Что Такое Иерархическая Структура Работ и в Чем Ее Польза Для Управления Проектами?

Аудиоверсия:

Деление задач на более мелкие и управляемые части значительно упрощает рабочий процесс. В этом помогает иерархическая структура работ проекта (ИСР). 

ИСР помогает менеджерам разбивать каждый этап своих проектов и учитывать все задачи для достижения конечных результатов.

Эта статья посвящена роли структуры в управлении проектами, очевидным преимуществам и креативным инструментам для ее применения.

Содержание:

• Что означает иерархическая структура работ?
• История термина.
• Почему стоит ее использовать?
• Кто может ее применять?
• Лучшие практики использования.
• Преимущества.
• Примеры.
• Как создать ИСР.
• Готовые шаблоны.
• Как использовать GanttPRO для ее создания.

Начнем с определения.

Иногда можно встретить другие названия метода: структурная декомпозиция работ, work breakdown structure или WBS (англ.).

Как и другие инструменты и техники для управления задачами, такие как диаграмма Парето или критический путь, ИСР имеет графическую природу. Это помогает менеджерам проектов прогнозировать результаты на основе показа различных сценариев.

Ее часто описывают как древовидную систему. Это удобно, поскольку такая структура строится на основе анализа всех процессов проекта и распределения их в организованном порядке. Однако структура может также отображаться в виде списка задач и элементов, которые предлагает диаграмма Ганта.

Проще говоря, команды используют эту структуру для разбивки своих проектов на легко управляемые компоненты. Эти компоненты затем декомпозируются до тех пор, пока конкретный участник команды не будет назначен на выполнение определенной активности.

Эван Тарвер, автор материалов в Forbes, считает этот инструмент одной из 7 главных методик управления проектами в 2024 году. Он приводит простой пример, чтобы быстро представить суть структуры:

Разница между ИСР и проектным планом

Структурная декомпозиция работ и план проекта — это разные инструменты.

• Первая служит основой для детального планирования. С ее помощью вы можете разделить проект на подконтрольные элементы. Она представляет логическую иерархию всех работ, необходимых для достижения поставленных целей.
• Проектный план, в свою очередь, устанавливает общую структуру, которая направляет все дальнейшие действия. Этот документ определяет то, как вы будете управлять и контролировать ваш проект.

Что такое элемент ИСР?

Иерархическая природа процесса декомпозиции работ подразумевает определенные уровни, которые необходимо применить, чтобы сделать ваши проекты более организованными.

Типичная система декомпозиции должна содержать каждый из следующих элементов:

• Необходимые ресурсы.
• Основные требования и этапы.
• Протокол контроля качества.
• Стоимость проекта.
• Дата начала и окончания.
• Назначение ответственного за каждую часть работы.

Перечисленные компоненты могут называться по-разному, в зависимости от компании.

Исторические корни инструмента

Концепция структуры была разработана Министерством обороны США в 1957 году вместе с методом оценки и анализа программ (the program evaluation and review technique, PERT).

Изначально термин «иерархическая структура работ» не использовался, но это была первая реализация диаграммы PERT, которая организовывала задачи по категориям, ориентированным на продукт.

Хотя концепция была создана для применения в оборонных организациях, сам термин был введен в гражданский обиход в 1987 году. С 1993 года он начал использоваться для организации проектов.

В 1999 году Программа Стандартов PMI (PMI Standards Program) представила проект устава для разработки стандартов и практик по WBS.

Теперь самое время перейти от исторических фактов к описанию роли структурной декомпозиции работ в управлении проектами.

Почему стоит использовать ИСР в управлении проектами?

Иерархическая структура работ проекта позволяет менеджерам и командам добиться следующих преимуществ:

• Во-первых, деление проекта на мелкие компоненты делает его менее сложным и более понятным. Это легко демонстрирует любой пример иерархической структуры работ проекта.
• Во-вторых, структура предоставляет дорожную карту для всех членов команды, работающих над проектом. Во многих проектах задействованы группы исполнителей, которые работают в тандеме с другими группами или отделами. Им всем нужно координировать действия и интегрировать усилия для завершения работы. Она помогает сосредоточиться на своих конкретных активностях и результатах, а также показывает, как их усилия влияют на проект в целом.
• Наконец, она помогает измерять степень завершенности проекта, определять ключевые фазы и распределять бюджетные ресурсы.

