Cómo crear una matriz de priorización efectiva

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En el dinámico mundo de la gestión de proyectos, donde los recursos son finitos y las demandas parecen infinitas, la capacidad de priorizar de manera efectiva es la base del éxito. La priorización es un aspecto crucial en la gestión de cualquier proyecto.  Ayuda con la asignación de recursos, el enfoque en tareas críticas y el cumplimiento de los objetivos del proyecto dentro de las limitaciones. 

Sin embargo, por más lógico que parezca, no siempre está claro cómo priorizar las tareas y proyectos. En este artículo, le explicamos cómo crear y utilizar diferentes tipos de matrices de priorización para alcanzar los objetivos del proyecto logrando todas las metas previstas de acuerdo con el presupuesto, el alcance y el calendario del proyecto.

Si desea omitir intro:

• ¿En qué consiste el establecimiento de prioridades?
• ¿Cómo ayudan las matrices de priorización?
• Matriz de Eisenhower
• Cuadro de prioridades del método MoSCoW
• Matriz de priorización de impacto vs. esfuerzo
• Matriz de modelo RICE
• Matriz de priorización para proyectos
• Gestión de prioridades

¿En qué consiste el establecimiento de prioridades?

En esencia, el establecimiento de prioridades en la gestión de proyectos consiste en tomar decisiones estratégicas: elegir qué tareas o proyectos abordar primero en función de su importancia y urgencia.

La priorización en la gestión de proyectos es el proceso de determinar el orden y la importancia de las tareas y proyectos para garantizar que los esfuerzos y recursos se asignen de la manera que permita lograr los objetivos estratégicos.

Este proceso es fundamental para guiar a los equipos y organizaciones a centrarse en el trabajo de mayor valor, respaldar los objetivos comerciales y cumplir con los plazos críticos. Implica evaluar y clasificar tareas, iniciativas o proyectos en función de criterios específicos. A base de esos criterios se destacan diferentes tipos de matrices de priorización que abordan unos u otros aspectos. 

¿Cómo ayudan las matrices de priorización?

Usar una matriz de prioridades para definir las tareas más importantes y organizarlas es crucial por varias razones:

• Con recursos limitados (hablamos de todos tipos de recursos de proyecto: tiempo, presupuesto y mano de obra), la priorización ayuda a garantizar que se asignen a tareas y proyectos que son críticos para el éxito de la organización.
• La priorización alinea proyectos y tareas con el plan estratégico y los objetivos de la organización, asegurando que los equipos estén trabajando en proyectos que contribuyan directamente a las metas a largo plazo.
• Ayuda a enfocarse en los objetivos más relevantes, si aplica la metodología OKR en su equipo o empresa.
• Al definir claramente lo que se debe hacer primero, la priorización minimiza el desperdicio de esfuerzo en actividades de bajo impacto y mejora la productividad del equipo.
• Un proceso de priorización bien establecido ayuda a tomar decisiones informadas, especialmente cuando se enfrentan demandas competitivas o cuando se trata de proyectos complejos.
• Priorizar las tareas ayuda a identificar proyectos de alto riesgo desde el principio y a gestionar los riesgos de proyecto de forma proactiva.

No obstante, el establecimiento de prioridades no está exento de retos. Las tres dificultades típicas con las que puede encontrarse son: 

• A veces puede resultar difícil llegar a un acuerdo, ya que diferentes partes pueden tener diferentes puntos de vista sobre lo que es más importante.
• Las prioridades pueden cambiar rápidamente, lo que requiere una constante reevaluación y adaptación de los planes.
• Demasiadas tareas y datos pueden dificultar la toma de decisiones.

Matriz de prioridades: ejemplos y tipos 

La matriz de priorización es una herramienta crítica que permite la evaluación de tareas en base a criterios predefinidos y facilita la toma de decisiones objetivas. A grandes rasgos, cada cuadro de prioridades se construye siguiendo estos pasos:

1. Identificación de los criterios

Primero, defina los factores que guiarán el proceso de priorización: plazos, impacto en los objetivos del proyecto, requisitos de recursos o valor para las partes interesadas.

2. Preparación de lista de tareas o proyectos

Recopile una lista de las tareas o proyectos que necesitan priorización.

3. Evaluación de cada tarea

El tercer paso consiste en evaluar cada tarea según los criterios elegidos. Esto puede implicar un sistema de puntuación o una evaluación más cualitativa, según la matriz.

