Evaluación de proyectos: una guía completa para gerentes de proyectos

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La evaluación de proyectos es un aspecto esencial de la gestión de proyectos. Proporciona información sobre la eficacia, la eficiencia y el impacto de un proyecto. Al evaluar proyectos, los gerentes pueden identificar áreas de mejora, garantizar que los recursos se utilicen de manera óptima y determinar si se están cumpliendo los objetivos del proyecto.

En este artículo encontrará: 

• Qué es evaluación de proyectos
• Para qué sirve la evaluación de un proyecto
• Cómo se evalúa un proyecto
• Criterios a evaluar en un proyecto
• Métodos de evaluación de proyectos
• Ejemplo de evaluación de un proyecto 

Objetivos de una evaluación de proyectos

La necesidad de evaluar proyectos radica en los beneficios que aporta. Usualmente, los objetivos de una evaluación de proyecto que se persiguen son:

• Medir el desempeño

En la evaluación de proyectos analiza si el proyecto cumple con los objetivos previstos dentro de los plazos y presupuestos establecidos.

• Recopilar datos históricos y mejores prácticas

Analizando el desempeño, puede ver qué es lo que funciona bien y qué es lo que fracasa o simplemente no tiene ningún resultado. A base de eso, se aprende y se hace una comparativa para los futuros proyectos, los éxitos y fracasos, dando forma a mejores prácticas para proyectos futuros.

• Garantizar rendición de cuentas

El seguimiento de desempeño y la evaluación sirven para garantizar que los responsables del trabajo dentro del proyecto sean conscientes de que trabajan para cierto resultado que se evaluará.   

• Tomar decisiones a base de datos

La toma de decisiones basada en datos ayuda a adoptar medidas y acciones basadas en hechos, lo cual es mucho mejor que la intuición. Los resultados de la evaluación pueden guiar las decisiones estratégicas, incluida la continuación, modificación o terminación de un proyecto.

Cómo evaluar un proyecto

A continuación le explicamos cómo se evalúa un proyecto paso a paso.

Paso 1. Definir objetivos de evaluación

Como en cualquier actividad, hay que tener un objetivo en mente. Describa claramente lo que pretende lograr con la evaluación. Puede ser la evaluación del impacto del proyecto, la eficiencia, el retorno de la inversión o cualquier otra variable que sea relevante para su proyecto.

Paso 2. Establecer criterios de evaluación

Establezca los indicadores con los que evaluará el proyecto. Los criterios comunes incluyen alcance, cronograma, costo, calidad y satisfacción de las partes interesadas. Vaya a esta sección para ver más ejemplos.

Paso 3. Elegir métodos de evaluación 

La evaluación de proyectos no es un proceso aleatorio. Debe elegir algunos métodos cualitativos o cuantitativos (o una combinación de ambos) y construir el proceso en torno a ellos. Dentro de los métodos cualitativos, puede optar por entrevistas o grupos focales, mientras que para los métodos cuantitativos pueden ser métricas y análisis de datos estadísticos. Vea más ejemplos aquí.

Paso 4. Recopilar los datos requeridos

Según los criterios de evaluación y el método de evaluación, comience a buscar los datos relevantes. Por ejemplo, pueden ser informes de proyectos, registros financieros, comentarios de las partes interesadas, respuestas a encuestas o métricas de desempeño.

Este paso es importante ya que la calidad de los datos define en gran medida el resultado. Los consejos más importantes al respecto pueden ser:

• Utilice métodos adecuados de recopilación de datos y fuentes confiables.

• Utilice herramientas especiales para la recopilación y gestión eficiente de datos: programas de gestión de proyectos, software de gestión documental, plataformas de encuestas en línea y herramientas de análisis de datos, etc.

• Siempre verifique que los datos sean precisos y estén completos.

• Si utiliza herramientas analíticas, no se olvide de limpiar los datos antes de ingresarlos en el software.

