Жизненный Цикл Проекта: Простая Формула для Эффективного Управления

Каждая организация, будь то стартап или международная корпорация, заинтересована в успешной реализации проектов. И хотя для каждого из них требуется индивидуальный подход, все проекты имеют схожую структуру.

Иными словами, независимо от того, какая методология выбрана для управления проектом, у каждого из них всегда будет начало, середина и завершение. Это — жизненный цикл проекта.

Люди, не специализирующиеся на управлении проектами, могут думать, что вести его не так уж и сложно: достаточно договориться с клиентом, составить план и указать дедлайны. Однако, это не так просто, как кажется на первый взгляд.

Из нашей статьи вы узнаете, что такое жизненный цикл проекта и чем полезно деление проекта на этапы.

Что такое жизненный цикл проекта?

Жизненный цикл проекта — это последовательность этапов, через которые проходят проекты от инициации до завершения независимо от их специфики.

Четкое понимание этих фаз позволяет менеджерам и руководителям максимально эффективно контролировать проекты. Целью жизненного цикла является создание простой в использовании структуры для руководства и управления проектами.

Согласно опросам Института Управления Проектами (PMI), в среднем организации теряют почти 10% от каждого вложенного доллара из-за низкой производительности. Примерно каждый третий проект не достигает поставленной изначально цели, 43% выходят за рамки бюджета, а почти половина (48%) не завершена в срок.

При этом 85% руководителей высшего звена считают, что их организации работают на полную мощность и достигают поставленных стратегических целей. Такое расхождение цифр провоцирует значительные финансовые потери у предприятий по всему миру.

Жизненный цикл проекта помогает:

  • Улучшить коммуникацию между командой и заказчиками.
  • Быть уверенным, что цель достижима с помощью доступных ресурсов.
  • Управлять рисками и минимизировать их.

Из каких же фаз состоит жизненный цикл проекта?

Фазы жизненного цикла проекта

По данным Project Management Body of Knowledge, или PMBOK, жизненный цикл состоит из пяти фаз:

  1. Инициация.
  2. Планирование.
  3. Исполнение.
  4. Контроль.
  5. Завершение.
Фазы жизненного цикла проекта

Как правило, этапы цикла идут последовательно, один за одним. Но бывает иначе. Если в ходе реализации появляются изменения, всегда можно вернуться на стадию планирования, чтобы скорректировать работу команды в будущем.

Рассмотрим каждую фазу жизненного цикла в отдельности.

1. Инициация

Инициация — это старт работы над концепцией, подготовка к ее планированию и реализации. Для начала определите, какая задача стоит перед командой и поможет ли ваша идея решить проблему. Если ответ положительный, приступайте к написанию концепции и экономического обоснования, а также к поиску партнеров.

Фаза инициации включает в себя множество обсуждений, исследований и анализов. На встречах с потенциальными партнерами постарайтесь выяснить, что для них важно, какие проекты они вели в прошлом и чего ожидают от будущих.

Задача этого этапа — определение общих целей, реализация которых приведет каждую из сторон к желаемому результату.

После достижения соглашений, необходимо зафиксировать основные тезисы и договоренности в уставе проекта. Устав — это формальный, довольно краткий документ, который описывает проект. Он является важной составляющей планирования, так как используется на протяжении всего жизненного цикла проекта и помогает решить все спорные моменты на протяжении рабочего процесса.

В уставе отражается следующая информация о проекте:

  • Цель и миссия.
  • Преимущества.
  • Возможные риски.
  • Планируемый бюджет и сроки.
  • Основные партнеры/заинтересованные стороны.

2. Планирование

Когда документы подписаны и условия финально утверждены заинтересованными сторонами, начинается стадия планирования.

Теперь менеджер переходит к созданию подробного плана проекта (или дорожной карты), к которому каждый участник команды может обратиться на любом этапе рабочего процесса. В документе подробно изложены детали и цели, которые соответствуют ожиданиям сторон.

На этапе планирования менеджер разбивает рабочий процесс на мелкие задачи, создает команду, распределяет роли, разрабатывает пошаговую последовательность выполнения задач и обозначает сроки. Чтобы задачи имели больше шансов на успех, важно убедиться, что для каждой из них хватает ресурсов.

