Benchmarking en administración de empresa y proyectos
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La búsqueda de la excelencia es crucial para el éxito sostenible en cualquier industria y proceso. El benchmarking se presenta como una metodología poderosa que permite a las empresas y a los líderes de proyectos medir el rendimiento, identificar brechas y establecer metas alcanzables. Esta guía le proporcionará toda la información necesaria relacionada con el benchmarking en la administración de empresas y proyectos, en particular:
- Benchmarking: concepto
- Objetivos de benchmarking
- Tipos de benchmarking
- Técnicas de benchmarking
- Proceso de benchmarking
- Herramientas de benchmarking
Benchmarking: definición
¿En qué consiste consiste benchmarking?
Benchmarking (en español: evaluación comparativa) es un proceso sistemático que se utiliza para evaluar el desempeño de una organización en relación con estándares establecidos o mejores prácticas. Implica identificar puntos de referencia, recopilar datos comparables, analizar el desempeño e implementar cambios destinados a cerrar brechas de desempeño.
¿Dónde se suele hacer el análisis de benchmarking?
El benchmarking es un proceso versátil que se aplica en diversos sectores, incluidos la fabricación, la atención sanitaria, la tecnología de la información, las finanzas, la gestión de proyectos, el marketing, la gestión de la cadena de suministro y la educación.
Objetivos de benchmarking
El objetivo de benchmarking es mejorar los procesos y el rendimiento. Ya sea que se trate de eficiencia operativa, satisfacción del cliente o gestión de costos, el benchmarking consiste en medir el rendimiento de su empresa y compararlo con los estándares de la industria o con los principales competidores para mejorar.
En la gestión de proyectos, desempeña un papel crucial a la hora de establecer puntos de referencia para el rendimiento, aumentar la eficiencia y garantizar que los proyectos se alineen con los estándares de la industria o los objetivos de la organización.
Tipos de benchmarking
El benchmarking se puede clasificar en varios tipos según el objetivo de la comparación. Cada tipo de benchmarking tiene un propósito específico y es esencial definirlo para seleccionar el enfoque adecuado.
1. Benchmarking interno
El benchmarking interno implica comparar procesos, métricas o desempeño dentro de diferentes departamentos o proyectos dentro de la misma organización.
Ejemplo de benchmarking interno
Supongamos que hay una empresa de consultoría con varios equipos que trabajan en diferentes proyectos de clientes. Algunos equipos entregan los proyectos a tiempo de manera constante, mientras que otros experimentan demoras y superan el presupuesto.
Para el benchmarking interno, puede considerar los tiempos de finalización del proyecto, el cumplimiento del presupuesto y la utilización de recursos en varios equipos de proyecto. Luego, tendrá que analizar los datos del proyecto de cada equipo (como diagramas de Gantt, informes de proyectos y asignación de recursos) e identificar métricas clave como el tiempo de entrega del proyecto y el desempeño de los costos. Y, por último, comparar el desempeño entre los equipos y establecer posibles medidas correctivas para el equipo rezagado.
2. Benchmarking externo o competitivo
El benchmarking externo puede considerarse como una forma de benchmarking competitivo ya que compara el desempeño con el de la competencia o los líderes de la industria. Este tipo proporciona información valiosa sobre áreas como la calidad del servicio, la productividad, la participación en el mercado o similar.
Ejemplo de benchmarking externo
Supongamos que es una empresa de comercio electrónico que desea mejorar la velocidad y la experiencia del usuario de su sitio web. Lo más probable es que compare el rendimiento de su sitio web con las principales plataformas de comercio electrónico.
Puede centrarse en comparar la velocidad de carga del sitio web, la tasa de rebote y las métricas de experiencia del usuario. Para obtener los datos, puede utilizar herramientas como Google PageSpeed Insights, informes de evaluación comparativa del rendimiento del sitio web, estudios de casos de UX y recopilar datos relevantes sobre los sitios web de la competencia.
A continuación, analizaría y compararía el rendimiento e identificaría las mejores prácticas a las que apuntar. Por ejemplo, utilizar tecnologías web avanzadas, compresión de imágenes y almacenamiento en caché del lado del servidor para mejorar la velocidad. A base en estos hallazgos, puede implementar cambios y optimizar su sitio web de comercio electrónico de acuerdo con puntos de referencia externos.
3. Benchmarking funcional
El benchmarking funcional implica comparar los procesos con los de empresas de diferentes industrias que se destacan en áreas funcionales similares.
