5 simples pasos para elaborar un plan de comunicación de un proyecto
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El plan de comunicación del proyecto, o como a veces se llama, plan comunicacional de proyecto, es un complemento importante del plan de proyecto. Y es porque, como denota en su informe analítico el Instituto de Gestión de Proyectos, PMI, la comunicación es un elemento crítico para el éxito de un proyecto. Problemas en comunicación aumentan los gastos en el proyecto y perjudican a los resultados positivos. En cambio, si planifica y organiza bien el proceso, podrá evitar estos problemas cualquier tipo de proyecto.
Independientemente del tipo, usualmente todos los proyectos incluyen elementos fundamentales como el cronograma de actividades, el desglose de trabajo, el alcance del proyecto, actividades de control y seguimiento de proyecto, etc. El plan de comunicación establece el proceso de información periódica de las partes involucradas en el proyecto sobre el estado del proyecto en el contexto de estos puntos y otras métricas importantes.
Como puede ver es necesario saber cómo hacer un plan de comunicación correctamente para el éxito del proyecto. Y esto es lo que le explicamos a continuación.
Qué es un plan de comunicación
La definición de plan de comunicación es bastante simple. Es un tipo de documento en la gestión de proyectos con el resumen de todos los tipos de comunicación que se realizarán dentro del proyecto, los interesados que se comunicarán (por ejemplo, los miembros del equipo, los ejecutivos, los usuarios finales del resultado del proyecto), y con qué frecuencia se hará.
Al igual que un plan general, el plan comunicacional ayuda a organizar el proceso y hace que sea más transparente, predecible y claro para todos los participantes directos e indirectos del proyecto. También, sirve como un punto de referencia a lo largo de la implementación en el ciclo de vida del proyecto.
Al planificar todo al detalle obtiene una mejor visión de quienes son las partes interesadas, que información les puede interesar y cuál es el método eficaz para comunicarlas.
Cómo hacer un plan de comunicación
No hay una estructura definida típica para un plan de comunicación. Puede ser muy general y simple, o muy específico y detallado. Aunque para proyectos más complejos, se requiere una comunicación más elaborada, así que el plan también será más completo.
A continuación puede encontrar los pasos generales para elaborar un plan de comunicación del proyecto.
1. Asignar a los responsables y identificar a las partes interesadas
Uno de los objetivos de un plan de comunicación es mantener informadas a las partes interesadas sobre el progreso del proyecto. Por eso, uno de los pasos esenciales del plan de comunicación de un proyecto es definir quién va a comunicar y a quién.
Si bien el plan se elabora por el gerente de proyecto. No siempre es él o ella quienes van a hacer todo. En muchas ocasiones es mejor asignar a la persona responsable de una actividad o grupo de actividades que comunique su estado directamente por su cuenta. Nadie mejor que el encargado de la tarea sabe cómo va y todos sus escollos. De esta forma, no hay que involucrar a intermediarios y es más probable que la información llegue al destinatario de la manera oportuna y correcta. Eso sí, el gerente que es el responsable del proyecto, puede llevar el control del proceso.
Por el otro lado del campo están las partes interesadas a las tiene que comunicar. Estas son personas o grupos de personas que tienen algún interés en el resultado del proyecto o en el proceso de su realización. Por ejemplo, pueden ser personas que simplemente necesitan estar al tanto, personas que aprueban o toman las decisiones acerca del proyecto, financian su ejecución o proporcionan otro tipo de recursos, aconsejan o contribuyen de alguna forma al resultado del proyecto. Al hacer el mapa de stakeholders puede incluir también a las personas que no están interesadas en el proyecto, pero pueden crear impedimentos.
2. Definir el método de comunicación
El siguiente paso es decidir cómo se va a hacer la comunicación, y en particular, a través de qué canal. Hay muchas maneras diferentes de hacerlo. ¿Cómo puede saber cuál es el método o métodos adecuados para su proyecto? Por ejemplo, puede tomar como referencia la experiencia de los proyectos anteriores para ver qué funcionó y qué no. También, analizar el carácter del equipo de trabajo, el carácter del proyecto, estilos y preferencias de comunicación de las partes involucradas.
En cuanto a las opciones de métodos de comunicación, pueden ser reuniones virtuales o reales, informes periódicos, correos electrónicos o cartas, llamadas, conferencias y videoconferencias, talleres, chats, conversaciones 1-1, presentaciones.
El desarrollo de tecnologías hace que cada vez haya más medios de comunicación, y que sea más rápida, fácil y efectiva. Con un software de gestión de proyectos profesional como GanttPRO, por ejemplo, no solo puede trabajar en el proyecto, sino también mantener una comunicación efectiva acerca del proyecto dentro del equipo y con las partes externas a lo largo de todo el proceso.
GanttPRO notifica sobre los cambios en el proyecto, permite compartir archivos, colaborar en tareas, dejar comentarios y mencionar a los compañeros de equipo para que les llegue más rápido la información. Eso de por si reduce la necesidad de hacer reuniones y comunicaciones para actualizarse. En esta herramienta para gestión de proyectos también puede componer informes a base de los datos de los proyectos actuales. Y es muy fácil compartir el estado del proyecto con las partes interesadas a través de un enlace en cuestión de minutos.
Aparte de eso, tiene herramientas gratuitas y muy buenas para videoconferencias e intercambio de correos electrónicos de Google. Y chats como Slack o Telegram para solucionar asuntos triviales rápidamente.
3. Establecer el objetivo de plan de comunicación
La comunicación es una parte importante para el proyecto. Pero no hay que olvidar que debe haber una medida. Al final, hay una cosa más importante que es lograr el objetivo del proyecto. Y dedicar mucho tiempo a las reuniones, informes, correos y llamadas, puede reducir bastante la productividad en el trabajo. Es por eso que detrás de cada actividad en el plan de comunicación debe haber un objetivo. Hay que establecer claramente para qué se hace y si realmente tiene algún impacto para el proyecto.
