Cómo hacer mejor la planificación y gestión a base de ciclo de vida de un proyecto

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Cuando comenzamos un proyecto, solemos tener en mente un objetivo general de proyecto, un resultado que queremos conseguir en un tiempo y con los recursos que hay. Para que esto pase necesitamos conocer y saber aplicar los conceptos de gestión y planificación de proyecto, pero también debemos entender el concepto de ciclo de vida de un proyecto. Cada ciclo de gestión de proyectos conlleva diferentes actividades, así que para completar cada etapa correctamente hay que entender muy bien qué es lo que se hace en cada una de ellas. 

En este artículo cubrimos los siguientes aspectos:

• Qué es el ciclo de vida de un proyecto
• Etapas de ciclo de vida de un proyecto
• Herramientas indispensables para cada etapa de ciclo de vida de los proyectos
• Ejemplo de ciclo de vida de un proyecto

Qué es el ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida de un proyecto es una serie de etapas de existencia de un proyecto desde el momento en que aparece una idea del proyecto hasta su completación.  

Una comprensión clara de estas fases permite a los gerentes gestionar y controlar los proyectos de la manera más efectiva posible. Conociendo los detalles de cada ciclo de administración de proyectos, un gerente sabrá que es lo que se espera en cada fase y cómo debe actuar.  

Identificar el ciclo de vida del proyecto y sus fases ayuda a:

• Mejorar la comunicación entre el equipo y los clientes
• Cotejar los recursos con los objetivos del proyecto
• Seleccionar correctamente las estrategias y actividades de cada etapa

Entonces, ¿cuál es el ciclo de vida de un proyecto?

Etapas del ciclo de vida de un proyecto

Se distinguen 5 fases del ciclo de vida de un proyecto:

• Iniciación 
• Planificación 
• Ejecución 
• Control
• Finalización 

A continuación describimos en detalle todas estas fases que integran la administración de proyectos.  

Iniciación

Esta etapa del ciclo de vida de un proyecto empieza con una idea o un concepto que está por explorar y evaluar. Aquí se definen las necesidades que hay para comenzar el proyecto, el problema que se va a solucionar y las oportunidades que hay en este ámbito.

También se definen los objetivos del proyecto, se analiza la factibilidad y se definen los entregables. 

Las actividades principales de la etapa de iniciación tratan de la determinación de aspectos fundamentales del futuro proyecto. En particular, se trabaja en la definición de:  

• Justificación de proyecto (caso de negocio), i.e. el problema existente y cómo se puede solucionar a través de este proyecto. 
• Alcance de proyecto aproximado 
• El resultado/los entregables que se proponen para el proyecto
• Las partes interesadas (‘stakeholders’) del proyecto y sus posibles roles, beneficios y necesidades. 

En esta etapa se preparan dos documentos: 

• El documento de inicio de proyecto o la declaración de trabajo donde se incluyen todos los puntos considerados, incluso los que no hayan sido aprobados, en la etapa de iniciación. 
• El acta constitutivo del proyecto, que es un documento formal y corto donde se anotan la visión y los objetivos del proyecto, y su alcance. Este acta da luz verde a la transición a la siguiente etapa y también sirve como un punto de referencia para cualquier duda general sobre los puntos clave del proyecto en las próximas etapas. 

Considere que si un proyecto necesita aprobación externa, esta etapa también puede incluir la preparación de una propuesta de proyecto.

Planificación 

La etapa de planificación implica el trabajo con los detalles del proyecto. En particular:

Se hace el desglose de trabajo 

En la etapa de planificación de ciclo de vida del proyecto las mayores actividades se dividen en tareas más pequeñas y factibles. Por ejemplo, puede ser en forma de estructura de desglose de trabajo (wbs).  El gestor de proyecto asigna estas tareas a los  miembros del equipo de proyecto.

También distribuye los recursos para cada tarea, y establece dependencias entre actividades relacionadas y una secuencia si hay. De esta forma, en la etapa de ejecución los responsables de tareas saben en qué orden y cuándo deben completarlas, y todos tienen una idea de cómo debe evolucionar el proyecto. 

Se elabora el cronograma del proyecto

Un cronograma fija las fechas de inicio y de finalización de cada tarea y de diferentes etapas. Eso ayuda a ejecutar el proyecto, a controlar todo de completa tiempo y a entregar el resultado final en la fecha prevista. 

Se escoge el método de gestión de proyecto correspondiente 

La metodología o el marco adecuado facilitarán la próxima etapa de ejecución y ayudarán a conseguir un mejor resultado a menos costes. Por ejemplo, si tiene un proyecto con actividades secuenciales, con requisitos bien estrictos y en un ámbito que no es muy propenso a cambios, el modelo de cascada puede ser su mejor opción. 

