Presentación de un proyecto: ¿cómo hacerla y cuáles son las técnicas claves para triunfar?

No existe una persona que no haya presentado un proyecto en su vida. Ya que es una actividad que se practica de una u otra forma desde que entramos en nuestra primera institución educativa y a lo largo de toda la vida. 

Presentar un proyecto bien no es nada fácil. Puede invertir muchas horas en su elaboración y tener las ideas más brillantes. Pero si no lo puede presentar correctamente a sus compañeros, ejecutivos, clientes, u otras partes interesadas, es muy probable que no tenga mucho éxito. 

Ahora tendrá una pregunta, y ¿cómo hacer la presentación exitosa de un proyecto? ¿Qué debe llevar la presentación de un proyecto? ¿Y cómo hago para explicar mi proyecto de la mejor manera posible? A continuación, encontrará una lista de consejos que le ayudará en este proceso y donde podrá encontrar las respuestas a todas estas preguntas. En especial, le contamos:

Técnicas para presentar un proyecto

Podemos dividir los consejos que puede tomar en cuenta para presentar un proyecto en tres pasos. La primera es una serie  de pasos para cuando está preparándose para la presentación. Y la segunda se aplica para cuando ya está presentado su proyecto.

1 paso: preparación de presentación de un proyecto

Como hacer una presentacion de proyecto-preparacion

1. Defina los objetivos de su proyecto claramente 

Quizás lo más esencial en una presentación es hacer llegar sus objetivos del proyecto a los destinatarios. Está claro que para poder comunicar estos objetivos, deben ser definidos correctamente de antemano. Este paso debe ser fácil si tiene un buen plan del proyecto y ha definido correctamente el alcance del proyecto. Ya que solo tendrá que destacar los puntos relevantes y comunicarlos.  Si no es su caso, este es el punto por el que tiene que empezar. 

2. Establezca prioridades

Después de los objetivos, está la definición de prioridades en el proyecto. Para ello, igualmente, deberá comunicar previamente con todas las partes involucradas en el proyecto y llegar a un acuerdo de cómo encajar estas prioridades en los objetivos estratégicos generales.

Es importante establecer las prioridades antes de la presentación por que usualmente es lo que más importa a los inversores, ejecutivos, empresarios, clientes y a los posibles participantes. 

3. Conozca a su público objetivo

El hecho de analizar su público objetivo, le ayudará a definir qué puntos son críticos para ellos y qué se puede omitir. También le ayudará a determinar cómo presentar sus ideas de manera más efectiva. 

Preste especial atención a la cantidad de personas a las que presentará su proyecto. Si habla con diez personas la presentación puede llevarse en modo de una conversación. Si es un grupo de veinte ya es un discurso. Y cuando hay aun más personas, es una actuación completa.

4. Investigue

Cuando ya tenga definidos los objetivos, prioridades y el público, pregúntese: «¿Qué es lo que más importará de mi proyecto a estas personas?»

Defina todas las métricas y los datos de proyectos que pueden ser relevantes para el público. Puede que tenga que presentar delante de varios grupos con diversos intereses. De este modo, asegúrese de que la presentación aborde varios grupos. Y que tenga la información necesaria para responder a las preguntas de diferentes orígenes. 

5. Haga encuestas de las opiniones 

Obviamente, no siempre es viable. Pero si es posible pregunte a los compañeros, clientes o ejecutivos para conocer sus ideas y perspectivas sobre el tema que va a presentar. Con esto, podrá mejorar orgánicamente la calidad de la presentación. Además, presentará respuestas a las preguntas y las dudas de los oyentes. 

6. Defina los objetivos de su presentación 

En todo caso, cuando realiza una presentación, debe definir qué efecto le gustaría alcanzar de antemano. Los objetivos pueden ser absolutamente diferentes: que aprueben el proyecto, que den la luz verde para una actividad del proyecto en concreto, que se informen del progreso, que contrates a más personal, que aprendan algo, etc.  Dependiendo de esto debe enfocarse más en uno u otro aspecto de su proyecto, y enviar diferentes mensajes. De todos modos, asegúrate de establecer objetivos claros y alcanzables mientras preparas tu proyecto.

2 paso: contenido de la presentación de un proyecto

Que debe llevar la presentacion de un proyecto

1. Prepare la introducción

Una introducción impactante debe llevar un breve resumen, destacando los puntos principales; una tesis y un captador de atención. El último punto, es la parte más crítica de su discurso de presentación, ya que trata de los primeros segundos en los que su audiencia decide si merece la pena prestar la atención o se distrae por falta de interés.

Se recomienda comenzar su discurso con datos estadísticos, una cita o una historia relevante. 

