Gestión eficaz de tiempo para mejorar productividad y resultados: pasos, técnicas y herramientas

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El tiempo es un recurso igual de valioso que otro tipos de recursos, o incluso más. Es por eso que todos nos hemos preguntado qué técnicas de organización del tiempo podríamos usar y cómo gestionar el tiempo para aprovecharlo al máximo. En este artículo no vamos a hablar sobre el tema de organización del tiempo personal y nos enfocamos más en la gestión de tiempo y productividad a nivel de actividades laborales. Aunque las técnicas pueden ser igual de útiles para ambos tipos. 

En contexto de gestión de proyectos, la planificación y gestión de tiempo desempeña un papel muy importante. Como una de las características del proyecto es que es un empeño temporal, significa que debe completarse dentro de un período de tiempo determinado. Así que una de las tareas principales del gerente de proyecto es saber hacer el manejo del tiempo de manera efectiva. 

Si desea pasar a cierta parte directamente, elija la que le interesa más:

• ¿Qué significa ‘gestionar el tiempo’?
• ¿Cómo planificar el tiempo? 
• ¿Cómo gestionar el tiempo? 
• Herramientas para organizar el tiempo 

¿Qué significa ‘gestionar el tiempo’?

La gestión de tiempo en forma más simple es la ordenación de las actividades de tal forma que se consiga hacer más en menos tiempo. 

De esta definición se desprende la pregunta, ‘y cómo gestionar el tiempo? ¿Cómo ordenar las actividades de una manera que permita hacer más en menos tiempo? Pues hay dos fases que debe considerar. La primera es la planeación del tiempo y de actividades. Se hace en las primeras etapas de ciclo vida del proyecto. Y después ya está la gestión de tiempo una vez que hemos terminado con el paso anterior. 

¿Cómo planificar el tiempo?

1. Haga una lista con las actividades 

Entre los primeros pasos para la planeación del tiempo está la preparación de una lista de actividades que hay que completar para conseguir los objetivos del proyecto. En caso de que tenga claro todo lo que hay que hacer en el proyecto, debería descomponer el proyecto en diferentes niveles de trabajo y preparar una estructura de desglose de trabajo. Por el otro lado, si aún no tiene todos los detalles puede hacer una planificación gradual (Rolling Wave Planning). 

Para descomponer el trabajo y hacer una EDT, se definen los entregables y después el proyecto se divide en actividades que ayudarán a alcanzar estos entregables.  Básicamente, hace una esquema de su plan con las unidades de trabajo que podrá  administrar y controlar con más facilidad. De lo contrario, la planificación gradual (rolling wave planning) presupone que ciertas actividades del proyecto se van planificando con iteraciones a lo largo del proyecto. 

En cuanto termine con la planificación más general, puede pasar a las tareas concretas. Estas a las que a continuación podrá poner unas fechas, asignarlas a una o varias personas responsables y recursos necesarios. 

2. Ordene las actividades

Por lo general, los proyectos incluyen algunas tareas que deben completarse en cierto orden. Por ejemplo, si hablamos del diseño de una página de aterrizaje (landing page), los desarrolladores podrán realizar las actividades técnicas cuando ya esté hecho el concepto de la página. O como otro ejemplo, en el proyecto de construcción puede tener ciertas actividades de instalación de techos en diferentes espacios que deben empezar al mismo tiempo. 

El manejo de tiempo de manera efectiva presupone que debe planificar las dependencias entre las tareas y ponerlas en orden de antemano. Eso no solo facilitará la implementación oportuna, sino también ayudará a definir prioridades. 

3. Evalúe los recursos disponibles y requeridos 

Para organizar mejor el tiempo, necesita evaluar los recursos que requiere y de los que dispone. Al fin y al cabo, la gestión del tiempo depende de los recursos que tiene. No es lo mismo contar con un equipo de 10 personas, que de 100. O tener un presupuesto de 1000 euros, que de 10000. 

Verifique que el personal, presupuesto, herramientas, y materiales son compatibles con las actividades planificadas. 

4. Evalúe la duración de las tareas 

Para administrar mejor el tiempo, debe establecer unas fechas de comienzo y finalización para las actividades. Puede hacerlo usando diferentes técnicas de estimación, como por ejemplo las opiniones de expertos del ámbito, la experiencia de proyectos previos, las estimaciones paramétricas, y etc.

5. Haga un cronograma 

Cuando ya están completados los pasos anteriores, puede elaborar un cronograma detallado del proyecto. Sería un plan de actividades con todas las fechas desde el principio hasta el final. Le vendrá de gran ayuda para la gestión del tiempo y gestión de prioridades posterior.

¿Cómo gestionar el tiempo?

Hoy en día, puede encontrar diferentes técnicas de gestión del tiempo. Como por ejemplo la regla 80/20, o la técnica Pomodoro, el método GTD (de inglés, ‘get this done’), y muchos otros. 