Por otro lado, si es un ámbito dinámico con muchas incertidumbres y necesidades de cambios constantes, puede que le convenga usar algún método Ágil. Cabe mencionar que también es muy común usar una mezcla de estos dos métodos manteniendo el enfoque en la planificación del método de cascada y permitiendo la flexibilidad de métodos Ágiles. 

A parte de eso puede optar por realizar su proyecto con en el marco de metodología ágil Scrum, organizar su proyecto con método Kanban, o mejorar la eficiencia y la eficacia del equipo con metodología Lean.

Se desarrolla el presupuesto del proyecto

La elaboración de presupuesto para un proyecto incluye una estimación más detallada del presupuesto requerido para lograr el objetivo del proyecto. La verificación de fondos disponibles y búsqueda de fuentes de financiación, si es necesario. Y también la estimación de costes del proyecto. 

Se elabora un plan de comunicación

Un plan de comunicación es una herramienta esencial para asegurar que todos los miembros del equipo y las partes interesadas estén informados sobre el proyecto y su progreso. Es un documento dinámico y puede requerir ajustes a lo largo del proyecto. Lo importante es asegurarse de que todas las partes interesadas estén informadas sobre el proyecto y su progreso para garantizar el éxito del mismo.

Se hace una lista de todos los recursos requeridos en el proyecto

Más allá de recursos financieros, un proyecto requiere también una combinación de expertos que van a implementar las tareas del proyecto, y una combinación de herramientas que estos expertos van a utilizar para estos fines. 

Se anotan todos los riesgos anticipados

Este paso es importante para anticipar y gestionar los riesgos del proyecto en las etapas posteriores. También puede elaborar un plan de contingencia que establezca cómo va a abordar los posibles riesgos.

Al final de esta etapa debería tener dos documentos:

La declaración de alcance de proyecto

Este es un documento en el que se afirman en detalle los objetivos de proyecto, los entregables, los requisitos para estos entregables, los recursos, el presupuesto y el cronograma de proyecto. 

Aprenda más sobre: qué es y cómo hacer el alcance de proyecto

El plan de proyecto 

Es otro documento que formaliza todas las decisiones de la fase de planificación, el alcance del proyecto aprobado y el presupuesto del proyecto. Es fundamental para la etapa de ejecución del proyecto, ya que ayuda a controlar el proceso y a mantener a todos en la misma página. Además, ayuda al gerente como una línea base de proyecto. Es posible tener varios planes a diferentes aspectos del proyecto o juntar todo en uno.  

Aprenda más sobre: qué es y cómo hacer un plan de proyecto

Implementación

Ahora bien, se pone en marcha el plan de proyecto. La fase de implementación de proyecto conlleva:

Trabajo de equipo 

Los miembros de equipo del proyecto completan la tareas que están asignadas a ellos y ellas. 

Trabajo de gerente 

El gerente del proyecto se encarga de liderar el trabajo en equipo, explicar las tareas en referencia a los documentos elaborados en los pasos anteriores. Puede que surja la necesidad de crear más tareas o llamar a otro experto. Eso también está entre las responsabilidades del gerente. Además, se ocupa de mantener informados a todas las partes y asegura una comunicación y colaboración fluida y eficiente tanto dentro del equipo, como con actores externos. 

Participación de otras partes interesadas 

El resto de las partes que aunque no participen en el proyecto directamente, pueden intervenir en la etapa de ejecución. Por ejemplo, para averiguar cómo va desarrollando el proyecto, cómo se están gastando los recursos y cuales son los entregables intermedios. 

Control

Aunque según la Guía, el control se destaca como una fase por separado, los aspectos de esta etapa de ciclo de vida se encuentran en cada fase. Esta fase se enfoca en el seguimiento y control riguroso de todos los aspectos del proyecto y de los indicadores de proyecto de parte del gerente. Entre otras cosas, incluye: 

Control de tiempo

Todo lo que trata de fechas y plazos del proyecto: si hay retrasos, si los resultados intermedios se entregan a tiempo, si el equipo usa el tiempo de manera eficaz o hay margen para mejorar. 

Control de presupuesto

Es importante controlar el uso de recursos financieros a lo largo de todo el proyecto, registrar los gastos y comparar el uso actual con el plan inicial. 

Control de calidad

El gerente de proyecto debe controlar la calidad de los entregables en cada tarea y asegurar que cumplan con los requisitos previstos en los documentos técnicos del proyecto. 

