Las fases y etapas de la formulación y gestión de proyecto

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La gestión de proyectos es un proceso complejo. Hay muchas piezas móviles que pueden cambiar en cualquier momento y es imposible predecir los efectos de cualquier evento no planificado que pueda tener lugar.

No obstante, conocer las fases y etapas de un proyecto ayuda a prepararse para cada una de ellas de manera correcta y reducir estas incertidumbres y eventos no planificados. En este artículo le explicamos de una manera fácil cuáles son las etapas de un proyecto y cómo se organizan los procesos de un proyecto a base de eso. Además, encontrará ejemplos de fases de un proyecto. 

Cuáles son las etapas de un proyecto según su tipo  

Usualmente, cuando se habla de las fases de un proyecto o sus etapas, lo primero que viene a la mente, son los clásicos 5 pasos de un proyecto que están descritos en PMBOK. Estos pasos se adaptan muy bien a la metodología de gestión de proyectos predictiva y secuencial como waterfall.

De ahí, hay idea errónea que la descripción de estas etapas solo se aplica a este tipo de proyecto. Eso no es verdad, y como lo indica en uno de sus artículos el Instituto de gestión de proyectos, sirve también para proyectos ágiles. Veamos cuál es la diferencia.

Proyectos predictivos y secuenciales 

Estos son los proyectos que suelen seguir un modelo de cascada. Aquellos proyectos donde es posible hacer el plan de proyecto desde el principio, definir su alcance, presupuesto y plazos. Los procesos de un proyecto de este tipo siguen una secuencia fija de etapas para desarrollar un proyecto: iniciar, planificar, realizar, controlar y cerrar. Y suelen ir una detrás de otra como una escalera. 

Proyectos con procesos iterativos

Los proyectos que no permiten definir claramente el alcance en la etapa inicial y de ahí no se pueden planificar detalladamente en una secuencia de pasos, suelen gestionarse con metodologías ágiles y pueden seguir un proceso iterativo. 

Con este proceso de desarrollo de proyecto, la primera etapa de proyecto puede ser una breve definición de metas y objetivos. Y después cada fase será una iteración corta que se repite varias veces. Por ejemplo, la planificación a corto plazo y la ejecución se pueden repetir varias veces antes del cierre de proyecto. Pero al final, las etapas de proyectos consisten de los mismos 5 pasos, solo que la estructura y la secuencia no están predefinidos. 

Proyectos con procesos graduales 

Las etapas de desarrollo de un proyecto ágil también pueden ser graduales. Es cuando los resultados se entregan en partes predefinidas varias veces a lo largo del proyecto, pero siguiendo el ciclo de las mismas 5 fases. También puede haber mezcla de los dos. 

Cuáles son las fases de un proyecto secuencial 

Las 5 fases de un proyecto linear suelen ser:

1. Inicio (lanzamiento)
2. Planificación (establecimiento de base de proyecto)
3. Ejecución (puesta en marcha) 
4. Control (observación del progreso)
5. Finalización (conclusión de todas actividades)

Vamos a ver todas estas fases del proyecto en más detalle. Al final, encontrará también un ejemplo práctico. 

1. Fase de iniciación

La fase de iniciación puede variar dependiendo del tamaño del proyecto y su complejidad. Para un proyecto sencillo, digamos de traducción de un sitio web para un cliente, la fase inicial puede consistir sólo en una reunión para aclarar los detalles. Para un proyecto grande con muchos entregables de proyecto a lo largo de meses, esta fase implicará una gama más amplia de actividades.

Para proyectos complejos, la etapa de iniciación es la primera etapa que sienta las bases para todas las fases posteriores. Se empieza por el diseño del proyecto. Hay que identificar la necesidad, problema u oportunidad que abordará el proyecto. Para evaluar la viabilidad del proyecto en términos de aspectos técnicos, recursos financieros y limitaciones de tiempo, realice un estudio de viabilidad.

Lo siguiente es encontrar a las partes interesadas para comprender sus necesidades y expectativas en el proyecto. Elabore un caso de negocio (justificación del proyecto), para delinear los beneficios, costos, riesgos y fundamentar el motivo para emprender el proyecto.

⏩ Cómo hacer la justificación de un proyecto

En esta fase del proyecto, también es necesario definir un alcance preliminar del proyecto, especificando qué incluirá y qué no. Esto ayudará a gestionar las expectativas de las partes interesadas y sentará las bases para la fase de planificación del proyecto. Se requiere otra estimación preliminar de los miembros clave del equipo que participarán, los riesgos potenciales al principio y estimaciones de costos de proyecto y presupuesto aproximadas.

Esta fase suele concluir con la elaboración del acta de constitución del proyecto.

