Planificación de contingencia en los proyectos: qué es, por qué es importante y cómo elaborar planes de contingencia
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La planificación de proyecto adecuada contribuye en gran medida a su éxito. Pero tener un plan en pie tampoco asegura al 100% un resultado excelente. El ciclo de vida de un proyecto es complejo e incluye varias fases que requieren atención. Una de estas fases es la implementación del plan. Existen muchos factores que pueden impactarla de cierto modo. Irónicamente, la solución es tener otro plan, el plan B para el principal.
Este es el plan de contingencia con el que podrá tomar medidas oportunas y apropiadas en el caso de que alguno de los factores afecte su realización. En este artículo cubrimos estos aspectos:
- Qué es un plan de contingencia
- Por qué es importante tener un plan de contingencia
- Cómo hacer un plan de contingencia
- Ejemplo de plan de contingencia
Al final del artículo le mostramos también qué herramienta le ayuda hacerlo fácil y rápido.
¿Qué es un plan de contingencia?
En qué consiste un plan de contingencia de un proyecto
Un plan de contingencia del proyecto es un resumen de posibles problemas que pueden surgir durante la implementación del proyecto y las medidas correspondientes que pueden tomarse en este caso. Su objetivo principal es identificar los riesgos potenciales y definir las soluciones para reducir su impacto potencial utilizando diferentes herramientas de gestión de riesgos y gestión de proyectos.
Debe ser flexible y ajustable para que pueda implementarse de manera rápida y efectiva si algo sale mal.
Qué es un plan de contingencia de un negocio
Un plan de contingencia de una empresa es algo similar al plan de contingencia de un proyecto, pero es más global. En esencia, se trata de una estrategia y acciones que deben tomar en respuesta a un evento que puede ocurrir o no en el futuro.
¿Cómo se relaciona con la gestión de riesgos?
Aunque la planificación de contingencias también se trata de riesgos, debe distinguirse de la gestión de riesgos.
Un plan de gestión de riesgos abarca todo lo relacionado con la identificación, evaluación, prevención y mitigación de riesgos.
Un plan de contingencia en la gestión de proyectos, por otro lado, incluye estrategias de gestión de riesgos para cuando ocurra uno u otro evento. Entonces, básicamente, es solo un plan de respuesta para los escenarios “¿Qué pasa si…? más probables.
Solo se hace para impactos negativos?
Los planes de contingencia no solo presuponen eventos negativos, sino que también dan cuenta de los positivos. Los eventos negativos son aquellos que representan una amenaza para el proyecto. Por ejemplo, cuando hay un problema con la provisión de recursos en un proyecto, los gastos superan el presupuesto, hay un avance del alcance del proyecto o cualquier problema con el equipo. Se supone que el plan de contingencia ayuda a gestionar los problemas para que el proyecto pueda volver a su ritmo lo antes posible.
Sin embargo, no todos los cambios en el proyecto pueden ser negativos. Algunos de ellos pueden tener un impacto positivo. Por ejemplo, considere en la etapa de planificación que el proyecto puede recibir recursos extra, o que se puede terminar antes de la fecha prevista, o algunas nuevas regulaciones acelerarán el proceso de finalización del proyecto. En ese caso, un plan de contingencia ayudará a aprovechar la oportunidad si sucede.
¿Por qué es importante tener un plan de contingencia?
Hay muchos factores externos que pueden afectar la implementación del proyecto. Por ejemplo, decisiones incorrectas, estimaciones incorrectas, cambios en el mercado, aumento de costos y otros pobres. Al implementar la planificación de contingencia, puede prever los posibles problemas relacionados con estos problemas y las soluciones a ellos. Entre otras razones porque es importante tener un plan de contingencia están:
Ayuda a minimizar pérdidas y daños con medidas anticipadas
Un plan de contingencia ayuda a prever los riesgos y desarrollar posibles soluciones por adelantado. Eso ayuda a reducir los costes relacionados con la reacción y las medidas adoptadas en el caso de que el riesgo ocurra, y también los gastos incurridos por los riesgos mismos.
Ayuda a reducir bloqueos e interrupciones con mejor reactividad
Contar con una respuesta ayuda a prevenir y reducir los bloqueos durante la implementación del proyecto. Un plan de contingencia ayuda a tomar medidas más rápido para superar los obstáculos si pasan y volver a poner el proyecto en marcha.