Control de cambios y problemas emergentes

Pocos planes se desarrollan tal y como se habían previsto. Es por eso que el gerente de proyecto debe estar preparado a reaccionar a los cambios y a realizar cuando así lo pide la situación. También debe anticipar cualquier riesgo en el proyecto y prevenirlo. 

Control de la carga de trabajo 

El control de la distribución de la carga de trabajo ayuda a mantener el uso óptimo de los recursos del proyecto. Por ejemplo, puede detectar que hay recursos sobrecargados, mientras que otros que podrían contribuir están esperando. O que hay tareas críticas que realmente necesitan redistribución de recursos de otras tareas o otro tipo de ayuda. 

Si va a gestionar un proyecto, debe estar preparado para elaborar una gran cantidad de reportes de proyecto, sobre todo en la fase de ejecución. Esto no solo es necesario para seguir el estado del proyecto, sino también para la rendición de cuentas con las terceras partes. Por ejemplo, los fundadores o los altos directivos, o los clientes. 

Finalización

Esta es la última etapa del ciclo de vida del proyecto que representa el final oficial del proyecto. Al mismo tiempo no significa que ya no se hace nada en esta etapa. ¿Qué es lo que se hace? 

Preparación de la documentación necesaria para el cierre del proyecto

Pueden ser documentos relacionados con los aspectos financieros. Como, por ejemplo, cierre de contratos, pagos pendientes, etc. Pero también es importante preparar toda la documentación del proyecto para el archivo. Desde el acta constitucional hasta el último documento emitido en el proyecto. 

Evaluación de los resultados del proyecto

Dependiendo de los indicadores de evaluación de proyecto que escoja, se analizarán unos u otros aspectos. La evaluación general aborda preguntas de tipo: ¿Cómo ha ido el proyecto en general?, ¿Con qué problemas se habían encontrado y cómo han reaccionado?, ¿Cómo se ha usado el presupuesto y donde podrían usarlo mejor? Y lo más importante, ¿ se había logrado el resultado deseado? Como gerente de proyecto también debería anotar cómo puede usar las lecciones aprendidas en los proyectos futuros.  

Evaluación de trabajo de equipo 

Puede que le parezca irrelevante este punto si trabajo siempre con diferentes equipos. Pero hay que reconocer que la evaluación de trabajo de equipo ayuda a ver los patrones, a sacar lecciones que después puede usar con otro grupo de personas y en otro escenario. Las preguntas pueden ser sobre la comunicación, la organización del proceso y la capacidad del equipo de llevar el ritmo del proyecto. 

Herramientas indispensables para gestión de cada etapa de ciclo de vida de los proyectos

Cada fase del ciclo de vida de proyecto se implementa mejor si se usan herramientas especiales. A continuación le presentamos unas cuantas que pueden marcar la diferencia en su proyectos.

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es una excelente herramienta para crear y gestionar el plan de proyecto. El gráfico ayuda a programar todas las actividades y realizar el seguimiento del progreso en todas las fases del ciclo de vida.

Con el gráfico de Gantt puede también: 

• Crear dependencias, hitos
• Supervisar la carga de trabajo de cada miembro del equipo
• Interactuar con el equipo
• Crear informes
• Exportar archivos a formatos populares
• Trabajar con carteras de proyectos
• Compartir gráficos
• Crear calendarios de trabajo y personales
• y mucho más

Aquí puede encontrar varios ejemplos de diagramas de Gantt. 

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Tablero Kanban 

Algunos equipos prefieren completar llevar sus  tareas en las tablas Kanban. El tablero viene del método de Kanban, pero en realidad no es obligatorio usarlo con la metodología. La idea principal del tablero consiste en que las tareas se muestran con tarjetas que se mueven según va cambiando su estado: por hacer, en progreso y hecho.  

WBS

La estructura de descomposición del trabajo (EDT) es un organizador gráfico para colocar en orden jerárquico todas las tareas requeridas para completar el proyecto. En términos simples, es un gráfico/ una lista donde el trabajo complejo se desglosa en partes manejables y describen todos los pasos del trabajo del proyecto. Es una herramienta esencial para la planificación y gestión de diferentes etapas de la vida de un proyecto, ya que con ella es más fácil:

• organizar el trabajo
• asignar responsabilidades y controlar su estado
• identificar posibles riesgos 
• fijar y controlar hitos
• asignar recursos y estimar los costos del proyecto

Ruta critica 

El método CPM (método de la ruta crítica) es una técnica de planeación que se usa en la gestión de proyectos para llegar a la etapa de finalización de proyecto según lo planeado. 

Una ruta crítica es una serie de tareas que afectan la finalización oportuna del proyecto. Seguir tareas críticas puede ser útil para redistribuir recursos de otras tareas no tan importantes cuando existe la probabilidad de que el proyecto se esté retrasando. O bien, para centrarse en tareas con mayor prioridad si las circunstancias lo requieren.