Помимо способности делать крупный проект контролируемым, иерархическая структура работ проекта онлайн также помогает:

• Составлять расписание работ.
• Определять затраты на проект.
• Устанавливать зависимости между задачами.
• Готовить технические задания.
• Определять роли и назначать исполнителей.
• Отслеживать прогресс проекта.

Проектные команды также используют ее для выявления рисков, которые могут возникнуть в процессе управления работой. 

Когда любое направление проекта недостаточно четко определено, это представляет риск неопределенности для всего объема работ. Такие риски необходимо контролировать по ходу реализации проекта.

Поскольку ИСР интегрируется со структурой организационной декомпозиции, менеджер может разработать единый план, учитывая весь жизненный цикл проекта.

Кто может использовать принципы разработки ИСР?

Менеджеры проектов во всем мире внедряют структуру в самых разных проектах. Это дает инвесторам и клиентам лучшее понимание всех аспектов, связанных с подготовкой конкретного проекта.

Например, создание программного обеспечения подразумевает воплощение идеи на основе списка требований. Это делает work breakdown structure идеальным инструментом в этой сфере.

Ниже вы видите несколько вариантов команд, которые могут использовать такую структуру.

• Креативные команды. Сотрудники креативных агентств или любые другие творческие работники ценят такую систему декомпозиции, поскольку она позволяет им совместно проводить мозговые штурмы и лучше выражать свои идеи.
• Технические команды. Сотрудники, вовлеченные в техническую работу, предпочитают структуру, поскольку она позволяет сохранить аналитический взгляд на масштаб проекта и его продвижение.
• Команды, работающие с клиентами. Инструмент отлично подходит специалистам, разрабатывающим ПО для клиентов, поскольку он полностью соответствует их потребностям. Кроме того, он влияет на рост доверия со стороны клиентов.
• Департаменты внутри проекта. Отдельный проект может вовлекать сотрудников из разных отделов и целые департаменты. Все они могут применять инструмент в своей работе.
• Удаленные команды. Очевидная популярность удаленной работы также влияет на использование структуры. Она становится одним из самых востребованных инструментов для организации рабочих процессов вне офиса.

Лучшие практики визуализации ИСР

Существуют устойчивые правила, которые следует учитывать при работе с такой структурой работ. Их можно рассматривать как лучшие практики, помогающие достичь более эффективных результатов.

• Правило 100%. Это один из самых важных принципов. Он заключается в том, чтобы включить 100% работ, определенных объемом проекта, разделенных на уровни структуры. Эти уровни содержат результаты проекта, контрольные счета, задачи и др. Правило применяется ко всем уровням структуры. Таким образом, сумма работ на нижнем уровне должна в точности равняться 100% работ, представленных на уровне выше. Без исключений.
• Использование имен существительных. Поскольку такая структура связана с задачами и действиями, которые приведут к конечному результату, акцент делается больше на то, что нужно сделать, а не на то, как это будет сделано. Использование имен существительных вместо глаголов повышает ясность.
• Тщательная проверка. Работая с этим визуальным инструментом, важно понимать, что любые пути, ведущие к конечному результату, имеют одинаково важное значение. Убедитесь, что у вас есть полный перечень всех задач для управления этим процессом.
• Соблюдение взаимной исключительности задач. Эта практика означает, что нет необходимости выделять каждую задачу для работы, которая уже является частью другой активности.
• Достаточная детализация. Хорошо, когда WBS достаточно детализирована. Однако важно не уходить в такие детали, которые могут вызвать путаницу.

Преимущества применения иерархической структуры работ

Иерархическая структура работ широко используется в разработке программного обеспечения и других сферах благодаря своим очевидным преимуществам. Вот некоторые из них.

1. Бесперебойная коммуникация в команде

Одно из ее ключевых преимуществ в управлении проектами — это предоставление работникам возможности общаться на каждой стадии. Это не зависит от того, направлен проект на внутреннюю или на внешнюю аудиторию.

