Características de Trello, sus ventajas y desventajas [2024]
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Si está leyendo este articulo, lo mas probable es que está considerando que software de gestión de tareas y proyectos usar o está precisamente considerando si usar Trello o no.
En este artículo le ahorramos el tiempo y hacemos un repaso de las características de Trello, sus ventajas y desventajas. A base de esto podrá ver si es lo que busca o si debería probar alguna otra alternativa como herramienta de gestión de tareas.
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¿Qué es Trello y para qué sirve?
¿Qué es Trello?
Trello es una herramienta simple y fácil que ayuda a gestionar tareas, proyectos y flujos de trabajo en tableros basado en el método Kanban. Permite crear listas de tareas, asignarlas y ver su estado a simple vista.
Según las opiniones de los usuarios existentes, muchos pasan a Trello después de software mas avanzado como Jira (vea las características de Jira), Microsoft Planner (vea las características de Microsoft Planner) y Bitrix24 (vea las características de Bitrix24). Y también hay los que quieren pasar a otro nivel de las herramientas más simples como Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Sheets.
¿Para qué sirve Trello?
El tablero de Trello sirve como un tipo de organizadores gráficos para ordenar ideas, actividades y planes tanto a nivel personal como en el entorno profesional. Como podrá ver en la descripción de Trello más abajo, no es un software de gestión de proyectos solido.
Facilita una gestión de tareas básica, simple e intuitiva, y proporciona todas las posibilidades para que la experiencia del usuario a este fin sea así. Pero no es una herramienta que sirve para cualquier tipo de proyecto.
Características de Trello
Revisar las características de Trello no podría ser más fácil. En comparación con muchos otros gestores de tareas, no incluye miles de funciones, opciones de personalización y pestañas escondidas. Las posibilidades para la gestión de proyecto, son muy limitadas, pero a cambio la interfaz es muy sencilla y clara.
Gestión de tareas y proyectos
Trello ofrece funciones para programar y seguir tareas. Para ello, puede:
- Crear tareas
- Establecer fechas de inicio
- Especificar la fecha y la hora de vencimiento
- Asignar etiquetas
- Habilitar notificaciones de seguimiento
- Dejar descripción y comentarios
- Ver el historial de actividades
- Guardar la tarea como plantilla
- Copiar y archivar tareas
- Compartir tareas con otras personas
- Agregar ubicación y archivos adjuntos
- Asignar tareas a miembros de equipo
- Agregar campos personalizados a la tarea
Opciones de visualización
Los tableros de Trello son una de las características más llamativas y visualmente atractivas de Trello. Se basan en el principio y la filosofía de los tableros Kanban. Por lo tanto, por defecto obtienes un tablero con 3 columnas: Lista de tareas (‘Backlog’ o ‘tareas que hay que hacer’), En Proceso y Hecho.
Los usuarios pueden añadir más columnas o cambiar sus nombres para adaptarlos a sus procesos, industrias y necesidades. El tablero ofrece una visualización del flujo de trabajo clara y comprensible para todos los participantes y una idea general de la situación actual al instante. También, es posible marcar tableros como favoritos para acceso rápido.
En los planes de pago, también puede obtener una vista de lista de tareas sin el tablero, una lista de cronología, calendario, mapa de ubicación o panel.
Otras opciones están disponibles si obtiene algún ‘power-up’.
Archivos adjuntos
Las tarjetas de tareas en Trello incluyen un botón para que pueda adjuntar archivos e imágenes a la tarea, o incluir archivos de los servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, OneDrive o Dropbox.
Colaboración en equipo
El tablero de Trello puede considerarse como un espacio de trabajo en equipo. Todos pueden ver el progreso de tareas, en que se está trabajando ahora y que está en la lista de los pendientes.
Trello viene con una amplia gama de herramientas de colaboración, incluidos comentarios, uso compartido de documentos, @menciones de compañeros de equipo y también notificaciones. Los gerentes pueden asignar miembros del equipo a las tarjetas apropiadas para que los usuarios siempre sepan qué hay en su agenda.
Es posible dejar comentarios en las tarjetas, editarlos y seguirlos, etiquetarse entre sí y mantener conversaciones en un solo lugar. Los usuarios también pueden habilitar las notificaciones por correo electrónico, en la app de escritorio o notificaciones push.
Buena noticia para aquellos que usan Slack, es que Trello se integra con esta aplicación y hace que la comunicación y la colaboración en equipo sean aún más fluidas. Le permite pegar enlaces de Trello en Slack y ver los asignados, las descripciones de las tareas y los comentarios recientes sin tener que salir de la aplicación. También puede adjuntar conversaciones de Slack directamente a las tarjetas de Trello y cambiar las fechas de vencimiento e invitar a los usuarios a tableros o tarjetas directamente dentro de Slack.
Aplicación móvil
La simplicidad de la interfaz y la limitación de funciones hace que sea una buena aplicación para planificar proyectos en iOS y Android. Permite realizar casi las mismas actividades que en la web: crear tableros con tareas, invitar a otras personas a colaborar, dejar comentarios y agregar archivos y multimedia. Permite también trabajar offline y sincronizar todo una vez conectado online.
