C贸mo hacer un cronograma para lograr mejores resultados en cualquier tipo de actividad
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Si tiene pendientes una serie de actividades o un trabajo, seguramente necesita un plan y una comprensi贸n clara de las fechas de inicio y finalizaci贸n para completarlas. Si no hay una gran probabilidad de que logre hacer solo una parte o encontrar谩 muchos obst谩culos por el camino.聽
Y si hablamos de un proyecto, la necesidad de tener un plan ordenado de todas las tareas que hay que completar para alcanzar los objetivos de proyecto, es a煤n m谩s obvia. Un cronograma es la herramienta que le ayuda en esto. Por lo tanto, hay que saber c贸mo se hace un cronograma para cualquier tipo de proyectos.
En este art铆culo le explicamos c贸mo se hace un cronograma de actividades de un proyecto y con qu茅 herramienta puede contar para elaborar un cronograma en cuesti贸n de minutos. Ver谩:
- 驴Qu茅 es un cronograma?
- 驴Para qu茅 sirve un cronograma de actividades en el proyecto?
- 驴C贸mo hacer un cronograma?聽
- D贸nde hacer cronogramas
- Ejemplo de cronograma de un proyecto
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Crear un cronograma gratis驴Qu茅 es un cronograma?
El cronograma de un proyecto es una l铆nea ordenada cronol贸gicamente con fechas, eventos o acciones esenciales del proyecto. Tambi茅n se conoce como una l铆nea de tiempo (la versi贸n de cronograma m谩s simple), pero el significado es el mismo. Este punto de referencia visual permite comprender los pasos necesarios para completar un proyecto a tiempo.
Asimismo, se puede hacer un cronograma de actividades o un cronograma de trabajo. En este caso el proceso puede ser menos formal que en un proyecto, pero el concepto es el mismo.
El papel de los cronogramas crece constantemente porque tambi茅n aumenta la importancia de la esfera de la gesti贸n de proyectos. Los cronogramas online permiten que todo el equipo comprenda su trabajo de un vistazo con una descripci贸n general de todas las tareas requeridas, junto con sus asignaciones, niveles de prioridad e hitos del proyecto.
驴Para qu茅 sirve un cronograma de actividades en el proyecto?
Un cronograma de actividades puede proporcionar beneficios significativos para todos los miembros del equipo en cada etapa de ciclo de vida de un proyecto.
Existe una larga lista de razones por las que deben saber c贸mo hacer un cronograma de actividades para un proyecto y para que le servir谩. Repasemos los objetivos fundamentales para los que sirven los cronogramas en la organizaci贸n de proyectos, actividades o trabajo.
En contexto de proyectos, cabe mencionar, que aunque se use mucho m谩s para las t茅cnicas de gesti贸n de proyectos tradicionales como cascada (waterfall), tambi茅n puede ser 煤til para gesti贸n 谩gil de proyectos.
Adem谩s, es una herramienta muy 煤til para hacer un plan de trabajo, o planificaci贸n operativa de actividades y planificaci贸n estrat茅gica de objetivos. Y tambi茅n se aplica en distintos 谩mbitos, ya sea para programar un plan de proyecto de marketing digital, proyecto de construcci贸n, TI, desarollo de producto, consultor铆a, legal, u otro.
Beneficios de un cronograma
- Completa el plan de proyecto. Ayuda a crear el calendario de proyecto con el resumen visual y temporal del trabajo desde el comienzo hasta el final y conecta todos los elementos necesarios para activar el plan.
- Ayuda a cumplir con los plazos. Proporciona informaci贸n relevante sobre el estado de su trabajo y los plazos pr贸ximos.
- Visualiza el objetivo com煤n. Permite que todos los miembros del proyecto o equipo reconozcan su papel en el proceso y eval煤en su contribuci贸n.
- Ayuda a ver lo m谩s importante. Con esto, todo el equipo reconoce y puede trabajar en conjunto hacia el objetivo principal.