Línea base

La línea de base es una herramienta que se incluye en la mayoría del software avanzado para gestión de proyectos. Con ella, puede ver cuando su proyecto se desvía del plan inicial y en qué exactamente se difiere. Básicamente, esta herramienta sirve como punto de referencia para medir el desempeño real frente a las expectativas.

Plataforma colaborativa

En la mayoría de los casos, un proyecto es un empeño que implica la participación de más de una persona. Por eso, es importante asegurarse de que la comunicación sea lo más fluida posible entre todas las partes y a lo largo de todas las etapas del ciclo de vida del proyecto. 

Hoy en día, se hace cada vez más raro encontrar un trabajo en que los documentos se intercambien en archivos por correo o grabados en un dispositivo, que se hagan reuniones o presentaciones sobre conceptos que todos pueden ver en un instante. Todo eso es posible gracias a las tecnologías modernas, y plataformas colaborativas que sincronizan todas las actividades del proyecto y su información en tiempo real. 

Cabe mencionar, que un programa de gestión de proyectos profesional incorpora todas estas herramientas para facilitar el trabajo en cada etapa del ciclo de vida de un proyecto. Un buen ejemplo es programa de diagrama de Gantt GanttPRO que no solo ofrece una de las mejores diagramas de Gantt en el mercado, sino que también:

• Ayuda a elaborar la edt de un proyecto al instante
• Calcula la ruta crítica automáticamente
• Permite crear líneas base 
• Ofrece la combinación perfecta de opciones de colaboración con las posibilidades de gestión para que nadie se distraiga pero todos estén bien informados

Ciclo de vida de un proyecto: ejemplo

Para ver el modelo de ciclo de vida de un proyecto, vamos a poner como ejemplo la organización de una conferencia internacional en todas las etapas de su ciclo de vida. 

Qué es lo que se hará en la etapa de iniciación:

• Se formulan los objetivos del proyecto
• Se estudia el problema. ¿Cuál es el público objetivo y para qué se organiza la conferencia? 
• Se desarrolla el concepto y propósito de la conferencia
• Se prepara la justificación económica
• Se buscan las vías de financiación y los colaboradores potenciales
• Se preparan los documentos necesarios

Una vez que terminamos con la primera de las etapas del ciclo de vida de nuestro proyecto, pasamos a la fase de planificación. Aquí nos ocupamos de: 

• Hacer una lista definitiva de todas las partes interesadas: colaboradores, clientes, contratistas, expertos.
• Desglosar el proyecto en partes manejables (invitación de participantes y expertos, búsqueda y reserva del sitio, instalaciones, diseño, materiales, etc.) y elaborar un cronograma claro para cada una de las etapas.
• Formar un equipo y asignarles tareas.
• Definir los problemas que pueden ocurrir y estipular soluciones alternativas para solucionarlos en caso de que ocurran.

Después de la etapa de planificación, viene la etapa de ciclo de gestión de proyecto más estresante, la ejecución. Aquí es donde el equipo y el gerente ponen en marcha todas las ideas desarrolladas en etapas anteriores. En nuestro ejemplo de ciclo de vida de un proyecto relacionado con organizacion de una conferencia, las actividades en general serían:

• Trabajos preparatorios (buscar el lugar; negociar las condiciones y los costes; preparación de materiales; elaboración del programa de la conferencia; composición de la lista de participantes e invitación; inscripción de los participantes; logística; promoción del evento).     
• Trabajos en el lugar (instalación de equipo requerido; preparación de las salas y puntos de catering; provisión de materiales para los participantes; capacitación del personal, etc). 
• Trabajos el día de la conferencia

A todo esto, a lo largo de todas las actividades el gerente del proyecto lleva control de cada aspecto en particular y del proceso en general. Esta es la etapa de control del ciclo del proyecto.  En caso de cualquier problema o emergencia, el gestor debe estar preparado para solucionarlo lo más rápido posible, conseguir la aprobación de cambios e implementarlos de manera oportuna.   

Al terminar la conferencia llega la etapa de finalización del proyecto. Las actividades en este ejemplo son:

• Recolección de retroalimentación de los participantes
• Análisis de los procesos para las mejoras de futuros eventos parecidos u del uso del presupuesto 
• Cierre de todos aspectos financieros
• Preparación de informe final

Ahora que conoce el concepto de ciclo de vida de un proyecto, es hora de aplicar los conocimientos en la práctica. Inicie su proyecto en el programa de gestión de proyectos GanttPRO, y verá lo fácil y agradable que puede ser la gestión del ciclo de vida de un proyecto.

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