Entregables clave de la fase de iniciación:

• Un estudio de viabilidad.
• Justificación de proyecto.
• Acta de constitución del proyecto que autoriza la existencia del proyecto y documenta los requisitos de alto nivel, los hitos del proyecto, el alcance preliminar, las partes interesadas clave, los riesgos y los criterios de éxito.

2. Fase de planificación 

La etapa de planificación es una de las fases de elaboración de un proyecto más importantes.  Define cómo se ejecutará y gestionará el proyecto. Se desarrolla un plan integral y detallado que servirá como línea base del proyecto para las fases de ejecución y control. En esa fase de proyecto, tiene que elaborar un alcance del proyecto detallado con los entregables anticipados y definir claramente lo que el proyecto incluirá y lo que no.

Una vez definido el alcance y los entregables, cree una estructura de desglose del trabajo (EDT) para organizar el trabajo en proyecto en secciones manejables. Elabore el calendario del proyecto y establezca un cronograma para cada unidad de trabajo y plazos. Es muy recomendable utilizar herramientas de planificación y organizadores gráficos para aumentar la eficiencia y acelerar el proceso.

⏩ Cómo hacer una EDT de un proyecto

⏩ Cómo hacer un cronograma del proyecto

A diferencia de la fase inicial, esta fase del proyecto requiere una estimación y asignación de recursos más detallada, una elaboración meticulosa del presupuesto del proyecto y una identificación y evaluación de los riesgos del proyecto. También deberá establecer estándares de calidad para los entregables del proyecto y los indicadores del proyecto para evaluar el desempeño y los resultados.

No siempre, pero dependiendo del proyecto, algunos gerentes también pueden preparar un plan de comunicación para describir cómo se manejará la comunicación a lo largo del proyecto. Igualmente, en algunos casos se elabora el plan de gestión de calidad del proyecto. Si el proyecto requiere recursos o servicios externos, también se planifican en esta fase.

La mayoría de los gerentes planifican e implementan proyectos con la ayuda de programas de gestión de proyectos. Son de gran ayuda para cualquier fase del proyecto, pero la fase de planificación es aquella en la que hay que empezar a configurarlo.

Entregables clave de la fase de planificación del proyecto:

• Un plan de proyecto con una estructura detallado lista de tareas con fechas de inicio y finalización, dependencias, esfuerzo y duración estimados, hitos, recursos y ruta crítica, si corresponde.
• Plan de comunicación para facilitar la comunicación efectiva con las partes interesadas.
• Plan de gestión de riesgos.

3. Fase de ejecución

Las etapas para realizar un proyecto se asocian con la fase de ejecución. Es donde comienza la implementación del proyecto. Esta fase del proyecto requiere principalmente una gestión, coordinación y trabajo efectivos. Los miembros del equipo ejecutan tareas y actividades según lo descrito en el plan del proyecto y tratan de cumplir con los plazos definidos, los estándares de calidad y el alcance del proyecto.

Los gerentes se aseguran de que cada miembro del equipo comprenda su función y responsabilidades. Es su responsabilidad gestionar la carga de trabajo en proyecto y proporcionar liderazgo y dirección al equipo. 

⏩ Cómo hacer la gestión de trabajo en el equipo. 

Durante esta fase del proyecto, también verifican la calidad del trabajo realizado, realizan un seguimiento de los indicadores de desempeño y de los riesgos del proyecto. En cuanto a comunicación externa, los gerente de proyectos suelen mantener informadas a las partes interesadas sobre el progreso del proyecto y cualquier cambio significativo. Y también se comunican con proveedores o contratistas externos.

Mantener una documentación precisa y completa del progreso, los cambios, las decisiones y otra información importante del proyecto es una tarea colaborativa en la que tanto los gerentes como los miembros del equipo pueden contribuir.

Entregables clave de la fase de ejecución de proyecto:

• Desempeño.
• Resultados del trabajo per se.
• Documentación relacionada con la implementación del proyecto.

4. Seguimiento y control

Aunque se trata de una fase separada del proyecto, en realidad el seguimiento y control de proyecto ocurre simultáneamente con la fase de ejecución. Su principal objetivo es monitorear el desempeño del proyecto y garantizar que se alinee con el plan y que el proyecto se mantenga encaminado. Esto incluye el seguimiento del alcance del proyecto, el progreso de las tareas, el cronograma, el presupuesto y los recursos.

Los gerentes de proyecto supervisan el cronograma del proyecto para garantizar que las tareas y los hitos de proyecto se completen según lo planeado. También monitorean el presupuesto del proyecto y revisan los gastos para tomar acciones correctivas si es necesario. Para garantizar una alta calidad de los entregables, normalmente se realizan controles de calidad, pruebas y revisiones periódicas.

