Qué es, cuándo se necesita y cómo se hace la justificación de un proyecto
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La presentación del plan de proyecto o de la propuesta de proyecto son las etapas iniciales del ciclo de vida de un proyecto. Pero aún así hay pasos importantes precedentes a estos. Este es el caso de la justificación de un proyecto.
Si es un proyecto estandarizado con una solución única conocida y aceptada, puede que no necesite una justificación o que necesite una breve y general. Pero si trabaja con un proyecto más complejo, que nunca se haya realizado antes o requiere un enfoque especial o una solución más elaborada, preste atención a este artículo.
Le explicamos:
¿Qué es la justificación de un proyecto?
La justificación del proyecto es una parte crucial en la gestión de proyectos que implica la evaluación de la factibilidad y viabilidad de un proyecto con el objetivo de decidir si invertir recursos y esfuerzos en él o no. Debe explicar cuál es el problema, por qué es necesario implementar una solución particular y cómo se puede desarrollar y entregar esta solución para que brinde los beneficios previstos.
En la gestión de proyectos la justificación de proyecto también se define como ‘caso de negocio’ y sirve como base para proceder a desarrollar el proyecto o dejarlo en la etapa de ideación. Los entregables clave de la justificación del proyecto son un estudio de factibilidad y un análisis de varios aspectos como finanzas, costos y beneficios, riesgos de proyecto, etc. Esta información se utiliza para tomar una decisión y continuar con una propuesta de proyecto, si es factible.
La justificación del proyecto puede parecer similar a un plan de negocio en cierto modo. En ambos casos se analiza el entorno, se establece el problema con la solución correspondiente, se efectúa análisis financieros y de viabilidad y se toma la decisión si seguir o no. Pero está claro que en el primer caso se trata de un empeño particular y en el caso de plan de negocio se trata de una empresa en general.
¿Cómo hacer la justificación de un proyecto?
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Comenzar gratisAunque la justificación de proyecto se hace en las etapas iniciales, se usa como el punto de referencia a lo largo del todo el proyecto hasta su finalización. Es más, después de su conclusión se puede usarla también para evaluar cómo ha ido el proyecto en cuanto a los umbrales establecidos en su inicio. Así que es una parte importante del proyecto.
Si se pregunta cómo elaborar una justificación de un proyecto, en términos generales, es un proceso de análisis de diferentes variables que ayudan a validar el proyecto o pararlo. Vamos a ver los pasos que necesita completar para hacer la justificación de un proyecto.
1. Identificar el problema
En la gran mayoría los proyectos se inician por alguna razón y con algún(os) objetivo(s) detrás. A través de un proyecto se pretende solucionar cierto problema (incremento de ventas con una campaña de marketing digital, disminuir la tasa de abandono de clientes a través de mejora de atención, reconstrucción de un edificio por su condición empeorada) o crear oportunidades (lanzamiento de un producto nuevo, desarrollo de un aplicación).
Pues este es el primer paso que debe considerar si se pregunta cómo se empieza una justificación de un proyecto. Defina cuál es el problema u oportunidad, descríbalo, y defina qué es lo que quiere conseguir.
2. Realizar análisis del entorno
Este paso está entrelazado con el primero y, en realidad, se puede completar en paralelo. Para identificar el problema o la oportunidad necesita saber un poco cómo es el entorno en el que está actuando. Y para saber qué entorno analizar, necesita entender cuál es el problema.
De todos modos, tal y como lo hemos puesto, el primer paso es el problema y la oportunidad en cuestión. Una vez que lo tenga claro, puede pasar a realizar el análisis de entorno empresarial.
Aquí es importante definir los factores más importantes e impactantes para el caso particular y analizar las condiciones en las que va a actuar. Por ejemplo, puede ser el análisis FODA o PESTEL para evaluar las condiciones internas y externas, los puntos fuertes y débiles, etc.
3. Elaborar la solución principal y alternativas
Cuando tenga completado el análisis de entorno con conclusiones correspondientes y el problema definido, podrá determinar la solución definitiva. Puede que tenga una idea clara de cuál es la solución. Pero en esta etapa es importante considerar soluciones alternativas.
