Del caos a la claridad: cómo gestionar varios proyectos simultáneamente en GanttPRO

A medida que aumenta el número de proyectos y se acercan las fechas límite, los gestores necesitan una herramienta online fiable que les permita transformar el caos en claridad.

Si también busca una solución potente para gestionar varios proyectos simultáneamente, GanttPRO es una excelente opción.

Los equipos de todo el mundo valoran su gran flexibilidad y transparencia.

En este artículo analizamos las funciones de este potente software de diagramas de Gantt online, diseñado para gestionar varios proyectos de forma eficaz.

Contenido:

• Gestionar varios proyectos por separado.
• Gestionar varios proyectos en carteras desde un solo lugar.

Una de las principales ventajas de GanttPRO es la posibilidad de reunir varias actividades en un único espacio fácil de gestionar. Esto significa que puede controlar todos los proyectos, tareas, fechas límite, recursos y avances sin tener que cambiar entre decenas de ventanas.

Además, visualizar toda la cartera de proyectos permite tomar decisiones más rápidamente e identificar los riesgos a tiempo. Este enfoque ayuda a aumentar la eficiencia de los equipos y hace que el trabajo en los proyectos sea más predecible.

Puede consultar los planes de precios de GanttPRO disponibles aquí.

La posibilidad de gestionar varios proyectos simultáneamente suele atraer a equipos grandes y gestores con experiencia. Sin embargo, si está dando sus primeros pasos en este tipo de actividad y quiere conocer mejor GanttPRO, le recomendamos leer los siguientes artículos del blog:

• Cómo configurar su proyecto en GanttPRO: tutorial paso a paso.
• Consejos y trucos para sacar el máximo partido a GanttPRO.
• Las 10 funciones de GanttPRO que más valoran los gestores de proyectos y los equipos.
• 6 casos de uso de GanttPRO que más valoran los usuarios.
• Qué puede hacer en GanttPRO durante la prueba gratuita.
• Cómo utilizar GanttPRO para gestionar recursos.

Ahora veamos en detalle cómo gestionar varios proyectos en GanttPRO.

Gestionar varios proyectos por separado

No todas las plataformas modernas de gestión de proyectos permiten trabajar profesionalmente con varios proyectos y tareas al mismo tiempo. GanttPRO permite hacerlo sin dificultades.

La función principal del software es un práctico diagrama de Gantt online, una herramienta visual fiable para planificar y gestionar proyectos. Muestra tareas, dependencias, hitos, fechas límite y rutas críticas.

Crear proyectos desde cero en esta herramienta es un proceso sencillo y rápido que no requiere conocimientos especiales.

Para empezar, regístrese con su dirección de correo electrónico o con un perfil de Microsoft, Google, Facebook o LinkedIn. Si ya utiliza GanttPRO, simplemente inicie sesión en su cuenta.

Después, realice estos sencillos pasos:

• Haga clic en el botón Crear nuevo proyecto, situado en la esquina superior izquierda de la página. Allí encontrará dos opciones: Crear nuevo proyecto y Crear cartera de proyectos.
• Seleccione la primera opción (volveremos a la segunda opción un poco más adelante) y complete los datos necesarios en la ventana de configuración que aparecerá.

Además de crear un proyecto desde cero en GanttPRO, puede utilizar plantillas de diagramas de Gantt listas para usar, que abarcan numerosos sectores y ámbitos. También puede importar un proyecto terminado o parcialmente completado desde una fuente externa, como Excel, Jira Cloud o MS Project.

También es posible guardar su proyecto y utilizarlo más adelante como plantilla personal.

Para recordar toda esta información, vea el siguiente vídeo breve sobre cómo crear proyectos en GanttPRO.

Una vez creado el proyecto, puede empezar a trabajar en él y aprovechar al máximo las funciones del software de diagramas de Gantt.

En primer lugar, puede utilizar las configuraciones disponibles para personalizar el proyecto y optimizar el flujo de trabajo de su equipo con el fin de mejorar la eficiencia.

GanttPRO permite crear un número ilimitado de tareas en su proyecto, dividirlas en partes más pequeñas y organizarlas mediante una práctica estructura de desglose del trabajo. También puede establecer dependencias, añadir fechas límite, asignar tareas a recursos y realizar muchas otras acciones.