Paso 5. Analizar e interpretar los datos recopilados

Analice los datos que ha logrado recopilar y saque conclusiones significativas. Con estas conclusiones podrá evaluar el desempeño del proyecto o cualquier otro aspecto relacionado con el proyecto de acuerdo con sus objetivos.

Paso 6. Documentar los hallazgos

Cree un documento, normalmente un informe, para recopilar todos los hallazgos. El objetivo principal de este paso es documentar los resultados de la evaluación, ya sea para referencias futuras o para implementar las medidas necesarias si esta evaluación se lleva a cabo en el proyecto en curso. 

Esto puede implicar ajustar los planes del proyecto, hacer una asignación de recursos más óptima, implementar ajustes en el presupuesto del proyecto o cambiar las estrategias de gestión. Los informes de evaluación también pueden incluir éxitos, desafíos y áreas de mejora.

Por último, pero no menos importante, revise y adapte periódicamente su proceso de evaluación para garantizar que siga siendo efectivo, corresponda a las especificidades y metodología del proyecto y siga siendo relevante en general.

Indicadores de evaluación de proyectos

Los índices de evaluación de proyectos van a ser diferentes para cada proyecto. Al elegirlos, tenga en cuenta los objetivos de la evaluación y los objetivos del proyecto. Estos son los ejemplos de criterios a evaluar en un proyecto. 

• Alineación del alcance: para ver si el proyecto se alinea con los objetivos y requisitos definidos en el alcance del proyecto.

• Desviaciones de la línea base: para ver si el plan se desvía de la línea base de proyecto y en qué aspectos.

• Cumplimiento del presupuesto: para evaluar si el proyecto se mantiene dentro del presupuesto asignado o si hay sobrecostos.

• Cronograma del proyecto: para evaluar si el proyecto se completa a tiempo o con retrasos.

• Calidad del resultado: para evaluar la calidad de proyecto y sus entregables (por ejemplo, funcionalidad, ausencia de errores o deficiencias, usabilidad, etc.).

• Riesgos: para evaluar la eficacia con la que se han gestionado o se gestionan los riesgos del proyecto.

• Satisfacción de las partes interesadas: para establecer el nivel de satisfacción de los clientes, los miembros del equipo, la dirección y otras partes interesadas.

• Utilización de recursos: para evaluar la eficiencia del uso de los recursos, incluida la mano de obra, la tecnología y los materiales.

• Calidad de resolución de problemas: para evaluar la capacidad de resolver problemas de manera efectiva y abordar desafíos inesperados.

• Sostenibilidad y escalabilidad: para evaluar qué tan sostenible y escalable ha sido el proyecto para esfuerzos a largo plazo.

• Retorno de la inversión (ROI): para evaluar los beneficios versus los costos.

• Indicadores clave de rendimiento (KPI): para analizar resultados cuantificables específicos.

Métodos de evaluación de proyectos

Existen varios métodos que puede utilizar para evaluar el desempeño, la efectividad y el impacto de un proyecto. Como se mencionó anteriormente, pueden ser cualitativos, cuantitativos o combinados. Cada uno será más o menos adecuado para diferentes tipos de proyectos.

Aparte de eso, al elegir el método, tendrá en cuenta la naturaleza, los objetivos y los recursos disponibles del proyecto. En ocasiones, una combinación adecuada de ambos puede proporcionar el resultado más completo. Eche un vistazo a algunos de los ejemplos más comunes:

Fase de planificación

Aunque la evaluación de proyectos generalmente se lleva a cabo en relación con proyectos en curso o terminados, también se puede realizar en otras etapas de un proyecto, como por ejemplo la fase de planificación del ciclo de vida del proyecto. A continuación se muestran algunos ejemplos de métodos de evaluación utilizados al inicio del proyecto. También son excelentes herramientas de planificación que ayudan tanto a evaluar, como a organizar de manera óptima un proyecto.

