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Ventajas y desventajas de ClickUp [2024]

Anastasia Stsepanets

julio 2, 2024

Estimated reading time: 13 minutes

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ClickUp es una conocida herramienta de gestión de proyectos y productividad. Si actualmente la está considerando como una opción, le resultará útil esta revisión de las ventajas y desventajas de ClickUp.

Características de ClickUp

Para ver las ventajas y desventajas de ClickUp, repasemos primero las posibilidades que ofrece. A continuación, te presentamos una breve descripción de las principales capacidades de la herramienta.

Espacio de trabajo

La interfaz de ClickUp puede parecer confusa al principio, ya que hay demasiadas secciones, pestañas, carpetas, opciones y botones. En cuanto a organización, encontrará espacios y carpetas para organizar el espacio de trabajo. Hay un espacio general llamado «Todo» donde puede ver todos los proyectos. Luego, hay un «Espacio de equipo» donde puede guardar varios proyectos relacionados. Dentro de los espacios, puede crear carpetas para organizar listas relacionadas. Y, finalmente, las listas son donde almacena las tareas.

Vistas

ClickUp ofrece una amplia variedad de vistas que puede elegir según su metodología de gestión de proyectos o sus objetivos en general.

La vista de lista le permite ver las tareas en un formato de lista tradicional.
La vista de tablero visualiza el flujo de trabajo en un tablero Kanban.
La vista de calendario ayuda a programar y ver las tareas en un calendario.
La vista de Gantt sirve para planificar y realizar un seguimiento de los cronogramas de proyectos con diagramas de Gantt.
La vista de cuadro proporciona una descripción general de la distribución de tareas y la carga de trabajo en todo el equipo.
Los mapas mentales visualizan las tareas y las ideas en un formato de mapa mental.

Gestión de tareas

Al igual que en cualquier gestor de tareas, en ClickUp se pueden añadir tareas y especificar sus descripciones, añadir fechas de inicio y fin, así como fechas de vencimiento, establecer prioridades y dependencias entre tareas.

También es posible añadir subtareas para crear una especie de estructura de desglose del trabajo (EDT). Sin embargo, no existe la posibilidad de trabajar con EDT como tal. Una de las funciones más solicitadas es la posibilidad de configurar tareas para que se repitan según un cronograma regular, las llamadas tareas recurrentes.

Documentos y wikis

En las vistas, puede encontrar la sección “Documentos”. Aquí el equipo puede crear documentos con tablas y otros elementos y wikis para compartir información y conocimientos.

Colaboración

En términos de colaboración, ofrece un conjunto bastante estándar de funciones. Los usuarios pueden adjuntar archivos a la tarea y comentarla. Si varias personas trabajan en la misma tarea, pueden ver lo que se ha hecho en la columna de actividad.

También hay una vista de «Chat». Permite a los usuarios agregar diferentes miembros del equipo y discutir cuestiones relevantes relacionadas con un proyecto. Sin embargo, es bastante simple y no se puede considerar como un reemplazo potente de una herramienta de comunicación. Por lo tanto, su uso puede no ser productivo para algunos equipos.

Integraciones

ClickUp se puede integrar con muchas herramientas populares, como software de gestión de documentos, programas para teletrabajo, herramientas en línea para equipos creativos, herramientas de gestión de proyectos de TI y herramientas de operación de procesos empresariales. Esto le permite incorporar ClickUp en varios aspectos de su flujo de trabajo.

Informes y análisis

Igualmente, encontrará posibilidades para crear informes sobre el estado de tareas, productividad y tiempo dedicado al proyecto. Y para hacer la evaluación del proyecto, puede visualizar y observar los indicadores de proyecto en la vista de Panel. Los datos básicos sobre el estado de tareas están disponibles en cualquier plan, mientras que los datos más específicos requieren una suscripción a tarifas avanzadas.