2. Возможности для творчества

Структура дает широкие возможности для развития творческих навыков. Определяя видение проекта, участники проекта могут использовать структуру для предложения креативных шагов по его развитию.

3. Фокус на конечных целях

Структура помогает всем участникам команды сосредоточиться на конечной цели. Она минимизирует вероятность выполнения ненужной работы, поскольку масштаб проекта был четко определен.

4. Учет деталей при структурной декомпозиции работ

Любая деталь в задачах тщательно учитывается, благодаря чему в проекте ничего не теряется. Вы постоянно можете наблюдать за ходом проекта и отслеживать каждую мелочь. 

5. Предотвращение возможных проблем

Когда проект готов, могут возникнуть разные проблемы. WBS помогает их избежать, принимая во внимание все особенности задач и подзадач до их выполнения.

6. Мозговой штурм

Менеджеры используют ее для структурирования результатов мозгового штурма, чтобы проще находить полезные идеи и решения, которые нужно будет потом применить. Это повышает шансы легко организовать все мысли, а затем вычеркнуть ненужные.

7. Влияние на график

Структура помогает легко определить, какие работы отстают от вашего графика. Если такие есть, то становится очевидно, где нужно внести изменения.

8. Управление рисками

Используя ИСР, вы быстро поймете, что работа с рисками — это не такой уж сложный процесс. Структура поможет снизить вероятность угроз с самого начала работы, предугадать требования и распределить ресурсы: деньги, время, персонал, и др. 

9. Распределение задач в пакете работ

Когда вы делите проект на мелкие задачи, их становится легче назначить нужным исполнителям. 

10. Гибкость для разных команд

Иерархическая структура работ используется в различных профессиональных средах и областях. Независимо от размера команды, структура всегда поддерживает выполнение проекта.

Кроме того, она может стать отличным инструментом для вовлечения клиентов, демонстрируя им внутреннюю атмосферу и помогая лучше понять процессы.

Теперь можно перейти к примерам такой структуры в реальной жизни.

Примеры и формы визуализации ИСР

Здесь мы рассмотрим несколько распространенных примеров в сферах разработки программного обеспечения, строительства и организации мероприятий.

Пример в разработке ПО

Одним из широко используемых случаев применения структуры в управлении проектами является пример из IT сектора.

Если у вас типичный проект по дизайну и внедрению нового ПО, вам, вероятно, нужно будет следовать привычным этапам такого процесса. ИСР разобьет проект на функциональные блоки, а затем разобьет эти блоки на мелкие задачи, которые можно назначить отдельным сотрудникам.

Например, вы работаете над созданием нового сайта для знакомств. Для его разработки вам нужно будет пройти несколько последовательных стадий с конкретными задачами. 

Вот как может выглядеть структура:

• Оценка требований. Перед тем как перейти к фазе проектирования, необходимо оценить начальные и детальные требования.
• Проектирование. Этот этап включает проектирование функциональности и механики работы вашего будущего сайта для знакомств.
• Исследование. На этой стадии вы займетесь определением модулей, проектированием интерфейса и программированием.
• Тестирование. Этот шаг нужен для проведения внутренних и интеграционных тестов. Также вам нужно будет уделить внимание составлению отчетов.
• Запуск. После завершения тестов вы сможете перейти к запуску программного обеспечения и интеграции системы. Также можно провести обучение, если этого требует ситуация.

Пример в строительстве

Удобный формат WBS позволяет использовать ее для множества целей, включая управление самыми сложными проектами в строительстве.

Вам даже не обязательно следовать формальным правилам ИСР. Важно создать естественные категории, соответствующие вашему строительному проекту.

Представьте, что нужно построить летний домик в саду. Пример иерархической структуры работ для такого строительства может выглядеть следующим образом:

• Инициация. В этот период обычно разрабатывается устав проекта, назначается руководитель и формируется рабочая бригада.
• Планирование. На этой стадии проектная команда определяет объем работ, разрабатывает график и учитывает необходимые затраты.
• Исполнение и контроль. После этого команда выполняет различные внутренние работы и осуществляет их контроль, что приводит к конечному результату. Например, это могут быть электромонтажные или сантехнические работы.
• Завершение. После выполнения всех основных задач вы сможете завершить проект строительства летнего домика и распустить команду.

