Cómo complementar Trello con diagrama de Gantt

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Los diagramas de Gantt han sido durante mucho tiempo herramientas esenciales para la gestión de proyectos. La razón es bien clara, ayudan a visualizar el cronograma de proyecto y asegurarse que no haya superposiciones, ver claramente los plazos y seguir continuamente el progreso. Es decir, ayudan a finalizar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

De ahí, muchos gerentes de proyectos que utilizan Trello buscan cómo completar la app con la  funcionalidad de diagramas de Gantt, que desafortunadamente no se incluye por defecto.  En este artículo, vamos a explorar cómo resolver este problema de la manera óptima y cuáles son las otras posibles soluciones que pueden ser más rentables y eficientes para la gestión de proyectos.

Funcionalidad de Trello 

Trello es un buen gestor de tareas que está diseñado con la metodología Kanban en mente. Es bastante simple, por lo que no tiene que pasar días tratando de entender su funcionalidad y configurarlo. Cada proyecto tiene su propio tablero. Los tableros tienen columnas que puede organizar según sus necesidades. Por ejemplo, con estados como «Por hacer», «En curso», «Hecho». Las columnas tienen tarjetas que son tareas. Cada tarjeta se puede asignar a los miembros del equipo, establecer fechas de vencimiento y equipar con listas de verificación y archivos adjuntos.

💡 Revisión completa de todas las características de Trello

Los tableros en Trello son realmente agradables y claros. Sin embargo, las cosas no son tan buenas cuando se trata de otras formas de visualización de tareas. Trello carece de la vista del diagrama de Gantt. Y eso dificulta la gestión del flujo del proyecto, las dependencias y los plazos a escala.

Los creadores de Trello resuelven este problema con Power-Ups. Son complementos que tendrá que instalar para agregar el diagrama en su cuenta de Trello. Exploremos en detalle cuáles son las opciones más utilizadas y cómo configurar un diagrama de Gantt en Trello de esta manera.

Power-Ups de diagramas de Gantt en Trello

1. GoodGantt

GoodGantt está diseñado específicamente para trabajar en Trello con diagramas de Gantt. Permite arrastrar y soltar tareas, filtrarlas y agruparlas, y conectarlo a otros Power-Ups relacionados con el seguimiento del tiempo para ver estos datos en el diagrama de Gantt. 

También hay un panel de carga de trabajo para ver la disponibilidad de los recursos. Este diagrama de Gantt es bastante simple y carece de muchas funciones avanzadas, pero estará bien si solo necesita visualizar unas cuantas tareas cortas. Hay una versión limitada gratuita para 1 usuario y versiones más avanzadas por 2,99 o 4,99 dólares por usuario al mes.

2. Mermaid Gantt

Este complemento toma las fechas de su tablero de Trello y crea el diagrama de Gantt basado en ellas. También es bastante simple. Permite filtrar tareas y establecer ciertas configuraciones como la visualización del marcador de hoy y de los fines de semana.

Además, puede establecer formatos de fecha y cambiar las opciones de zoom. Hay una opción para descargar el gráfico como archivo PNG, en caso de que necesite incluirlo en una presentación de proyecto. No es un diagrama de Gantt con todas las funciones, sino más bien una versión ligera y minimalista de línea de tiempo de actividades.

3. Diagramas de Gantt (Por Placker)

Placker ofrece una versión más completa del diagrama de Gantt que ya es de un nivel intermedio con algunas funciones interactivas. Su funcionalidad de arrastrar y soltar y de gestión de dependencias ayuda a organizar mejor las tareas. Puede establecer hitos del proyecto, resaltar la ruta crítica y rastrear el progreso directamente desde el gráfico. La posibilidad de exportar el resultado añade un bonito toque final.

Como no, todo eso tiene un costo. Debe pagar adicionalmente por cada usuario cada mes alrededor de 5-10$ para usar este diagrama de Gantt en Trello.

4. BigPicture

BigPicture es un complemento para las apps de Atlassian que también se utiliza para crear diagrama de Gantt en Jira. Te permite mover tareas mediante la función de arrastrar y soltar dentro del cronograma, enlazar las tareas a través de dependencias y ordenarlas o agruparlas. También tendrá que comprarlo además de la suscripción a Trello. El precio comienza desde $5/mes y sube con la cantidad de usuarios.