Trello: ventajas y desventajas
Ventajas de Trello
Checklists
Una de las desventajas de Trello como un software de gestión de tareas es que una tarjeta que es una tarea es la única unidad de trabajo posible. Es decir, si necesita una estructura de desglose de trabajo con una división de plan en partes manejables, subtareas, no lo puede hacer en Trello.
Por otro lado, eso se compensa con los checklists que ofrece el software. Estos son como unidades pequeñas o componentes de una tarea. Por ejemplo, la tarea principal puede ser: Desarrollo del concepto de producto. Después puede dividirse en varios pasos: Ideación; Definición del producto; Elaboración del prototipo; Diseño; Validación y pruebas.
La funcionalidad de checklist permite asignar una fecha de vencimiento y una persona responsable a los elementos individuales de la lista. La persona asignada verá su parte de trabajo en la pantalla de inicio de Trello. Igualmente, se puede ver los elementos del checklist asignados en la vista de calendario para saber qué está por venir y si hay algún posible retraso.
Por último, puede sincronizar listas de verificación avanzadas con Butler. Por ejemplo, puede asignar automáticamente un elemento a un miembro del equipo o establecer una fecha de vencimiento para un elemento.
En los planes de pago puede incluir los checklists en las acciones automatizadas. Por ejemplo, asignar automáticamente un elemento a un miembro del equipo o establecer la fecha de vencimiento para un elemento. Puede aprovechar esta función solo si está suscrito a los planes de pago Estándar, Premium o Teams.
Power-ups
La idea central de Trelllo es la simplicidad, por lo que emplea un mínimo de funciones de administración de tareas para mantener la interfaz clara y ordenada. Sin embargo, también se tiene en cuenta que los usuarios provienen de diferentes industrias y tienen diferentes necesidades y preferencias. Entonces, para compensar la ausencia de funciones integradas, ofrece potenciadores a los que llama ‘power-ups’. Son como los complementos de integración de aplicaciones que agregan nuevas funciones.
Actualmente hay más de 250 power-ups, y se agregan nuevos cada mes. Algunos son gratuitos y otros requerirán que pague la suscripción además de la suscripción a Trello. Además, puede crear Power-Ups personalizados con la propia API de Trello.
Hay opciones muy interesantes. Por ejemplo, para su plan de lanzamiento de un producto hay una categoría entera de power-Ups de ‘Producto y diseño’. Si necesita hacer un plan de negocio, le puede parecer útil power-ups como ‘Personas’ para crear el perfil de buyer persona.
Aparte de eso, puede agregar power-ups y mejorar la funcionalidad para la gestión de proyectos en general, gestión del plan de marketing digital, ventas, trabajo en equipo, gestión de recursos humanos y desarrollo de software, etc.
Automatizaciones de flujo de trabajo
Trello tiene un bot de automatización incorporado llamado Butler que puede ahorrar tiempo al realizar tareas repetitivas y mejorar la productividad. La lógica es la misma que en muchos programas similares. Todo lo que hay que hacer es configurar disparadores basados en reglas que provocan ciertas acciones.
Puede configurar reglas que, cuando se activan, una acción (activador) se seguirá por otra acción. Un activador puede ser que cada vez que alguien del equipo mueva una tarjeta a la columna Hecho, todas las subtareas de esa tarjeta se tachan automáticamente. O bien, si una tarjeta se marca como urgente, se mueve automáticamente a la parte superior de la lista.
También existe la posibilidad de crear botones automáticos, de modo que al hacer clic en él, el trabajo avance de una columna a la siguiente (como ejemplo). O bien, puede configurar comandos de calendario para automatizar tareas recurrentes, como agregar una tarea para crear un informe mensual cierto día de cada mes.
También es posible usar la fecha de vencimiento de una tarjeta como disparador. Por ejemplo, configurar un comando que cuando se acerque la fecha de vencimiento de una tarjeta, pase a la parte superior de la lista.
Por último, puede configurar automatizaciones para correos electrónicos. Un ejemplo proporcionado por Trello es cuando crea un informe que puede programarse para enviarse a las partes interesadas.
Desventajas de Trello
Trello es muy fácil de usar y tiene muchas funciones útiles, pero con todo eso tiene que tener en cuenta sus limitaciones y desventajas.
Limitaciones de visualización
Una de las ventajas y puntos fuertes de Trello son sus tableros de tipo Kanban. Es verdad que funcionan muy bien, no generan ninguna confusión a la hora de usarlos y son muy claros. Al mismo tiempo, en cuanto a otras opciones de visualización, es muy limitado. Sobre todo en comparación con otras herramientas similares.
Y si algunas opciones de vista no son muy importantes, otras son esenciales para la gestión de proyectos. Este es el caso del diagrama de Gantt. Es una herramienta visual sólida y esencial para planificar y programar los proyectos en un cronograma de actividades. Permite tener una visión holística del proyecto entre todos sus participantes, ayuda a los gerentes a hacer seguimiento y control de los entregables de un proyecto y de los posibles riesgos y mejora la productividad en general.