4. Clasificación de las tareas

Según las evaluaciones, clasifique las tareas en orden de prioridad.

5. Evaluación del resultado, revisión y ajustes

Una vez que vea el panorama completo, podrá desarrollar su estrategia sin olvidar revisar y ajustar periódicamente la matriz a medida que cambien la dinámica del proyecto y los factores externos.

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Ahora, echemos un vistazo a algunas de las formas más utilizadas para poner orden en las prioridades.

1. Matriz de prioridades: ejemplo de matriz de Eisenhower

La Matriz de Eisenhower, también conocida como Matriz de ‘Urgente-Importante’ es una herramienta sencilla pero eficaz para priorizar tareas en función de su urgencia e importancia. Se visualiza como una cuadrícula bidimensional donde por una parte ponemos urgencia e importancia y después dividimos las tareas en cuatro categorías:

• Hacerlo ya: tareas que son a la vez urgentes e importantes. Estas tareas deben realizarse de inmediato.
• Planificar: tareas que son importantes pero no urgentes. Hay que planificarlas para más adelante.
• Delegar: tareas que son urgentes pero no importantes. A menudo, estas pueden delegarse a otra persona.
• Eliminar: Tareas que no son ni urgentes ni importantes. Lo ideal sería eliminarlas de la lista de tareas pendientes.

¿Cuándo conviene usarlo? 

Este tipo de matriz de prioridades viene muy bien para proyectos que requieren gestión de tareas diarias y planificación a corto plazo. La matriz de Eisenhower es particularmente útil para personas o equipos que necesitan identificar rápidamente en qué tareas concentrarse de inmediato, cuáles programar para más adelante, cuáles delegar y cuáles eliminar. 

Es ideal para proyectos con una combinación de tareas urgentes e importantes, ya que ayuda a evitar dedicar demasiado tiempo a tareas que no contribuyen a los objetivos a largo plazo. 

Ejemplo de uso de matriz de Eisenhower para lanzamiento de nuevo producto de software

2. Cuadro de prioridades con el método MoSCoW

El método MoSCoW es una herramienta que ayuda a tomar decisiones y priorizar tareas y funcionalidades y se utiliza mucho en la gestión de proyectos. El tipo de prioridad en la que se enfoca es la necesidad. De ahí, clasifica las tareas en cuatro grupos:

• Debe tener (‘Must-have’): aquí se incluyen las tareas imprescindibles que son críticas para cumplir con los objetivos del proyecto.
• Debería tener (‘Should-have’): son tareas importantes que no son críticas pero deben incluirse si es posible.
• Podría tener (‘Could-have’): en esta categoría están las tareas que sería bueno tener pero que no son tan necesarias.
• No tendrá (‘Won’t have’): este es el último nivel de prioridad y son tareas no factibles en el alcance del proyecto actual pero que podrían considerarse para proyectos futuros.

¿Cuándo conviene usarlo? 

En la gestión de proyectos con métodos ágiles, donde el alcance y los requisitos pueden cambiar con frecuencia. La flexibilidad del método le convierte en una buena opción para proyectos que necesitan adaptarse rápidamente a los comentarios de las partes interesadas o a las condiciones cambiantes del mercado.

Es muy útil para proyectos de desarrollo de software,  productos y servicios. Ya que ayuda a priorizar los requisitos y ordenar tareas para avanzar. Muchos lo utilizan en proyectos relacionados con lanzamiento de productos para definir el producto mínimo viable. 

Ejemplo de uso de método MoSCoW en un proyecto de desarrollo de software  

Tomemos como ejemplo un proyecto sobre el desarrollo de una nueva plataforma de redes sociales. Aquí es crucial distinguir entre varios niveles de necesidad de funciones para una entrega oportuna y eficiente. Podemos utilizar el método MoSCoW para priorizar estas características en categorías según su importancia para el éxito del proyecto.

3. Matriz de priorización: impacto vs. esfuerzo

Esta matriz ayuda a priorizar tareas o proyectos en función del esfuerzo necesario para completarlos y el impacto que producen que aportan. Es una cuadrícula bidimensional con el esfuerzo en un eje y el impacto en el otro, donde las tareas se dividen entre  cuatro cuadrantes:

• Alto impacto, poco esfuerzo: aquí se sitúan logros rápidos a los que se debe dar prioridad.
• Alto impacto, esfuerzo elevado: son proyectos o tareas importantes que necesitan una planificación cuidadosa y que pueden llevarse a cabo después de obtener resultados rápidos.
• Bajo impacto, bajo esfuerzo: tareas que podrían realizar si hay tiempo libre.
• Bajo impacto, esfuerzo elevado: tareas que generalmente debería evitar o reevaluar.