Proporciona más estabilidad al proyecto
Al tener claros los riesgos que conlleva el proyecto, el gerente puede estar más seguro de las decisiones que toma en el desarrollo del proyecto y en estimaciones de su progreso. También proporciona una base para decisiones más ambiciosas.
Contribuye a mayor eficiencia
Con el plan de contingencia, el equipo de proyecto puede responder rápidamente y eficazmente a los problemas que surjan, lo que puede ayudar a evitar retrasos innecesarios y mantener el proyecto en marcha.
Ayuda a cumplir con los plazos y presupuesto establecidos
Al anticipar y prepararse para los posibles riesgos, el plan de contingencia contribuye a que el proyecto se complete dentro del plazo y presupuesto establecidos.
Elementos esenciales para elaborar planes de contingencia
No existe una estructura predefinida que se deba seguir para un plan de contingencia. Pero estos son algunos elementos que son esenciales para que el plan tenga un impacto y una utilidad real.
Riesgos categorizados
Obviamente, esta es la parte más importante de cualquier plan de contingencia. Pueden existir numerosos riesgos inherentes en un mismo proyecto, pero la idea no es enunciarlos todos en un plan. Sino categorizarlos en base a su probabilidad, importancia e impacto. Una vez definidos, es mejor elaborar soluciones para los riesgos de alta prioridad en lugar de tratar de abordarlos a todos.
Disparadores
Esos son los eventos que te harán recurrir a un plan de contingencia.
Respuestas
Para cualquier disparador o conjunto de disparadores incluidos en el plan, debe elaborarse una posible respuesta.
Recursos
Se deben identificar los recursos necesarios para ejecutar las medidas preventivas y de respuesta, incluyendo personal, equipo, suministros, etc.
Asignación de responsables
Las diferentes medidas involucrarán a diferentes miembros del equipo o partes externas. Para que quede claro y ahorre tiempo en caso de que se materialice algún riesgo, un plan de contingencia debe incluir a las personas que deben ser comunicadas al respecto y las personas que serán responsables de ejecutar las medidas del plan.
Cronograma
Las diferentes etapas del proyecto pueden tener diferentes riesgos. Por lo tanto, idealmente igual que el plan principal del proyecto, el plan de contingencia debería tener un cronograma para comprender cuándo principalmente se esperan ciertos riesgos.
¿Cómo hacer un plan de contingencia?
1. Hacer una lista de los principales recursos y procesos
Aliste todos los recursos que son cruciales para un proyecto. Pueden ser mano de obra, herramientas e instalaciones, entre otros. Luego, determine los procesos clave del proyecto, como objetivos, hitos y tareas.
Esto ayudará a crear una visión general integral y centrarse en los riesgos relacionados con los principales recursos y procesos de un proyecto.
2. Identificar los riesgos principales
El siguiente paso es identificar los posibles riesgos que podrían afectar el proyecto. Por ejemplo, pueden ser eventos como retrasos en la entrega de materiales, fallos técnicos, problemas con el personal, interrupciones por factores externos, problemas de seguridad, etc. Se debe analizar tanto la probabilidad de que ocurran como su posible impacto en el proyecto.
Es imposible y hasta cierto punto innecesario identificar absolutamente todos los riesgos que pueden ocurrir. La probabilidad de algunos riesgos puede ser tan pequeña que desarrollar un plan detallado para ellos será una mera pérdida de tiempo. O, puede ser, el riesgo es tan ambiguo que también requerirá desarrollar soluciones ambiguas. Y tales soluciones no ayudarán en absoluto. Por lo tanto, lo más razonable es hacer una lista de los riesgos que son factibles y razonablemente probables y trabajar en ellos detenidamente.
Para hacer la lista de riesgos, se puede basar en la experiencia previa, conocimientos y conclusiones de proyectos similares, opiniones y estimaciones de las partes interesadas en el proyecto y expertos dentro de la organización o consultores externos.
3. Priorizar los riesgos según su impacto y probabilidad
Se supone que en este paso ya debería tener una lista de los riesgos clave en su proyecto. Pero aun entre ellos, debe ir un paso extra y priorizarlos según su importancia y su probabilidad de ocurrencia. Los riesgos más graves y con el mayor impacto en su proyecto, deben tener una mayor atención y una planificación más meticulosa.
