¿Qué son los entregables de un proyecto y cómo asegurar una entrega de acuerdo con el plan?
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Un proyecto es una actividad con límites en tiempo y recursos que se inicia para lograr un objetivo. Para conseguirlo, se producen ciertos resultados que juntos forman parte de este gran objetivo. Estos son los entregables.
Es importante saber identificar bien los entregables, gestionar las actividades de los consisten y controlar su completación. En este artículo encontrará los tipos de entregables, sus ejemplos y pasos para asegurarlos.
¿Qué significa el término entregable en gestión de proyectos?
A lo largo de un proyecto se producen ciertos resultados que contribuyen al resultado final. En la gestión de proyectos, estos resultados se definen como entregables.
En palabras simples, en un proyecto tenemos los insumos, lo que invertimos, y los resultados que obtenemos al usar estos insumos.
Pueden haber diferentes tipos de entregables en función del tipo de proyecto, de modo de organización de trabajo, de partes involucradas, etc.
Entregables vs. hitos
Los hitos del proyecto son los puntos significativos que se utilizan para medir el progreso y ver cómo va en relación con los objetivos planificados. Por ejemplo, pueden señalar que ha completado cierta etapa o fase.
Los entregables, a cambio, son los resultados concretos que se producen en el proyecto. De este modo, el hito puede ser alcanzar 3 entregables planificados.
¿Cuáles son los entregables de un proyecto?
Podemos destacar diferentes tipos de entregables según el enfoque que escogemos:
- Internos o externos
- Tangibles o intangibles
- Simples o complejos
- Específicos para el sector (por ejemplo, en marketing, construcción, consultoría financiera, etc.)
Internos o externos entregables de un proyecto
Los entregables pueden variar dependiendo de si es un entregable relacionado con partes internas del proyecto o externas. Los entregables internos son aquellos que principalmente tienen importancia para los miembros del proyecto y para la empresa que ejecuta el proyecto.
Los entregables externos se dirigen a los clientes y otras partes que no participan en la ejecución del proyecto, pero tienen sus intereses en los resultados (clientes, ejecutivos, suministradores).
Ejemplos de entregables internos del proyecto
Un análisis de tendencias de marketing, que será la base del plan de gestión de marketing en la empresa. Este estudio junto con otros formará parte del objetivo final del proyecto en forma de plan de marketing.
Ejemplos de entregables externos del proyecto
Por el otro lado, puede ser un análisis de situación actual que se prepara para informar al cliente y decidir los pasos que se van a tomar a base de esto en el proyecto.
Tangibles o intangibles entregables de un proyecto
Los resultados de un proyecto pueden ser tangibles, cuando se puede ver, sentir o medir directamente. Y cuando es algo que es difícil de medir o ver, se le puede considerar intangible.
Ejemplos de entregables tangibles
Un entregable tangible puede ser un programa de evento, una página web de destino, un prototipo.
Y también:
- Plan de proyecto
- Estructura de desglose de trabajo para el proyecto
- Plan estratégico
- Plan de acción
- Plan operativo
- Plan de control de proyecto
- Plan de comunicación de un un proyecto
- Declaración de alcance del proyecto
- Una encuesta
- Plan de mejora de procesos
- Informe de servicio
- Informe de progreso
- Informe de análisis de brechas
- Presentación del proyecto para los clientes
- Mejora de la eficiencia del proceso
- Mejora de servicio al cliente
- Tiempo de respuesta más rápido
Ejemplos de entregables intangibles
Supongamos que ha realizado un curso de formación para su plantilla como una etapa de su proyecto. El resultado de este curso sería la capacitación del personal, pero es algo que es difícil de medir.
Simples o complejos entregables de un proyecto
La clasificación de los entregables como simples o complejos es bastante relativa. Depende del tamaño del proyecto, de la cantidad de recursos y partes involucradas, de la duración, y otros factores.
Ejemplos de entregables simples
Hacer una ‘landing page’ en el proyecto de desarrollo de un sitio web, puede definirse como un entregable simple.
Ejemplos de entregables complejos
Un entregable más complejo sería completar la migración de datos, en el proceso de cambio de sistema de almacenamiento. O finalizar los cimientos de un edificio comercial en un proyecto de construcción.
Entregables específicos para el sector
Entregables en proyectos de marketing:
- Estudio de mercado objetivo
- Informe de investigación de palabras clave
- Infográfica para las redes sociales
- Artículo para el blog
- Un análisis SWOT
- Un e-book para atraer clientes
- Un video promocional
Entregables para el desarrollo de un producto:
- Roadmap del producto
- Concepto de la interfaz de usuario
- Mapa de viaje del usuario
Entregables para proyectos TI:
- Diseño de la interfaz de usuario (diseño gráfico del sitio web).