Ejemplo de estudio de benchmarking funcional
Una empresa de construcción con frecuencia excede el presupuesto de los proyectos. Para abordar esto, la empresa puede comparar la precisión de la estimación de costos, los procesos de adquisición y el seguimiento de la variación presupuestaria con los estándares de la industria y los competidores.
El equipo puede recopilar datos sobre sus propios sobrecostos y estimaciones presupuestarias de proyectos anteriores, e investigar las mejores prácticas en gestión de costos de las principales empresas de construcción. Una vez hecho esto, pueden tomar medidas para mejorar. Por ejemplo, invertir en un software de gestión de la construcción, implementar revisiones presupuestarias periódicas durante la ejecución del proyecto y cambiar las prácticas de negociación con los proveedores.
4. Benchmarking de procesos
El benchmarking de procesos analiza específicamente cómo se llevan a cabo los procesos individuales, con el objetivo de mejorar la eficiencia y la calidad. Puede estar relacionado con el servicio al cliente o la ejecución de proyectos, entre muchos otros ejemplos.
Ejemplo de análisis de benchmarking procesos
Un equipo de desarrollo de software enfrenta desafíos para seguir el ritmo de todos los cambios de los requisitos en la gestión de proyectos de TI. Pueden comparar su proceso de implementación de proyecto con ciertas empresas de tecnología que son conocidas por la entrega eficiente de proyectos utilizando metodologías ágiles.
De allí, se centran en su procesos como la planificación de sprints, la priorización de tareas y la comunicación entre equipos. El equipo recopila datos sobre sus tiempos de entrega de proyectos actuales, tasas de finalización de sprints y lista de tareas pendientes, y los compara con empresas seleccionadas. Según los hallazgos, pueden decidir centrarse en mejorar la comunicación, la recopilación de requisitos y la preparación de lista tareas pendientes.
5. Benchmarking estratégico
El benchmarking estratégico implica comparar las estrategias a largo plazo de una empresa, como el posicionamiento en el mercado, las iniciativas de crecimiento o los modelos de negocio, con las de competidores exitosos o líderes de la industria. Ayuda a garantizar que sus estrategias generales se alineen con las mejores prácticas de la industria. Se puede hacer tanto en la etapa de preparación de plan de negocio como cuando ya ha llegado a una etapa y necesita mejoras.
Ejemplo de benchmarking estratégico
Una pequeña pero creciente cadena minorista regional especializada en productos orgánicos desea expandirse a nivel nacional. Puede comparar su estrategia de crecimiento, posicionamiento en el mercado y prácticas de gestión de marca con las principales cadenas minoristas nacionales y globales con valores similares.
Técnicas de benchmarking
Bien, ahora ya sabe qué tipo de benchmarking necesita. La siguiente pregunta es cómo se recopilan, se analizan y se usan los datos. Estas son las formas más comunes.
1. Análisis FODA
El análisis FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) ayuda a comprender el desempeño interno en relación con los competidores o las mejores prácticas. Proporciona un marco para comprender las fortalezas y debilidades internas, al mismo tiempo que destaca las oportunidades y amenazas externas que la evaluación comparativa puede abordar.
2. Indicadores clave de desempeño (KPI)
Los KPI son métricas mensurables que miden el desempeño de varios procesos comerciales. En la evaluación comparativa, los KPI ayudan a controlar áreas como la eficiencia del tiempo, el costo, la satisfacción del cliente o el retorno de la inversión (ROI) y compararlos con los puntos de referencia establecidos por los actores con mejor desempeño.
Los indicadores de gestión de proyectos más comunes incluyen el costo por unidad, los tiempos de entrega, la utilización de recursos y la satisfacción del cliente. Los KPI generales de negocios pueden estar relacionados con el valor promedio de los pedidos, el retorno de la inversión, el costo de adquisición de clientes, la tasa de crecimiento de las ventas, el margen de ganancias, la tasa de devolución de productos, etc.
3. Cuadro de mando integral
El cuadro de mando integral es un sistema de gestión que permite medir el desempeño en cuatro áreas clave: financiera, cliente, procesos internos y aprendizaje/crecimiento. De esta manera, puede garantizar un proceso de evaluación comparativa más integral que no se centre únicamente en métricas estrechas específicas.