5. Planyway

Planyway, en nuestra opinión, es la opción más útil entre todos los Power-ups para un diagrama de Gantt en Trello. Puede mover tareas en el diagrama, marcar tareas completadas en el gráfico, establecer prioridades y etiquetas para las tareas y, por último, conectar las dependientes. Incluso existe la posibilidad de asignar tareas a recursos directamente desde el diagrama de Gantt. Sin embargo, recuerda que algunas funciones deben pagarse por separado.

Cómo añadir diagrama de Gantt a Trello 

Ahora que hemos revisado los ‘Power-Ups’ de diagrama de Gantt para Trello, vamos a ver cómo agregarlos en la aplicación de Trello. Para usar el diagrama de Gantt en Trello:

• Elija un Power-Up del diagrama de Gantt
• Habilite el Power-Up del diagrama de Gantt en Trello
• Configure los ajustes de su diagrama de Gantt

Paso 1: Elija el Power-Up del diagrama de Gantt

El primer paso consiste en visitar la sección de Power-Ups de Trello. Haga clic en los tres puntos de la esquina derecha y elige “Power-Ups” en el menú o ábralo haciendo clic en el icono de ‘Power-Ups’. 

Escriba ‘Gantt’ en la casilla de búsqueda y elija alguna de las  opciones que propone Trello:

• GoodGantt
• Mermaid Gantt
• Diagramas de Gantt (Por Placker)
• BigPicture 
• Planyway

Paso 2: Habilite el Power-Up del diagrama de Gantt en Trello

Para habilitar el complemento de diagrama de Gantt tiene que seguir estos pasos: 

• Abra Trello y vaya al tablero donde quiere agregar el diagrama de Gantt.
• En la barra de herramientas, haga clic en el ícono del Power-Up que haya agregado.
• Según el Power-Up, es posible que tenga que permitir el acceso a sus datos de Trello o crear una cuenta con el proveedor del Power-Up.

Paso 3: Configure los ajustes de su diagrama de Gantt

Cada ‘Power-Up’ puede variar levemente, pero esto es lo que puede hacer en general.

• Verificar o asignar fechas de inicio/finalización/vencimiento. 

Esto define dónde aparece la tarea en su carta Gantt en Trello. La mayoría de los Power-Ups permiten ajustar las líneas de tiempo de las tareas arrastrando el inicio o el final de cada tarea directamente en el gráfico. Si no es así, haga clic en la tarea para establecer las fechas o vaya a la vista de tablero y cámbielas desde allí.

• Filtrar las tareas para centrarse en algo específico. 
• Establecer dependencias que indiquen qué tareas deben completarse antes de que otras puedan comenzar. Algunos Power-Ups permiten hacer esto, mientras que otros no.
• Establecer hitos del proyecto para marcar fases críticas o fechas de finalización en el cronograma.
• Si el Power-Up lo permite, asignar tareas a miembros del equipo directamente dentro de la vista de Gantt.

Ventajas y desventajas de usar el diagrama de Gantt en Trello 

Los tableros Kanban son excelentes para gestionar la lista de tareas pendientes y hacer seguimiento de un plan de trabajo corto o con tareas repetitivas, pero a menudo se quedan cortos cuando se trata de la planificación y la gestión de proyectos de alto nivel. Aquí es donde entran en juego los diagramas de Gantt. Así que tiene todo el sentido del mundo si desea incorporar la funcionalidad de Gantt en sus herramientas de gestión de proyectos. 

Si en su caso es Trello y no quiere cambiar de herramientas, los Power-Ups pueden ser una forma de solucionar el problema. Sin embargo, tenga en cuenta que las opciones de diagrama de Gantt de Trello vienen con algunas limitaciones notables:

1. No apto para la planificación y gestión profesional

Los Power-Ups de diagramas de Gantt de Trello son más adecuados para tareas cortas, pequeñas y sencillas. Si bien funcionan para conjuntos de actividades más simples, se quedan cortos si necesita administrar múltiples fases de proyecto, dependencias, recursos y jerarquías de tareas detalladas. Es decir, para una gestión integral de proyectos, es poco probable que estos Power-Ups satisfagan sus necesidades.

2. Costo vs. beneficio

La mayoría de los Power-Ups de diagramas de Gantt requieren una suscripción. ¿Qué significa esto? Simple, pagará tanto por Trello como por los Power-Ups. Y como Trello en su esencia es un organizador de tareas simple, a menudo necesitará varios Power-Ups para cubrir varias necesidades de gestión de proyectos. 