4. Hacer una estimación de costes relacionados con los riesgos identificados
Ya que tiene una visión de los riesgos anticipados, puede estimar los costes y los gastos relacionados con ellos. Por ejemplo, los costes de las actividades que habrá que implementar para hacer frente a los riesgos si se materializan, posibles pérdidas que pueden provocar, etc.
5. Elaborar el plan de contingencia
Para cada riesgo identificado, se deben establecer planes de respuesta detallados, que describan las acciones específicas que se deben tomar en caso de que ocurra el riesgo. Esto incluye definir las responsabilidades y las partes que se encargan de la implementación de estas acciones.
Se deben asignar responsabilidades claras para cada tarea y acción del plan de contingencia. Esto incluye designar quién será el responsable de la ejecución de cada acción y asegurar que cada miembro del equipo de proyecto tenga un rol claro y definido. También, hay que establecer el cronograma y los recursos que se van a necesitar para implementar las respuestas.
En general, las aspectos generales que debe cubrir su plan son: quién estará involucrado, qué es y cuándo se tendrá que tomar una u otra acción, y cómo se llevará a cabo el plan.
6. Definir el proceso de comunicación
Este paso no trata únicamente de la necesidad de comunicar el plan de contingencia a todas las partes interesadas, sino también del proceso de comunicación posterior. Se deben establecer procedimientos claros para informar a los miembros del equipo, los interesados y otros stakeholders internos y externos sobre la situación y las medidas que se están tomando. Además, hay que pensar con qué frecuencia y de qué manera se proporcionarán actualizaciones.
7. Revisar el plan
Hay que revisar el plan de contingencia periódicamente para asegurarse de que funciona como se espera y para identificar posibles mejoras. Es importante mantenerlo actualizado para garantizar que siga siendo relevante y efectivo.
Plan de contingencia: ejemplo en GanttPRO
Los riesgos de cada proyecto pueden ser completamente distintos y dependen de muchos factores como el tipo de proyecto, recursos y partes involucradas, financiación, industria en la que se implementa, factores externos políticos, económicos y sociales.
Aquí le presentamos un ejemplo de plan de contingencia con una lista de riesgos generales hecho en el software de gestión de proyectos GanttPRO.
¿Cómo elaborar un plan de contingencia en GanttPRO?
En GanttPRO puede crear y llevar control del plan de contingencia junto con sus otros planes de proyectos. Puede realizar todos los pasos para un plan de contingencias en la herramienta.
1. Agregar la lista de riesgos
Dentro de cada riesgo, como para cualquier tarea, es posible agregar descripciones más detalladas, establecer duración, o dependencias con otros riesgos, agregar archivos adjuntos, comentarios y menciones.
2. Definir el impacto de cada riesgo
Una de las ventajas de GanttPRO es la posibilidad de crear campos personalizados y configurar la tabla de proyecto para su plan en concreto. De este modo, puede dar a icono + en la tabla de proyecto y seleccionar +Crear nuevo campo. Ahí, tiene que elegir el tipo de columna Etiquetas, ponerle nombre Impacto y crear los campos que necesita asignándoles diferentes colores.
3. Determinar la probabilidad de cada riesgo
Igual, que en el paso interior, puede agregar campos personalizados para indicar la probabilidad de cada riesgo. En este caso podría usar el campo Selección múltiple.
4. Indicar la respuesta al riesgo
Por último, puede agregar el campo personalizado de Texto con la respuesta al riesgo. O definir la respuesta en las configuraciones de tarea para cada riesgo.
Aparte de eso, puede agregar otros campos, si es necesario, visualizar los riesgos en el cronograma con el diagrama de Gantt o en el tablero de tipo Kanban con las tarjetas. Además, GanttPRO le ayuda a realizar todas las operaciones de planificación y gestión de proyectos.
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En resumen, un plan de contingencia es un plan que se crea para solucionar posibles riesgos o eventos negativos que puedan surgir durante la implementación de un proyecto. La implementación del plan de contingencia es esencial para minimizar pérdidas y daños, reducir bloqueos e interrupciones, proporcionar más estabilidad al proyecto, contribuir a la eficiencia y ayudar a cumplir con los plazos y presupuestos establecidos. En general, el plan de contingencia es una parte importante de la planificación de proyectos que debe ser considerada para lograr el éxito del proyecto.