2. Decida cómo explicar el proyecto con puntos clave 

Todos tendremos algún recuerdo de una presentación donde el presentador habló durante mucho tiempo pero al final no supimos cual era la idea principal, ¿no? Pues esto pasa cuando empieza a contar todos los detalles del proyecto en montón. Para hacer una presentación exitosa es fundamental poder explicar el proyecto con puntos claves. No lo confunda con un relato, o un informe.  

Recopila los puntos principales que respaldan la tesis principal de su presentación. La elección de estos puntos debería ser evidente si ha investigado y sabe qué y por qué está presentando.

Es importante hacerlo lo más conciso posible, pero que se entienda bien. 

3. Escriba una fuerte conclusión 

Cuanto mejor termine la presentación, más posibilidades hay para su éxito. Sin embargo, no es fácil hacerlo con una presentación en el entorno empresarial. Lo mejor que puede hacer es resumir en breve los puntos importantes de su presentación, subrayar una vez

4. Siga la regla 10/20/30 para la presentación

Al componer la presentación de un proyecto, siga la regla 10/20/30 elaborada por Guy Kawasaki, uno de los referentes globales en el ámbito del marketing, tecnologías y negocios. Según él, estas tres reglas sencillas nunca fallan en cualquier presentación sea cual sea el proyecto: 

  • La presentación debe tener 10 diapositivas
  • No debe durar más de 20 minutos
  • El tamaño de letra no puede ser menos de 30

5. Ensaye su discurso 

Si hace una presentación detrás de otra, puede que no necesite ensayar. Si no es su caso, o es la primera vez que presenta un proyecto en concreto, se recomienda repasar la presentación de antemano. Así podrá ver cuánto tiempo tarda en exponer y ajustarlo si es necesario. También, podrá ver si hay algunas incoherencias. 

3 paso: La presentación en sí

Llega el momento de presentar el proyecto, y aquí hay que recordar los siguientes aspectos.  

Como hacer una presentacion de un proyecto

1. Elija un estilo de presentación apropiado 

En la fase de preparación, definirá quienes son sus oyentes y cuál es el mensaje principal que quiere comunicar. De allí, podrá decidir si la presentación permite un ambiente más amigable y divertido, o tiene que ser formal y “seco”. Tenga en cuenta que de todos modos la presentación de calidad debe ser clara, concisa y concreta.

2. Enseñe sus conocimientos del tema

A la hora de presentar, es el experto o la experta en la sala. El objetivo es convencer a los oyentes de que sepa lo que hace. Para aumentar la confianza, puede mencionar en breve su experiencia con el tema, los casos prácticos o los logros conseguidos. Esto le ayudará a establecer un mayor grado de credibilidad y despertar el interés en el tema.

3. Mantenga el contacto con el público  

Otra clave para una presentación de proyecto exitosa es establecer la conexión con la gente que le escucha. La mayoría de las personas no tienen suficiente capacidad de atención para mantenerse involucradas durante una presentación completa. Solo recordarán los hechos más interesantes (no necesariamente importantes).

Para captar su atención, siga las técnicas que explicamos más arriba en preparación de su presentación, interactúa con las personas que estén más interesadas. Haga preguntas que no impliquen discusiones largas para que la gente pueda participar, pero no se pierda el foco.

4. No tenga miedo al silencio

Incluso el silencio puede ser un aliado esencial para impresionar a tu audiencia.

Dale a las personas suficiente tiempo para internalizar lo que estás presentando. Si permite un poco de silencio, podrán comprender y retener más información. Practique pausas después de dar grandes problemas o su única solución. Permita que las imágenes de la presentación hablen por sí mismas cuando demuestre diagramas necesarios o imágenes significativas.

5. Use historias y analogías

Los números y las estadísticas funcionan bien. Sin embargo, también pueden asustar a los oyentes sin no hay ningunos casos e historias adjuntas.

Agregue historias interesantes para mantener la atención de las personas. Las historias con situaciones similares permitirán a los participantes extrapolar el significado relevante para su aplicación personal. Después de todo, la gente recuerda mucho mejor las historias que los números.

6. Relájese a la hora de presentar 

Si se siente relajado y seguro a la hora de presentar, el público lo reflejará. De este modo, la experiencia será más cómoda en general. 

Si ha usado todas las técnicas que hemos recopilado en este artículo, seguramente todo saldrá bien. Y si aún hay algún imprevisto, no pasa nada. El hecho de como sale de los imprevistos también es importante para los empresarios, inversores o otras partes interesadas que le escuchen. Así que, solucionalo, ¡y siga a lo que iba!

Herramienta que le puede ayudar a hacer la presentación de un proyecto

Otro aspecto fundamental para una presentación exitosa es el uso estratégico de elementos visuales. 