La idea principal de todos aquellos está respaldada por unas estrategias de administración del tiempo básicas que debe seguir para el manejo de tiempo de manera efectiva. 

1. Tener un plan

Apenas encontrará técnicas de gestión de tiempo, que no le pidan tener una lista de tareas por hacer. Y es que un plan es esencial para poder estimar, organizar y manejar el tiempo. Use su plan detallado para ver que tiene que hacer ahora o en un tiempo concreto. Y también para anticipar las próximas actividades y comprobar a cada rato si va de acuerdo con el plan. 

Para ver cómo hacer diferentes planes puede consultar nuestra serie de artículos sobre planificación: plan operacional, plan estratégico, plan de proyecto.

2. Definir prioridades

La gestión del tiempo y la gestión de prioridades están estrechamente ligados. En cualquier lista de tareas siempre habrá tareas que tengan más o menos prioridad para el resultado final que quiere conseguir. Es decir, que algunas tendrán un impacto leve, mientras que sin otras no conseguirá el objetivo en general. 

Si las actividades de su plan no están ordenadas por prioridad, va a ser mucho más complicado conseguir un manejo adecuado de tiempo. La persona responsable de completar la tarea debe tener claro qué es lo que tiene que hacer primero, y cuáles pueden esperar. Todos sabemos que puede pasar cuando intentamos hacer mil cosas a la vez.

En este proceso le pueden servir dos herramientas clave: la matriz de prioridades y la matriz de decisión. 

3. Visualizar las tareas

Puede encontrar muchos estudios que afirman que las personas perciben la información visual mucho mejor. Al escoger una forma de visualización de sus tareas adecuada, no solo facilitará el proceso de su completación y control, si no aumentará su productividad. Y eso en su turno le ayudará a organizar y gestionar mejor el tiempo. 

Con un gráfico de Gantt puede visualizar su plan con tareas en un cronograma y después controlar su progreso y ver al instante si algo va mal, si está retrasando en algo o al revés tiene tiempo libre para dedicarlo a una tarea. 

Un tablero Kanban, por ejemplo, es una forma sencilla de organizar el progreso de las tareas. Simplemente trata de crear columnas que representan diferentes etapas de un plan. De ahí puede distribuir las tareas en columnas correspondientes y ver fácilmente cómo va con sus tareas. ¿Qué es lo que ya está hecho? ¿Qué es lo que falta? ¿Hay alguna tarea estancada? 

4. Mantener comunicación clara 

Una comunicación eficiente es la clave para asegurar una gestión de tiempo y productividad en un nivel alto. Si todos saben que es lo que tienen que hacer y qué es lo que se requiere de ellos en este mismo momento, el trabajo fluirá mucho mejor y ahorrará tiempo en solución de malentendidos y modificaciones posteriores.

No deje de lado este aspecto si busca hacer una gestión de tiempo óptima en su trabajo y proyectos.

5. Usar software de gestión de tiempo

Ya han pasado los tiempos en los que teníamos que anotar todo en un cuaderno. Con los avances tecnológicos no solo lo podemos considerar innecesario, sino contraproductivo. Un software de gestión de tiempo es imprescindible para administrar mejor el tiempo  independientemente de la técnica de gestión de tiempo que se use.   

A continuación vamos a ver como ayudan en la planeación y administración de tiempo y que funciones se requieren para un manejo del tiempo de manera efectiva.

Herramientas para organizar el tiempo

• GanttPRO
• Monday.com
• Activecollab
• Factorial
• Desktime
• Clockify

 ¿Cuáles son los beneficios de las herramientas para organizar el tiempo?

• Puede recopilar todas las tareas en un solo lugar, especificando sus fechas, estados, y otros detalles. 
• Puede escoger la mejor forma de visualización de sus tareas a base del carácter de su proyecto o sus gustos. 
• Puede colaborar con el equipo en tiempo real este donde este, tener toda la información actualizada disponible para todos y ahorrar tiempo en reuniones innecesarias. 
• Puede ahorrar tiempo y dinero gracias a la automatización de muchos procesos de planeación, gestión y control. 

¿Cuáles son las funciones clave para un software de gestión de tiempo?

De la descripción anterior podemos deducir una lista de funciones esenciales que debe poseer un software de gestión del tiempo:

• Lista de tareas 
• Opciones de visualización como diagrama de Gantt o tablero
• Prioridades
• Dependencias
• Seguimiento del tiempo

A continuación encontrará la recopilación de las herramientas encajan con esta lista de funciones. Todas ellas disponibles en español.  

