13 herramientas de colaboración indispensables para su equipo

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En el entorno laboral actual, la colaboración efectiva es esencial. Con tantas formas de organización de trabajo: híbrido, remoto, expansión de oficinas en diferentes países y continentes, las herramientas de colaboración se han vuelto indispensables.

Este artículo presenta el mejor software de colaboración de 2024, destacado por su capacidad para mejorar la productividad, fomentar la creatividad y facilitar la comunicación entre equipos distribuidos. Aquí están las 13 mejores herramientas de colaboración en línea, junto con sus funciones principales, ventajas y desventajas.

• GanttPRO: para gestionar proyectos y tareas en equipo
• Airtable: para gestionar trabajo con bases de datos y hojas de cálculo
• Notion: para gestionar tareas y organizar información
• Google Drive: para el uso compartido de archivos
• Google Docs: para crear y editar documentos en colaboración
• Slack: para mantener el contacto con el equipo
• Zoom: para hacer reuniones virtuales 
• Miro: para anotar y organizar ideas
• Figma: para trabajo colaborativo en diseño 
• Canva: para crear contenido visual simple
• Lucidchart: para organizar ideas de forma visual 
• GitHub: para colaborar en proyectos de TI
• 1Password: para guardar las contraseñas comunes 

1. GanttPRO: herramienta colaborativa para planificar y gestionar proyectos y tareas

• Calificación: 4.8 ⭐️ (de 494 reseñas).
• Precio: Desde 7.99$ al mes por usuario.

GanttPRO es un software de colaboración completo que ayuda a planificar y gestionar tareas y proyectos. Sus diagramas de Gantt dinámicos garantizan una visibilidad clara de los plazos y las responsabilidades. Gracias a las funciones de comunicación integradas, el equipo puede compartir actualizaciones, archivos y comentarios directamente dentro de la app. Este entorno colaborativo ayuda a agilizar el trabajo, mantiene a todos informados y mejora la productividad.

Funciones principales

• Diagramas de Gantt que muestran tareas, duraciones y dependencias.
• Gestión integral de tareas.
• Asignación y gestión de presupuestos y recursos.
• Posibilidad de compartir el proyecto, agregar archivos, comunicarse y comentar tareas.
• Seguimiento de la eficiencia y el progreso con paneles de control, informes y líneas base.
• Plantillas predefinidas para un inicio rápido.
• Seguimiento del tiempo.
• Gestión de la carga de trabajo del equipo.
• Alertas y notificaciones.
• Aplicación móvil para colaborar desde cualquier lugar.

Puntos a favor

• Fácil de comenzar y usar, independientemente de su experiencia en gestión de proyectos y conocimientos técnicos.
• Visualización clara de tareas, plazos, cronogramas de proyectos y dependencias.
• Versatilidad para diferentes industrias, niveles de complejidad y tipos de proyectos.
• Amplia gama de funciones para planificar y completar trabajos y proyectos en colaboración.
• Guías detalladas de productos.

Puntos en contra

• No hay muchas integraciones.
• Si bien hay una versión de prueba gratuita, no hay un plan gratuito.

Posibles alternativas

Los usuarios suelen utilizar GanttPRO como alternativa a MS Project precisamente por las posibilidades de colaboración que ofrece Project y también cuando buscan algo como MS Project para Mac. Algunos también optan por utilizar generadores de diagramas de Gantt más sencillos como GanttProject, por ejemplo. Otra opción que se suele considerar junto con GanttPRO es Asana.

2. Airtable: de las mejores herramientas de trabajo colaborativo con bases de datos y hojas de cálculo 

• Calificación: 4.7 ⭐️ (de 2015 reseñas).
• Precio: Desde 20$ al mes por usuario (con versión gratuita muy limitada). 

Airtable es una herramienta digital colaborativa que combina las características de una hoja de cálculo y una base de datos. Pero a diferencia a un programa estándar de hoja de cálculos, ahí no solo puede introducir datos, sino también organizar, almacenar y gestionar la información de una forma visualmente atractiva y personalizable.