Las integraciones con otras apps que ofrece Trello aparte de ser de pago principalmente, no son ni tan cómodas como una vista integrada en la app, ni tan operacionales como una herramienta especializada. Por ejemplo, puede encontrarse con el hecho de que cada vez que abre un complemento de visualización, hay que volver a configurar todo de nuevo.
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Pruebe gratisLimitaciones para informes y analítica
Una de las desventajas de Trello es que no ofrece funciones para crear informes de proyecto y analizar el rendimiento en el proyecto. De ahí, con la funcionalidad de la app lo máximo que pueden ver los gerentes de proyecto es el trabajo que hay por hacer, a quien está asignado si trabajan en equipo y cuál es el estado actual.
Limitaciones para proyectos complejos
Como bien sabrá la gestión de proyectos y tareas puede ser muy diferente. Algunos equipos necesitan un programa para organizar sus actividades diarias, mantenerse al tanto entre sí, supervisar el estado de estas tareas, y poco más. Otros equipos requieren una funcionalidad completa para una gestión avanzada de ciclo de vida de un proyecto completo. Para poder gestionar tiempo, recursos, controlar los costos del proyecto, riesgos, etc.
Entre las desventajas de Trello está que allí encontrará lo básico, pero nada de lo mencionado anteriormente. No es posible gestionar el presupuesto de proyecto, monitorear los riesgos del proyecto, usar las herramientas de gestión de proyectos como la ruta crítica o línea base, hacer el roadmap de proyecto, registrar el tiempo invertido en tareas y hacer muchas otras cosas que requiere una gestión sólida.
Si que es cierto que Trello ofrece algunas herramientas a través de power-ups. Pero hay que tener en cuenta cuatro puntos. Primero, que eso no es lo mismo que una solución de gestión de proyectos con las funciones integradas y coherentes una con otra. Segundo, que por muchas de ellas tendrá que pagar aparte. Hay que calcular bien el coste final cuando suma todos estos complementos. Tercero, que para usar estos complementos tiene que iniciar la sesión en cada uno de ellos por separado. Si son varios, puede volverse pesado. Y por último sumando todos estos puntos, se pierde el valor principal de la herramienta que es la simplicidad y la usabilidad.
Limitaciones para llevar a cabo múltiples proyectos
Muchos usuarios denotan entre las desventajas de Trello que no conviene usar el software si realiza la gestión de múltiples proyectos. Esto se debe a que no hay un espacio para ver en un instante la situación actual de los proyectos de parte del gerente. El empleado asignado tampoco tiene un espacio para ver todas las tareas que están asignadas a él o ella. Si el objetivo principal de Trello es mejorar la productividad y rendimiento, cuando hay varios proyectos, la herramienta ya no cumplirá con este objetivo.
Otra cosa relacionada con este aspecto que se menciona por los usuarios es la dificultad de búsqueda de tareas en la herramienta. No es un problema si tiene pocas tareas. Pero si tiene muchas o lleva años usando Trello, puede ser muy difícil encontrar una tarea entre todas las tarjetas.
Conclusión
Trello es una opción muy buena como software para pymes o fines personales si se trata de una gestión simple y básica. Si suele trabajar con tareas sencillas que constituyen un proceso lineal, o simplemente trabaja con tareas sueltas que quiere anotar. En este sentido el plan gratis de Trello con las funciones básicas puede cubrir sus necesidades.
Sin embargo, si sus necesidades son más complejas y lo que busca es un software de gestión de proyectos más robusto con funciones avanzadas para poder gestionar el equipo, los recursos y los costes, planificar y anticipar riesgos, generar informes y seguir el rendimiento, es mejor considerar aplicaciones parecidas a Trello pero con mejor funcionalidad.
Una de estas alternativas es GanttPRO, una herramienta profesional para hacer diagramas de Gantt online que proporciona funciones integrales para la organización y administración fácil e intuitiva de proyectos y tareas.
Ofrece varias opciones de visualización: diagrama de Gantt, tabla de tareas, tablero y vista de cartera para llevar a cabo múltiples proyectos a la vez. A todo esto se agregan las opciones columnas personalizadas, dependencias, filtros, hitos, calendarios, programación automática, jerarquía de tareas y más.
Puede considerar GanttPRO como una alternativa confiable a Trello, porque le permite:
- Crear tareas en segundos y asignarlas a los miembros del equipo
- Controlar plazos y desvíos
- Realizar seguimiento del progreso de cada tarea y de todo el proyecto
- Colaborar con el equipo
- Controlar la carga de trabajo y asignar roles y permisos a los miembros del equipo
- Usar funciones más avanzadas como la ruta crítica, generación de informes y cálculo de presupuesto
- Compartir proyectos con un enlace y exportarlos en formatos populares
- Registrar tiempo
- Encontrar la información necesaria con opciones de filtro y búsqueda global y mucho más.