¿Cuándo conviene usarlo? 

Proyectos que requieren encontrar el equilibrio entre el impacto de las tareas y los recursos disponibles. Esta matriz es particularmente útil para entornos de startups o proyectos con recursos limitados, donde es crucial lograr el mayor impacto con el menor esfuerzo. Ayuda a identificar actividades con posibles «triunfos rápidos» que pueden generar valor sin consumir demasiados recursos.

También se utiliza con frecuencia para priorizar funciones de su trabajo pendiente y pasarlo a la hoja de ruta del proyecto o producto.

Ejemplo de uso de escala de prioridades de impacto esfuerzo en desarrollo de producto 

Al desarrollar un nuevo producto tecnológico, es esencial equilibrar el valor potencial de cada característica con el esfuerzo requerido para implementarla. Este es un ejemplo de matriz de prioridades a base de impacto y esfuerzo donde identificamos ganancias rápidas, proyectos importantes, tareas complementarias y tareas inútiles para optimizar la asignación de recursos.

Consejo: para una estimación más precisa, asegúrese de que otros equipos tengan la oportunidad de validar las puntuaciones asignadas a las tareas. Además, intente utilizar métricas más específicas de impacto y valor.

4. Niveles de prioridad con el modelo RICE

El modelo RICE es una herramienta de priorización que evalúa los niveles de prioridad de tareas en función de cuatro factores: alcance, impacto, confianza y esfuerzo.

• Alcance: estima a cuántas personas afectará la tarea dentro de un período de tiempo determinado.
• Impacto: mide el efecto potencial de la tarea en esas personas.
• Confianza: refleja qué tan seguro está de sus estimaciones.
• Esfuerzo: implica la cantidad de trabajo requerido por el equipo para completar la tarea.

Para calcular la puntuación RICE, primero asigne una puntuación determinada a cada factor. Luego, multiplique las puntuaciones de alcance, impacto y confianza y divida el resultado por la puntuación de esfuerzo. En la tabla muestre las tareas clasificadas según su puntuación RICE. Cuanto mayor sea la puntuación, mayor será la prioridad.

¿Cuándo conviene usarlo? 

Proyectos con una gran cantidad de características o tareas potenciales y donde el análisis cuantitativo es preferible para tomar decisiones de priorización. 

El modelo RICE es particularmente útil en la gestión de proyectos de marketing y gestión de productos, donde las decisiones sobre el desarrollo de funciones o iniciativas de campaña deben basarse en datos, considerando el alcance, el impacto, la confianza y el esfuerzo.

También, la puede aplicar en otros tipos de proyectos quitando la variable de alcance (ICE) y adaptándola a diferentes metodologías de gestión de proyectos.  

Ejemplo de distribución de niveles de prioridades con RACI en una campaña de marketing 

El uso de matriz de prioridades como RICE ayuda a cuantificar el impacto potencial de diferentes campañas de marketing, considerando su alcance, impacto, confianza y esfuerzo, para priorizarlas y lograr la máxima efectividad. Veámoslo en este ejemplo.

En este ejemplo, podemos ver que la colaboración con influencers tiene la puntuación RICE más alta. Por lo tanto, puede tener el potencial de ofrecer el ROI (un indicador de gestión muy importante para el negocio) más significativo. Esta campaña debe tener prioridad. La campaña de email marketing es una campaña valiosa pero con menos impacto potencial. Y la de enfocarse en SEO tiene la puntuación más baja, lo que sugiere que es la opción menos efectiva entre las tres.

5. Matriz de priorización: ejemplo de modelo puntuación para proyectos

El modelo de puntuación es un tipo de priorización sistemática y objetiva que será útil para evaluar y clasificar proyectos en función de diversos criterios en alineación con los objetivos estratégicos de la organización. Consiste en identificar los criterios que son importantes para la selección de proyectos. Ejemplos comunes son:

• Alineación estratégica: para medir cómo se alinea el proyecto con los objetivos estratégicos.
• ROI: para medir el retorno financiero esperado del proyecto.
• Riesgo: medir los riesgos del proyecto.
• Necesidades de recursos: resumir y evaluar los recursos humanos, financieros y tecnológicos necesarios para la implementación del proyecto.
• Impacto en las operaciones: medir cómo el proyecto afectará las operaciones en curso y otros proyectos.
• Impacto en el cliente: evaluar cómo el proyecto afectará a los clientes o usuarios finales.
• Innovación: evaluar si el proyecto introduce soluciones o mejoras nuevas e innovadoras.