Пример в планировании мероприятий

Организация мероприятий также является сферой, где часто используется древовидная структура работ.

Предположим, ваша задача — подготовить корпоративный выезд компании или тимбилдинг. 

С помощью иерархической структуры работ можно организовать работу следующим образом:

• Подготовка плана. Это начальный этап любого мероприятия. Он может включать утверждения, согласования и другие координационные вопросы. Во многих случаях также требуется использовать ПО для управления проектным бюджетом.
• Кейтеринг. Эта фаза включает в себя разработку меню, закупку товаров, приготовление пищи, обслуживание и т.д.
• Локация/активности. Также важно подумать о месте проведения мероприятия, столах и стульях, посуде, декорировании и оборудовании.
• Участники/гости. В этот период необходимо составить приглашения и списки гостей.
• Персонал. Стоит помнить про наем водителей, поваров, официантов, ведущих, а также организацию уборки арендованной территории.
• Логистика. Важно также не забыть указать информацию о логистике в своих приглашениях.

5 шагов для создания иерархической структуры работ

Для полного достижения целей проекта необходимо следовать определенной методике выполнения деления задач.

На самом деле, процесс составления плана вместе с определением видения и прогнозированием результатов должен привлекать всю команду. Однако каждый сотрудник все равно будет нести ответственность за выполнение конкретной задачи.

Итак, как же создать надежную визуальную структуру?

1. Сформулируйте видение проекта

Это может быть одно предложение или параграф, описывающий видение проекта и его функции на конечном этапе. Эта фаза разбивки работ — основа любого проекта. Обычно она разрабатывается всей командой.

2. Выделите необходимые этапы

После завершения первого шага наступает время для определения необходимых этапов проекта.

Возможно, вам придется распределить масштаб работы на несколько шагов в зависимости от характера вашего проекта. Обычно это зависит от заявленных требований, бюджетных возможностей и временных рамок.

3. Опишите конечные результаты

Опишите все конечные результаты, которые должны быть достигнуты на всех этапах. 

Любой этап должен иметь конкретные результаты. Их необходимо получить перед переходом к следующему шагу.

У всех результатов также должны быть свои описания с указанием целей и функций.

4. Разделите конечные результаты на задачи

После создания описаний конечных результатов нужно добавить еще один уровень иерархии для учета деталей.

Задачи проекта должны быть организованы по разделам. Тогда любой член команды или группа сотрудников смогут легко управлять ими.

5. Назначьте ответственных за каждый раздел

Назначение исполнителей на каждую часть — это заключительный этап иерархии. 

Определенные члены команды будут отвечать за выполнение конкретных активностей. Они будут вовлечены в каждый этап работы, который приведет к нужным результатам.

Шаблоны WBS иерархической структуры работ

Хотя создание иерархической структуры работ проекта технически просто, оно может занять много времени. Поэтому для облегчения процесса можно использовать различные шаблоны.

Любой такой шаблон — это быстрый способ отображать ваши конечные результаты, а также задачи и подзадачи, необходимые для их выполнения. Это ключевой элемент для разделения конечных результатов на более мелкие части, чтобы работа была контролируемой.

Существуют различные типы платных и бесплатных шаблонов такой структуры. Выбирайте тот, который обеспечит гибкость и поможет сохранить согласованность работы.

Такие шаблоны могут иметь различное назначение. Вот некоторые из них:

• Шаблон, ориентированный на действия.
• Шаблон диаграммы Ганта.
• Шаблон диаграммы, состоящей из блоков и рядов.
• Шаблон для создания расписаний проектов.
• Шаблон древовидной диаграммы с текстовым документом.
• Шаблон разбивки работ по уровням.
• Шаблон для тестирования восприятия пользователями и т.д.

Рассматривая варианты готовых шаблонов иерархической структуры работ для организации проектов, выбирайте проверенные программы и приложения. Многие из них позволяют легко настраивать информацию в шаблоне, его макет и дизайн.

