Bitrix24: características, ventajas y desventajas

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La selección de un software adecuado no es un proceso fácil hoy en día. Muchas opciones, muchos comentarios y opiniones que a veces confunden más que aclaran las cosas. Una de las mejores formas de explorar si un programa es lo que realmente busca es a través de repaso de sus características, ventajas y desventajas. 

Para que no pierda el tiempo probamos diferentes herramientas y lo resumimos todo con todos los pros y contras que puede encontrar. En este artículo revisamos la plataforma CRM, Bitrix24, sus características, ventajas y desventajas. 

En otros artículos puede encontrar la información sobre: 

• características de Asana
• características de GanttProject
• características de Jira
• características de Microsoft Project
• características de monday.com
• características de Redbooth
• características de Smartsheet 
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• características de Wrike

Bitrix24: qué es 

Si es la primera vez que escucha algo sobre Bitrix24, se preguntará qué es? Es una plataforma colaborativa conocida más como una CRM (sistema de gestión de relaciones con clientes), pero que en  realidad incluye muchas herramientas esenciales para una empresa.

Permite organizar y llevar a cabo la relación con los clientes, hacer la gestión de tareas y proyectos, gestionar equipos y flujos de trabajo. Todo esto está acompañado por una variedad de herramientas de comunicación que permiten que el proceso sea claro y participativo.

Es una solución de software para muchas industrias. Algunos de estos sectores incluyen el legal, transporte, almacenamiento, viajes y comercio minorista. Veamos en más detalle para qué sirve Bitrix24 y sus características, ventajas y desventajas. 

Para que sirve Bitrix24

Las funciones de Bitrix24 principalmente sirven para:

• CRM (sistema de gestión de relaciones con el cliente)
• Planificación de proyectos
• Gestión de tareas
• Gestión de documentos
• Comunicación y colaboración 
• Creación de sitios web y e-commerce
• Analitica e informes
• Creación de facturas

Bitrix24: características, ventajas y desventajas

Primero vamos a repasar las características principales de la herramienta para ver qué posibilidades ofrece en general para sus usuarios.  

Características 

CRM

Como ya dijimos, más que nada Bitrix24 se conoce por sus funciones del sistema de gestión de relaciones con los clientes. Para ello, encontrará todas las funciones básicas de este tipo. 

Entre ellas, está la posibilidad de ver el historial de contacto donde se guardará cualquier interacción con el cliente potencial por una llamada, correo electrónico o reunión). El equipo de ventas puede organizar el calendario y programar eventos, comunicar con los clientes y establecer acciones repetidas. 

En el apartado de Negociaciones en la sección de CRM del software, se puede introducir datos de los clientes potenciales y después seguirlos a través del embudo de ventas. 

También permite calificar a los clientes potenciales (leads) y ver paneles de datos resumidos sobre los acuerdos cerrados y otros datos del embudo de ventas. Aparte de eso, encontrará funciones para automatizar el embudo de ventas con notificaciones y activadores de acciones cuando pasa cierto evento. 

Existen CRM mejores, pero con un presupuesto limitado esta es una opción bastante buena. Sobre todo, si la versión gratis con sus limitaciones satisface sus necesidades. 

Planificación de proyectos 

Otra de las respuestas para que sirve Bitrix24 es para la planificación de proyectos. En este programa puede crear proyectos públicos y privados. Los primeros serán visibles para todo el equipo que se une, mientras que el último estará disponible solo para los miembros invitados.  

Para los proyectos existen diferentes tipos de vistas como lista, el tablero para el método Kanban, el cronograma del proyecto y el calendario. Aparte puede encontrar un espacio para la gestión de proyectos con el marco SCRUM.  Hay notificaciones automáticas sobre los cambios en el proyecto, y opciones para una gestión de recursos del proyecto básica, como la planificación de la carga de trabajo y el seguimiento del tiempo.

Gestión de tareas 

Hay una gran variedad de detalles que puede ajustar cuando crea y gestiona tareas en Bitrix24. Entre las operaciones estándares puede agregar comentarios a tareas y archivos adjuntos, crear listas de verificación y mencionar a los compañeros.   

Para distinguir los roles de los participantes de la tarea tiene la opción de marcar a creadores, observadores y participantes. 

También puede introducir fechas y duración, asignar tareas, establecer dependencias entre tareas, controlar el tiempo dedicado a su realización. Resumiendo, especificar todos los detalles esenciales típicos para los organizadores de tareas. 

