¿Qué es la línea base de proyecto y cómo establecerla?
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¿Qué es lo más importante en un proyecto? Conseguir los objetivos propuestos, ¿no? Eso es lo primero que viene a la mente. Y es verdad. Pero pensándolo más, se dará cuenta que no es la única cosa importante en un proyecto. No solo es importante llegar al objetivo, sino también cómo se ha llegado a este objetivo. ¿Ha usado los presupuesto de proyecto planificado o se ha quedado corto? ¿Ha alcanzado el objetivo en los plazos previstos o le ha tomado el doble de tiempo?
A este fin, en la gestión de proyectos, se utiliza una herramienta y técnica de planeación llamada la línea base de proyecto. Vamos a ver qué es la línea base de un proyecto, por qué hay que tenerla y cómo se hace.
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Probar gratis¿Qué es la línea base de un proyecto?
Una línea de base del proyecto se puede definir como un punto de referencia con el que se puede comparar y evaluar el desempeño y el progreso real del proyecto. En esencia, se compone de tres partes: línea base de cronograma, línea base de costo y línea base de alcance.
Por lo general, se conceptualiza durante la etapa inicial del ciclo de vida del proyecto y antes de que comience el proyecto. Y también es un concepto más habitual para los casos en los que escogen una metodología de gestión de proyecto como el modelo Cascada (waterfall). Eso se debe a que en las metodologías ágiles usualmente es complicado definir el alcance, el cronograma y el coste detallado teniendo su naturaleza flexible y desarrollo iterativo.
¿Por qué es importante establecer la línea base de un proyecto?
Una línea de base es importante porque sirve como una referencia para monitorear el progreso a lo largo del tiempo. Sólo sabrá si el proyecto va según lo planeado si tiene algo con qué compararlo.
Proporciona varios beneficios para el proyecto. Entre ellos, los siguientes.
Facilita monitoreo del desempeño y del progreso
La línea base del proyecto proporciona una imagen más clara de cómo avanza hacia la finalización del proyecto y cómo se desvía de los valores originales.
Contribuye a prevención y mitigación de riesgos
Con una línea base de proyecto sólida y bien definida, es más fácil evaluar el desempeño en tiempo real y detectar problemas a tiempo. Las líneas base del proyecto ayudan a anticipar desafíos como retrasos en el calendario de proyecto, calidad, escasez de recursos, monitoreo y seguimiento rigurosos y sobrecostos. Al identificar las desviaciones desde el principio, los gerentes de proyectos pueden abordar problemas potenciales antes de que se agraven, reduciendo la probabilidad de que el proyecto fracase.
Ayuda a obtener información para futura planificación
Mientras comparan el desempeño real con el plan inicial, los gerentes de proyecto pueden observar la variación y ver dónde, cuándo y cómo ocurren las desviaciones. Estas observaciones ayudan a analizar los datos y sacar conclusiones adecuadas.
Esto es beneficioso ya que ayuda a reducir el margen de error y mejorar la precisión de las estimaciones en proyectos futuros. La línea base del proyecto ayuda a predecir fallas, errores, omisiones o desafíos futuros.
Mejora la comunicación y la rendición de cuentas
Esto es lo mismo que tener un plan de proyecto. Cuando todos comprenden sus responsabilidades, cronograma y alcance de trabajo, puede esperar una mejor rendición de cuentas, responsabilidad y comunicación. La línea base del proyecto es como una meta, y tener una meta clara es crucial para cualquier actividad.
Del mismo modo, las líneas base del proyecto tienen un efecto beneficioso para el trabajo en equipo y para mejorar la productividad. Al comparar el plan inicial y el desempeño real, los equipos ven si les está yendo bien o si necesitan reajustarse para lograr una mayor eficiencia.
Elementos principales de la línea base de un proyecto
La línea base del proyecto normalmente incluye tres partes.
La línea base de alcance de proyecto
La línea base del alcance es la combinación de la declaración de alcance de proyecto, la EDT y el diccionario de EDT asociado. Esto es lo que los gerentes de proyecto utilizan como punto de referencia para monitorear el progreso y el desempeño de las actividades.