- Mantiene a todos informados. Hace que todos los procesos sean transparentes聽 para todos los miembros del equipo y aumenta la confianza en la comunicaci贸n con el cliente. Adem谩s, sirve como una 煤nica fuente de informaci贸n para todos.
- Muestra el orden cronol贸gico. Con su ayuda, todos los empleados comprenden el orden en que deben completarse las tareas.
- Previene cuellos de botella. Ayuda a controlar las dependencia y anticipar su desviaci贸n.
- Demuestra c贸mo un cambio afecta el proyecto. Con la ayuda de un software de planificaci贸n de proyectos profesional, puede cambiar las actividades y ajustar el cronograma.
Como con cualquier cosa tambi茅n puede encontrarse con algunos desaf铆os al usar esta herramienta:
- Estimaci贸n. Es una de las dificultades m谩s comunes a la hora de crear cronogramas de un proyecto. No es f谩cil estimar cu谩nto tiempo llevar谩 completar una tarea. Hay que considerar muchos factores: complejidad de la tarea, disponibilidad de recursos, competencia de expertos, etc.聽
-
Escasez de informaci贸n. Si no tiene datos suficientes, es mejor congelar el alcance del proyecto y obtener su aprobaci贸n antes de las etapas de planificaci贸n y ejecuci贸n. De lo contrario, su cronograma perder谩 su eficiencia.聽
-
Disponibilidad de recursos. Los gerentes deben reservar recursos para el tiempo estimado y un per铆odo de amortiguaci贸n antes o despu茅s de la tarea programada.
Y con toda esta informaci贸n pasamos a la parte m谩s importante donde explicamos c贸mo se hace un cronograma.聽
驴C贸mo hacer un cronograma de actividades?
Usualmente un cronograma ofrece una imagen completa del proyecto con sus fechas y eventos importantes. Aunque desde primera vista puede parecer f谩cil de hacer, desarrollar uno implica varios pasos que pueden resultar desafiantes por si lo hace por primera vez.
Hemos desglosado el proceso y definido diez pasos claros. 隆Empecemos!
1. Empiece con el resumen de proyecto
Para empezar a hacer un cronograma de proyecto necesita tener la visi贸n inicial del proyecto con todos los detalles, incluida su descripci贸n, objetivos, costos de proyecto aproximados, plazos y desaf铆os potenciales. Igual, si es un cronograma de actividades, incluye el resumen de las actividades, las fechas, etc. Es decir, el cronograma es una herramienta para visualizar el proceso de realizaci贸n, pero requiere una planificaci贸n detallada antes de elaborar un cronograma.聽
El resumen debe incluir toda esta informaci贸n que servir谩 como punto de referencia para los miembros de su equipo, ejecutivos, fundadores o clientes que deseen ver la descripci贸n general del proyecto r谩pidamente. Debe ser lo suficientemente corto para una revisi贸n r谩pida.
2. Defina el alcance de proyecto
La definici贸n del alcance es un paso esencial para hacer el cronograma de las actividades de su proyecto.
La declaraci贸n del alcance del proyecto debe contener los entregables que planea producir a lo largo de su trabajo y los resultados finales, as铆 como todos los requisitos, prioridades y restricciones del proyecto.
Aseg煤rese de que los clientes est茅n de acuerdo con el alcance. De lo contrario, m谩s adelante pueden solicitar entregables fuera del alcance original (lo que se denomina corrupci贸n del alcance).
3. Prepare la estructura de desglose de trabajo (WBS)
Despu茅s del alcance, el siguiente paso en elaborar el cronograma de actividades es crear la estructura de desglose del trabajo (la EDT o WBS en ingl茅s). Para ello habr谩 que dividir el proyecto en las unidades manejables de trabajo.
Por ejemplo, puede dividir los entregables definidos en el alcance en entregables m谩s peque帽os o dividir su proyecto en fases por hitos (todo depende del tipo y complejidad de su proyecto).