Уместно отметить, что диаграмма Ганта — отличный инструмент для создания дорожной карты и контроля над ней. Диаграммы идеально подходят для планирования и составления графиков и для дальнейшего отслеживания прогресса на всех фазах жизненного цикла.

Диаграмма Ганта

С помощью диаграммы Ганта вы также сможете:

  • Создавать зависимости, вехи.
  • Следить за рабочей нагрузкой каждого члена команды.
  • Взаимодействовать с командой.
  • Создавать отчеты.
  • Экспортировать файлы в популярные форматы.
  • Работать с портфелями проектов.
  • Делиться графиками.
  • Создавать рабочие и персональные календари,
  • и многое другое.

Когда готов календарный график, обозначены ключевые роли и зоны ответственности, выявлены возможные риски и пути их предотвращения, а бюджет спланирован, настает время для организационного совещания.

В ходе этой встречи менеджер представляет проект и его цели, обсуждает с командой важнейшие этапы плана, отвечает на вопросы, а также знакомит всех с инструментами, которые команда будет использовать в процессе работы. После общего собрания каждый из членов команды должен иметь четкое представление о проекте в целом, его этапах и их реализации.

Для этого после совещания рекомендуется дать участникам постоянный доступ к плану проекта. Так, члены команды смогут постоянно быть в курсе дел и изменений в ходе рабочего процесса.

3. Исполнение

Теперь, когда проект утвержден, команда сформирована и готова приступать к делу, рабочий процесс переходит к фазе исполнения.

Задача менеджера на этом этапе — проконтролировать синхронный запуск работы всех отделов и убедиться, что каждый выполняет свою задачу. 

4. Контроль

Эта фаза, как правило, совпадает с фазой инициации. Потому что для достижения поставленных целей и максимально успешного завершения проекта недостаточно только благополучно запустить рабочий процесс. Руководителю необходимо постоянно следить за тем, чтобы команда следовала первоначальному плану.

Поэтому в этой фазе жизненного цикла менеджер контролирует ресурсы и своевременное выполнение задач, координирует участников команды, оперативно вносит правки в план проекта в случае непредвиденных обстоятельств.

Изменения в плане на этой стадии — абсолютно нормальное явление. Гибкость в этом случае даже играет на руку. Ведь чем раньше выявлена проблема, тем быстрее она решится. И не забывайте, что все нововведения должны быть обязательно согласованы с клиентом.

Проводите промежуточные совещания с командой. На этих встречах менеджер собирает отзывы участников проекта о рабочем процессе, обсуждает нововведения и корректировки. Также совместные обсуждения спорных моментов часто приводят к новым, зачастую более эффективным решениям проблемных ситуаций.

5. Завершение

Это последний этап, означающий официальное его окончание. Но не стоит сразу же умывать руки и переключаться на следующие задачи. Для того чтобы оставить приятное впечатление от профессионализма и работы команды, опытный менеджер:

  • Сдаст проект вместе с документацией клиенту или команде, которая будет его вести в будущем.
  • Проведет «работу над ошибками». На этой финальной встрече команда извлечет полезные уроки из успехов и неудач в ходе работы над проектом.
  • Сообщит об успехе мероприятия клиентам и руководителям, которые были заинтересованы результатами команды.
  • Разместит документацию в централизованном хранилище для легкого доступа к ней в будущем.

Теперь проект официально завершен.

GanttPRO — онлайн инструмент для управления проектами на основе диаграммы Ганта. Сервис легко позволяет разделить проекты на фазы, а также соблюдать и контролировать все процессы их жизненного цикла.

Попробуйте бесплатно!

Пример жизненного цикла проекта

Давайте подробнее рассмотрим все этапы жизненного цикла на примере планирования, организации и проведения музыкального фестиваля.

Так, на стадии инициации необходимо:

  • Сформулировать цели проекта.
  • Изучить проблему. Другими словами, проанализировать уже существующие фестивали, выявить нужды целевой аудитории.
  • Продумать концепцию и назначение этого фестиваля.
  • Обосновать реализацию мероприятия с экономической точки зрения.
  • Найти потенциальных партнеров и назначить с ними встречи.
  • Составить документ, в котором будет изложена краткая информацию по проекту (информация о целях, партнерах, сроках реализации и бюджете мероприятия).