Planes disponibles

A julio de 2024, ClickUp ofrece 5 opciones:

Free Forever
Unlimited
Business
Business Plus
Enterprise

El plan “Free Forever” es una gran opción si quiere probar ClickUp por primera vez, quiere usarlo para la gestión personal o es principiante en la industria de la gestión de proyectos. Pero, hay que tener en cuenta que viene con limitaciones importantes de las que hablaremos repasando las desventajas de la aplicación.

Luego, existe un plan ilimitado por $10 (7 para una suscripción anual) al mes por usuario. Puede ser una buena opción si está buscando un software para pequeñas empresas que le ayude a realizar operaciones esenciales de gestión de proyectos y tareas. Incluye las posibilidades del plan gratuito y además elimina ciertas limitaciones relacionadas con integraciones, paneles de control, campos personalizados, etc. Además, obtiene ciertas funciones para gestión de recursos, seguimiento del tiempo.

El plan Business costará $19 (12 para una suscripción anual) al mes por usuario. Este paquete le da acceso a las funciones más valiosas de ClickUp permitiéndo realizar la gestión de proyectos a un nivel avanzado. Igualmente, un plan aún más avanzado es el Business Plus por $29 (19 para una suscripción anual) al mes por usuario. Este incluye un par de mejoras comparado a Business.

Finalmente, el plan Enterprise, que es el nivel más alto de los planes de precios de ClickUp, está dirigido a empresas más grandes. Además de las funciones más avanzadas, viene con Enterprise API, disponibilidad de HIPAA y MSA, incorporación guiada e inicio de sesión único (SSO).

Ventajas y desventajas de ClickUp

ClickUp: ventajas

Plenitud de funciones

Si le gusta explorar nuevas funciones y jugar con las configuraciones, la aplicación le gustará sin duda. Una de las ventajas de ClickUp es que tiene tantas funciones que es posible que ni siquiera pueda descubrirlas todas si la usa durante un corto período de tiempo.

Puede agregar campos personalizados, diferentes tipos de widgets, elegir vistas y explorar lo que ofrecen, agregar cálculos, trabajar con documentos y crear wikis, configurar automatizaciones e integrar la aplicación con otras herramientas. La aplicación lanza nuevas funciones con frecuencia, por lo que siempre tendrá algo para explorar.

Inteligencia artificial

ClickUp se adapta a los tiempos y aprovecha la IA para mejorar la utilidad de la aplicación. Hay un complemento llamado ClickUp Brain en el que puedes hacer preguntas y obtener respuestas basadas en datos de tus tareas, documentos y equipo.

Además, este complemento puede ayudar con la automatización de resúmenes de proyectos y actualizaciones de progreso. Y, por último, puede simplificar el proceso de escritura al sugerir respuestas, completar automáticamente y crear elementos.

Aunque debe tener en cuenta que esta ventaja de ClicklUp te costará $7 adicionales por usuario por mes. Por lo tanto, tiene sentido realizar un pequeño análisis de costos y beneficios antes de pagar por él. También hay una prueba gratuita para este complemento en particular, si necesitas verlo en acción para tomar una decisión.

Colaboración en equipo

ClickUp es una gran herramienta de colaboración, ya que ofrece funciones para trabajar en equipo en tiempo real y sin sincronización desde cualquier parte del mundo, siempre que tengas conexión a Internet. Los usuarios pueden enviar y recibir correos electrónicos, utilizar el chat integrado para debatir temas específicos, crear y compartir documentos con compañeros de equipo.

Versión freemium

Aunque es muy limitada y básica, aún tienes la posibilidad de utilizar un plan gratuito permanente.

Varias vistas de proyecto

Otra de las ventajas de ClickUp es que ofrece una variedad de opciones de visualización que permiten a los usuarios trabajar con diferentes aspectos del proyecto y adaptar la aplicación a diferentes tipos de proyectos. Además de algunas opciones de visualización estándar, también puede utilizarla como organizador gráfico para crear mapas mentales.