- Diseño de experiencia de usuario
- Pruebas
- Prototipo
- Documentos de licitación
Entregables para un proyecto de construcción:
- Boceto de diseño
- Documentos de diseño
- Parte de construcción terminada (edificio, puente, etc.)
- Informes de ingenieros, de inspectores
¿Por qué es importante definir los entregables de un proyecto?
1. Los entregables definidos claramente en cualquier tipo de planificación ayudan a definir el alcance del proyecto y las actividades que hay que completar para asegurar estos entregables.
2. Facilitan la gestión de recursos en el proyecto al tener bien claro que es lo que se necesita entregar.
3. También ayudan a evaluar los retornos una vez que termine el proyecto.
4. Facilitan control en el proyecto para una completación tal y como se ha planificado.
5. Sirven para mantener informados a los clientes, ya que puede decompositar cada entregable y mostrar el progreso de cada uno con las acciones que se han tomado en su relación.
6. En su turno, si las partes interesadas están informadas a lo largo del proyecto, esto reduce la cantidad de cambios que pueden requerir después y así reduce los sobrecostes, retrasos y aplazamientos en el proyecto.
¿Qué hacer para asegurar los entregables planificados y la entrega exitosa del proyecto?
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¡Pruebe gratis!A continuación puede ver cómo trabajar con los entregables para conseguir llegar a todos. Lo hemos presentado en 5 simples pasos:
Paso 1 – Identificar los entregables
Una vez que tenga claro el objetivo de su proyecto, piense en cuáles entregables necesita para conseguir este objetivo.
Por ejemplo, digamos que el objetivo de nuestro proyecto es lanzar un producto. Entre los entregables de un proyecto con este objetivo podrían ser:
- La hoja de ruta del producto
- El prototipo del producto mínimo viable
- El concepto de diseño
- El estudio de mercado objetivo
- La mapa de viaje de cliente (customer journey map)
- La estrategia de marketing
- La estrategia de ventas
Si bien es bastante fácil identificar los entregables, definir los requisitos para cada uno no lo es. Pero es un aspecto muy importante. Pueden ser ciertos indicadores o métricas cuantitativas o cualitativas que ayuden a evaluar si es el resultado anticipado. Con esto, también podrá controlar mejor el proceso.
Por otro lado, los requisitos claros son necesarios para presentar los entregables al cliente. De este modo, evita posibles desacuerdos a la hora de la entrega.
Paso 2 – Elaborar una lista de actividades
Después, puede hacer la descomposición de trabajo y hacer una lista de actividades para cada entregable de su proyecto.
Paso 3 – Identificar las partes interesadas
Ya que tiene el alcance de trabajo, puede identificar las partes interesadas. Tanto los profesionales que va a necesitar dentro del equipo, como los expertos externos. Al igual, debería definir otras partes interesadas en el resultado del proyecto: clientes, ejecutivos, inversores, y etc. Para hacerlo, puede hacer un mapa de stakeholders.
Las personas involucradas en el proyecto pueden contribuir al refinamiento de los entregables y de las actividades que se llevan a cabo con tal fin. Esto se aplica a los entregables del proyecto internos y externos.
Este paso es esencial también para organizar la colaboración fluida en el equipo. Para que todos sepan en qué están trabajando y puedan colaborar en actividades para producir los entregables deseados.
Paso 4 – Poner manos a la obra
Vale, ya tenemos todo preparado y podemos empezar a trabajar para producir estos entregables.
Una de las soluciones más acertadas para alcanzar todos los entregables tal y como se han planeado, es usar programas de gestión de proyectos. Proporcionan muchísimas posibilidades y ayudan a centrarse en aspectos más importantes sin olvidarse de las pequeñas tareas de las que consisten.
Desde lo más básico como por ejemplo organizar las tareas con plazos, prioridades y estimaciones, hasta cosas complejas como asignación de recursos y presupuestos.
Además, habrán entregables relacionados unos con otros. Por ejemplo, el informe que se preparará solo después de un estudio de mercado, o una página web que se compone después de que se apruebe el concepto.
Para asegurarse que se completen uno detrás de otro puede agregar dependencias entre sus entregables. Y si activa la programación automática, todos sus entregables conectados se van a ajustar automáticamente en el momento que cambia algo en alguno.
Este es un ejemplo de gestión de entregables en GanttPRO:
Paso 5 – Controlar el progreso
Una de las claves para asegurar el alcance de todos los entregables del proyecto, es el control continuo. Lo ideal es saber el estado de todas las tareas, cómo están progresando, si están siguiendo el gráfico programado, si no hay retrasos, o sobrecargas de personal.
Aquí igualmente le ayudaría un software para gestión de proyectos. Y sobre todo uno que proporciona diferentes opciones para visualizar tanto las tareas como los entregables.
Un diagrama de Gantt es la herramienta perfecta para verificar en un momento si avanza hacia los entregables de proyecto.