Funciones principales

• Proporciona a los equipos herramientas para almacenar, organizar y trabajar con datos en una interfaz similar a una base de datos.
• Diferentes tipos de campos para datos: texto, archivos adjuntos, casillas de verificación, listas desplegables y vínculos entre tablas.
• Opciones para ver datos en una cuadrícula, calendario, tablero kanban o galería.
• Comentarios y menciones para la colaboración.
• Una gama de plantillas prediseñadas.

Puntos a favor 

• Altamente personalizable para adaptarse a las necesidades específicas de diferentes equipos y proyectos. 
• Permite a los usuarios crear reglas de automatización personalizadas para agilizar las tareas repetitivas.
• Incoropra inteligencia artificial. 

Puntos en contra

• Cuando el equipo crece, el precio de Airtable se dispara.
• La curva de aprendizaje es pronunciada para las funciones avanzadas.
• El rendimiento puede ser más lento si introduce demasiados datos.
• No es tan universal en cuanto a opciones de visualización. 

Posibles alternativas

A la hora de elegir esta app, muchos también consideran Asana, Monday.com y Smartsheet. También podemos ver en las reseñas que muchos usuarios lo eligen como alternativa a Excel cuando necesitan funciones de gestión de proyectos, hojas de cálculo y bases de datos.

Explore:

• Las características de Asana.
• Las características de monday.com.
• Las características de Smartsheet.

3. Notion: de las mejores herramientas de gestión colaborativa de tareas

• Calificación: 4.7 ⭐️ (de 2201 reseñas).
• Precio: Desde 7.50€ al mes por usuario (con versión gratuita).

Notion es conocido por su diseño limpio y minimalista y su interfaz intuitiva. Esta herramienta herramienta colaborativa online se suele utilizar como gestor de tareas, pero en realidad también se puede utilizar para crear, organizar y colaborar en notas, bases de datos y más. Notion tiene una interfaz flexible y personalizable, por lo que cada equipo puede ajustarla a sus necesidades.

Funciones principales

• Creación de notas y documentos con posibilidad de formatear textos, agregar imágenes, vídeos, fragmentos de código y más.
• Posibilidad de organizar notas y documentos en una wiki estructurada.
• Herramientas para crear tablas, tableros, listas, calendarios y galerías.
• Gestión de tareas y proyectos simples con tableros Kanban.
• Plantillas predefinidas.
• Comentarios, menciones y notificaciones.
• Disponible para Windows, Mac, iOS, and Android, que puede ser relevante para los que buscan programas de gestión de proyectos para Mac.

Puntos a favor 

• Consolida notas, tareas, bases de datos y wikis en único sitio.
• La estructura flexible permite configuraciones personalizadas de la aplicación.
• Las herramientas de colaboración, como comentarios y menciones, facilitan el trabajo en equipo.
• Ayuda a mantener la productividad y completar el trabajo planificado a tiempo.
• Escalable para uso individual y en equipo.

Puntos en contra

• Los usuarios a menudo mencionan que la experiencia en la app móvil puede ser más desagradable  en comparación con la versión web.

Posibles alternativas

Aquí tiene una lista de alternativas a Notion con sus descripciones. La opción más popular de la  que pasan a Notion es Trello. 

Explore las características de Trello.  

4. Google Drive: de las mejores herramientas de colaboración digital para guardar y compartir archivos  

• Calificación: 4.8 ⭐️ (de 27438 reseñas).
• Precio: Desde 5,75€ al mes por usuario (como parte de Google Workspace. Versión gratis por separado). 

Si está buscando herramientas digitales de colaboración para compartir y almacenar archivos, Google Drive es una opción excelente. Es una herramienta universal que se utiliza en todo el mundo tanto para fines personales como profesionales. Como herramienta de colaboración en un entorno empresarial, cubre dos necesidades principales: almacenamiento y uso compartido de archivos.

Funciones principales

• Almacenamiento en la nube para distintos tipos de archivos, accesible desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
• Consolidación de Google Docs, Sheets, Slides y otras aplicaciones de Google Workspace.
• Uso compartido de archivos con distintos niveles de permiso a través de enlaces o invitaciones por correo electrónico.