El software permite mantener todos los recursos del proyecto bajo control. Puede saber quién está trabajando en cada tarea, cuándo está disponible y cómo afecta esto a las fechas límite.

También dispone de un conjunto de funciones avanzadas de colaboración en equipo. Estas permiten conectar a los miembros del equipo y a todas las partes interesadas, lo que influye positivamente en los resultados del trabajo.

Así valora las funciones del software Fernando Guillen, uno de los usuarios de GanttPRO:

Por supuesto, esta es solo una breve descripción de las numerosas funciones de GanttPRO. Pero lo más destacable es que todas ellas pueden utilizarse en varios proyectos simultáneamente.

En GanttPRO, puede visualizar todas sus iniciativas en un único espacio práctico y gestionarlas por separado.

Para hacerlo, solo tiene que abrir la sección Proyectos, situada en la esquina superior izquierda de la página.

Esta sección ofrece una visión completa de todos los proyectos en los que está trabajando y muestra datos en tiempo real, como el nombre del proyecto, su estado, el progreso y mucho más.

Solo necesita un clic para acceder a cualquier proyecto y continuar gestionándolo.

GanttPRO permite abrir rápidamente cualquiera de sus otros proyectos y trabajar en ellos en cualquier momento. Todos los cambios se muestran a todo el equipo en tiempo real, por lo que nadie se pierde las actualizaciones importantes. Esto significa que puede trabajar en varias iniciativas en paralelo.

Por ejemplo, abre su proyecto «Estrategia anual de producto» para añadir una nueva subtarea llamada «Estudio de mercado» a la tarea «Ideas». Establece fechas límite para esta subtarea, asigna nuevos responsables y deja comentarios.

Después, puede abrir fácilmente otro proyecto desde la sección Proyectos. Puede ser «Innovaciones y tendencias», donde quiere destacar hitos importantes, asignar recursos y eliminar a dos empleados que fueron despedidos la semana pasada.

A continuación, puede pasar al siguiente proyecto y así sucesivamente.

Cabe añadir que, mediante el botón de tres puntos situado a la derecha del proyecto correspondiente, puede archivarlo, fijarlo o eliminarlo.

Pero eso no es todo, porque GanttPRO ofrece otra forma más profesional de gestionar varios proyectos simultáneamente.

Gestionar varios proyectos en carteras desde un solo lugar

GanttPRO es ampliamente reconocido como un software líder en gestión de carteras de proyectos. Ofrece una visión general de tantos proyectos como necesite en un único lugar centralizado.

Puede supervisar simultáneamente el progreso, el estado y el rendimiento de sus proyectos, con acceso a información detallada sobre cada uno. Con una gestión de carteras de proyectos tan eficiente, su equipo podrá obtener resultados rápidamente y ahorrar tiempo para controlar más iniciativas.

Una ventaja especialmente importante es que aquí puede controlar no solo las tareas y los responsables, sino también el presupuesto de los proyectos y todos los recursos implicados.

Estas son las impresiones de Dan Ginn, autor de reseñas en Cloudwards:

Crear una cartera en GanttPRO también es un proceso sencillo que solo lleva unos segundos.

Sin embargo, asegúrese de que haya proyectos en su cuenta. De lo contrario, no podrá crear una cartera.

Tiene dos formas de hacerlo:

• Haga clic en el botón Crear nuevo proyecto, situado en la esquina superior izquierda de la página, y seleccione Crear cartera de proyectos.
• Abra la sección Carteras en la barra lateral izquierda. Después, haga clic en + Crear cartera.

Aparecerá una ventana donde podrá introducir el nombre de su cartera y seleccionar los proyectos que quiere incluir en ella.

GanttPRO permite crear tantas carteras como necesite.

Una vez creadas, podrá visualizar todas sus carteras reunidas en un solo lugar.

Así es como puede verse.

Si necesita abrir una cartera concreta, simplemente haga clic en la carpeta correspondiente.

Al colocar el cursor sobre cualquier carpeta de cartera y hacer clic en los tres puntos, aparecerán las siguientes opciones:

• Cambiar el nombre de la cartera.
• Fijarla o desfijarla para acceder rápidamente a ella desde la barra lateral izquierda.
• Eliminarla rápidamente.

