Asana: características, ventajas y desventajas [2024]
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La búsqueda de un programa de gestión que sea beneficioso para su trabajo y se adapte a sus procesos no es una tarea fácil. Si está considerando Asana como una opción, en este artículo repasamos las características principales del programa, y las ventajas y desventajas de Asana.
Características de Asana
Asana es un software de gestión de proyectos que sirve como un espacio virtual de trabajo para organizar las tareas, desarollar diferentes tipos de planificación, colaborar en equipo, o para llevar a cabo proyectos por su cuenta. Aunque no tiene ninguna función que lo destaque de las herramientas similares, es un programa de gestión muy versátil que generalmente tiene unas reseñas muy buenas.
Vamos a repasar las características de Asana en más detalle.
Interfaz
La interfaz de Asana es muy agradable y atractiva. Para las operaciones básicas como creación de tarea, selección de vista, o colaboración parece bastante amigable e intuitiva. Para las gestiones más avanzadas, configuraciones de automatización, gestión de proyectos, ya tiene que invertir más tiempo en su aprendizaje. Eso lo respaldan las reseñas de los usuarios, que principalmente denotan que es un programa fácil de usar, pero que requiere bastante tiempo y esfuerzo en la incorporación de nuevos usuarios y configuración de procesos.
Aquí puede ver su interfaz cuando comienza a trabajar con una plantilla de plan de proyecto de TI:
Gestión de tareas y proyectos
La aplicación principal de Asana es para la gestión de tareas y proyectos. Entre las posibilidades que ofrece no hay nada inusual. Puede:
- Organizar el trabajo en proyectos
- Crear tareas y asignarlas a la persona responsable
- Establecer plazos para las tareas
- Definir su prioridad, estado, u otros detalles en los campos personalizados
- Conectar tareas relacionadas con dependencias
Una función curiosa, que quizás servirá para algunos es la posibilidad de aprobar una tarea con un ‘Me gusta’.
Parecido a las características de Smartsheet y las características de Monday.com, en Asana se puede dejar comentarios en los archivos adjuntos como imágenes y pdf.
Gestión de equipo
Para gestionar el equipo en Asana, tiene un apartado que se llama la Página del equipo. Allí, puede ver la información básica sobre el equipo, dejar mensajes y ver el calendario del equipo.
Los usuarios de planes Business y Enterprise tienen la posibilidad de gestionar la carga de trabajo de equipo. Esto se hace a través de portafolios. Es decir, para usar esta función, primero tiene que agregar el proyecto o grupo de proyectos a Portafolios. De allí, podrá ver la carga de cada miembro del equipo, ver el gráfico y reasignar tareas si el miembro de equipo está sobrecargado.
No es la mejor funcionalidad en comparación con otras herramientas de gestión de proyectos. Así que si consideramos las ventajas y desventajas de Asana, la funcionalidad de gestión de equipo y su carga de trabajo, definitivamente no entraría en la lista de las ventajas.
Colaboración
Asana no se olvida del trabajo colaborativo. Para ello, ofrece las funciones básicas que ayudan a organizar y llevar a cabo el trabajo en equipo. De este modo puede dejar comentarios en las tareas, mencionar a los compañeros.
Entre las características de Asana interesantes en cuanto a la colaboración y comunicación en equipo, está la posibilidad de crear y adjuntar en la app los mensajes de video. La integración del programa con el servicio de Vimeo, permite a los usuarios grabar mensajes de video cortos. De este modo, por ejemplo, puede enseñar un proceso en la pantalla, explicar o presentar algo y después incorporarlo a tareas, proyectos y comentarios.
Aparte de eso, es posible colaborar en tareas o proyectos con los invitados que son usuarios de las organizaciones sin dominios de email de la organización. Se supone que de esta manera puede dar acceso al proyecto a los clientes, contratistas y otras personas que no tengan el correo de su organización. Es un sistema un poco sofisticado, pero es posible.
Seguimiento de proyecto
Para llevar el seguimiento y control de proyecto, en Asana puede agregar, gestionar y rastrear los objetivos de su proyecto. Esta función es muy útil, ya que cualquier proyecto está basado en algún objetivo. Y una de las tareas claves es controlar que el proyecto esté yendo en la dirección correcta hacia este objetivo.