4. Encuestas y cuestionarios
Las encuestas y los cuestionarios son herramientas efectivas para recopilar datos de competidores, pares de la industria o departamentos internos. Por ejemplo, las encuestas de satisfacción del cliente pueden ayudar a obtener información cualitativa que es útil para comparar las prácticas en la calidad de su servicio con los estándares de la industria.
5. Software
Varios tipos de software pueden ayudar a las empresas a comparar el desempeño. La elección dependerá de sus necesidades específicas, como el enfoque de la industria, las fuentes de datos y los tipos de evaluación comparativa que desee realizar. Por ejemplo, pueden ser software de gestión de proyectos, herramientas analíticas, así como herramientas de visualización de datos o inteligencia empresarial.
Proceso del benchmarking
Para implementar la evaluación comparativa con éxito en la gestión de proyectos, es esencial un enfoque estructurado. A continuación, puede ver una guía paso a paso para ejecutar el proceso de benchmarking.
1. Identifique qué quiere evaluar
En primer lugar, identifique los procesos específicos o las áreas de rendimiento para los que quiere hacer el análisis de benchmarking. Puede ser cualquier cosa, desde los tiempos de desarrollo de productos hasta las tasas de respuesta del servicio de atención al cliente o la eficiencia en la asignación de recursos. Por ejemplo, si necesita reducir el tiempo de entrega del proyecto, puede centrarse en las evaluaciones comparativas relacionadas con el cronograma de proyecto.
2. Seleccione con quién comparar
Elija quienes serán sus puntos referencia, ya sea dentro de su empresa o externamente en diferentes industrias. Pueden ser competidores, líderes de la industria o empresas que se destacan en procesos particulares. Este paso es crucial, especialmente para el benchmarking externo o competitivo.
3. Obtenga los datos
Puede obtener los datos para el benchmarking de varias fuentes. Para los datos internos, considere los informes de proyectos, los estados financieros, las revisiones de desempeño y los comentarios de los clientes. Recopilar información a través de encuestas y comentarios de los empleados también es valioso.
Para obtener datos externos, recurra a informes específicos de la industria elaborados por empresas de investigación de mercado (por ejemplo, Gartner, McKinsey), puntos de referencia proporcionados por asociaciones profesionales, repositorios de datos públicos e información de la competencia disponible públicamente. Los comentarios de los clientes también pueden ser una fuente de datos externa valiosa.
Por último, evite depender de una sola fuente y, en su lugar, utilice una combinación de técnicas de recopilación de datos. Asegúrese de que los datos sean precisos e íntegros para evitar conclusiones erróneas.
4. Analice y compare los datos
Después de recopilar los datos, el siguiente paso es analizarlos en relación con los benchmarks elegidos. Esto implica identificar las brechas de rendimiento, las áreas de ineficiencia y las oportunidades de mejora. Para hacerlo de manera eficaz, utilice herramientas estadísticas como el análisis de regresión, el análisis de varianza o el análisis de tendencias para cuantificar las diferencias en el rendimiento. También es importante categorizar los hallazgos en áreas críticas y no críticas para priorizar las acciones.
Un organizador gráfico como el gráfico de barras o de líneas y los paneles de rendimiento pueden ayudar a que las comparaciones sean más comprensibles y prácticas. Vaya más allá de las comparaciones superficiales analizando las tendencias a lo largo del tiempo o entre departamentos para obtener una imagen más completa de cómo se compara su organización con los puntos de referencia.
5. Identifique las brechas y establezca objetivos de mejora
Una vez que haya analizado los datos e identificado las brechas de rendimiento, el siguiente paso es establecer objetivos claros y mensurables para mejorar los procesos que se están evaluando. Como cualquier otro tipo de objetivos, deben ser SMART (específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo).
Para garantizar el enfoque y la eficacia, priorice una o dos áreas críticas de mejora, en lugar de abrumar al equipo con demasiados objetivos. Es fundamental involucrar a las partes interesadas clave en el proceso de establecimiento de objetivos para alinear las mejoras con los objetivos comerciales más amplios y asegurar la aceptación.
6. Implemente los cambios
Después de identificar las áreas de mejora y establecer objetivos claros, el siguiente paso es desarrollar un plan de acción integral basado en los hallazgos de la evaluación comparativa. Este plan debe describir los pasos específicos que se deben tomar, los recursos necesarios y los plazos para lograr cada objetivo. Es recomendable dividir las iniciativas en tareas específicas y manejables para agilizar la ejecución
Para asegurarse de que todos conozcan su parte en el proceso y comprendan cómo su trabajo contribuye a los objetivos, asigne roles y responsabilidades claras en el equipo. Es importante involucrar a las partes interesadas relevantes para evitar cuellos de botella. Por último, establezca hitos dentro del cronograma para controlar el progreso y realizar ajustes si es necesario.