4. Prepare la lista de tareas
Esta etapa est谩 conectada con la etapa anterior ya que en las dos se define c贸mo conseguir los objetivos grandes con actividades peque帽as.聽
Cree una lista de tareas pendientes con las tareas basadas en esos peque帽os fragmentos. Su ejecuci贸n le ayudar谩 a entregar cada etapa de trabajo.
Al dividir su trabajo en tareas, aseg煤rese de que no sean ni demasiado peque帽as ni demasiado grandes. Las peque帽as tareas requieren microgesti贸n y p茅rdida de tiempo, mientras que las grandes son dif铆ciles de estimar.
Este proceso le ayudar谩 a definir las dependencias de tareas en el siguiente paso.
5. Defina dependencias
Las dependencias son las relaciones entre tareas, lo que significa que no se puede iniciar una hasta que se haya completado la otra.
Determinar las dependencias es relativamente sencillo. Sin embargo, para procesos m谩s complejos, el mapeo de dependencias requiere un esfuerzo adicional.
La construcci贸n de un diagrama ayuda a visualizar e identificar estas dependencias. La codificaci贸n de colores y separaci贸n en columnas lo ayudar谩n a designar qu茅 equipo o individuo asumir谩 la responsabilidad de cada tarea.
6. Calcule el tiempo estimado de cada tarea聽
El siguiente paso es estimar el tiempo necesario para completar cada tarea.
Si no tiene conocimientos y experiencia adecuada para hacer las estimaciones, es mejor hablar con los expertos o buscar la informaci贸n correspondiente ya que la eficiencia depende de estas estimaciones.
7. Distribuya recursos
A menudo, los recursos son sus empleados o miembros del equipo. Los gerentes de proyecto deben considerar las preferencias y habilidades de todos los miembros del equipo para crear cronogramas m谩s precisos.
El software de gesti贸n de proyectos ayuda a聽asignar recursos con m谩s facilidad y a optimizar la distribuci贸n de recursos con una visualizaci贸n clara de la carga de trabajo y la disponibilidad de su equipo.
8. Establezca hitos
Los hitos del proyecto son eventos importantes que se muestran en su cronograma. Ayudan a rastrear el progreso y a obtener comentarios intermitentes de los clientes. Se recomienda agregar hitos con regularidad y en funci贸n de ciertos momentos clave, como la completaci贸n de una tarea compleja, por ejemplo.
馃挕聽Ejemplos de hitos de proyecto
9. Use un programa para hacer el cronograma de actividades (Excel o algo m谩s f谩cil)
Para un cronograma simple y uso 煤nico, lo puede hacer perfectamente en Excel y otras herramientas de Microsoft. Lo 煤nico que es bastante m谩s complicado y requiere m谩s tiempo en comparaci贸n con las herramientas especiales. De todos modos, aqu铆 tiene un tutorial simple donde le explicamos c贸mo hacer un cronograma en Excel o c贸mo hacer un cronograma en Word.
Sin embargo, es mucho m谩s f谩cil y eficiente generarlo con un software de gesti贸n de proyectos que automatiza el proceso y actualiza el cronograma en tiempo real.
10. Comparta el cronograma
Una de las caracter铆sticas excelentes de las herramientas modernas de planificaci贸n y gesti贸n de proyectos es la posibilidad de compartir cronogramas de un proyecto con las partes interesadas. Esta es una oportunidad para que todas las partes involucradas revisen, discutan y aprueben el curso en un solo lugar simult谩neamente. Tambi茅n ayuda a recibir comentarios mucho m谩s r谩pido. Y resulta muy 煤til cuando tiene que presentar el proyecto.聽
El 煤nico aspecto que queda por resolver aqu铆 es c贸mo elegir la mejor herramienta de cronograma del proyecto que se adapte a sus necesidades.