Durante esta fase del proyecto se presta especial atención a identificar, analizar y responder a los riesgos y resolver los problemas que surjan durante la fase de ejecución. Los informes de desempeño periódicos que incluyen toda la información relevante sobre el estado del proyecto ayudan a mantener la transparencia y la trazabilidad.

⏩ Cómo hacer la gestión de riesgos en un proyecto

Entregables clave de la fase de ejecución de proyecto:

• Reportes de proyecto.
• Actualizaciones sobre indicadores de proyecto.
• Respuestas a riesgos y problemas.

5. Fase de finalización de un proyecto

La etapa de finalización de un proyecto marca su conclusión, dando de entente que todas las actividades están concluidas. El objetivo clave aquí es garantizar que todos los entregables se realicen y cumplan con los estándares y especificaciones requeridos. Algunos proyectos requerirán obtener la aceptación formal de los entregables del proyecto por parte del cliente u otras partes interesadas.

Cerrar el proyecto requiere también finalizar contratos o acuerdos con proveedores y realizar todos los pagos requeridos. Los gerentes de proyecto llevan a cabo la evaluación del proyecto para documentar las lecciones aprendidas y presentar los resultados a las partes interesadas. Toda la documentación queda debidamente archivada y con ello el proyecto se puede dar por finalizado.

Entregables clave de la fase de finalización:

• Informe final del proyecto.
• Informe de evaluación del proyecto.
• Documentación de cierre.

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Ejemplo de fases de un proyecto secuencial

Revisemos un ejemplo de fases de un proyecto simple de desarrollo y lanzamiento de un producto nuevo, digamos, un modelo de bicicleta eléctrica. El proyecto seguirá el modelo tradicional secuencial. Tenga en cuenta que es de carácter ilustrativo. En la vida real cada proyecto tendrá más detalles. 

Fase de iniciación 

1. Definimos de qué tratará el proyecto. Para ello, empezamos con la conceptualización. Investigamos las tendencias actuales del mercado de bicicletas eléctricas, las necesidades de los consumidores e identificamos puntos de venta únicos (por ejemplo, duración de la batería, diseño, precio).
2. Hacemos el estudio de factibilidad: análisis de mercado, clientes objetivo. También consideramos la viabilidad técnica (tecnología de baterías, materiales del marco). Y hacemos el análisis financiero (proyecciones de costos, estimación de ROI).
3. Identificamos partes interesadas clave (inversores, proveedores, expertos).
4. Preparamos el acta constitutivo de proyecto. 

2. Fase de planificación 

1. Creamos el plan del proyecto con el cronograma, alcance y edt detallados que incluye los entregables relacionados con diseño, desarrollo de prototipos, pruebas, producción y lanzamiento.
2. Asignamos recursos (humanos, financieros, materiales) y hacemos una estimación de costes.
3. Asignamos roles y responsabilidades (gerente de proyecto, ingeniero de diseño, gerente de cadena de suministro), puede partir de la matriz RACI. 
4. Establecemos indicadores para medir progreso: tasa de finalización, variación del presupuesto, variación del costo de producción, tasa de rotación del inventario: frecuencia de reposición del inventario durante la producción. Además, algunas métricas para medir los resultados posteriores al lanzamiento: tasa de penetración en el mercado, ROI de marketing, conocimiento de la marca, pedidos.
5. Preparamos el plan de gestión de riesgos.
6. Establecemos canales de comunicación y horarios de reuniones.
7. Seleccionamos proveedores de componentes como baterías, motores y bastidores y negociamos contratos y condiciones de entrega.

3. Fase de ejecución 

1. Empezamos con el diseño y desarrollo de productos.
2. Realizamos pruebas de seguridad (sistemas de frenos, resistencia del bastidor) y pruebas de rendimiento de la batería (ciclo de vida, autonomía).
3. Configuramos la producción: línea de montaje, puntos de control de calidad, capacitación del personal, gestión de inventarios.

4. Fase de control 

1. Monitoreamos las métricas de progreso.
2. Hacemos reuniones periódicas sobre el estado del proyecto. 
3. Hacemos seguimiento del cronograma y presupuesto del proyecto.
4. Implementamos controles de calidad durante todo el proceso.
5. Hacemos informes y presentación de proyecto periódicamente a las partes interesadas.
6. Hacemos ajustes en función de los avances y desafíos.

5. Fase de finalización 

1. Lanzamos el producto.
2. Llevamos a cabo la evaluación posterior al lanzamiento recopilando comentarios y reseñas, analizando datos de ventas y la respuesta del mercado.
3. Evaluamos el proyecto e identificamos lecciones aprendidas y áreas de mejora.
4. Preparamos la documentación de cierre del proyecto.