Esto puede sumarse rápidamente y convertir a Trello en una opción costosa en comparación con herramientas de gestión de proyectos más sólidas que incluyen diagramas de Gantt de forma predeterminada.

3. Gestión de dependencias limitada

Entre las razones por las que los gerentes de proyectos usan herramientas de diagramas de Gantt, está la posibilidad de establecer dependencias entre tareas. Ayudan a establecer relaciones claras entre actividades, de modo que todo ocurra en el orden correcto y en el momento adecuado. Resulta muy útil para evitar cuellos de botella y garantizar un flujo de trabajo más fluido.

Si bien algunos Power-Ups ofrecen una gestión básica de dependencias, normalmente solo admiten dependencias simples, como «de inicio a inicio». Carecen de opciones para trabajar con predecesores y tipos de dependencias más avanzados. Esto puede dificultar la coordinación y programación efectivas de proyectos.

4. Funcionalidad básica y facilidad de uso

Por último, notará una evidencia drástica si prueba cualquiera de los Power-Ups y lo compara con una herramienta de gestión de proyectos con diagramas de Gantt integrados. Las alternativas a Trello con funcionalidad de Gantt integrada ofrecen experiencias más fluidas e intuitivas con opciones de configuración avanzadas, visualización clara de tareas y navegación sencilla. Los Power-Ups de Trello, por el contrario, pueden resultar confusos, y carecen del refinamiento y la profundidad de los programas de diagramas de Gantt. 

Soluciones alternativas a los diagramas de Gantt de Trello

Si necesita la funcionalidad de diagrama de Gantt para gestionar proyectos complejos con una planificación y un seguimiento detallados, una herramienta diseñada específicamente para esto es su mejor opción. GanttPRO ofrece potentes funciones de diagrama de Gantt junto con vistas flexibles de tablero, calendario y lista, todo en una sola plataforma.

En comparación con los Power-Ups de Trello, es más fácil de usar, robusto y está completamente equipado para gestionar todas las etapas de su proyecto. Esta es la diferencia que puede marcar para mantener sus proyectos organizados y encaminados:

• En primer lugar, GanttPRO está diseñado específicamente para la gestión de proyectos basada en diagramas de Gantt. Ofrece un conjunto de funciones avanzadas que van más allá de lo que pueden ofrecer los Power-Ups de Trello. Tan pronto como crea su proyecto y agrega tareas, GanttPRO genera el diagrama de Gantt al instante. No es necesario hacer malabarismos con Power-Ups, ajustar configuraciones o lidiar con configuraciones complejas.

📝 Vea qué diagrama de Gantt con ejemplos puede hacer en GanttPRO.

• GanttPRO facilita la gestión de las dependencias de las tareas, ya sea directamente en el diagrama o estableciendo predecesores en la cuadrícula del proyecto. Con 4 tipos de dependencia, tiene control total para secuenciar las tareas con precisión en cualquier cronograma intrincado. La interfaz es intuitiva, con diagramas de Gantt que cargan al instante y la posibilidad de  que te permiten acercar y alejar la imagen, ajustar la visualización de las tareas para una mejor visualización, aplicar filtros y personalizar el diseño.
• Además, GanttPRO permite ver hitos, fechas límite, tareas vencidas, la ruta crítica y los asignados, todo en un solo lugar para actualizaciones rápidas y de un vistazo. Puede establecer líneas de base para comparar el plan de proyecto inicial con los avances reales y hacer un seguimiento de las desviaciones. Es posible compartir el diagrama de Gantt mediante la exportación en formato PDF o PNG, o con un enlace. El enlace puede ser estático o dinámico, lo que permite que otros se mantengan actualizados a medida que evoluciona el proyecto.

En resumen, en comparación con los Power-Ups de Trello que en su mayoría brindan una experiencia un poco frustrante, la interfaz fluida de GanttPRO mejora la visibilidad y ofrece una descripción general más clara y detallada del cronograma del proyecto. Por lo tanto, será mucho más útil planificar la carga de trabajo y seguir el progreso o hacer ajustes oportunos.

Y no se trata solo del diagrama de Gantt, GanttPRO incluye herramientas de gestión de recursos integradas. Esto significa que puede asignar miembros del equipo, hacer un seguimiento de las cargas de trabajo y equilibrar los recursos de manera eficaz dentro de la aplicación. De hecho, obtiene muchas otras funciones útiles, pruébelo para verlo. 

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