La declaración de alcance de proyecto incluye las características, objetivos y entregables del proyecto. La estructura de desglose del trabajo (WBS) es una descomposición de las tareas más grandes en actividades más pequeñas que ayuda a comparar los entregables aprobados del proyecto con el desempeño real del proyecto. El diccionario WBS proporciona detalles sobre los entregables, la actividad y la información de programación de cada componente.
La línea base del cronograma de proyecto
La línea base del cronograma es una versión fija del cronograma del proyecto que muestra cuánto tiempo llevará completar el proyecto y cada uno de sus entregables. Por lo tanto, los gerentes de proyectos pueden usarlo como punto de referencia para monitorear el progreso y el desempeño en comparación con el cronograma establecido y garantizar que se mantenga en el camino correcto. Incluye las fechas de inicio y finalización planificadas para cada tarea, hito y dependencia.
La línea base de costes de proyecto
Una línea base de costos es el tercer elemento importante de la línea base de proyecto. Esta es una versión aprobada del presupuesto del proyecto, que consta de estimaciones de costos para todas las tareas en un cronograma del proyecto.
Los gerentes de proyecto pueden usarlo como punto de referencia para comparar los costos reales con los planificados e identificar posibles excedentes. Lo ideal es cuando las estimaciones de costos coinciden o son más bajos que los costos reales del proyecto.
¿Cómo establecer la línea base del proyecto?
Ahora, profundicemos en los pasos para establecer una línea base de proyecto considerando los tres elementos esenciales que la componen.
Paso 1. Desarrollamos la línea base de alcance del proyecto
La línea base del alcance del proyecto incluye el alcance, los objetivos, los entregables, las limitaciones y los supuestos del proyecto, que sirven como punto de referencia durante toda la implementación del proyecto. Aquí tendrá que:
- Definir los objetivos y metas del proyecto que revelarán lo que el proyecto está tratando de lograr.
- Identificar a todos los stakeholders (patrocinadores, clientes, miembros del equipo, etc.) y analizar sus necesidades para aclarar sus expectativas y requisitos.
- Crear el acta de constitución de proyecto que resuma a un nivel alto el propósito, los objetivos, las partes interesadas, los requisitos y las suposiciones del proyecto.
- Describir qué está dentro del alcance del proyecto y qué no.
- Dividir el alcance del proyecto en componentes más pequeños y manejables utilizando una estructura de desglose del trabajo.
- Escribir una declaración de alcance detallada con los objetivos, entregables, limitaciones, suposiciones, criterios de aceptación y cualquier otra información relevante del proyecto.
- Aprobar la declaración de alcance con las partes interesadas clave.
- Describir el procedimiento que se seguirá para evaluar e introducir cambios en el alcance del proyecto.
- Fijar el alcance como línea base
Paso 2. Desarrollamos la línea base del cronograma del proyecto
Una línea base del cronograma incluye las estimaciones de las fechas de inicio y finalización del proyecto, fases y actividades. El resultado es una proyección detallada del cronograma del proyecto que a menudo se visualiza como un diagrama de Gantt o una hoja de ruta del proyecto si es menos detallada.
Teniendo en cuenta que ya tiene un alcance y la lista de todas las tareas definidas, para programar la línea base necesita:
- Determinar la secuencia lógica de las actividades.
- Estimar el tiempo necesario para completar cada actividad (explicamos cómo hacerlo aquí).
- Conectar tareas con dependencias en caso de que deban completarse en un orden particular y especificar el retraso y el tiempo de adelanto.
- Identificar los recursos (personal, materiales) necesarios para cada tarea y hacer la asignación de recursos en el proyecto.
- Encontrar la secuencia más larga de actividades dependientes que determinarán la duración total del proyecto. En la gestión de proyectos se llama ruta crítica. Lea cómo calcular la ruta crítica.
- Tomar nota de las contingencias del proyecto y asignar tiempo de contingencia o reservas a las actividades.
- Crear, revisar y ajustar el cronograma en función de la información que haya recopilado.
