Cómo crear el calendario de actividades de un proyecto paso a paso
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El calendario de actividades de un proyecto es un elemento muy importante en la planificación y gestión de proyectos. El objetivo de calendarización de actividades de un proyecto es establecer plazos realistas, asignar recursos adecuadamente y garantizar la secuencia lógica de actividades para lograr la finalización exitosa del proyecto.
Además, un calendario de trabajo bien planificado facilita la gestión del tiempo, la comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas, el seguimiento y control del proyecto.
En este artículo puede ver que hacer el calendario de actividades de un proyecto no es nada complicado, y si se elabora correctamente, le servirá como una buena base para completar el proyecto a tiempo y de acuerdo con el plan.
¿Qué es el calendario de actividades de un proyecto?
El calendario de un proyecto no es sólo un planificador diario o semanal. En gestión de proyectos, es un calendario que organiza tareas, recursos y fechas de vencimiento en una secuencia ideal para que un proyecto pueda completarse a tiempo. Se crea durante la fase de planificación.
¿Qué es lo que contiene el calendario de proyectos?
- Un cronograma del proyecto con fechas de inicio y finalización de tareas, dependencias e hitos
- El trabajo necesario para lograr los entregables del proyecto
- El costo de cada tarea y los recursos necesarios para completarla
- Las partes que se encargan de cada tarea
Hay que resaltar que el calendario de proyecto es una parte del plan de proyecto. El plan de proyecto aunque incluya los detalles del calendario es un documento que integra también aspectos de más alto nivel y puede ir acompañado de plan de gestión de riesgos en un proyecto, plan de comunicación, descripción de metodología de gestión de proyecto, etc.
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Comenzar gratis¿Cómo hacer el calendario de actividades de un proyecto?
La calendarización del proyecto detallada se hace en la fase de planificación del ciclo de vida del proyecto. Pero una idea general del marco temporal del proyecto se puede hacer incluso antes. Por ejemplo, cuando hace el análisis de viabilidad del proyecto, o la propuesta del proyecto.
Cada proyecto dispone de diferentes recursos, circunstancias, objetivos, alcance y otras variables únicas que impactarán el procesos de elaboración de calendario de proyecto. Pero, en general, puede seguir estos pasos para crear el calendario de trabajo de proyecto.
- Crear una lista de tareas
- Determinar hitos
- Estimar recursos
- Estimar duraciones
- Identificar dependencias
- Establecer camino crítico
- Asignar recursos
- Establecer línea de base
Crear la lista de tareas
Lo primero es lo primero. Una lista de actividades que deben completarse para lograr el objetivo del proyecto es la base de un proyecto en general. Y la redacción del calendario del proyecto no es una excepción. Cree una lista de tareas que deben completarse para poder entregar su proyecto.
Aquí puede descomponer las unidades de trabajo más grandes en otras más pequeñas. En un enfoque de arriba hacia abajo, pasará de requisitos y actividades de alto nivel y se descompondrá progresivamente en unidades de trabajo más pequeñas y manejables. En algunos proyectos, puede utilizar un enfoque de abajo hacia arriba y pasar de pequeñas unidades de trabajo que ya están claras y a base de ellos para desarrollará toda la lista de tareas.
También puede utilizar una especie de enfoque de arriba hacia abajo llamado la estructura de desglose del trabajo (WBS) para definir el alcance del trabajo. La WBS, aparte de ser un buen organizador gráfico, es la lista jerárquica de las fases, tareas e hitos del proyecto. El proceso es bastante simple. La lista comienza con actividades de alto nivel y luego elabora actividades de nivel inferior en la jerarquía hasta obtener un nivel suficiente de detalle requerido para el plan del proyecto. Esto ayuda a estimar, gestionar y supervisar eficazmente el proyecto.
Entre los consejos más comunes para la descomposición de trabajo puede tomar nota de que una tarea tiene que ser manejable, medible y factible. Lo ideal es que no tome más de 80 horas laborales en cuanto a esfuerzo, y no más de 1 mes en cuanto a duración. Si excede estos parámetros por lo general, es mejor descomponer el trabajo más. Use también las tareas de resumen para agrupar una cantidad de subtareas considerada.
Determinar hitos
Normalmente, el proyecto se puede dividir en diferentes fases con un grupo de tareas relacionadas. Entonces, habrá cierto punto o puntos en los que esta fase se haya completado. Para esto son útiles los hitos.
Por lo tanto, una vez que tenga lista la lista de tareas, puede asignar hitos mensurables como puntos de control del progreso del proyecto. Después de definir la duración de tareas, podrá también aclarar las fechas para estos hitos.
Consulte que ejemplos de hitos en proyectos pueden haber.
Estimar la duración de las tareas
El siguiente paso es revisar la lista de actividades y estimar la duración de cada tarea. Básicamente, es la cantidad de tiempo real necesaria para realizar cada actividad. Este paso va de la mano del siguiente, ya que la duración de la tarea también puede depender de los recursos disponibles. Digamos que una determinada tarea requiere 24 horas de trabajo. Si lo hace 1 persona con una jornada completa de 8 horas, tendrá una duración de 3 días. Sin embargo, si tiene 2 personas para trabajar en la tarea, tardará 1,5 días en completarla. Por lo tanto, asegúrese de ajustar la duración una vez que establezca los recursos disponibles.