Puntos a favor 

• Intuitivo y fácil de navegar.
• Posibilidad de ver archivos sin tener que descargarlos.
• Accesible desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.
• Almacenamiento gratuito por 15 GB y planes asequibles para espacio adicional.
• La integración con aplicaciones de terceros mejora la productividad.
• Aplicaciones móviles convenientes para iOS y Android.

Puntos en contra

• A veces puede resultar difícil encontrar un documento si no sabes dónde lo guardaste.
• Funcionalidad sin conexión limitada.
• Problemas de privacidad y seguridad para algunos usuarios.
• Problemas de rendimiento con archivos grandes o durante horas punta.

Posibles alternativas

Para almacenar y compartir archivos, los usuarios suelen considerar también Dropbox y OneDrive. En cuanto a Dropbox, su plan gratuito incluye solo 2 GB y el precio es más elevado en general. OneDrive es la solución preferida por los usuarios de Microsoft.

5. Google Docs: herramienta colaborativa para trabajar con documentos 

• Calificación: 4.7 ⭐️ (de 28162 reseñas).
• Precio: Desde 5,75€ al mes por usuario (como parte de Google Workspace. Versión gratis por separado).

Google Docs se ha convertido en el estándar de oro de trabajo colaborativo en documentos. Es una herramienta colaborativa en línea imprescindible para un trabajo en equipo eficiente, ya que permite que varios usuarios creen y editen documentos en tiempo real desde cualquier dispositivo o lugar del mundo.

Funciones principales

• Un conjunto completo de herramientas de formato.
• Edición colaborativa con sugerencias y comentarios sin alterar el texto original.
• Redacción sin conexión que sincroniza los cambios una vez que se restablece la conexión a Internet.
• Admite varios formatos de archivo, incluido los de Microsoft Word.
• Enlaces para compartir el documento con permisos para ver, comentar o editar documentos.
• Integración con otras herramientas de Google como Google Drive, Google Sheets y Google Slides.
• Plantillas prediseñadas.

Puntos a favor 

• Fácil, intuitivo y rápido para una colaboración eficiente entre varios usuarios
• Gratis.
• Todo se guarda automáticamente.
• El historial de revisiones permite a los usuarios revisar cada pulsación de tecla y restaurar versiones.
• La app móvil funciona muy bien. 

Puntos en contra

• Menos opciones de formato que en Microsoft Word.
• Más difícil garantizar la seguridad.
• La edición sin conexión a veces puede resultar difícil.

Posibles alternativas

La mayoría de las personas cambian de Microsoft Word o LibreOffice, ya que Google Docs es más fácil de usar. Word es el preferido por los equipos ya suscritos a otros servicios de Microsoft 365. LibreOffice es considerado por quienes necesitan un software de gestión documental de código abierto.

6. Slack: de las más populares herramientas de comunicación y colaboración

• Calificación: 4.7 ⭐️ (de 23236 reseñas).
• Precio: Desde 8,25€ al mes.

A Slack le podemos llamar como Skype de nueva generación, que se ha convertido en una de las herramientas de comunicación y colaboración más populares en la actualidad. Sus posibilidades de mensajería, intercambio de archivos e integración mejoran la comunicación en un 85% según la empresa. Los equipos eligen Slack por su interfaz fácil de usar y su capacidad para centralizar conversaciones y mantenerse conectados en diferentes ubicaciones.

Funciones principales

• Espacios organizados para conversaciones centradas.
• Mensajes privados para comunicación individual.
• Fácil intercambio de archivos.
• Funcionalidad de búsqueda.
• Notificaciones personalizables.
• Capacidades integradas de llamadas de voz y video con uso compartido de pantalla.

Puntos a favor 

• Más de 2600 aplicaciones para conectar y mejorar la productividad.
• App móvil que permite mantenerse conectado sobre la marcha.
• Posibilidad de automatizar tareas rutinarias.
• Altamente personalizable, con una variedad de configuraciones y opciones.

