Las herramientas de planeación en administración de proyectos más eficaces

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No hay dudas de la importancia de la planificación en cualquier actividad. Es una fase preparatoria que define en gran parte el resultado que va a obtener. Una planificación rigurosa y adecuada le ayudará mucho en la obtención de resultados deseados y en la solución de problemas emergentes en la realización del plan, que por muy bueno que sea el plan pueden ser inevitables. 

Es por eso, que no hay que menospreciar esta etapa y dedicarle tiempo y esfuerzo. Es un proceso desafiante y complejo, pero existen varias herramientas que pueden ayudar con diferentes tipos de planificación. En este artículo le presentamos cuáles son las herramientas de la planeación que pueden servir de gran ayuda en este complicado proceso. Y también le contamos cuáles son los beneficios de estas técnicas de planeación en administración y gestión de trabajo y actividades. 

Qué son las técnicas de planeación

Existen varios tipos de planeación, dependiendo de su objetivo, complejidad y dimensión. En este artículo repasamos las técnicas (herramientas) de planeación que se utilizan en la administración de proyectos y planificación de actividades. De este modo, a las técnicas de planeación las consideramos como herramientas que se utilizan para elaborar el plan de un proyecto o de trabajo.

Hemos recopilado la lista de las 10 herramientas de planeación en administración de proyectos más eficaces:

• Diagrama de Gantt
• Estructura de desglose de trabajo
• Ruta crítica 
• Línea base
• Tablero Kanban
• Diagrama PERT
• Mapa mental
• Matriz RACI
• Mapa de stakeholders
• Matriz de decisiones

1. Diagramas de Gantt

El diagrama de Gantt es sin duda una de las mejores herramientas de planeación administrativa.  Proporciona una visualización clara del cronograma de trabajo, dependencias entre diferentes unidades de trabajo y sus estados actuales, hitos, y otra información. 

El concepto de diagrama de Gantt es muy simple, ya que es gráfico con un eje vertical que muestra las actividades que hay que completar y el eje horizontal que muestra la línea de tiempo. 

Entre otras técnicas de planeación, el diagrama de Gantt ayuda a planificar el trabajo, programar y distribuir tareas, vincular actividades interdependientes y controlar el progreso de trabajo. Todo esto, en su turno, ayuda a prevenir la corrupción de alcance en la implementación de proyectos y realización de tareas. 

Ventajas de diagramas de Gantt

• Proporciona una visión integral de todas las actividades.  
• Ayuda a realizar el seguimiento del tiempo, de las actividades, y de los objetivos.
• Permite establecer los plazos con más precisión.
• Muestra los retrasos y posibles desviaciones.
• Ayuda en la gestión de recursos.
• Facilita el trabajo con la ruta crítica para la completación oportuna de trabajo. 
• Hace que el trabajo sea más manejable.

⏩ Conozca los ejemplos de diagrama de Gantt. 

2. Estructura de desglose de trabajo (EDT o WBS)

La estructura de desglose del trabajo (WBS) es otra de las herramientas de planeación muy importantes. Se hace para dividir el trabajo en unidades más específicas y manejables.

En la técnica de planeación con EDT se trata de dividir el objetivo del proyecto en etapas, y después desglosar estas etapas en tareas y subtareas. Al planificar el trabajo de este modo, garantiza que se le escapen lo menos detalles posible. Además, podrá ver qué recursos necesita y cómo los puede distribuir mejor. 

Aparte de eso, con un programa que le ayuda a crear la estructura de desglose de trabajo automáticamente, podrá hacerlo de una manera muy fácil y rápida. Igualmente, notará la diferencia en la gestión de la implementación de proyectos o planes.

Existen varias formas de mostrar una EDT. Lo puede  hacer a través de una lista, un diagrama de árbol, una hoja de cálculo o una columna en un diagrama de Gantt.

Beneficios de una EDT

• Proporciona una estructura organizada del trabajo requerido.
• Define el alcance de trabajo. 
• Sirve como una base para la colaboración en el trabajo
• Asegura que los entregables vitales no se olviden.
• Facilita la estimación de los costes del proyecto.
• Asegura más transparencia y la rendición de cuentas.
• Ayuda a anticipar los riesgos en el desarrollo de actividades de un plan o proyecto.

⏩ Aprenda cómo hacer una EDT y más detalles sobre esta herramienta. 

3. Ruta crítica

En cuanto se pone a hacer el plan de proyecto o plan de trabajo, puede definir las fechas de inicio y final de todas las actividades. Después, conecte las tareas que tienen que completarse una detrás de otra con dependencias. Al hacer todo esto, podrá calcular la ruta crítica, que es la duración límite del plan, y ver las tareas críticas. 

En términos simples, la tarea es crítica cuando tiene fechas definidas y tareas dependientes, y cualquier retraso en estas fechas, provocará el retraso en las actividades dependientes y en la fecha de finalización del proyecto. Si puede retrasar la actividad sin posponer el trabajo en otras, no es una tarea crítica. 

Como una de las herramientas de planeación más, la ruta crítica permite definir en la etapa inicial, qué tareas requieren un control preciso y seguirlas rigurosamente en la etapa implementación. 

