Cómo hacer una acta constitutiva de un proyecto [plantilla incluida]
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Independientemente del tipo de proyecto o industria en la que esté trabajando: TI, construcción, marketing o cualquier otro, el estatuto del proyecto es una parte integral de la etapa de formulación de proyecto. En este artículo, explicaremos:
- Qué es una acta de constitución del proyecto
- Beneficios la acta de constitución del proyecto
- Cómo hacer una acta constitutiva de proyecto
- Componentes clave de una acta de constitución de proyecto
- Ejemplos de project charter con plantilla
¿Qué es un project charter?
Un Project charter es el termino o ingles, cuya traducción es acta de constitución de proyecto. Es un documento esencial para iniciar un proyecto, ya que autoriza su comienzo y da luz verde para que se ponga en marcha.
Usualmente, la acta constitutiva de proyecto proporciona una descripción concisa de un conjunto de detalles del proyecto, como el alcance, los objetivos, las funciones y responsabilidades del proyecto, entre otros. Se elabora por el gerente de proyecto en colaboración con otras partes interesadas en la etapa de iniciación del proyecto y suele ser la culminación del diseño de un proyecto.
Beneficios la acta de constitución del proyecto
Aunque no todos los proyectos incluyen el acta constitutiva, tal y como se indica por el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI), es una parte esencial. Vamos a ver sus beneficios para el proyecto:
- Garantiza la claridad del proyecto al definir el propósito, los objetivos y el alcance del proyecto.
- Identifica las partes interesadas clave y sus funciones, lo que ayuda a alinear las expectativas y responsabilidades de todos desde el principio.
- Establece los límites del proyecto, lo que ayuda a evitar la corrupción de alcance del proyecto.
- Delinea los riesgos y suposiciones potenciales permite identificar y mitigar los riesgos de manera proactiva.
- Una asignación inicial de recursos en el estatuto del proyecto proporciona una base para la gestión de recursos.
- Sirve como una hoja de ruta del proyecto que identifica cronogramas e hitos de alto nivel.
- Demuestra el compromiso de las partes interesadas clave que lo aprueban.
- Sirve como una de las líneas de base del proyecto con respecto a las cuales se puede evaluar el éxito del proyecto.
Cómo hacer una acta constitutiva de un proyecto
La elaboración de una carta de proyecto es un paso crucial en la gestión de proyectos. Y no es tan difícil como parece. Estos son los pasos para elaborar un project charter:
1. Empiece con la información básica
El acta de constitución de proyecto suele empezar con los datos básicos: nombre, fecha y responsables personales. Escriba un título de proyecto que refleje la esencia del proyecto. Y agregue una breve descripción que proporcione una descripción general de lo que el proyecto pretende lograr.
Luego, especifique quién es responsable de gestionar el proyecto (muy probablemente, un Gerente de Proyecto) y quién acepta el inicio del proyecto (Patrocinador del Proyecto). Por último, agregue fechas sobre cuándo comenzará el proyecto y cuándo se espera que esté terminado.
Esto es como una introducción rápida que debería proporcionar a cualquiera una comprensión general del proyecto de un vistazo.
2. Defina las metas y los objetivos del proyecto
El siguiente paso es explicar lo que pretende lograr con el proyecto. Por lo tanto, aquí es necesario anotar los objetivos y metas del proyecto. Describa las metas y objetivos del proyecto de manera concisa y vincule cada uno de ellos con ciertos resultados buscados. Incluya indicadores del proyecto que utilizará para confirmar que se ha alcanzado un determinado objetivo y resultado.
Tenga en cuenta que los objetivos son declaraciones de alto nivel, es decir, la razón por la que se inicia el proyecto en general. Los objetivos del proyecto son concretos y deben regirse por el criterio SMART (o cualquier criterio similar en significado). Los resultados representan lo que se ha logrado al final del proyecto por cada objetivo. Los indicadores son criterios de medición válidos que deben estar directamente vinculados al objetivo.
3. Identifique las partes interesadas y sus roles y responsabilidades
En esta sección, enumere todas las partes interesadas externas e internas: individuos, grupos u organizaciones que tienen interés o se ven afectados de alguna manera por el proyecto. Especifique su rol y nivel de influencia en el proyecto. Identificar a las partes interesadas involucradas en el proyecto es crucial, ya que habrá que comprender sus expectativas para garantizar una ejecución más fluida del proyecto. Un mapa de stakeholders puede ayudar en esto.
Se puede dividir a las partes interesadas en 3 grupos:
- Decisores
Son personas que toman decisiones y realizan aprobaciones requeridas en un proyecto. Puede usar el organizador gráfico para esto.
- Equipo de proyecto
Esas son personas que trabajan en un proyecto. También puede especificar las relaciones entre ellos y quienes toman las decisiones.
- Otras partes interesadas
Especifique las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo del proyecto, las partes interesadas y otras personas clave. Esto ayuda a aclarar quién es responsable de qué durante el proyecto. La herramienta relevante podría ser una matriz RACI.
6. Defina el presupuesto
Registre las estimaciones de costos generales para todos los recursos (es decir, mano de obra, materiales y financieros) necesarios para producir los entregables y cumplir los objetivos establecidos para el proyecto. Utilice la lista de entregables que haya definido en la sección anterior. Tenga en cuenta que es una estimación de alto nivel, el presupuesto de proyecto más detallado se hará más tarde.
Aparte de esto, puede incluir las fuentes de financiación que se utilizarán para implementar el proyecto. Debe quedar claro para el patrocinador del proyecto y para el director del proyecto de dónde provendrán los fondos.