Puntos en contra

• Puede resultar caro para equipos y empresas más pequeñas.
• Los usuarios lamentan que es difícil encontrar mensajes si hay demasiados canales, participantes y conversaciones.

Posibles alternativas

Existen varias alternativas a Slack. Una de ellas es Microsoft Teams si ya utiliza Microsoft 365 y necesitas integración con otras aplicaciones de Microsoft. Y también Google Chat si utiliza Google Workspace en el proceso de trabajo.

7. Zoom: de las mejores herramientas de colaboración y comunicación para videoconferencias 

• Calificación: 4.6 ⭐️ (de 13846 reseñas). 
• Precio: Desde 12.49€ al mes por usuario (con versión gratuita para 1 usuario). 

Desde su lanzamiento en 2013, Zoom se ha convertido en una de las herramientas de comunicación y colaboración en internet mediante videoconferencias más reconocidas. Se utiliza habitualmente para reuniones de trabajo, clases en línea y encuentros virtuales. La aplicación es fácil de usar y ayuda a las personas a comunicarse entre sí a través de video, audio y texto.

Funciones principales

• Reuniones de audio y video de alta calidad con múltiples participantes.
• Los usuarios pueden compartir pantallas para presentar documentos, diapositivas u otro contenido.
• Mensajería en tiempo real durante las reuniones, tanto públicas como privadas.
• Es posible cambiar el fondo a una imagen o video virtual.
• División de una reunión más grande en discusiones grupales más pequeñas.
• Grabación de reuniones.
• Seminarios web.

Puntos a favor 

• La interfaz sencilla y clara lo hace accesible para todos los niveles de habilidad.
• Cubre la mayoría de los casos de uso.
• Alta calidad de video y audio.

Puntos en contra

• Gestionar reuniones o seminarios web muy grandes puede ser un desafío.

Posibles alternativas

Las alternativas más utilizadas son Google Meet y Microsoft Teams. Las empresas suelen elegir entre estas opciones en función de las aplicaciones que ya utilizan y de las preferencias regionales.

8. Miro: de las mejores herramientas de colaboración para organizar ideas 

• Calificación: 4.7 ⭐️ (de 1542 reseñas).
• Precio: Desde $8 al mes por usuario (con versión gratuita). 

Miro es un organizador gráfico que se utiliza tanto por equipos distribuidos como dentro de una oficina. Imagine estar en una misma sala y tener una pizarra donde apuntar ideas, crear mapas mentales y diagramas. Esta aplicación le permite hacer lo mismo pero en un entorno online desde cualquier ubicación física y con muchas más posibilidades. Como una herramienta colaborativa online permite a los equipos desarrollar ideas visualmente en tiempo real. Por ejemplo, lo puede usar para desarollar las ideas de su plan de negocio, la funcionalidad en el lanzamiento de un producto, modelar procesos, planificar y etc.

Funciones principales

• Posibilidad de trabajar en el mismo tablero simultáneamente.
• Un espacio de trabajo expandible para generar ideas y sesiones de brainstorming.
• Una variedad de plantillas para flujos de trabajo, mapas mentales, planificación de estrategias y más.
• Diversas ayudas visuales para mejorar las presentaciones y la planificación.
• Diagramas de flujo, wireframes y otras capacidades de diagramación.
• Comentarios y menciones en la pizarra.
• Posibilidad de exportar tableros como archivos PDF, imágenes o insertarlos en otros documentos.

Puntos a favor 

• Fácil para iniciar el trabajo.
• Se integra con otras herramientas de colaboración online (Slack incluido).
• Hay diferentes niveles de acceso para controlar quién puede ver o editar contenido.
• Opción para crear tableros privados para proyectos personales.
• Se aplica en diferentes escenarios: gestión de proyectos, diseño de UX/UI, planificación de estrategias y más.
• Permite compartir tableros para presentaciones.

Puntos en contra

• En los tableros con mucho contenido pueden experimentar retrasos o un rendimiento lento.
• Puede disminuir la velocidad cuando muchas personas trabajan al mismo tiempo.