D贸nde puede hacer cronogramas
Al elegir un creador de cronogramas adecuado, podr谩 planear sus tareas desde principio hasta el final, ajustar su duraci贸n, agregar dependencias e hitos, establecer fechas l铆mite y m谩s. Hemos repasado las aplicaciones para hacer cronogramas y hemos destacado las 5 mejores opciones con sus puntos fuertes y d茅biles.聽
1. GanttPRO
GanttPRO puede considerarse como uno de los programas m谩s potentes en el mercado. Es una herramienta integral de gesti贸n de proyectos que utiliza los cronogramas para ayudar a los equipos a planificar, programar y realizar un seguimiento de sus proyectos de manera eficaz. Visualiza con cronogramas sus tareas y fechas, dependencias, hitos y progreso en tiempo real.聽聽
Puntos fuertes:
- Es muy f谩cil de usar, crear y gestionar cronogramas.
- Ofrece uno de los mejores cronogramas en el mercado con funcionalidades avanzadas: ruta cr铆tica, dependencias, asignaci贸n de recursos y gesti贸n de carga de trabajo.聽
- Permite a los equipos colaborar en tiempo real.
- Proporciona plantillas que se pueden personalizar seg煤n las necesidades del proyecto.
- Ofrece varias opciones para compartir el cronograma con un aspecto profesional.
- Incluye herramientas de seguimiento de progreso que permiten comparar versiones, ver el progreso de las tareas y ajustarlas seg煤n sea necesario.
Puntos d茅biles:
- Tiene una versi贸n de prueba gratuita para hacer un cronograma puntual, pero si quiere usarlo con frecuencia tiene que suscribirse.
Cu谩ndo optar por GanttPRO:
- Ideal para proyectos que requieren la gesti贸n de m煤ltiples dependencias entre tareas.
- Perfecto para equipos que necesitan trabajar con el cronograma de actividades juntos en tiempo real y hacer ajustes inmediatos.
- Mejor opci贸n si el principal requerimiento es tener un diagrama de Gantt robusto y detallado.
2. Microsoft Project
Microsoft Project es una herramienta de gesti贸n de proyectos s贸lida que permite a los usuarios planificar, programar y gestionar cronogramas de proyectos mediante diagramas de Gantt. Aparte de eso, ofrece funciones integrales para la asignaci贸n de tareas, la gesti贸n de recursos y el seguimiento del progreso para proyectos complejos y equipos grandes.
Puntos fuertes:
- Se integra perfectamente con otras herramientas de Microsoft como Excel, Teams y SharePoint.
- Amplia gama de caracter铆sticas avanzadas para la gesti贸n de proyectos.
- Herramientas avanzadas para la asignaci贸n y seguimiento de recursos humanos y materiales.
Puntos d茅biles:
- No conviene si no usa Microsoft.
- No est谩 habilitado para compartir el cronograma y colaborar en ella de manera profesional.聽
- Puede ser complicado y requerir tiempo para nuevos usuarios.
- La interfaz puede resultar intimidante para usuarios sin experiencia en direcci贸n de proyectos.
Cu谩ndo optar por Microsoft Project:
- Excelente para proyectos de gran escala que requieren una gesti贸n avanzada de recursos.
- Mejor opci贸n para empresas que ya utilizan otras herramientas de Microsoft.
- 脷til si necesita generar informes detallados y realizar an谩lisis complejos.
3. Asana
Si est谩 buscando herramientas para hacer cronogramas simples, Asana puede ser su opci贸n. Es una herramienta de gesti贸n de proyectos vers谩til que permite a los equipos planificar y realizar un seguimiento de su trabajo utilizando distintas vistas, incluidas l铆neas de tiempo simples.
Puntos fuertes:
- Interfaz bonita, n铆tida y relativamente f谩cil de usar.
- Combina con la gesti贸n de tareas y proyectos con funcionalidades como listas de tareas, tableros Kanban y cronogramas.