No puede estar seguro de que la solución que prefiere es la mejor para el problema definido en el primer paso sin un análisis de alternativas, sus costos, beneficios, riesgos y viabilidad. Identifique varias soluciones posibles y comparelas para escoger la más adecuada para su caso.
Por ejemplo, en la justificación de un proyecto cuya solución principal considerada es desarrollar un software, podría considerar las opciones de:
- No hacer nada (analizar qué pasaría si no se desarrolla el software en cuestión y se queda todo tal y como está).
- Mejorar la infraestructura que hay ahora.
- Desarrollar el software, pero usando otro lenguaje de programación (lenguajes de programación varían en características y capacidades, lo que puede tener un impacto directo en el rendimiento de un servidor web).
- Desarrollar el software pero usando una arquitectura técnica específica.
Todas estas posibles opciones alternativas deben revisarse para identificar la mejor opción y sustentar la solución seleccionada. Puede complementar el proceso de toma de decisión con una matriz de decisiones.
4. Efectuar el análisis de impacto
El siguiente paso para hacer la justificación de un proyecto es efectuar el análisis de impacto. En este análisis se explica cómo el problema o la oportunidad que seleccionó y la solución identificada afectan la visión estratégica de la organización establecida en su plan estratégico, y las actividades de la organización en general.
El impacto es el efecto o los efectos ya sean positivos o negativos, primarios o secundarios, directos o indirectos, intencionados o no intencionales producidos por la actividad realizada.
5. Realizar el análisis de costos y beneficios
Los recursos, y los financieros en particular, son siempre escasos. Por lo tanto, además de evaluar el impacto del proyecto, también es importante evaluar su viabilidad económica. Aquí es donde se lleva a cabo un análisis de costos y beneficios.
En esencia, debe comparar los costos reales generales del proyecto con sus beneficios reales generales. No es necesario decirlo, los beneficios deberían superar los costos. De lo contrario, el proyecto no tiene sentido en términos financieros. Así que es necesario saber cómo hacer este análisis en parte de cómo redactar una justificación de un proyecto.
Estos son los ejemplos de costos y beneficios que puede considerar en la justificación de un proyecto. Tenga en cuenta que la tipología de proyectos define los costos y beneficios que este último puede implicar. Es decir, su proyecto puede tener ciertos, otros o específicos criterios.
6. Realizar el análisis financiero
El análisis financiero incluye la estimación del valor que tendrá el proyecto en términos de financiación para la organización. Incluye estimaciones de ROI, retorno de inversiones (la diferencia entre el valor que se puede ganar y el costo de la inversión que se pierde a través de un proyecto), periodo de amortización (período de tiempo requerido para recuperar los fondos invertidos), la tasa de rentabilidad interna (tasa donde el valor presente neto de los flujos de efectivo del proyecto específico es igual a cero), y otras métricas de este estilo.
La diferencia con el análisis de costos y beneficios es que en el análisis financiero incluye costos y beneficios tangibles y de ahí más medibles. Por ejemplo, si miramos un proyecto de campaña de social media marketing para publicitar un producto nuevo, el ROI se calculará estimando las ganancias esperadas de la campaña y los costos de la campaña (costos de publicidad pagada, costos de personal, herramientas digitales, etc.).
7. Definir la viabilidad técnica y operacional
Dentro de diferntes tipos de viabilidad, la viabilidad técnica principalmente responde a una pregunta. ¿Es viable realizar la solución que se propone? A lo mejor no es relevante para todos los proyectos, pero en muchos sí. Volviendo al ejemplo de desarrollo de software, sería analizar las capacidades reales de desarrollo del concepto propuesto y la posibilidad técnica de ponerlo en marcha. Lo mismo se aplicaría a proyectos de construcción, diseño, proyectos de fabricación y otros similares.
Otro aspecto relacionado es la viabilidad operacional. Esta parte de justificación para el proyecto debe incluir el análisis de la posibilidad de mantener posteriormente la solución lanzada y realizar el soporte necesario.