Es más fácil trabajar con estimaciones cuando la tarea incluye suficientes detalles. Veamos el ejemplo simplificado. Estás gestionando un proyecto de construcción y tienes que terminar una habitación. Entonces, tienes la tarea de pintar la habitación. Para eso puedes estimar que preparar las paredes te toma 1 día, pintarlo 3 días y 1 día secar. Por tanto, puede ver que la tarea tardará 5 días.
Para establecer la duración de la tarea, los gerentes de proyecto pueden utilizar datos de proyectos anteriores y actividades similares. Utilice también los estándares técnicos de la industria como guía. Volviendo a un ejemplo con la pintura, puedes ver que se seca en 24 días, por lo que no hay que reflexionar. O consulte los estándares prácticos de trabajo de la industria basados en tasas de productividad. Otra buena técnica de planeación es la de PERT.
Identificar los recursos requeridos
Como ya vimos en los ejemplos anteriores, para crear el calendario de trabajo para el proyecto, es necesario saber de qué recursos dispone. Ya que por lo general, cuanto más recursos adecuados, más rápido se completa el trabajo. Se trata tanto de recursos materiales como de recursos humanos.
Puede hacer una lista de recursos disponibles e ir asignándolos para ajustar la duración de las tareas y asegurarse que todas tengan los recursos necesarios para realizarse. Eso también permitirá calcular los costes asociados con la tarea, y estimar el presupuesto del proyecto.
Lea cómo asignar recursos en un proyecto de manera óptima.
Definir la secuencia de las tareas y las dependencias
No siempre, pero muchas veces las tareas deberán completarse en un orden determinado. Entonces, uno de los pasos en la creación en la calendarización del proyecto es trazar la secuencia de actividades que mostrará el progreso natural del proyecto.
Ciertas tareas no sólo suceden en un orden específico, sino que también están conectadas y predeterminadas entre sí. En gestión de proyectos se llaman dependencias. Hay 4 tipos de dependencias. El más común es final al inicio, lo que significa que una tarea debe finalizar antes de que comience la siguiente.
En un plan de social media marketing, por ejemplo, tendría que configurar los anuncios antes de lanzarlos. En un proyecto de desarrollo de software, hay que escribir un código antes de hacer pruebas, etc.
Calcular la ruta crítica
Independientemente del tipo de proyecto, uno de los objetivos principales es completarlo de acuerdo con el plan y conseguir los objetivos propuestos. A este fin puede usar una de las técnicas de planificación de proyectos, el método de la ruta crítica. Este último trata de encontrar la cadena de tareas críticas que pueden afectar el calendario de proyecto, en particular la fecha de finalización.
Vea cómo hacer una ruta crítica y en qué consiste el método en más detalle.
¿Cómo monitorear el calendario de ejecución de proyecto?
Se recomienda crear una línea de base una vez que se complete el calendario de proyecto. Esta línea base fijará el calendario inicial y servirá como punto de referencia para monitorear el proyecto durante la fase de ejecución. Comparar la línea base con el progreso real del proyecto puede ayudar a anticipar retrasos, desviaciones y obstáculos.
Considere usar un software de gestión de proyectos para hacer el calendario de actividades de un proyecto y monitorearlo con más facilidad y mejor eficiencia.
Herramientas para crear el calendario de proyectos
Igual que es posible hacer la línea de tiempo en Excel, se puede crear el calendario de trabajo en esta herramienta. Pero hay que tener en cuenta que no es cómodo, no obtiene el mismo resultado, pierde en eficiencia, y es más difícil realizar el seguimiento y control de calendario de proyecto.
Por eso, conviene más usar una herramienta de gestión de proyectos que automatiza y simplifica el proceso exponencialmente. Estas herramientas generalmente no solo tienen funciones para la programación de proyectos, sino también muchas otras que, en conjunto, pueden mejorar el desempeño del proyecto.
Un ejemplo de programa de gestión de proyecto que le puede ayudar con el calendario de proyecto es GanttPRO. Este mismo ofrece toda la gama de funciones para crear el calendario de actividades en un proyecto con mínimas posibilidades de fallos. Permite:
- Crear el calendario de proyectos con la ayuda de un diagrama de Gantt.
- Establecer fechas de inicio y finalización para las actividades y tareas del proyecto.
- Beneficiarse del cálculo y recálculo automático de la duración y el esfuerzo en función de las variables que tenga.
- Secuenciar tareas cronológicamente y agregar dependencias entre ellas.
- Estimar y asignar los recursos necesarios.
- Monitorear y controlar el progreso del proyecto en todas las etapas.
Además de las funciones de programación, GanttPRO incluye herramientas que ayudan a gestionar y controlar los costos, el presupuesto y los recursos. Los equipos, gerentes y otras partes interesadas pueden colaborar fácilmente mientras planifican y ejecutan un proyecto compartiendo el progreso, intercambiando los comentarios y archivos adjuntos y recibiendo notificaciones sobre cambios en el proyecto.
Los gerentes pueden hacer uso de funciones de informes, carga de trabajo y seguimiento del tiempo para tomar decisiones de gestión del tiempo y de recursos basadas en datos.
Calendario de proyectos: ejemplos
Si quiere ver cómo se vería el calendario de proyecto, aquí tiene un ejemplo de plantilla de plan de marketing que usaría en la gestión de campaña de marketing.
Puede descargarlo o registrarse gratis en unos clics y probarlo o ajustarlo a su proyecto.