Когда партнеры найдены и документы подписаны, мы составляем уже более детальный план действий (фаза планирования). Для этого нужно:

  • Прописать цели и назначение планируемого фестиваля.
  • Обозначить партнеров, заказчиков, подрядчиков и другие заинтересованные стороны.
  • Разбить подготовку на части (букинг артистов, поиск и договоренности с площадкой, монтаж сцены, дизайн, работа со СМИ и т.д.) и составить четкий календарный график каждого из этапов.
  • Собрать команду, назначить ответственных в каждом из отделов.
  • Описать возможные риски и способы их предотвращения (например, на случай проливного дождя будут заготовлены бесплатные дождевики).

Теперь, когда команда грядущего музыкального фестиваля ознакомилась с подробным планом, можно смело запускать рабочий процесс (фаза исполнения).

Начинаются активные подготовительные работы: поиск места проведения, переговоры с музыкантами, разработка визуала фестиваля, его анонсирование и так далее.

Далее команда переходит к работе на локации. Монтаж сцены, мониторов, звуковой аппаратуры. На территории проведения фестиваля появляются игровые зоны, зоны отдыха, фудкорты и многие другие развлечения.

Проходят генеральные репетиции, закупается вода, готовятся гримерки и пресс-зона. И вот, наконец, настает день мероприятия.

Все это время менеджер (или менеджеры) проекта контролируют каждую задачу, каждый рабочий процесс (фаза контроля). В случае форс-мажора менеджер оперативно решает проблемы, корректирует план, а изменения обсуждаются и согласовываются с командой на промежуточных встречах.

Фестиваль прошел, публика в восторге, сцена разобрана. Дело за малым: закрыть документацию и обсудить с командой результаты работы (этап завершения).

Теперь можно расслабиться и отпраздновать с коллегами очередной успешный кейс.

Заключение

Временами управление проектами кажется делом непосильным. Однако, разделение проекта на пять отдельных фаз, которые называются жизненным циклом проекта, поможет команде разумно расходовать время и ресурсы, что повышает шансы на успех проектов любой величины и сложности.

5 2 голоса
Рейтинг статьи

Read also

В Чем Секрет Популярности и Эффективности Методологии Agile
Valerie Ulasik/ Less than a minute
Примеры Диаграммы Ганта в Управлении Проектами
Valerie Ulasik/ Less than a minute
Управление Проектами: Статистика и Интересные Факты
Valerie Ulasik/ Less than a minute
Доска Канбан: Проверенный Годами Способ Ведения Проектов
Valerie Ulasik/ Less than a minute
Все о Диаграмме Ганта: Как Успешно и Вовремя Завершать Проекты
Valerie Ulasik/ Less than a minute
10 Систем Управления Портфелем Проектов: Эффективное Достижение Целей Компании
Valerie Ulasik/Estimated reading time: 1 minute
Портфель Проектов: Звено Между Бизнес-Стратегией и ее Реализацией
Valerie Ulasik/ Less than a minute
Как Работать над Проектами с GanttPRO: Портфель Проектов и Управление Ресурсами
Andrew Stepanov/ Less than a minute
Успешный Менеджер Проектов: Эксперты о Ключевых Профессиональных Навыках
Andrew Stepanov/Estimated reading time: 1 minute
Как Быстро Работать над Задачами с GanttPRO: Массовые Изменения
Andrew Stepanov/ Less than a minute
Как Эффективно Управлять Бюджетом с GanttPRO: Фактическая Стоимость и Точное Время на Задачи
Andrew Stepanov/ Less than a minute
Как Выбрать Методологию Управления Проектами: Нюансы, Которые Стоит Учесть
GanttPRO Team/ Less than a minute
Подписаться
Уведомить о
guest
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии

Сервис для гибкого планирования!

500,000+ менеджеров экономят на управлении командой до 3 часов в день вместе с GanttPRO

Попробуйте бесплатно

Гарантируем 100% конфиденциальность!

0
Оставьте комментарий! Напишите, что думаете по поводу статьи.x
()
x