Además, en los planes Premium, Business y Enterprise, existe la posibilidad de agregar hitos. Con ellos, puede marcar los puntos significativos en el proyecto y monitorear el progreso hacia estos puntos.
Por último, puede usar paneles para ver los gráficos y medir el rendimiento del proyecto, detectar posibles problemas y seguir el progreso.
Asana: ventajas y desventajas
Las reseñas de Asana son en la mayoría bastante buenas. Pero como cualquier otro programa hay ventajas y desventajas de Asana que pueden ser más o menos decisivas para su proyecto, tipo de actividades y presupuesto. Vamos a repasarlas.
Ventajas de Asana
Plan gratis
Una de las ventajas de Asana que lo destaca más es la cuenta gratuita para equipos de hasta 15 usuarios. Y es que en comparación con otro software de gestión de proyectos parecido, su plan gratuito ofrece la funcionalidad más amplia y con bastantes usuarios.
Así no tiene límites para la cantidad de tareas y proyectos creados, en mensajes y registros de actividad. Puede trabajar con varias vistas, como lista, tablero y calendario. Y aparte puede usar las aplicaciones móviles y acerca de 100 integraciones.
Asana ocupa el primer lugar con el mejor plan gratuito.
Múltiples vistas del proyecto
Una de las ventajas de Asana es que ofrece diferentes vistas de proyectos como lista, tablero Kanban, cronograma de actividades y calendario de proyecto. Por lo tanto, cada usuario puede administrar el proyecto con la vista que más le convenga.
En la Lista, puede trabajar en una vista que se asemeja a una hoja de cálculo clásica, aunque sin fórmulas ni funciones. La vista de Tablero es una especie de tabla kanban con tarjetas y tareas que se dividen en columnas según las condiciones que establezca. La vista Cronograma muestra las tareas de lista en una línea de tiempo. Los usuarios que busquen una vista de calendario en una herramienta de gestión de proyectos, la encontrarán en Asana.
Automatización
Una de las ventajas de Asana es la posibilidad de automatizar algunos procesos, tareas repetitivas y flujos de trabajo. En su apartado de Flujo de trabajo puede establecer reglas y activadores con las que al suceder una acción automáticamente empezará la otra. Puede configurarlo para automatizaciones básicas, como fechas de vencimiento. Por ejemplo, una vez que termine la tarea, se asigna automáticamente a la siguiente persona responsable de su completación.
Otro ejemplo sería cuando finaliza el proyecto, que salte un aviso en la otra app corporativa. También, existen varias opciones para las tareas repetitivas. Eso le quita el trabajo rutinario que no merece una atención especial, y le permite dedicar tiempo a cosas más importantes.
Adaptabilidad y versatilidad
Asana puede ajustarse a diferentes tipos de metodologías de gestión y gran variedad de tipos de proyectos. Aunque también hay que reconocer que le pasa lo mismo que a otras herramientas todo en uno. Y es que al generalizar las posibilidades de gestión de proyecto no hace hincapié en ningún método en particular. Por eso, si está buscando funciones específicas para el marco Scrum, por ejemplo, o para gestionar las fases de su proyecto de desarrollo de software, puede que no le convenga.
Gran elección de integraciones
Dependiendo del plan que elija, puede conseguir de 100 a más de 350 posibles integraciones con otras apps en categorías como Comunicación, Conectores, Archivos, Finanzas y RR. HH, TI y Desarrollo, Marketing y Diseño, Productividad, Informes, Ventas y Servicios y más.
Vista de paneles
Los paneles son una de las ventajas de Asana. A través de ellos se puede visualizar los datos del proyecto y controlar el proceso. Solo hay que seleccionar que tipo de gráfico necesita y qué datos quiere incluir, el programa recopilará los datos y los mostrará en el gráfico seleccionado. Es útil para recopilar datos en la evaluación de proyecto.
Desventajas de Asana
Obviamente, el programa no es perfecto, como todos. Aparte de sus ventajas, tiene desventajas también. Vamos a ver cuáles son.
Asignación de tareas
Por alguna razón, el programa que se posiciona como una herramienta ideal para la gestión colaborativa de tareas, tiene un inconveniente justo en esto. Una de las desventajas de Asana, que mencionan los usuarios, es que no se puede asignar la tarea a más de un usuarios.