- Potentes herramientas de colaboraci贸n.
- Se integra con una amplia variedad de aplicaciones como Slack, Google Drive, y m谩s.
Puntos d茅biles:
- Requiere complementos o integraciones para crear diagramas de Gantt.
- Las funciones avanzadas requieren suscripci贸n.
- No ofrece herramientas avanzadas para la gesti贸n de recursos.
Cu谩ndo optar por Asana:
- Ideal para equipos peque帽os y medianos que necesitan una herramienta f谩cil de usar para gestionar tareas y proyectos.
- Buena opci贸n para proyectos que no requieren una gesti贸n de dependencias complejas o un diagrama de Gantt avanzado.聽
馃挕Explore las ventajas y desventajas de Asana.聽
4. Miro
Miro es una pizarra interactiva en l铆nea que facilita la gesti贸n de cronogramas de proyectos mediante estas herramientas de planificaci贸n visual. Permite a los equipos trazar de forma colaborativa los hitos del proyecto, asignar tareas y hacer un seguimiento del progreso.
Puntos fuertes:
- Plataforma visual que facilita la creaci贸n de cronogramas y diagramas de flujo de manera intuitiva.
- Excelente para la colaboraci贸n en tiempo real y trabajo simult谩neo de m煤ltiples usuarios.
- Ofrece plantillas predefinidas para diferentes tipos de proyectos y diagramas.
- Es compatible con herramientas como Slack, Jira, y Google Drive.
Puntos d茅biles:
- No est谩 espec铆ficamente dise帽ado para cronogramas lo que hace que no ofrezca las mismas posibilidades especializadas como otros programas para hacer cronogramas de proyecto.聽
- No es una herramienta de gesti贸n de tareas. De ah铆, no ofrece muchas posibilidades para ello.
- Las funcionalidades avanzadas requieren suscripci贸n y pago.
Cu谩ndo optar por Miro:
- Ideal para proyectos que solamente necesitan una visualizaci贸n creativa y colaborativa con diferentes organizadores gr谩ficos.聽
- Perfecto como programa para trabajar en remoto ya que permite colaborar y editar en tiempo real.
5. Lucidpark
Buscando p谩ginas para hacer cronogramas, puede encontrar tambi茅n Lucidpark. Es una herramienta din谩mica que ofrece las vistas de cronolog铆a intuitivas para ayudar a los equipos a planificar, programar y hacer un seguimiento de sus proyectos. Ofrece funciones como asignaci贸n de tareas, dependencias y colaboraci贸n en tiempo real. Eso garantiza una ejecuci贸n eficiente del proyecto y una visibilidad clara del progreso.
Puntos fuertes:
- App para hacer diagramas y cronogramas con una interfaz amigable.
- Interfaz para una colaboraci贸n en equipo con edici贸n en tiempo real y comentarios.
- Amplia variedad de plantillas para la gesti贸n de proyectos y cronogramas.
- Se integra con aplicaciones como Microsoft Office, Google Workspace, y m谩s.
Puntos d茅biles:
- Puede no ofrecer tantas funcionalidades avanzadas como otras herramientas m谩s especializadas.
- Podr铆a ser m谩s f谩cil de usar para algunas capacidades de diagramaci贸n.
- Las funciones avanzadas requieren suscripci贸n y pago.
Cu谩ndo optar por Lucidpark:
- Ideal para proyectos que necesitan una herramienta sencilla y eficaz para la diagramaci贸n y visualizaci贸n de cronogramas online.
- 脷til para proyectos de complejidad moderada que no requieren funcionalidades avanzadas de gesti贸n.
馃挕 Descubra la lista completa de programas para hacer cronogramas.聽
驴C贸mo hacer un cronograma online con GanttPRO?
Actualmente uno de los mejores software para hacer un cronograma de proyecto es GanttPRO. Esta app聽proporciona a sus usuarios excelentes funciones para planificar y administrar cronogramas de diversa complejidad.