Posibles alternativas

Muchos usuarios pasan de Mural a Miro, afirmando que el último es mejor. Si busca algo muy simple, también puede probar Jamboard de Google. 

9. Figma: de las mejores herramientas de colaboración en la nube para diseño y prototipos 

• Calificación: 4.7 ⭐️ (de 737 reseñas).
• Precio: Desde 15€ al mes por usuario (con versión gratuita).

Figma es una de las herramientas para trabajar de forma colaborativa en diseño. Está basada en la nube y por eso permite a los usuarios crear, compartir y trabajar juntos en sus diseños en tiempo real. Desde su lanzamiento, ha sido rápidamente adoptada por importantes empresas, entre ellas Microsoft, Uber, Airbnb y Twitter. Su gran popularidad se debe a que facilita el trabajo en equipo y mantiene todo en un solo lugar.

Funciones principales

• Posibilidad de trabajar en el mismo proyecto simultáneamente, dejar comentarios directamente en los diseños.
• Diseño vectorial.
• Posibilidad de crear prototipos cliqueables con transiciones, animaciones e interacciones.
• Bibliotecas de componentes.
• Historial de versiones para ver cambios a lo largo del tiempo y revertir versiones anteriores.
• Inspección de código de elementos de diseño.
• Exportación.

Puntos a favor 

• Fácil de aprender para quienes no son diseñadores.
• Posibilidad de crear elementos reutilizables que aceleran el proceso de diseño.
• Un nivel gratuito con importantes funciones adecuadas para diseñadores individuales y equipos pequeños.

Puntos en contra

• Los archivos grandes con muchos activos e interacciones a veces pueden ralentizar la aplicación y el dispositivo en que trabaja.

Posibles alternativas

Al explicar su elección de Figma, la mayoría señala que sus alternativas Sketch solo es compatible con MacOS y Adobe XD es más caro y complicado.

10. Canva: de las mejores herramientas colaborativas de trabajo en línea para crear contenido visual

• Calificación: 4.7 ⭐️ (de 11868 reseñas).
• Precio: Desde 12€ al mes por usuario (con versión gratuita). 

Canva es una herramienta colaborativa de trabajo en línea que ofrece una amplia gama de plantillas y herramientas para crear gráficos para redes sociales, presentaciones, carteles y otros contenidos visuales. En comparación con las aplicaciones de diseño profesionales, Canva es más fácil de usar para personas sin experiencia en diseño y es ideal para tareas de diseño rápidas y sencillas. No es de extrañar que cuente con más de 100 millones de usuarios activos de más de 190 países.

Funciones principales

• Miles de plantillas prediseñadas para publicaciones en redes sociales, presentaciones, folletos, invitaciones y más.
• Una amplia biblioteca de fotografías, ilustraciones, íconos y formas.
• Varias opciones de texto con elección de fuentes, tamaños, colores y efectos.
• Permite que varios usuarios colaboren en un diseño en tiempo real.
• Ofrece posibilidades de exportación en PNG, JPG y PDF.

Puntos a favor 

• Interfaz sencilla y accesible para todos, independientemente de la experiencia en diseño. 
• Ahorra mucho tiempo al crear diseños. 
• No se limita a una sola industria.

Puntos en contra

• Carece de las capacidades de diseño avanzadas y las herramientas de precisión que se encuentran en el software de diseño profesional.
• El uso de plantillas puede dar como resultado diseños menos originales si no se personalizan lo suficiente.

Posibles alternativas

Puede usar Microsoft PowerPoint o Google Slides para crear presentaciones, o recurrir a una herramienta de diseño profesional para crear elementos visuales. Pero hasta el momento, Canva es una de las herramientas colaborativas más atractivas para crear contenido visual de manera sencilla.

11. Lucidchart: de las mejores herramientas de colaboración en línea para crear gráficas 

• Calificación: 4.6 ⭐️ (de 13846 reseñas).
• Precio: Desde 8€ al mes por usuario (con versión gratuita). 