Qué fases tiene un proyecto ágil 

Como ya mencionamos anteriormente, las etapas de gestión de proyectos ágiles son las mismas que siguen el modelo de cascada. La única diferencia es el proceso de desarrollo de proyecto. 

1. Etapa de iniciación en gestión de proyectos ágiles

Esta es la etapa inicial donde se miden el valor y la viabilidad del proyecto. Las partes interesadas discuten las metas del proyecto, las características clave y los objetivos principales. 

2. Etapa de planificación en gestión de proyectos ágiles

Durante esta fase, el equipo del proyecto planifica el trabajo futuro. En Agile, esta fase de proyecto es más flexible y menos detallada que en los métodos tradicionales de gestión de proyectos. Ya que dependiendo del proyecto, habrá más o menos detalles para definir el alcance. Lo más común es definir las historias de usuarios, configurar la cartera de entregables y planificar la primera iteración o sprint.

3. Etapas de iteración en gestión de proyectos ágiles

Aquí es donde viene la mayor diferencia con el modelo tradicional. Los proyectos ágiles se dividen en iteraciones o sprints (si siguen el marco Scrum), que son períodos cortos y fijos durante los cuales un equipo trabaja para completar una cantidad determinada de trabajo. Cada iteración comienza con una reunión de planificación para determinar el trabajo a realizar, continúa con el trabajo real y termina con una revisión y retrospectiva. 

4. Fase de lanzamiento

Igualmente, al final el equipo entrega una versión del producto con suficientes características valiosas para garantizar el lanzamiento. Esta fase incluye pruebas finales, capacitación de usuarios y documentación. El lanzamiento marca el final de un ciclo de desarrollo, pero en Agile, el producto se mejora continuamente a través de iteraciones posteriores.

5. Revisión y retrospección

Al final de cada sprint y, a menudo, al final de un lanzamiento, el equipo revisa el trabajo y analiza qué salió bien y qué se podría mejorar. Este circuito de retroalimentación es crucial para la mejora continua característica de las metodologías ágiles.

Estas tres etapas se pueden repetir muchas veces hasta conseguir el objetivo final del proyecto.

6. Fase de cierre

La fase de cierre del proyecto implica concluir el proyecto, liberar recursos y entregar los entregables del proyecto al cliente. En Agile, esta fase puede no ser tan pronunciada como en la gestión de proyectos tradicional, ya que se espera que el producto evolucione con el tiempo.

Fases de un proyecto: ejemplo para proyecto ágil 

Ahora veamos las fases de un proyecto en Agile con ejemplo de gestión de un proyecto de marketing, en particular la campaña de marketing para nuestro ejemplo anterior de lanzamiento de una nueva bicicleta eléctrica. 

1. Fase de iniciación

Como el equipo de marketing de la empresa que va a lanzar una nueva bicicleta eléctrica nos preparamos para lanzar una nueva campaña publicitaria para el nuevo modelo de bici. Reunimos ideas iniciales, definimos el público objetivo y determinamos el mensaje clave que queremos transmitir. El objetivo es aumentar el conocimiento de la marca y la cuota de mercado.

2. Fase de planificación

En esta etapa del proyecto identificamos estrategias clave como divulgación en las redes sociales, colaboraciones con influencers y publicidad pagada. Creamos un plan de entregables el diseño de creatividades publicitarias, la configuración de cuentas de RRSS y la planificación de calendarios de contenido. Y después planificamos la primera iteración con tareas específicas como diseñar prototipos publicitarios iniciales, etc.

3. Fase de iteración

En la primera iteración, trabajaremos en la creación de diseños de anuncios y la configuración de perfiles de RRSS. Al final de la iteración, revisamos los diseños de los anuncios y los ajustamos en función de los comentarios. Las iteraciones posteriores trabajaremos en actividades con influencers, lanzamos anuncios y creamos contenido para las redes sociales.

4. Fase de lanzamiento

Después de algunos sprints, el equipo lanza la campaña en varias plataformas. Supervisan el rendimiento a través de tasas de participación, tráfico del sitio web y datos de ventas. Los ajustes se realizan basándose en comentarios y análisis de datos en tiempo real.

5. Revisión y retrospección

Después de cada iteración y después del lanzamiento de la campaña, revisamos los resultados. Repasamos las estrategias que funcionaron mejor, qué no funcionó como se esperaba y cómo se puede mejorar campañas futuras. Esta retroalimentación se utiliza para planificar el siguiente conjunto de tareas del trabajo pendiente.

6. Fase de cierre

Una vez que la campaña logra sus objetivos, o el producto alcanza una posición estable en el mercado, el proyecto puede pasar a una fase de mantenimiento. En esta fase, continuamos monitoreando y ajustando la campaña o la finalizamos preparando los reportes finales y la evaluación de proyecto.