8. Analizar los riesgos
Siguiendo con la explicación de cómo se hace una justificación de un proyecto, mencionamos otro aspecto importante. Es la estimación de posibles riesgos y contingencias en un proyecto. Debería enlistar posibles amenazas, obstáculos y aspectos dudosos del proyecto. Es importante saber de antemano su impacto adverso en las actividades de la organización para evaluar la viabilidad del proyecto.
9. Explicar la implementación
Este es el último paso. Aquí tienes que explicar brevemente cómo se implementará la solución que ofreces para lograr el objetivo planteado. En este punto no es necesario presentar un cronograma de proyecto detallado, con un presupuesto de proyecto elaborado, alcance de proyecto, plan de trabajo y etc. Se trata de aspectos más generales ya que es una fase muy preliminar.
Resumen de lo que lleva la justificación de un proyecto
A base de los pasos explicados le dejamos un resumen de lo que se pone en la justificación de un proyecto usualmente:
- Resumen ejecutivo: recopilación de los puntos clave. Como cualquier resumen ejecutivo debe ser claro, conciso y persuasivo para poder captar la atención de aquellos que no entran en muchos detalles.
- Descripción del problema (caso de negocio): la declaración del problema que va a resolver el proyecto o la oportunidad que va a perseguir.
- Descripción del entorno: un análisis de las condiciones externas e internas que están relacionados con el problema y la solución en cuestión.
- Varias alternativas de soluciones: el análisis de soluciones alternativas y la selección de una opción preferida.
- Costos y beneficios: un análisis de costos que implicará la implementación del proyecto y de beneficios únicos que recibirá la organización.
- Análisis financiero: estimación del flujo de efectivo proyectado y los indicadores financieros relevantes.
- Justificación de viabilidad técnica y operacional: análisis de la posibilidad de realizar el proyecto y mantener la solución a largo y corto plazo.
- Posibles riesgos: los obstáculos y problemas con los que se pueden encontrar en la realización del proyecto.
- Datos generales sobre el proceso de implementación: la visión de cómo se implementará el proyecto.
- Conclusión: declaración final de la justificación del proyecto.
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Pruebe gratisEjemplos de justificaciones de un proyecto
Estos son algunos ejemplos de las industrias y situaciones: en las que puede hacer la justificación de un proyecto:
- Proyecto de actualización de tecnología: por ejemplo, en un proyecto TI, cuando la empresa quiere actualizar su infraestructura tecnológica. Incluiría la descripción del problema, las limitaciones de la tecnología actual, la solución preferida con las alternativas y sus costos y beneficios para la empresa, la viabilidad técnica y operacional, los riesgos y la visión de la implementación.
- Proyecto de lanzamiento de un nuevo producto: por ejemplo, cuando la empresa quiere lanzar un nuevo producto y se trata más de una oportunidad que de un problema. Incluiría el estudio del mercado, descripción del producto, análisis de costos y beneficios (incluyendo proyecciones de ventas, comercialización, y distribución), riesgos y un roadmap de producto general.
- Proyecto de construcción: por ejemplo, cuando la empresa quiere realizar una renovación. Incluiría la descripción del problema y la explicación de la necesidad de renovación, estudio de las alternativas y sus costos y beneficios para la empresa, la viabilidad técnica y operacional, y la visión de la implementación.
Conslusión
En conclusión, la justificación de un proyecto es un paso crucial en la gestión de proyectos. Implica evaluar la viabilidad y factibilidad de un proyecto para determinar si invertir recursos y esfuerzos en él. La justificación explica el problema, por qué una solución particular es necesaria y cómo puede desarrollarse y entregarse para proporcionar los beneficios previstos. Sirve como base para avanzar con el desarrollo del proyecto o permanecer en la etapa de ideación.
El proceso de justificación implica identificar el problema, realizar un análisis del entorno, formular la solución principal y alternativas, evaluar el impacto, analizar costos y beneficios, realizar un análisis financiero, evaluar la factibilidad técnica y operativa, considerar riesgos y explicar el enfoque de implementación. En última instancia, la justificación proporciona un resumen conciso de la fundamentación del proyecto y sienta las bases para una planificación y ejecución posteriores del proyecto.