La herramienta se basa en gr谩ficas de Gantt: una de las herramientas m谩s eficaces para planificar y programar tareas, establecer dependencias e hitos, administrar recursos y colaborar con los miembros del equipo. Tambi茅n puede aprovechar de su funci贸n de l铆nea base del cronograma de proyecto con la que puede fijar el estado de cronograma inicial y comparar a lo largo de su realizaci贸n.聽聽
Este creador de diagramas de Gantt ofrece un dise帽o profesional y muchas caracter铆sticas adicionales valoradas por los directores de proyectos de todo el mundo. Permite exportar e importar gr谩ficos de diferentes software. Por ejemplo, si tiene un cronograma hecho en Excel o MS Project, puede moverlo f谩cilmente a GanttPRO y trabajar con 茅l ah铆 plenamente.
Adem谩s, el software ofrece plantillas de cronogramas con diagramas de Gantt para un comienzo f谩cil y una gu铆a completa para entender todas sus funciones. A continuaci贸n puede ver todos los pasos.
1. Cree una cuenta para hacer el cronograma de proyecto
Reg铆strese聽en GanttPRO.
Y cree un proyecto nuevo.
2. Agregue tareas, subtareas e hitos que quiere visualizar en el cronograma de actividades
Puede crear una lista de tareas a mano haciendo clic en el boton ‘A帽adir una tarea’ o importarla de un archivo Excel. Aparte de eso, es posible definir y visualizar hitos en el cronograma.聽
3. Fije fechas y plazos de las actividades de su cronograma
Defina fechas de inicio y finalizaci贸n para cada tarea en la cuadr铆cula del proyecto o en el diagrama de Gantt arrastrando las barras de tareas en el cronograma.
Conecta tareas con dependencias, en caso de que trabaje con tareas cuyas fechas dependen unas de otras. Simplemente haga clic en un c铆rculo cerca de la barra de tareas y arrastre la flecha a la tarea que desea conectar.聽
Y ya estar铆a.聽聽
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Software para hacer cronogramas
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隆Pruebe gratis!Ejemplo de cronograma de un proyecto y plantilla
Estos son algunos ejemplos de cronogramas que podr谩 usar como inspiraci贸n, referencia o simplemente como plantilla de cronograma.聽
Ejemplo de cronograma de un proyecto de software聽
聽
馃搨 Descargar o editar la plantilla de cronograma de actividades de un proyecto de software
Ejemplo de cronograma de obra
馃搨 Descargar o editar la plantilla de cronograma de obra
Ejemplo de cronograma de un evento
馃搨 Descargar o editar la plantilla de cronograma de un evento
Ejemplo de cronograma en marketing
馃搨 Descargar o editar la plantilla de cronograma de marketing聽
![CC BY-SA](https://mirrors.creativecommons.org/presskit/buttons/88x31/png/by-sa.png)
Hola soy Juan felipe, te doy muchas gracias Anastasia y a todo el equipo de Ganttpro, por realizar este articulo. Estoy luchando por crear mi agencia de video marketing para redes sociales, y dur茅 6 meses ordenandome sin un metodo claro, prob茅 muchas cosas sin resultado y le qued茅 mal a mis primeros 2 clientes, no tenia conocimiento del 芦alcance禄 y de muchas m谩s cosas que aprend铆 leyendo este articulo. Les agradezco mucho, los bendigo y les deseo que logren TODO lo que se propongan. Como comentario constructivo, miren que luego de leer todo el articulo, aun me quedo con… Read more »
Hola, Juan Felipe. Muchas gracias por tus comentarios y sugerencias! Nos alegra que te haya ayudado nuestro art铆culo. 隆Mucha suerte con tu negocio!
GRACIAS EXCELENTE INFORMACION CLARA Y PRECISA
隆Gracias por el comentario! Nos alegra que haya sido 煤til.