría seguramente está a favor de este tipo de control. Por otro lado, están los empleados que pueden considerarlo intimidante y excesivo, lo que resulte en peor rendimiento y productividad. 

Lo cierto es que hay que evaluar la efectividad de esta técnica para incrementar la productividad en cada caso de manera individual. En algunas ocasiones, el seguimiento de los registros de tiempo de los empleados ayuda a los gerentes a realizar mejores estimaciones de tiempo para actividades futuras, a analizar retrasos y problemas y anticipar y gestionar de manera efectiva los posibles riesgos en los siguientes proyectos.

Es posible que los empleados pierdan mucho tiempo en actividades innecesarias, que no puedan distribuir adecuadamente su tiempo o que simplemente tengan dificultades para completar todas las tareas que se les asignan. Las herramientas de seguimiento del tiempo pueden ser de gran ayuda en este caso y ayudar a los trabajadores a concentrarse y trabajar de manera más eficiente. Y también mostrar a los gerentes si alguien está sobrecargado o le faltan asignaciones de trabajo, o si hay un problema de falta de personal.

La mejor opción puede ser una función para rastrear el tiempo ocasionalmente dentro de un programa de gestión de tareas. 

10. Llevar los archivos en un sitio 

Mantener los documentos organizados, en el mismo lugar y accesibles para todos ahorra tiempo a los empleados y ayuda a mejorar la productividad en el trabajo. Así cada trabajador puede localizar la información que necesita más rápido y comenzarla al instante. Aparte de eso, si lleva las tareas en un gestor de tareas, puede adjuntar archivos a las tareas. Esto es aún más cómodo y ahorra más tiempo.

En ciertos casos hasta un gestor de tareas puede ser insuficiente, allí tiene que considerar usar un gestor documental. 

11. Construir un ambiente saludable y amigable en la empresa 

Si los miembros del equipo se llevan bien, y se sienten cómodos y seguros, el lugar de trabajo se convierte automáticamente en un lugar saludable. El ambiente saludable y amigable hace que la productividad y la eficiencia del equipo aumente significativamente.

Para crear este tipo de ambiente es importante tener un buen líder, hacer una gestión de recursos adecuada y realizar actividades de team-building de vez en cuando. 

12. Reconocer el trabajo de los empleados 

Usualmente, los empleados necesitan sentirse valorados en una empresa. Es la tarea de los líderes de equipo y de los directivos reconocer la aportación y el esfuerzo del trabajador. Eso sube la moral y motiva a trabajar mejor.

Para aumentar la productividad en la empresa, se deben reconocer y promoverse todos los logros. El reconocimiento puede ocurrir de varias maneras.

13. Probar diferentes metodologías de gestión 

La productividad en el trabajo también depende de lo bien que está organizado y gestionado el proceso de trabajo. Se trata de probar diferentes métodos de gestión y encontrar el que mejor se adapte a su negocio, nicho, empresa y el personal. Al  organizarlo correctamente, puede evitar desperdicios, retrasos y desincronización dentro del equipo, y por supuesto mejorar el rendimiento laboral. 

14. Dedicar recursos para formación y desarrollo de los trabajadores 

Los recursos humanos son tan valiosos como cualquier otro tipo de recurso que tiene la empresa.E igual necesitan inversiones para mejor rendimiento en el trabajo. Para mejorar la productividad en la empresa, es importante potenciar y mantener actualizados  continuamente los conocimientos y habilidades de los trabajadores. 

15. Aplicar evaluación y retroalimentación

Proporcionar las oportunidades de evaluación para los empleados puede ayudarles a comprender sus fortalezas y debilidades, y a mejorar en su trabajo. La retroalimentación regular por ambos lados dará la posibilidad de mejorar el rendimiento y crear condiciones favorables para la productividad laboral. 

Estos son solo algunos consejos, y la mejor manera de mejorar la productividad en una empresa puede variar dependiendo de la industria, el tamaño de la empresa y otros factores específicos. Es importante experimentar y encontrar lo que funciona mejor para su empresa en particular. 

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