7. Supervise y revise el progreso
El benchmarking debe ser un proceso continuo, no una tarea que se realiza una sola vez. Después de implementar los cambios, supervise periódicamente el desempeño utilizando indicadores clave de rendimiento y software para monitorear el progreso frente a los benchmarks.
Organice sesiones de revisión periódicas para evaluar las mejoras, identificar las áreas que aún requieren atención y ajustar las estrategias según sea necesario. Involucrando a las partes interesadas clave puede obtener comentarios valiosos y abordar cualquier asunto a tiempo.
Herramientas para benchmarking
GanttPRO
GanttPRO es una herramienta de gestión de proyectos que, además de su funcionalidad principal, también puede simplificar el proceso de benchmarking, especialmente para el seguimiento de mejoras de procesos, cronogramas y métricas de rendimiento.
Así es cómo puede utilizarla para los objetivos de benchmarking:
Diagramas de Gantt para la visualización
Cree diagramas de Gantt detallados que muestren cronogramas, tareas e hitos del proyecto. Para el benchmarking, puede superponer cronogramas de proyectos anteriores o estándares de la industria. Así es más fácil comparar visualmente el rendimiento e identificar áreas de mejora. En el diagrama de Gantt, también puede establecer líneas base para ver la variación entre la estimación y el progreso real e identificar brechas.
Campos estándar y personalizados para métricas
Los campos estándar proporcionan datos esenciales para el análisis de benchmarking. Campos como presupuesto, costo real, progreso, duración y registro de tiempo permiten a los usuarios monitorear la asignación de recursos, los cronogramas del proyecto y la salud financiera de un vistazo. Por ejemplo, al comparar la duración estimada con la duración real, los gerentes de proyectos pueden identificar ineficiencias en la programación. Además, el seguimiento del presupuesto frente al costo real permite a los equipos evaluar el desempeño financiero.
Los campos personalizados en GanttPRO ayudan aún más en el proceso de benchmarking al capturar métricas específicas adaptadas a las necesidades únicas del proyecto. Por ejemplo, puede crear campos para realizar seguimiento de la tasa de utilización de recursos y optimizar la asignación. O bien, puede realizar un seguimiento del nivel de evaluación de riesgos con una para ajustar las estrategias de gestión de riesgos.
Informes
Puede utilizar las funciones de informes de GanttPRO para crear informes de rendimiento que destaquen las tasas de finalización de tareas, el cumplimiento del presupuesto, la utilización de recursos y la precisión de los plazos. Estos informes pueden ayudarlo a realizar evaluaciones comparativas con los estándares de la industria.
Colaboración y participación de las partes interesadas
Las funciones de colaboración de GanttPRO le permitirán recopilar comentarios de los miembros del equipo. Esta información puede proporcionar información valiosa para diferentes técnicas de benchmarking y le permitirá incorporar las experiencias del equipo en sus evaluaciones. Además, es posible compartir el progreso y el desempeño con las partes interesadas para mantener a todos informados.
Exportación de datos
Por último, puede utilizar GanttPRO para obtener datos para el benchmarking o exportarlos para su análisis comparativo en otras herramientas.
Facilite el benchmarking con GanttPRO
Establezca objetivos, visualice las actividades para lograrlos y siga el progreso hacía los benchmarks.
¡Pruebe gratis!Otras herramientas que puede considerar:
Visualización de datos
Tableau, Microsoft Power BI y QlikView se destacan en la creación de representaciones visuales de datos y facilitan su interpretación y comparación.
Análisis web
Google Analytics se centra específicamente en el rendimiento del sitio web y la participación del usuario, lo que es relevante para los puntos de referencia relacionados con la esfera digital.
Inteligencia empresarial
SAP BusinessObjects e IBM Cognos Analytics ofrecen capacidades analíticas integrales para el análisis de datos a nivel empresarial, lo que respalda los esfuerzos de evaluación comparativa en múltiples áreas comerciales.
Gestión del rendimiento
KPI Fire está diseñado para realizar un seguimiento y administrar los KPI, lo que garantiza que las organizaciones puedan realizar evaluaciones comparativas con sus objetivos estratégicos de manera eficaz.