En cada cartera encontrará seis pestañas que le ayudarán a realizar un seguimiento de sus proyectos.

La primera pestaña que aparece de forma predeterminada es Proyectos.

A continuación, encontrará una breve descripción de todas las pestañas:

• Proyectos. Esta pestaña muestra todos los proyectos de la cartera con sus métricas correspondientes, como el nombre, el estado, el progreso, la fecha de inicio, la fecha de finalización y el propietario. Al hacer clic en el botón de tres puntos situado a la derecha del nombre de cada proyecto, puede elegir entre dos opciones: ir directamente al proyecto o eliminarlo de la cartera.
• Diagrama de Gantt. Esta pestaña ofrece información similar a la que aparece en la vista de diagrama de Gantt de cada proyecto individual. Sin embargo, muestra todos los proyectos de la cartera a la vez, lo que permite obtener una vista combinada de los datos. Aquí puede resaltar las tareas atrasadas, mostrar las rutas críticas, seleccionar campos estándar y personalizados, utilizar filtros, configurar los parámetros de zoom y exportar datos. También es posible expandir o contraer proyectos y tareas de resumen según el nivel de detalle que necesite.
• Lista. Esta pestaña también permite acceder a las tareas de todos los proyectos de la cartera seleccionada, pero en formato de lista. Además, puede resaltar tareas atrasadas, añadir y ocultar campos estándar y personalizados, utilizar filtros y exportar una lista de tareas.
• Carga de trabajo. Esta pestaña permite controlar y gestionar la carga de trabajo de los recursos que participan en los proyectos de la cartera. Puede elegir el modo de visualización de la carga de trabajo (horas, tareas o porcentajes), definir intervalos de fechas personalizados, utilizar filtros, ajustar el nivel de zoom y exportar los datos de carga de trabajo.
• Personas. Esta pestaña permite gestionar a los miembros de la cartera. Puede elegir entre los miembros del equipo ya invitados. Sus funciones en la cartera dependen de los permisos que tengan en los proyectos incluidos.
• Panel de control. Aquí encontrará información sobre las tareas y los datos principales de los proyectos clasificados por estado, los hitos por estado y los hitos por fecha.

Cada pestaña ofrece un nivel de detalle diferente. Sin embargo, todas permiten a los gestores y equipos consultar los datos de los proyectos desde distintas perspectivas.

Por ejemplo, así puede expandir un proyecto dentro de la pestaña Diagrama de Gantt.

Puede ver varios proyectos contraídos y uno expandido con tareas, subtareas y otros datos.

Si quiere obtener una visión completa de un proyecto concreto, puede expandirlo en la tabla y aumentar aún más el nivel de zoom de la línea de tiempo. Así podrá visualizar y gestionar incluso los detalles más pequeños del proyecto.

Como ventaja adicional, GanttPRO permite compartir el acceso a las carteras de proyectos. Incluso puede compartirlas con personas externas a su equipo que no tengan una cuenta de GanttPRO.

Esta función resulta especialmente útil cuando necesita proporcionar información sobre los proyectos a la alta dirección, clientes, socios y otras partes interesadas.

Dentro de la sección Carteras, haga clic en el icono Compartir enlace, situado en la esquina superior derecha. Esto le permitirá compartir su diagrama de Gantt.

Además, puede compartir un enlace público de la vista de tablero. En este caso, dispone de las mismas opciones que al compartir un diagrama de Gantt.

Puede generar un enlace sin ninguna configuración adicional o aplicar algunas de ellas, o todas.

Eso es todo.

Gestión eficaz de varios proyectos con un potente software de diagramas de Gantt

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La gestión eficaz de varios proyectos requiere transparencia, coordinación y un control oportuno de todos los procesos de trabajo.

Cuando un equipo trabaja en varias tareas al mismo tiempo, es fundamental tener una visión general, cambiar rápidamente entre proyectos y responder a los cambios a tiempo. La posibilidad de visualizar una cartera de proyectos en una sola herramienta permite reducir el tiempo dedicado a tareas rutinarias y centrarse en los resultados.

Con GanttPRO, puede planificar y organizar tantos proyectos como necesite y mantener todas las tareas y prioridades bajo control.

Pruebe este potente software de diagramas de Gantt para gestionar varios proyectos simultáneamente sin caos ni pérdidas.