Herramientas todo en uno con funciones de planeación y gestión del tiempo

GanttPRO

GanttPRO es una herramienta universal. La podemos definir como software para gestión y planeación de tiempo, tareas, recursos, carga de trabajo, y proyectos enteros. Es decir, no solo podrá registrar y controlar el uso de tiempo dedicado a las tareas con el registro de tiempo e informes automáticos, sino también mejorar la productividad y el proceso de trabajo en general. 

Es fácil de usar, ofrece los modos de visualización más demandados y eficaces: el diagrama de Gantt, la tabla Kanban y una clásica lista de tareas donde puede ver la EDT, las prioridades, fechas, estados, etc. Y por si le parece poco, la tabla con tareas permite agregar columnas personalizadas donde puede configurar todos los datos que desee.   

La idea principal de GanttPRO es que el manejo adecuado del tiempo no únicamente consiste en el control de este último, sino una serie de actividades que en su totalidad garantiza mejores resultados. En este contexto la herramienta ofrece las funciones esenciales para mejorar la productividad y el proceso sin ser abrumadora. 

Monday

Monday.com es una herramienta versátil, que no solo ayuda con la gestión de tiempo y productividad, sino con la gestión del trabajo en general. Para empezar, puede agregar  listas de tareas y asignar sus prioridades y fechas de vencimiento. Después, puede registrar el tiempo dedicado a cada una de ellas, componer informes a base de esta información, analizarlos y proponer cómo administrar mejor el tiempo.  

Otro punto a favor de este software es que es muy visual, lo que también importa en la gestión del tiempo. ¡Y ofrece muchas integraciones! Seguramente encontrará la app que usa en esta lista. 

Lo único que si busca herramientas para organizar el tiempo, la cantidad de posibilidades que ofrece Monday le puede parecer excesiva e innecesaria. 

ActiveCollab

Al igual que las otras dos herramientas, ActiveCollab se puede considerar un software de gestión de tiempo, organizador de tareas y gestor de proyectos. Ayuda a ordenar el trabajo diario de tal forma que contribuye al manejo de tiempo de manera efectiva. 

El enfoque de esta solución es ayudar a mejorar la productividad a través de unas funciones de colaboración avanzadas. De este modo, ahorra tiempo a los miembros del equipo en reuniones y correos electrónicos innecesarios.

Dentro de los puntos destacados de la herramienta está la posibilidad de hacer gestión de clientes dentro la app. Ese puede ser el punto definitivo para algunas empresas. 

Factorial

En comparación con las herramientas anteriores, Factorial ofrece tiene el enfoque en la gestión de recursos humanos y tiempo de trabajo. Así los miembros del equipo pueden registrar su tiempo de trabajo, mientras que los gerentes pueden controlar los días laborales, configurar calendarios laborales y analizar los resultados de rendimiento de la plantilla. 

Además, existen varias posibilidades para usar la app desde el móvil. Tanto los empleados como los supervisores pueden revisar el reloj en línea desde cualquier lugar. Los empleados pueden escanear un código QR cuando ingresan a la oficina para registrar el tiempo cuando entran a trabajar.

Y no es todo. En Factorial también pueden gestionar la documentación que puede ser igualmente útil para el departamento de recursos humanos y para los empleados en sí. 

Herramientas con un enfoque en gestión de equipos de trabajo y administración del tiempo

Desktime

Este gestor de tiempo es una opción ideal para los que eligen el control de uso de tiempo dedicado al trabajo por cada empleado como sus estrategias de administración del tiempo. Desktime está basada en la nube y ayuda a las empresas y autónomos a aumentar la productividad, reducir los costes empresariales y organizar mejor el trabajo mediante el registro del tiempo. 

Su idea principal es la posibilidad de seguir el tiempo de los empleados a través de la app instalada en la computadora o en el móvil. En esta aplicación se registra la actividad de los empleados, se planifican turnos, y se marca la asistencia. 

Los gerentes pueden ver en tiempo real en qué está trabajando el miembro del equipo o cuánto tiempo pasa en ello. A base de esta información se crean facturas para pagar el trabajo en función del tiempo dedicado al trabajo. 

Clockify

Esta es otra herramienta de tipo rastreador de tiempo cuyo objetivo es facilitar el control de uso de tiempo dedicado al trabajo. Igual que Desktime, Clockify permite registrar tiempo con las apps de escritorio (Mac, Windows, and Linux) o desde móvil. Una de las opciones es usar el rastreador automático pulsando el botón para iniciarlo o parar. El tiempo se contará automáticamente. También es posible introducir el tiempo dedicado a las tareas manualmente una vez que termine con las tareas. 

Además, tiene un panel especial para controlar el progreso de trabajo y el estado de tareas, y puede usar los datos sobre el tiempo gastado para facturar el tiempo. 

Como un bono, para los seguidores de la técnica de gestión de tiempo Pomodoro, la herramienta viene con un temporizador Pomodoro incorporado.

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