Lucidchart es una herramienta de colaboración en línea que se puede utilizar como organizador gráfico en entornos empresariales. Ayuda a visualizar ideas y conceptos con organigramas, mapas mentales, flujos de procesos y diagramas de red.

Funciones principales

• Plantillas y formas predefinidas para distintos tipos de gráficos.
• Posibilidad de editar y comentar gráficos simultáneamente.
• Exportación en PDF, PNG y SVG.
• Control de cambios.
• Posibilidad de vincular datos a diagramas.

Puntos a favor 

• Fácil de aprender y utilizar, incluso para principiantes.
• Tiene muchas aplicaciones.

Puntos en contra

• Costo de funciones más avanzadas.
• Limitado en comparación con herramientas de diagramación más especializadas.
• Opciones de personalización limitadas.

Posibles alternativas

Usualmente, consideran Visio o Draw.io.

12. GitHub: de las mejores herramientas para trabajar de manera colaborativa en desarrollo de software 

• Calificación: 4.8 ⭐️ (de 6042 reseñas).
• Precio: Desde $4 al mes por usuario (con versión gratuita). 

GitHub es una de las herramientas que se utilizan para trabajar de manera colaborativa en el desarrollo de software. Ayuda a los equipos a trabajar juntos en un espacio que almacena el código y hacer seguimiento de los cambios, de modo que todos puedan ver quién realizó qué cambios y cuándo. Varias personas pueden trabajar en el mismo proyecto, analizar los cambios, revisar el código y hacer la gestión  de proyectos de TI en colaboración.

Funciones principales

• Ubicaciones centralizadas para almacenar, rastrear y administrar archivos de proyectos.
• Ramificación de funciones o correcciones de errores y fusión de las mismas en la base de código principal.
• Posibilidad de proponer cambios, que pueden revisarse y discutirse antes de la fusión.
• Herramientas de revisión de código e hilos de discusión.
• Control de versiones.
• Markdown para crear documentación detallada directamente dentro de los repositorios.
• Comentarios, menciones y notificaciones para la comunicación en equipo.

Puntos a favor 

• Interfaz fácil de usar que simplifica el control de versiones tanto para principiantes como para desarrolladores experimentados.
• Amplia comunidad de desarrolladores y proyectos de código abierto.
• Siempre encontrará un tutorial sencillo para configurar todo lo que necesite.
• Herramientas básicas de gestión de proyectos integradas. 

Puntos en contra

• Requiere aprendizaje para quienes no estén familiarizados con Git.
• Problemas ocasionales de rendimiento durante horas pico de uso.

Posibles alternativas

La mayoría de los usuarios cambian a GitHub de Bitbucket porque afirman que GitHub ofrece mejores servicios y es más fácil de usar.

13. 1password

• Calificación: 4.7 ⭐️ (de 2074 reseñas).
• Precio: Desde $2.99 al mes.

1Password es otra herramienta esencial para la colaboración en línea que permite a los equipos crear bóvedas compartidas y almacenar y acceder de forma segura a contraseñas comunes e información confidencial. En lugar de intentar recordar contraseñas diferentes para cada sitio web y aplicación, solo necesita recordar una contraseña maestra para acceder a su cuenta de 1Password.

Funciones principales

• Almacén de contraseñas para almacenar contraseñas de forma segura en un solo lugar.
• Generador de contraseñas para crear contraseñas seguras y únicas.
• Autocompletado de detalles de inicio de sesión en sitios web y aplicaciones.
• Almacenamiento seguro de información confidencial.
• 2FA para seguridad adicional.
• Permite compartir contraseñas y otra información segura de forma segura.

Puntos a favor 

• Cifrado potente para mantener los datos seguros. 
• Simplifica la gestión de contraseñas y los procesos de inicio de sesión.

Puntos en contra

• Si pierde la contraseña de su cuenta, es casi imposible recuperarla.
• Los usuarios se quejan de la funcionalidad de las aplicaciones móviles.

Posibles alternativas

LastPass y Keeper Security se encuentran entre las alternativas más comúnmente consideradas.