Aparte de eso, con esta técnica de planeación, puede gestionar recursos de manera más óptima. Por ejemplo, si ve que una de las tareas críticas está a punto de atrasarse, puede redistribuir recursos de otras tareas, hacer recortes en tareas subsiguientes, o contratar a más expertos. O, en el caso de limitaciones en presupuesto, gestionar la prioridad de actividades de la ruta crítica. 

Ventajas de la ruta crítica

• Permite estimar la duración de proyecto o plan y los costes incurridos.
• Se establecen los requisitos de plazos con antelación.
• Ayuda a completar proyectos de una manera más eficiente.
• Facilita la definición de fechas de finalización de cada etapa del proyecto.
• Ayuda a anticipar problemas con plazos y recursos, y reaccionar oportunamente en consecuencia. 
• Sirve como un punto de referencia en el seguimiento y control de proyecto. 

⏩ Descubra más sobre cómo ayuda el método de la ruta crítica en la administración de proyectos. 

4. Línea base

Cuando hace la planeación de trabajo, obtiene un plan base o un plan inicial. Eso es una visión ideal de lo que hay que hacer para conseguir los resultados deseados. En realidad, cuando pasa a la etapa de implementación, pueden surgir muchos cambios y desviaciones del plan inicial. En este caso, una de las herramientas de planeación que le puede ayudar, es la línea base.

¿Qué es la línea base de un proyecto? Se podría definir como un estándar establecido para el proyecto representado gráficamente a través de un cronograma. Generalmente incluye tres componentes principales: cronograma, costo y alcance. Sirve para evaluar el desempeño real. Comparando estos dos planes visualmente, puede descubrir si hay retrasos, o al revés, posibilidad de adelantar otras actividades y terminar antes. En relación con esto, también podrá evitar el aumento de costes y uso excesivo de presupuesto de proyecto.

En el caso de que su proyecto vaya sumando nuevas tareas a lo largo de su implementación, existe el riesgo de corrupción de alcance. Pues, con la línea base también puede identificar estos riesgos en el proyecto y reaccionar a tiempo. 

Ventajas de la línea base

• Proporciona un estándar para medir el desempeño y el progreso del proyecto o cualquier plan.
• Permite monitorear y comparar el progreso real con la línea de base establecida.
• Ayuda a determinar exactamente cuánto se ha desviado del estándar establecido.
• Ayuda a detectar con antelación problemas relacionados con plazos, alcance y costos.

5. Tablero Kanban

Igual que el resto de las técnicas de planificación, Kanban y su herramienta de planificación, tablero Kanban, hacen énfasis en la visualización. En este tablero puede planificar cualquier proceso o trabajo, y diferentes tipos de proyectos. 

En breve, es una tabla con varias columnas divididas por algún criterio: estado de completación, prioridad, flujo de trabajo personalizado, etc. Las tareas que se muestran como tarjetas van pasando de una columna a otra según vayan evolucionando. Pero la idea es que se planifiquen teniendo en cuenta el ‘workflow’ que haya establecido. 

Ventajas de Kanban

• Permite visualizar el flujo de trabajo dividiendo tareas según criterios seleccionados.
• Usado con métodos de planeación ágiles como Kanban, mejora la eficiencia.
• Facilita una planificación flexible y gestión de cambios en tiempo real.
• Sirve como base para un seguimiento y medición del rendimiento más fácil en las etapas subsiguientes.
• Ayuda a gestionar la sobrecarga de los trabajadores.

⏩ Descubra qué es Kanban y cómo puede mejorar sus procesos.   

Hoy en día, todas estas herramientas de planeación están digitalizadas y automatizadas. Ya no es necesario crear un diagrama de Gantt a mano, hacer cálculos complicados de la ruta crítica dibujando esquemas, montar un diagrama de árbol para descomponer el trabajo o seguir el progreso comparando las fechas en las columnas de una hoja de cálculo. 

En este contexto, una solución eficiente y fácil de usar es el programa de gestión de proyectos y planificación, GanttPRO. Contiene todas estas herramientas de planeación y permite crear el diagrama de Gantt, tablero tipo Kanban, la EDT, la ruta crítica y la línea base con mínimos esfuerzo y tiempo. El programa simplifica la planificación, pero tampoco deja atrás la implementación de las actividades. Así que, encontrará una gran variedad de funciones para la gestión de recursos, costes, carga laboral de los empleados, colaboración eficiente, y muchas otras. 

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6. Diagrama PERT

El diagrama PERT cuyo nombre proviene de las letras iniciales de la Técnica de Evaluación y Revisión de Programas, es una de las herramientas de planeación administrativa y evaluación de un proyecto en las etapas iniciales. Visualmente, el gráfico PERT se muestra como una serie de círculos interconectados por flechas. Cada círculo contiene el nombre de una actividad del proyecto, y las flechas muestran el orden en el que se completarán estas actividades, de un hito al siguiente.