O también utilizarla como herramienta de planificación de la capacidad para ajustar la carga de trabajo, supervisar todas las actividades en una ubicación, personas y tipo de proyecto específicos en la vista de actividades, trabajar con formularios, etc. Dicho esto, ciertas opciones de visualización solo están disponibles en tarifas específicas.

Automatizaciones

Si sus procesos implican tareas rutinarias, sin duda se beneficiará de las posibilidades de automatización de ClickUp. Puede elegir entre más de 100 opciones preconfiguradas si se adaptan a sus necesidades. O bien, puede crear sus propios desencadenadores, condiciones y acciones para hacer más en menos tiempo.

Personalización y versatilidad

La primera impresión que puede tener cuando empieza a usar el software es que no tiene nada. Esto puede ser tanto una ventaja como una desventaja de ClickUp. Por un lado, es como un lienzo donde puedes construir tu espacio de trabajo y ajustarlo a la metodología del proyecto, la estructura del equipo, el estilo de trabajo, etc.

Eso la convierte en una herramienta versátil. Por otro lado, tendrás que construir un espacio de trabajo para poder obtener beneficios de la aplicación. Así que prepárate para invertir tiempo en ella.

Desventajas de ClickUp

Versión gratuita

Sí, ya lo hemos mencionado en las ventajas de ClickUp, pero en realidad es un arma de doble filo. El problema es que, si bien hay una versión gratuita, no hay una versión de prueba gratuita. Por lo tanto, solo puede probar ciertas funciones disponibles en los niveles superiores si pagas por ese plan. Admitámoslo, eso es bastante incómodo. Además, un plan gratuito solo permite cierta candidad de usos de las funciones disponibles. Tan pronto como alcance el límite, tendrá que pagar.

Limitaciones de la vista del diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es una herramienta estándar para programar y monitorear proyectos secuenciales e híbridos. Si bien ClickUp le permite visualizar un plan de proyecto en un diagrama de Gantt, no ofrece la misma funcionalidad que otras herramientas de gestión de proyectos. De ahí, puede ser otra de las desventajas de ClickUp.

Los usuarios señalan al inconveniente que en la vista de Gantt solo puede ver los campos estándar, mientras que los campos personalizables no se muestran junto a la vista del diagrama de Gantt. Eso requiere cambiar entre la lista y el diagrama y no permite obtener una imagen completa.

Además, si trabaja con tareas dependientes y necesita establecer conexiones entre ellas, tenga en cuenta que ClickUp utiliza tipos de dependencias diferentes a los de las herramientas de gestión de proyectos tradicionales.

Interfaz recargada

ClickUp lanza nuevas funciones con frecuencia y, a veces, cambia algunas cosas en una semana. Con tantas funciones incluidas en la aplicación, es posible que la pantalla esté abarrotada de información. Acostumbrarse a la interfaz lleva tiempo y puede resultar abrumador incluso después de haberse adaptado. Además, una gran cantidad de funciones puede ralentizar el rendimiento. Y lo señalan muchos usuarios.

Curva de aprendizaje pronunciada

La abundancia de secciones, botones, capas de menús y funciones hace que el proceso de incorporación sea largo y complejo. Se requiere mucho tiempo y esfuerzo para aprender a usar la plataforma de manera efectiva y cómo configurarla. Esto puede ser un obstáculo para la adopción rápida, especialmente para equipos con tiempo limitado para la capacitación. Si la simplicidad es un factor crucial para usted, es posible que desee considerar alternativas.

Errores y fallas

Como ya hemos mencionado, la aplicación tiene muchas funciones y lanza actualizaciones frecuentes. Al actualizarse tan rápido y probar tantas cosas nuevas, muchas funciones presentan errores. Existen fallas, ciertas cosas no funcionan bien o simplemente no están pulidas o ajustadas a los comentarios de los usuarios. Esos errores persistentes pueden ser frustrantes.