La técnica de evaluación y revisión de programas (PERT)

En la evaluación, el método PERT se utiliza para planificar, programar y controlar proyectos complejos. En proyectos donde el tiempo necesario para completar diferentes tareas es incierto, ayuda a estimar la duración del proyecto y proporciona una representación gráfica del cronograma de un proyecto y de la ruta crítica.

Análisis FODA (Fortalezas, Debilidades, Oportunidades, Amenazas)

El análisis FODA ayuda a identificar factores internos y externos que pueden afectar el éxito del proyecto. Es una herramienta cualitativa que proporciona información sobre el potencial y los desafíos del proyecto. Este método de evaluación de proyectos es particularmente relevante para la gestión de proyectos de marketing o lanzamientos de productos.

Factores críticos de éxito (CSF)

Los CSF son un método de evaluación ampliamente utilizado en la gestión de proyectos y la planificación de negocios. Se centra en identificar los elementos esenciales necesarios para alcanzar determinadas misiones y objetivos. Por tanto, suele estar estrechamente relacionado con los planes estratégicos de la empresa.

La tarea principal aquí es determinar algunos factores mensurables específicos que son críticos para lograr los objetivos y luego evaluar si se está cumpliendo cada factor. Por ejemplo, en la industria de comercio minorista, un CSF puede ser la eficiencia de la cadena de suministro o la lealtad del cliente.

Modelos lógicos

Este método implica la creación de un mapa detallado de los objetivos, recursos, actividades, productos y resultados del proyecto. Se utilizan ampliamente para conceptualizar y comprender la secuencia de cómo un proyecto producirá los resultados previstos. A veces puede presentarse como una hoja de ruta.

Fase de ejecución y cierre

Estos son los métodos de evaluación más comunes utilizados durante la implementación del proyecto o al finalizarlo.

Medición de indicadores clave de rendimiento (KPI)

El indicador clave de rendimiento (KPI) es una métrica cuantificable que se utiliza para evaluar el éxito de un proyecto en el cumplimiento de sus objetivos. Los ejemplos más comunes incluyen la tasa de finalización a tiempo, que evalúa el cumplimiento del cronograma del proyecto. Otro es la variación presupuestaria, que compara el gasto real con el presupuesto planificado. También puede ser un aspecto cualitativo como la satisfacción de las partes interesadas, medida a través de encuestas y comentarios.

Retorno de la Inversión (ROI)

Con métodos de evaluación de proyectos como este, los gerentes evalúan el rendimiento financiero  frente a los costos de un proyecto. Es particularmente importante en proyectos con un objetivo financiero. Para calcular el ROI, use esta fórmula: “(Diferencia entre ganancia en proyecto e inversión) / Inversión) X 100”.

Gestión del valor ganado (EVM)

EVM es una de las maneras de evaluar el proyecto que se utiliza para evaluar el desempeño y el progreso del proyecto en términos de alcance, tiempo y costos. Compara la cantidad de trabajo planificado con lo que se ha completado y el costo de las tareas. La línea base del proyecto es una pieza central de este método.

Análisis coste-beneficio

Este método de evaluación de proyectos se centra en la eficiencia financiera del proyecto y compara los costos y beneficios. Es especialmente útil para proyectos donde se pueden monetizar los beneficios.

Quizás se pregunta en qué se diferencia del ROI. Bueno, el análisis de costo-beneficio evalúa los pros y los contras de una decisión en términos de costos y beneficios, a menudo sin centrarse en el retorno financiero. Por el contrario, el análisis del ROI mide específicamente el rendimiento financiero de una inversión en relación con su costo.

Encuestas y cuestionarios

Si busca maneras de evaluar proyecto con métodos cualitativos, utilice este para recopilar comentarios de las partes interesadas, miembros del equipo o clientes sobre aspectos particulares del proyecto.

Revisiones posteriores al proyecto

Este método de evaluación se utiliza al finalizar un proyecto para evaluar su éxito general, sus desafíos y las lecciones aprendidas. Es crucial para seguir mejorando la gestión de proyectos y optimizar los procesos.