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Gestión de documentos 

Con Bitrix24, puede almacenar documentos en la nube o en las instalaciones. Para guardar los documentos en la nube, tiene espacio ilimitado. La interfaz permite crear carpetas y organizar los documentos, y también configurar roles de acceso a estos documentos o carpetas. También es posible configurar la integración con Microsoft OneDrive, Dropbox y Google Drive.

En cuanto a trabajo con documentos, puede editarlos y usar las herramientas de flujo de aprobación de documentos y control de versiones. 

Comunicación y colaboración 

Bitrix24 adopta una serie de herramientas de colaboración para garantizar un trabajo en equipo efectivo. Hay un portal de intranet social que es una especie de feed de redes sociales para los empleados. Allí pueden publicar anuncios, iniciar una conversación y crear encuestas.

También es posible crear un chat público y privado para hablar sobre  el trabajo. La interfaz se parece mucho a la de WhatsApp: se puede reaccionar a los mensajes y ver si se han recibido y leído o no. Es posible usar el chat como una aplicación en la web, escritorio, iOS y Android. Esto es conveniente si no usa ningún mensajero en particular en su comunicación laboral diaria (como MS Teams, Slack, Telegram, etc.).

El software también permite realizar videoconferencias para hasta 10 usuarios. Las posibilidades son bastante similares a programas conocidos como Zoom o Google Meet, pero ten en cuenta las limitaciones de número de participantes.

Creación de sitios web y e-commerce

Una de las características de Bitrix24 interesantes es la posibilidad de crear el sitio web. Está bastante automatizado, de allí no necesita tener conocimientos de programación. Y es compatible con las herramientas de SEO y analitica de Google posteriormente. 

Al mismo tiempo, debe tener en cuenta que sería una página muy mediocre. Si desea tener presencia online para su negocio o más bien vende online, hay alternativas que ofrecen herramientas para hacer sitio web de una apariencia y contenido más profesionales y realizar las operaciones de e-commerce con más comodidad.

De todos modos, en Bitrix24 encontrará funciones de gestión de inventario, clientes, formularios de CRM y sistemas de pago y entrega. 

Analitica e informes 

Como todos los programas modernos, ofrece la posibilidad de crear informes a base de datos introducidos en la aplicación. Y también hay una herramienta Bitrix24 Analytics que puede instalar a parte para ver los informes analíticos sobre los clientes potenciales, acuerdos y ventas.   

Creación de facturas 

En Bitrix24 también puede crear y guardar facturas recurrentes para reutilizarlas. Para más comodidad puede integrar el programa con plataformas como PayPal. También, hay herramientas para calcular impuestos en la página del producto y manejar cambios de moneda.

Bitrix24: ventajas y desventajas 

Ventajas

Como puede ver de la descripción de las características de Bitrix24, es una herramienta que ofrece muchas posibilidades y funciones. Al mismo tiempo puede que no sea la mejor opción para cualquier tipo de proyecto y cualquier actividad. Así que ahora vamos a revisar la herramienta con sus ventajas y desventajas. 

Versatilidad 

Una de las ventajas de Bitrix24 es su versatilidad. En un principio se posiciona como una CRM, pero a la vez ofrece funciones de gestión de tareas y proyectos, comunicación y colaboración tanto dentro del equipo como con los clientes, funciones para manejar una tienda online y gestionar las facturas y la documentación.  

Fuerte énfasis en comunicación y colaboración 

Las funciones de comunicación dentro de la aplicación son muy buenas. Si su empresa es pequeña, puede usar Bitrix24 sin tener que recurrir a otras herramientas de colaboración.   Puede gestionar todo el proceso desde un solo lugar. Tiene mensajería instantánea, chats grupales públicos y privados, llamadas de voz y el seguimiento de actividades, y sincronización con el correo electrónico y las  cuentas en redes sociales. Además, permite comunicarse con los clientes más fácilmente usando Bitrix24. 

Estas funciones de administración de comunicaciones forman parte de todos los niveles de precios, incluido el nivel gratuito.

Disponibilidad

Hay un plan gratuito con todas las funciones de colaboración y con ciertas funciones de CRM y creación y seguimiento de tareas. Cabe mencionar que las funciones de CRM son muy limitadas, pero si es una empresa pequeña con actividades y flujo de ventas sencillo, va a ser suficiente. Si recién está comenzando a usar una CRM, también es una buena opción para familiarizarse con su funcionamiento. 

Otro aspecto importante, es que está disponible en 18 idiomas, que es un buen punto en cuanto a comodidad de uso en su idioma local y el uso de herramienta en equipos distribuidos por el mundo. 