A cada criterio se le asignan una ponderación para reflejar su importancia relativa para la organización. Esa ponderación debe sumar 100% o 1,0 si se utiliza un sistema decimal. Cada proyecto se evalúa según esos criterios y se les asignan puntuaciones. Estas puntuaciones pueden estar en una escala, por ejemplo, de 1 a 5 o de 1 a 10. Las puntuaciones más altas indican una mejor alineación con el criterio.

Por último, la puntuación de cada criterio se multiplica por su ponderación para cada proyecto y las puntuaciones ponderadas se suman estas para cada proyecto para obtener una puntuación total. A base de eso, los proyectos se clasifican según sus puntuaciones totales. Los de puntuaciones más altas tienen prioridad sobre aquellos con puntuaciones más bajas.

¿Cuándo conviene usarlo? 

El modelo de puntuación para priorizar proyectos es más adecuado para la gestión de múltiples proyectos o portafolios de proyectos y necesita una forma sistemática de evaluar y clasificar estos proyectos según su valor estratégico, viabilidad e impacto potencial.

Ejemplo de matriz de priorización de proyectos 

Consideremos un ejemplo de una empresa de tecnología que busca priorizar sus proyectos para el próximo año. La empresa ha identificado cuatro proyectos principales, pero tiene recursos limitados y necesita decidir qué proyectos emprender. Los criterios elegidos y los porcentajes de importancia son:

• Alineación estratégica (25%)
• Retorno de la Inversión (ROI) (30%)
• Impacto en el cliente (20%)
• Innovación (15%)
• Requisitos de recursos (10%)

Por lo tanto, evaluaremos cuatro proyectos (A, B, C, D) según cada criterio en una escala del 1 al 10. Luego, lo multiplicaremos por el peso del criterio y luego lo sumaremos para obtener una puntuación total para cada proyecto. Aquí tienes un ejemplo de lo que podemos conseguir:

Este cuadro de prioridades sugiere que el Proyecto B debería ser la máxima prioridad para la empresa, dada su puntuación general más alta, lo que implica la mejor alineación con los objetivos y criterios estratégicos de la empresa.

Gestión de prioridades en GanttPRO

Una vez que haya establecido las tareas y las prioridades del proyecto, debe concentrarse en su implementación secuencial. Ahí es donde puede resultar útil un buen programa de gestión de proyectos. GanttPRO es una gran opción para hacer esto. Estas son algunas características que lo hacen ideal para gestionar prioridades:

Campos estandares 

La opción más sencilla es establecer niveles de prioridad para cada tarea en un campo estándar. En GanttPRO, puedes etiquetar cada tarea como de prioridad alta, media o baja. Este indicador visual en la cuadrícula de proyecto ayuda a los miembros del equipo a comprender qué tareas requieren atención inmediata y cuáles pueden esperar.

Campos personalizados

Aparte de esto, puede adaptar los resultados que obtiene de la matriz de priorización y crear  campos personalizados con sus propios criterios, asignar etiquetas, puntuaciones, etc.

Tablero Kanban

También puede personalizar la vista del tablero Kanban para comprobar rápidamente los niveles de prioridades y las tareas que se incluyen en cada una de ellas.

Vista de portafolio

Si hablamos de proyectos, puede crear carteras de proyectos y obtener una descripción general rápida de sus proyectos de alta prioridad.

Ruta crítica

La función de ruta crítica del proyecto en GanttPRO identifica la secuencia de tareas dependientes que impactan directamente la fecha de finalización del proyecto. Al resaltar estas tareas, se aclara qué tareas son absolutamente críticas para la finalización oportuna del proyecto. Permite a los directores de proyectos priorizar los recursos y la atención a estas tareas por encima de otras.

Estas y muchas otras potentes funciones de gestión de proyectos le ayudarán a centrarse primero en las prioridades, ofrecer mejores resultados y optimizar considerablemente su proceso de planificación y gestión.

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