Las imágenes, los gráficos, cronogramas y otros elementos visuales ayudarán a mantener el interés entre los oyentes y garantizarán que se queden con los puntos clave.

Use imágenes que aclaren lo que dice. Evite diapositivas complicadas que puedan distraer a las personas.

Si es posible, agrega gráficos y diagramas. Si está presentando un proyecto, le conviene usar un diagrama de Gantt para proporcionar una visión general del proyecto y los detalles necesarios. 

Con un programa de diagramas de Gantt puede hacer elementos visuales enseguida. Pero no solo eso. Hoy en día existen programas de gestión de proyectos basados en diagramas de Gantt. Es decir, puede desarrollar el plan de su proyecto, implementarlo y presentarlo de con los datos y elementos visuales en cualquier etapa y cualquier momento de un forma rápida, clara y concisa. 

A continuación le explicamos cómo exactamente puede beneficiarse de uso de un programa de gestión de proyectos basado en diagramas de Gantt, GanttPRO

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Diagramas de Gantt para la presentación visual de proyectos

Utilice gráficos de diagramas de Gantt para presentar su proyecto de manera profesional.

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Cómo usar GanttPRO para hacer la presentación para un proyecto

Igual que muchas otras actividades de gestión de proyectos, la presentación de proyecto  es más fácil si utiliza las herramientas adecuadas. En este sentido debería considerar la opción de confiar en un potente software de gestión y planificación de proyectos basado en diagramas de Gantt. Le sorprenderá lo cómodo y fácil que es realizar presentaciones con su ayuda.

El conjunto de las funciones más esenciales e innovadoras hace de GanttPRO una de las herramientas más poderosas para presentaciones de alta calidad.

Vamos a descubrir varias formas de presentar su proyecto con la ayuda de este software.

1. Compartir un enlace

El software de diagramas de Gantt GanttPRO permite compartir sus proyectos utilizando una URL pública.

De este modo, puede incluir fácilmente su proyecto en la presentación. Para hacerlos, haga clic en los tres puntos en la esquina derecha y elija URL pública. Configure las opciones necesarias y seleccione  Crear URL pública.

Exportar proyecto para presentacion

Tiene la posibilidad de demostrar su proyecto con/sin filtros aplicados, eligiendo la opción correspondiente.

Además, GanttPRO permite compartir una URL dinámica para mantener activos los cambios que realice. Es decir, su enlace siempre va llevar el estado actualizado de su proyecto.  

Si no desea compartir una URL dinámica, simplemente marca la casilla Instantánea. Eso le permitirá obtener una imagen estática de su diagrama de Gantt tomada en el momento cuando crea la URL (si no desea mostrar ninguna actualización en su presentación).

También puede introducir la descripción / el nombre del enlace.

Una vez que se crea el enlace, puede: 

  • Copiarlo y envíarlo a quien quiera.
  • Hacerlo oportunamente inactivo si es necesario.
  • Eliminar el enlace si es necesario.

Presentacion de un proyecto con GanttPRO

2. Exportar los datos

Por otro lado, si no necesita compartir el enlace a su proyecto, también puede exportarlo fácilmente de GanttPRO. Puede descargar los datos de su proyecto o el diagrama en formatos PNG, XML, PDF, Excel, eligiendo los detalles que quiere presentar.

Para exportar su proyecto, busque el botón Exportar en la esquina derecha. 

Presentacion de un proyecto con GanttPRO - exportar

Después, configure todas las opciones que necesita y haga clic en Exportar. Una vez descargado, puede imprimirlo o insertar la imagen en su presentación de proyecto. 

Presentacion de un proyecto con GanttPRO - opciones para exportar

3. Importar proyectos desde Excel o MS Project a GanttPRO

Ha trabajado en su proyecto en otro programa, pero ahora quiere usar GanttPRO para presentar su proyecto? No se preocupe, la herramienta prevé una solución para este caso también. 

Tiene la oportunidad de importar archivos en diferentes formatos. Así, si tiene proyectos en formatos .xlsx, .csv o .mpp y desea presentarlos de una manera más profesional, puede importarlos fácilmente a GanttPRO.

Para hacerlo, seleccione Importar al crear un nuevo proyecto.

Presentacion de un proyecto con GanttPRO-importar mpp y excel

Luego arrástrelo y suéltelo o súbalo desde su ordenador.

Presentacion de un proyecto con GanttPRO-importar proyecto

Si desee descubrir cómo usar otras funciones de la herramienta, puede informarse aquí

Conclusión

Ahora ya sabe cómo presentar un proyecto. Si toma en cuenta todos las técnicas para presentar un proyecto, le podemos asegurar que el nivel de su presentación será de lo más alto. Y no olvide elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada para respaldar su éxito y sus esfuerzos.

 

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