Los objetivos de plan de comunicación pueden variar dependiendo de a quién se dirige. Los participantes directos del proyecto con los gerentes son los que tienen que estar al tanto de los detalles del proyecto. En este caso el objetivo de comunicación es la sincronización de actividades para asegurar un proceso eficiente. Los directivos que toman decisiones estratégicas necesitan conocer bien los detalles importantes que impactan estas decisiones. El objetivo de comunicación en este caso sería proporcionar la información necesaria para una toma de decisiones basada en datos. Otro objetivo de comunicación con los ejecutivos podría ser obtener aprobación para pasar a otra etapa.
En los proyectos en que trabaja con agencias o expertos externos, tendrá que comunicarles todo lo que necesitan para completar su parte de trabajo. Entonces, entre los objetivos de comunicación está proporcionar los datos a cambio de resultado de trabajo de laa partes
Entre las partes involucradas en el proyecto pueden haber personas que no están ejecutando sus actividades, ni lo gestionan, ni toman decisiones. El objetivo principal de la comunicación en este caso podría ser simplemente mantenerlos informados.
4. Definir la frecuencia de comunicación
Del punto anterior sale el otro no menos importante. Si ya sabemos quién va a comunicar y a quién, y con qué motivo, ahora hay que decidir con qué frecuencia. No todas las partes del proyecto querrán o necesitaran recibir actualizaciones con la misma periodicidad.
Por ejemplo, el equipo de proyecto puede reunirse diariamente para sincronizarse sobre el progreso de tareas planificadas, hablar sobre posibles problemas, intercambiar opiniones y ponerse al día. Después, una vez a la semana o dos semanas, pueden reunirse con otros departamentos o directivos para actualizarles sobre el progreso a nivel más superficial. Una vez al mes, pueden preparar un informe para mandar a los directores de la empresa e inversores.
Igualmente, el proyecto puede tener hitos. En este caso, puede vincular con el alcance de un evento significativo una reunión presencial con todas las partes involucradas en el proyecto.
La frecuencia de comunicaciones tampoco es una variable fija. Puede haber momentos en que el proyecto necesite una aprobación, o confirmación inesperada. O que surja algún problema no anticipado. En estos casos, tendrá que comunicarse en el momento que se necesite. Aparte de eso, si el gerente ve que la periodicidad establecida en el plan de comunicación no funciona bien, es mejor revisarla y ajustarla.
5. Decidir qué información hay que comunicar
El objetivo principal del plan de comunicación es transmitir la información importante relacionada con el proyecto. Si bien ya sabemos cómo, cuándo y a quién, falta una pregunta fundamental, ¿qué es lo vamos a comunicar? Usualmente, suele ser la información que muestra el progreso de proyecto. Partiendo de eso, tiene que identificar qué detalles pueden interesar a unos u otras partes.
Por ejemplo, si ha establecido los indicadores de gestión en la etapa de planificación, puede revisarlos con la frecuencia adecuada, hacer una recopilación y presentarlos cuando es necesario.
Puede que a las partes que financian el proyecto o ciertas actividades les interese más el rendimiento económico y quieran recibir actualizaciones sobre los indicadores presupuestarios. A los ejecutivos y los gerentes les puede preocupar más los indicadores de rendimiento y eficacia. Si es un proyecto con el enfoque en plazos, se dará seguimiento a los indicadores de tiempo y se comunicarán con frecuencia a las partes interesadas. A los clientes, quizás, les importa más conocer cómo va el proyecto en términos de los indicadores de calidad.
A nivel más general puede comunicar el estado del proyecto con datos más resumidos. Por ejemplo, puede mostrar cómo progresa el proyecto:
- Según su cronograma
- En el contexto de los entregables del proyecto y los hitos establecidos
- En cuanto a uso de recursos, presupuesto y costes
- Enfocándose en problemas o impedimentos con los que se encuentran, riesgos y etc.
- A base de alcance de proyecto
Plan de comunicación: ejemplo para un proyecto
| Encargado | Partes interesadas | Método de comunicación | Objetivo | Frecuencia | Información |
| Miembros de proyecto | Equipo de proyecto/ Gerente de proyecto | Reunión | Actualizaciones sobre tareas | Diaria | Progreso de trabajo, resultados, problemas |
| Gerente de proyecto | Equipo de proyecto/ Gerente de proyecto/ Otros departamentos de la empresa | Reunión online | Sincronización | Semanal | Progreso de trabajo, resultados, problemas |
| Gerente de proyecto | Directivos | Reunión | Actualización sobre el estado de proyectos | Mensual | Progreso de trabajo, entregables clave, indicadores de rendimiento |
| Gerente de proyecto/ Directivo | Inversores | Informe por correo electrónico | Actualización sobre rendimiento financiero | Trimestral | Indicadores presupuestarios |
| Gerente de proyecto | Cliente(s) | Reunión y(o) informes | Nivel de completación – Retroalimentación | Mensual | Entregables producidos |
Conclusión
En resumen, un plan de comunicación de un proyecto puede ser de gran ayuda en la gestión del proyecto, ya que permite establecer una estrategia clara para comunicar los objetivos, avances y resultados del proyecto a los stakeholders.
Si está bien desarrollado puede ayudar a mantener a todos los stakeholders informados y alineados en torno a los objetivos del proyecto, reducir los riesgos de comunicación, fomentar la colaboración y la toma de decisiones informada, y fomentar la transparencia en la gestión del proyecto.