7. Mencione los riesgos
Identifique riesgos o incertidumbres potenciales que podrían afectar el éxito del proyecto. Estos podrían incluir riesgos técnicos, financieros u operativos. Al igual que en el caso del presupuesto, esta evaluación inicial no reemplaza la evaluación de riesgos completa que se llevará a cabo durante la fase de planificación para realizar la gestión de riesgos de proyecto.
Aún puede enumerar aquí tanto el nivel de impacto como el grado de probabilidad de cada riesgo y delinear las posibles respuestas que se consideran para disminuir el impacto o disminuir la probabilidad del riesgo.
8. Anote las hipótesis y posibles limitaciones
También puede agregar supuestos que serán validados durante el proceso de planificación. E identificar las posibles limitaciones o restricciones que pueden limitar o imponer condiciones al proyecto (por ejemplo, plazos específicos, un presupuesto limitado, problemas contractuales, etc.).
9. Obtenga la aprobación del proyecto
La última sección debe reservarse para la aprobación del proyecto por parte de las partes interesadas clave, incluidos el patrocinador del proyecto, el director del proyecto y otros. Allí aprobarán formalmente el acta de constitución del proyecto, la firmarán y colocarán la fecha de aprobación.
10. Adjunte documentos importantes
Si es necesario, incluya cualquier documentación adicional o materiales de referencia que respalden el acta constitutiva del proyecto. Podrían ser documentos legales, financieros o cualquier otro relacionado con el proyecto.
Tenga en cuenta que el acta de constitución no es un documento se elabora y se guarda en el cajón. Siempre puede consultarlo, utilizarlo como punto de referencia para las decisiones del proyecto y proporcionar una dirección clara para todos los miembros del equipo.
Elementos principales de acta de constitución del proyecto
Teniendo en cuenta la explicación de cómo hacer un acta constitutiva de un proyecto podemos hacer una lista de sus elementos principales.
Según las especificidades del proyecto, también se puede incluir un apéndice con documentos como:
- Lista de entregables si ya ha sido elaborada
- Calendario del proyecto si ya está definido
- Plan de comunicación
- Y otros
Ejemplo de project charter con plantilla
Aquí puede ver un ejemplo simplificado y una plantilla de una acta de constitución de un proyecto:
Acta de constitución del proyecto
Título del proyecto: Implementación de un nuevo sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM)
Gerente de proyecto:
Financiador(es):
Fecha de inicio del proyecto:
Fecha de finalización del proyecto:
Metas y objetivos del proyecto
La meta del proyecto es implementar un sistema CRM que mejorará la gestión de datos de los clientes, agilizará la comunicación y mejorará el servicio al cliente.
Los objetivos principales de este proyecto son:
- Lograr un aumento del 10% en la retención de clientes en el primer año de implementación del sistema CRM.
- Incrementar la satisfacción del cliente en un 15% dentro del primer año de implementación del sistema CRM.
- Reducir los errores de datos de los clientes en un 20% al final del proyecto.
Partes interesadas del proyecto y sus roles y responsabilidades
- Director ejecutivo (CEO)
- Director de Información (CIO)
- Gerente de Ventas
- Gerente de Servicio al Cliente
- Gerente de TI
- Gerente de marketing
*Roles y responsabilidades en Anexo 1.
Alcance del proyecto y principales entregables
El alcance del proyecto incluye la implementación efectiva del sistema CRM, la formación de los empleados en su uso, la integración con sistemas existentes, la medición y seguimiento de los objetivos establecidos, y la entrega de informes regulares sobre el progreso.
Los principales entregables del proyecto:
- Adquisición e implementación de CRM
- Migración de datos desde sistemas existentes al nuevo CRM.
- Configuración del CRM y ajuste a los procesos de la organización
- Capacitación a los empleados sobre el uso del sistema CRM
- Soporte técnico y mantenimiento continuo del CRM
- Informes de satisfacción del cliente
- Recopilación de datos de retención
- Informe de dinámica en ventas
Hitos, cronograma y dependencias
- Reunión de inicio del proyecto: 01/06 (predecesor)
- Adquisición de software CRM: 15/06 (predecesor)
- Migración de datos: 16/06 – 30/06 (predecesor)
- Configuración de CRM: 20/06 – 12/07
- Capacitación de empleados: 13/07 – 31/07
- Entrada en funcionamiento del sistema CRM: 01/08
- Soporte y mantenimiento continuos
- Informes de satisfacción del cliente: bimestral
- Recopilación de datos de retención: bimestral
- Informe de dinámica en ventas: bimestral
Presupuesto
El presupuesto estimado para este proyecto es de [monto], distribuido de la siguiente manera:
- Adquisición de software CRM: [monto]
- Migración de datos: [monto]
- Personalización de CRM: [monto]
- Capacitación de empleados: [monto]
- Soporte y mantenimiento continuo: [monto]
Los recursos necesarios para el proyecto incluyen:
- Equipo del proyecto: lista en Anexo 2
- Software CRM
- Personal de soporte de TI: lista en Anexo 2
Riesgos
- Posibles retrasos en la adquisición de software CRM.
- Problemas de migración de datos que conducen a la pérdida de datos.
- Resistencia al cambio entre los empleados durante la adopción de CRM.
Este acta de constitución del proyecto está aprobado por:
- Nombres y puestos
- Fecha
Anexo 1
Anexo 2
También puede descargar la Plantilla acta de constitución del proyecto.