- Aprobar el cronograma con las partes interesadas.
- Fijar el cronograma como línea base.
Paso 3. Desarrollamos la línea base de los costes del proyecto
El siguiente paso está relacionado con el establecimiento de una línea base de costos. Sirve como punto de referencia para determinar si el proyecto va por buen camino o si se está gastando demasiado. Este paso va después de desarrollar el alcance y el cronograma, por lo que todo lo que el gerente tiene que hacer es:
- Estimar los costes de cada tarea o grupo de tareas. Estos pueden estar relacionados con pagos, materiales, equipos, licencias, subcontratistas, etc.
- Identificar las tasas de costo de ciertos recursos laborales o equipos que requieren este tipo de cálculo.
- Incluir costos indirectos en las estimaciones, como costos administrativos, servicios, etc.
- Resumir las estimaciones de todas las actividades del proyecto para obtener el coste total estimado del proyecto.
- Incluir reservas para contingencias en la línea base de costos del proyecto (cierto porcentaje del costo total estimado para cubrir gastos imprevistos).
- Aprobar la línea base con los grupos de interés.
- Fijar los costes como línea base.
Consejo: Al elaborar la línea base, anota todos las posibles limitaciones y problemas que pueden ocurrir en relación al alcance, calendario y costes. Todo esto servirá después para la gestión de riesgos en el proyecto.
Paso 4. Revisamos y documentamos la línea base del proyecto
Una vez que haya terminado con los tres componentes, revíselos y documentelos en un plan de proyecto básico. Para lograr el éxito del proyecto, es fundamental alinear las líneas base del alcance, del cronograma y del presupuesto para crear un plan de proyecto unificado.
Paso 5. Ponemos el plan en marcha y llevamos control
Entre las funciones del gerente de proyecto está el control periódico de las desviaciones de la línea base de proyecto. En caso de identificar desviaciones y posibles riesgos que pueden provocar sobrecostos, retrasos en el proyecto o cambios en el alcance, un gerente toma acciones correctivas y preventivas para solucionarlo.
¿Cómo establecer una línea base en Project u otros programas?
Uno de los programas tradicionales para trabajar con la línea base del proyecto es MS Project. Si trabaja en este programa, puede ver una instrucción detallada de cómo establecer una línea base en Project.
Si no tiene compromiso de usar el producto de Microsoft, teniendo en cuenta las características de MS Project, puede considerar soluciones modernas más eficientes y simples de usar.
Veamos un ejemplo de línea base de proyecto en el software de gestión de proyectos GanttPRO.
Ejemplos de línea base de proyecto
Aquí puede ver el ejemplo de línea base de un proyecto en GanttPRO. Una vez que termine de agregar toda la información necesaria para la línea base de alcance, cronograma y costes, puede hacer clic en el icono de la línea base (1) para crear su línea base de proyecto. Después podrá visualizarla activando la línea base con el mismo icono y marcando la casilla correspondiente, o ocultarla si no la necesita
El programa de gestión de proyectos GanttPRO, visualiza la línea base como una línea negra debajo de cada tarea en el diagrama de Gantt (2). Durante la realización del proyecto, allí puede ver si la tarea se está retrasando o adelantando en cuanto al plan inicial. Esa es la línea base del cronograma.
En la tabla de proyecto (3) puede ver la EDT de proyecto y abrir los detalles de cada tarea para controlar la línea base de alcance del proyecto. A parte de eso, cuando habilita la línea base, en la misma tabla verá la información sobre las fechas reales contra las fechas planificadas y también podrá ver los costes planificados vs. costes actuales.
La línea base no es la única herramienta de planificación y seguimiento de proyecto que ofrece el programa. Permite también:
- Establecer plazos límites
- Visualizar la ruta crítica
- Controlar el uso adecuado de recursos y gastos en el proyecto
- Registrar el tiempo dedicado a las tareas
- Ver informes
- Gestionar la carga de trabajo
- Ver el registro de actividad en el proyecto
- Recibir notificaciones sobre los cambios
- Compartir el estado de proyecto para mantener informadas a las partes interesadas
- Y mucho más
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