Automatización lenta

Las funciones de automatización de la aplicación han recibido críticas por su rendimiento lento y su funcionalidad limitada. De ahí podemos considerarlo como otra de las desventajas de ClickUp. Los flujos de trabajo complejos pueden sufrir demoras o no ejecutarse, lo que anula los beneficios de eficiencia esperados. Dado que los competidores ofrecen capacidades de automatización más sólidas, las deficiencias de ClickUp en esta área son un punto significativo para las empresas que buscan una automatización de procesos sin inconvenientes.

Alternativa a ClickUp

Encontrar una herramienta de gestión de proyectos que se adapte a las necesidades específicas de su equipo y a su estilo de trabajo suele implicar un proceso de prueba y error. Sin embargo, una revisión exhaustiva puede agilizar este proceso y ahorrarle mucho tiempo. Después de considerar las ventajas y desventajas de ClickUp, es posible que se pregunte sobre las posibles alternativas.

Después de haber probado y revisado numerosas herramientas de gestión de proyectos, podemos recomendar con confianza GanttPRO. Esta herramienta se conoce por su interfaz fácil de usar, sus sólidas capacidades de diagrama de Gantt para la programación y su potente funcionalidad para gestionar los recursos, el tiempo y el equipo del proyecto.

Características principales de GanttPRO

Diagramas de Gantt personalizables y fáciles de usar que incluyen dependencias, hitos, líneas de base y ruta crítica.
Capacidad para crear tareas, asignarlas y definir todos los detalles a través de campos estándar y personalizados.
Informes, paneles y otras opciones para realizar un seguimiento del progreso y el rendimiento.
Asignación y gestión de recursos, incluido el seguimiento de la utilización, la gestión de la carga de trabajo y la gestión de costos.
Comentarios, uso compartido de archivos y notificaciones para una colaboración eficiente en equipo.
Capacidades de seguimiento y estimación del tiempo.

Ventajas de GanttPRO sobre ClickUp

GanttPRO es una alternativa práctica a ClickUp. Su enfoque especializado en diagramas de Gantt y su facilidad de uso lo convierten en una excelente opción para los equipos que buscan optimizar sus procesos de planificación y ejecución de proyectos. Estas son las principales razones para considerarlo.

Facilidad de uso: el objetivo principal de GanttPRO es proporcionar funciones de gestión de proyectos elaboradas sin sobrecargar la interfaz ni complicar demasiado la experiencia del usuario.
Diagramas de Gantt: GanttPRO ofrece diagramas de Gantt más intuitivos, informativos y prácticos (vea los ejemplos de diagramas de Gantt aquí). Esto puede ser particularmente importante para aquellos que dependen en gran medida de los diagramas de Gantt para la planificación de proyectos.
Herramientas para gestionar recursos: GanttPRO proporciona funciones de gestión de recursos detalladas, lo que le permite asignar tareas, administrar cargas de trabajo y realizar un seguimiento de la utilización de recursos de manera más eficaz con diagramas de Gantt, tableros y tarjetas, listas de tareas y otras opciones de visualización.
Visualización clara de alcance de trabajo: Las opciones de visualizaciones de GanttPRO están diseñadas específicamente para proporcionar información clara sobre los cronogramas, las dependencias y el progreso del proyecto, lo que facilita la comunicación del estado del proyecto a las partes interesadas.
Configuración rápida: la facilidad para configurar nuevos proyectos en GanttPRO puede reducir significativamente el tiempo necesario para comenzar a gestionar proyectos de manera eficaz.
De las mejores alternativas a MS Project: Si está cambiando de MS Project o está trabajando con él y necesita una alternativa a MS Project, GanttPRO es una gran opción. Aparte de que funciona con cualquier dispositivo y sistema operativo, también permite importar y visualizar archivos MPP. Eso no es posible con ClickUp.

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