Técnicamente, el enfoque de diagrama de PERT consiste en dividir el proyecto en tareas individuales, estimar el tiempo mínimo que se requiere para cada una de estas tareas y establecer dependencias entre ellas. A base de esto, después se puede calcular cuánto tiempo por lo mínimo llevará el proyecto y trazar rutas alternativas para la implementación. 

Ventajas de diagrama PERT

• Visualiza claramente la estructura y secuencia de un plan o proyecto.
• Ayuda a identificar las dependencias y la ruta crítica.
• Resulta en estimación precisa del tiempo total necesario para completar el proyecto.
• Reduce los costes al identificar la manera de implementación que dure menos. 
• Facilita la determinación de rutas alternativas.
• Ayuda a identificar posibles cuellos de botella y a tomar medidas para solucionarlos.

⏩ Aquí puede ver las diferencias entre el diagrama de Gantt y el diagrama de PERT, que usualmente se confunden a la hora de escoger las herramientas de planeación administrativa. 

7. Mapa mental

Los mapas mentales están entre las técnicas de planeación más utilizadas en diversos entornos porque es una de las más fáciles de usar. Igualmente hacen hincapié en la visualización. Es un tipo de organizador gráfico, donde en el centro se define la idea principal, y de allí salen ramas de otras ideas (usualmente en forma de palabras clave y sin mucho detalle). 

Se pueden usar para estructurar y presentar visualmente la idea de proyecto, el proceso, los roles del equipo y las responsabilidades, las tareas. Cabe mencionar que no es una herramienta profesional y avanzada. Más bien, es una pequeña ayuda en la etapa de planificación en la que el plan está tomando forma. De este modo, todas las partes interesadas pueden contribuir en sesiones de lluvia de ideas para formar una base para una planeación más profunda posteriormente.  

Ventajas de mapas mentales

• Ayudan a visualizar y organizar ideas.
• Promueven la generación de ideas novedosas. 
• Facilitan la identificación de relaciones y patrones.
• Ayudan a identificar posibles obstáculos y tomar las decisiones en la planificación posterior.

8. Matriz RACI

La matriz RACI es una herramienta eficaz de planificación de proyectos que facilita la identificación y asignación de roles y responsabilidades. Las siglas RACI significan:

• Responsable (quien es el responsable, quien tiene que completar la actividad)
• Aprobador (quien delega las tareas y se responsabiliza de ellas a nivel más alto)
• Consulado (quien es el experto que puede contribuir con sus conocimientos)
• Informado (quien está informado sobre el progreso)

Usualmente estas herramientas de planeación administrativa se hacen al comienzo del proyecto por el gerente. De este modo, se realiza la planificación inicial de recursos humanos para el proyecto.

Beneficios de la matriz RACI

• Ayuda a hacer la planificación de recursos. 
• Puede servir como una buena base para el cronograma del proyecto y el diagrama de Gantt en cuanto a tareas y roles de responsabilidad.
• Permite mantener informadas a las partes involucradas sobre sus funciones. 
• Ayuda en la distribución de la carga de trabajo.

9. Mapa de stakeholders

El mapa de stakeholders o el mapa de partes interesadas también puede entrar en la lista de las herramienta de planeación. Las partes interesadas en este caso son todas aquellas personas que pueden tener impacto o al revés concebir el impacto de las actividades de una empresa, o de un proyecto o plan. Es decir, pueden ser los mismos trabajadores,  ejecutivos, inversores, clientes, otras entidades, etc.  

El mapa de stakeholders clasifica a las partes interesadas en función de algún criterio como, por ejemplo, la influencia que tienen en el resultado del proyecto, el interés, el poder que tiene la parte, la urgencia, la legitimidad o cualquier otro. Los resultados del mapa de las partes interesadas luego puede usarse para analizar la estrategia de comunicación y desarrollar un plan de comunicación.

Además puede ayudar en la gestión más eficaz de los stakeholders.

Beneficios del mapa de stakeholders

• Ayuda a identificar los intereses y necesidades de las partes interesadas.
• Mejora de la comunicación y la colaboración con las partes interesadas.
• Permite identificar conflictos y soluciones, oportunidades y amenazas.
• Ayuda en la planificación.

10. Matriz de decisiones

El proceso de planeación también requiere la toma de decisiones. Ya que en muchas ocasiones tendrá que escoger una u otra alternativa para incluir en su plan. Para ello, puede usar la matriz de decisiones.  No es una herramienta de planeación como tal, pero resultará muy útil en este proceso. 

Se usa cuando tiene varias alternativas comparables y existe un conjunto de criterios de comparación para las alternativas consideradas. Como la idea se basa en calcular los puntos de cada alternativa, podrá hacer un cuadro o una matriz de priorización. 

Beneficios de la matriz de decisiones

• Ayuda a identificar opciones y comparar las alternativas.
• Permite tomar decisiones basadas en la evaluación de criterios. 
• Ayuda a identificar los riesgos y contingencias.

⏩ Cómo hacer la matriz de decisiones. 

Como puede ver, existen varias herramientas de planeación. La cuestión es escoger una que le aporte beneficios y que se adapte a sus procesos. Esperamos que encuentre su mejor herramienta de planeación en esta lista. 

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