Шаблон иерархической структуры работ в Excel

Если вы не знаете, как создать иерархическую структуру работ в Excel, то можете быстро воспользоваться функцией SmartArt Graphics в верхней панели меню этого продукта Microsoft.

Для этого перейдите во вкладку «Вставка», найдите раздел «Иллюстрации» и выберите «SmartArt Graphics». В разделе «Иерархия» вы сможете создать вашу ИСР в Excel.

Существует еще много удобных шаблонов, доступных для скачивания. Например:

• Шаблон JIRA.
• Шаблон Creately.
• Шаблон Edrawsoft.
• Шаблон Lucidchart.
• Шаблон Seatable.
• Шаблон VisualParadigm, и др.

Шаблоны диаграммы Ганта с ИСР

Во многих современных инструментах готовые шаблоны для различных целей — это привычная практика. 

Например, GanttPRO — отличный вариант для планирования и организации рабочих процессов, в котором диаграмма Ганта онлайн — это основа программы. В ней вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта, подходящие для быстрой и удобной разбивки работ. 

Вы можете легко настроить их и разработать структуру в соответствии с вашим планом.

Вот пример шаблона GanttPRO, который визуализирует управление проектом в сфере строительства.

Как использовать GanttPRO для создания ИСР проекта

Применение надежного ПО для создания иерархической структуры работ особенно ценно, так как это это упрощает процесс определения масштаба вашего проекта и его конечных результатов.

Идеальная программа для построения иерархической структуры работ проекта должна быть интуитивно понятной, удобной и простой в использовании. Без сомнения, GanttPRO обладает всеми этими характеристиками.

Расширенное планирование и управление проектами

Создавайте иерархическую структуру работ с помощью удобной диаграммы Ганта.

Попробуйте бесплатно

Основная идея подготовки структуры с помощью такой диаграммы заключается в том, что вы получаете возможность не только визуализировать, что именно вы делаете, но и контролировать, когда вы это делаете.

Мощные возможности этой платформы, включая построение ИСР, высоко ценятся экспертами во всем мире. Один из них — Александр МакАдам, менеджер проекта из Швейцарии. Он утверждает:

С GanttPRO можно легко конвертировать ИСР в диаграмму без дополнительных усилий. Используя эту мощную программу, вы можете создавать столько проектов с неограниченным количеством задач, сколько вам нужно.

Создав проект, вы легко составите список необходимых активностей. Добавив возможность нумерации задач из предложенного списка, вы сможете упорядочить их и визуализировать нужную вам иерархию.

Импорт иерархической структуры работ из Excel в GanttPRO

Попробовав GanttPRO один раз, вам больше не захочется строить ИСР в инструменте с базовыми возможностями, таком как Excel. 

К счастью, вы можете легко перенести проект, созданный в знаменитом продукте Microsoft в GanttPRO и продолжить работу над своими планами вместе с командой и клиентами.

Чтобы импортировать проект с нумерацией ИСР из Excel в GanttPRO, нажмите «Импорт» (при создании нового проекта). Затем воспользуйтесь функцией перетаскивания или загрузите файл с вашего компьютера.

Не забудьте установить номера задач в вашей иерархической структуре работ проекта, чтобы алгоритмы GanttPRO смогли правильно определить положение всех задач в проекте.

Если вы хотите узнать больше о том, как импортировать проекты из Excel в GanttPRO, посмотрите видео.

Применяйте иерархическую структуру работ, шаблоны и продвинутое ПО для управления проектами

Теперь вы знаете, что иерархическая структура работ может быть полезна для любого проекта.

Ее применение — это первый шаг в создании качественного расписания работ. Этот популярный тип диаграмм для организации проектов является своего рода «скелетом» вашего будущего плана действий.

Он помогает в принятии решений, связанных с определением масштаба проекта, идентификацией задач и распределением ресурсов. Именно поэтому многие программы для управления проектами предлагают возможность создания диаграммы Ганта в рамках функционала ИСР.

Структура информирует команды о достигнутом прогрессе, повышая их эффективность и помогая принимать успешные решения. А доступные шаблоны делают процесс управления проектом более плавным и комфортным.

С такими шаблонами и мощным ПО вам будет легко создать WBS, понятную и визуально привлекательную для всей компании.