No permite controlar tiempo
Al ser un programa versátil que supuestamente debe incluir todas las funciones esenciales para una gestión de proyectos eficaz, le falta un punto importante. Y es que muchos usuarios apuntan a que les falta la posibilidad de controlar el tiempo.
Es una función que tiene la mayoría de software similar hoy en día. Y que a muchos les resulta útil para analizar el tiempo gastado en el trabajo, optimizar el uso de tiempo o simplemente facturar las horas. Si es posible encontrar una app adicional para esto, pero para los planes de pago parece excesivo.
Falta de un diagrama de Gantt completo
Aunque ofrece una multitud de vistas, otra desventaja de Asana es que no ofrece un diagrama de Gantt potente. Este es una herramienta muy útil para todas las etapas del ciclo de vida de proyecto porque ayuda a planificar mejor las actividades, visualizar el trabajo, hacer su seguimiento y finalizar el proyecto de acuerdo con el plan establecido.
A falta de la vista de gráfica de Gantt, tampoco puede trabajar plenamente con la ruta crítica, línea base y otras funciones que usualmente se realizan a través de esta herramienta.
Conclusión
Pruebe Asana si:
- Tiene un equipo de menos de 15 personas que necesita una herramienta para la gestión básica de tareas
- Necesita múltiples vistas de proyecto
- Trabaja con tareas repetitivas y necesita posibilidades de automatización
- Necesita algo universal
- Require muchas integraciones
Considere una alternativa a Asana si:
- Usualmente asigna tareas en sus proyectos a varias personas
- Necesita controlar y registrar el tiempo dedicado a las tareas
- Necesita un diagrama de Gantt potente
- Tiene un presupuesto limitado y necesita un programa más asequible con las mismas funciones
3 alternativas a Asana
¿Y cuáles son las alternativas que cubran las desventajas de Asana? Aquí le presentamos 3 alternativas que puede probar.
1. GanttPRO
GanttPRO es un software para la planificación de proyectos basado en diagramas de Gantt online. Es una alternativa a Asana moderna y efectiva que te permite ahorrar tiempo con una planificación adecuada y mejora el rendimiento del equipo con una gestión más eficiente.
En la gráfica de Gantt interactivo de GanttPRO puede ver toda la información necesaria sobre el progreso de proyecto: en qué etapa está, cual su progreso, como va con los plazos. Aparte de eso, puede habilitar la ruta crítica para controlar las tareas que afectan la completación oportuna; seguir la realización del proyecto con las líneas base y el panel de control; establecer dependencias entre tareas fácilmente y muchas otras cosas.
Además, dispone de todas las funciones esenciales para gestionar los recursos, tiempo, y equipo y colaborar en el proyecto.
2. Trello
Trello es una buena alternativa a Asana si está buscando una herramienta más fácil de usar y con menos funciones. Es una solución flexible y transparente que principalmente se enfoca en ayudar a sus usuarios a organizar el trabajo. Ofrece una interfaz bastante simple y la posibilidad de personalizar los flujos de trabajo.
Igualmente, se le puede definir como un buen gestor de tareas. Está basado en tarjetas de Kanban con las que obtiene una perspectiva rápida del estado del proyecto. Puede dividir el proceso de trabajo en diferentes estados o etapas y separarlo por columnas. De ahí, se hace más fácil gestionar y controlar el progreso del trabajo.
Parecido a Asana, es muy versátil y se puede usar en muchos tipos de proyectos y diferentes industrias sin ningún problema: sector de TI, fabricación, comercio, construcción, educación y otras esferas. Para comprar Trello vs Asana mejor, puede leer en detalle las características de Trello.
3. Monday.com
Monday.com es una opción, si de lo contrario al caso de Trello, está buscando una herramienta más sofisticada y con más funciones. Este software se centra en gestión de recursos, pero a la vez da muchas posibilidades para gestionar tareas y colaborar. De este modo, los gerentes no solo pueden anotar y llevar a cabo las tareas, sino también ver cuánto requiere una tarea, quién tiene un desempeño deficiente o está sobrecargado.
Monday.com también es una buena opción para trabajo colaborativo. Se puede invitar a los clientes a trabajar en el proyecto o compartir planes con ellos. Además, recibirá notificaciones en tiempo real, podrá dejar menciones, comentarios, y adjuntar archivos.
Eso sí, es más complicado para aprender a usarlo, así que tiene que estar preparado a invertir tiempo en eso.