Software de código abierto 

El hecho de que es un software de código abierto puede ser un beneficio para los que cuentan con los conocimientos de programación. Los desarrolladores pueden personalizar el software con el API y adaptarlo así a las necesidades de su modelo de negocio y embudo de ventas.

Desventajas

Complejidad 

Si entra en la página de reseñas de software más popular, Capterra, el comentario de los usuarios más frecuente que verá es que la curva de aprendizaje del software es muy empinada y que es muy complejo y difícil de navegar. 

De este modo, una de las grandes ventajas de Bitrix24 que ofrece amplia gama de funciones se convierte en una de las desventajas de Bitrix24. Para poder usar todas estas funciones en conjunto y navegar el programa cómodamente, tiene que aprenderlo muy bien. Y hacerlo rápido y fácil es todo un reto ya que requiere mucho tiempo y esfuerzo. De lo contrario, terminará usando sus funciones con poca eficiencia y beneficio. O simplemente perderá mucho tiempo cada vez que use la herramienta. 

Es cuestión de probarlo y verlo. Pero el valor principal de software empresarial es mejorar la eficiencia y facilitar los procesos de la empresa, no hacerlos más complicados.  Si busca una CRM como tal, puede encontrar soluciones más fáciles. 

Precio 

Igualmente el precio de Bitrix24 entra en ventajas y desventajas. Ofrece una cuenta gratuita con funciones básicas que para muchos resultarán demasiado básicas. Al final no usamos un software por el simple hecho que es gratis, sino porque trae algún beneficio. 

Y si revisando los planes de pago, hay que recordar la complejidad de la interfaz del software. Teniéndolo en cuenta, puede ser difícil encontrar el balance entre el coste y el beneficio. 

Soporte técnico limitado 

Otro aspecto que se repite bastante por los usuarios en las reseñas, es que es muy difícil contactar con el equipo de soporte técnico y resolver problemas que ocurren con la implementación del software. Y no solo es un asunto de planes gratuitos, también lo dicen los usuarios duraderos de cuentas de pago. Muchos denotan que al final 

Gestión de tareas y proyectos muy básica

Sorprendentemente, muchos usuarios afirman que usan el programa para gestionar tareas y proyectos. Si que es cierto que Bitrix24 ofrece varias opciones para trabajar con tareas y integrarlo con el proceso de gestión de relaciones con clientes y ventas. Pero como una solución independiente de gestión de tareas y proyecto se queda corto frente a las herramientas modernas de gestión de proyectos. 

No permite ver la estructura de desglose de trabajo, la vista de diagrama de Gantt es bastante mediocre sin posibilidades de personalización.

Al dividir las tareas en subtareas, no se ve la jerarquía y no se puede trabajar bien con las subtareas en general. Las tareas resueltas desaparecen y ya no las puede ver en panorama general. Para ver los detalles de la tarea hay que abrir cada tarea por separado que es muy incomodo.

En total, sirve para administrar tareas en proyectos muy simples y a nivel superficial aunque ofrece muchas especificaciones.  Si es la razón principal por la que quiere usar software, es mejor considerar las alternativas a Bitrix24 que brindaran más posibilidades. 

Gestión de recursos y equipo básicos

Muy parecido a la gestión de proyectos y tareas, la funcionalidad para la gestión y asignación de recursos y administración de equipo son muy limitadas. Si bien es posible tomar asistencia o marcar la ausencia de los empleados y registrar el tiempo invertido en tareas, no hay opciones para gestionar la carga de trabajo de los empleados de manera eficiente o de obtener cálculos de los recursos utilizados y los costes totales. 

Así que si necesita gestionar los costes y el presupuesto de proyectos, le conviene considerar otras herramientas alternativas.  

Conclusión

Bitrix24 es una buena opción para pequeños negocios que necesitan una herramienta 360: funciones de CRM, colaboración y comunicación externa e interna, gestión de proyectos y tareas y gestión de negocio online. Si bien todo en conjunto se ve muy útil y práctico, revisando algunas funciones por separado descubrirá que tienen sus desventajas. Y a todo esto hay que sumar una de las características de Bitrix24 que puede ser decisiva para muchos: la complejidad de uso de software. 

Si opta por una CRM más fácil de usar y aparte un software de gestión de proyectos, o incluso un software para gestión de proyectos y tareas en sí, le recomendamos considerar GanttPRO. En este programa podrá disfrutar de todas las funciones desde el primer día ya que es muy intuitivo y no requiere meses de aprendizaje. 

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• Posibilidad de realizar seguimiento y control de las actividades 
• Herramientas para asignación de recurso, cálculos de costes y gestión de presupuesto 
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