Evaluación de un proyecto: ejemplo

Para ilustrar cómo evaluar un proyecto, veamos un ejemplo específico: un proyecto de TI enfocado en el desarrollo y la implementación de un nuevo sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) en una mediana empresa minorista.

Resumen de proyecto

Objetivo: Desarrollar e implementar un sistema CRM para mejorar las interacciones con los clientes, mejorar la gestión de datos y aumentar las ventas.

Duración: 12 meses

Presupuesto: 500.000

Entregables clave: un sistema CRM completamente funcional, capacitación para el personal y documentación.

Indicadores de evaluación de proyecto

1. Cumplimiento del cronograma ( si el proyecto se ha completado a tiempo).
2. Cumplimiento del presupuesto (si se mantuvo dentro del presupuesto planificado, y que diferencia hay).
3. Calidad del entregable, del sistema CRM (si cumple con todos los requisitos especificados).
4. Satisfacción del usuario (la retroalimentación de personal sobre nuevo sistema).
5. KPIs en ventas, retención de clientes y generación de leads.
6. Retorno de la inversión 

Plan de evaluación de proyecto

1. Recopilar datos

1.1 Datos sobre los plazos del cronograma del proyecto y los gastos financieros en el proyecto a través del programa de gestión de proyectos.

1.2 Métricas de calidad del sistema, que incluyen el rendimiento del sistema, errores o problemas registrados, tiempo de inactividad a través de los informes.

1.3 Comentarios de los usuarios y de los clientes a través de las encuestas y entrevistas con el personal para evaluar su experiencia con el sistema CRM.

1.4 Métricas de dinámica en ventas y en las interacciones con los clientes.

1.5 Comparación de los datos de ventas y retención de clientes antes y después de la implementación de CRM.

2. Analizar datos 

2.1 Evaluar si el proyecto cumplió con el cronograma y presupuesto planificados.

2.2 Evaluar si el CRM cumple con los estándares de calidad.

2.3. Analizar las métricas.  

2.4 Analizar las encuestas.

2.5 Análisis el ROI.

3. Crear informe

Recopile los hallazgos en un informe completo, destacando las áreas de éxito y las áreas que necesitan mejora.

4. Sugerencias y lecciones aprendidas

A base de la evaluación, documentar sugerencias para proyectos futuros, como áreas que necesitan más atención, estrategias que funcionaron bien o nuevos enfoques para probar, lecciones aprendidas.

3 consejos para una evaluación de proyectos efectiva

Comience temprano

No espere hasta el final del proyecto para empezar a evaluar los resultados. Es un proceso continuo que empieza con la definición de métodos y criterios al inicio de proyecto, procede con unas evaluaciones periódicas o ajustes en criterios y termina con la evaluación del proyecto final.

Colabore con partes interesadas 

Los conocimientos, las experiencias y las opiniones de las partes interesadas pueden proporcionar perspectivas valiosas sobre el impacto y la eficacia del proyecto.

Use tecnologías 

Hoy en día es casi imposible recopilar datos a mano. Aproveche el software y las herramientas de gestión de proyectos para una recopilación y análisis de datos eficientes. Herramientas de gestión de proyecto como GanttPRO simplificarán su trabajo de evaluación del progreso, identificación de problemas potenciales y toma de decisiones basadas en datos. GanttPRO puede ayudar con la evaluación de proyectos a través de estas funciones:

• Diagramas de Gantt transparentes para revisar el cronograma del proyecto.
• Seguimiento del progreso y otros indicadores para evaluar el desempeño.
• Identificación de variaciones en alcance, presupuesto o cronograma.
• Visión clara del uso de recursos y los costos.
• Datos sobre la distribución de la carga de trabajo.
• Fácil colaboración e intercambio de información relacionada con el proyecto.
• Posibilidad de generar informes.
• Y muchos otros.

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