La carga de trabajo y su gestión

¿Cuál es la preocupación más común en el mundo de los negocios? ¡Hay demasiadas!, dirá. Bueno, es cierto, pero veamos ahora las prioridades contrapuestas y los recursos limitados. Como gerente, debe pensar constantemente en la mejor manera de distribuir las tareas para maximizar tanto la eficiencia a corto plazo como el éxito a largo plazo. Exploremos en este artículo la gestión de la carga de trabajo y cómo puede ayudarle a priorizar tareas, delegar de manera eficaz y fomentar un entorno de productividad sostenible.

Una gestión de la carga de trabajo eficiente ayuda a:

• Entregar el proyecto dentro de los plazos y estimaciones de gastos definidos en el plan de proyecto. 
• Distribuir la carga de trabajo y los recursos de manera óptima a los expertos adecuados y en la cantidad adecuada y aumenta el ROI de este modo.
• Crear un entorno de trabajo equilibrado, reducir la presión y las horas extra y, por tanto, aumenta la satisfacción, la retención del personal y la productividad en el trabajo.

Cómo gestionar la carga de trabajo

Estos son los pasos principales para planificar, distribuir y gestionar la carga de trabajo en un proyecto o actividad.  

1. Defina el alcance de trabajo 

Para poder asignar las tareas correctamente y distribuirlas entre las personas responsables, es imprescindible tener una lista de las actividades. Partimos del alcance del proyecto y la lista de actividades dentro del plan de proyecto.  

A continuación, es necesario crear una estructura de desglose del trabajo (EDT). Es decir, descomponer las actividades generales en tareas más específicas y manejables. Es mucho más fácil asignar las tareas así, y también ayuda al equipo a entender exactamente qué debe hacer y cuándo.

🔗 Vea cómo hacer la estructura de desglose de trabajo.

Supongamos que esta trabajando en el desarrollo de un sitio web.  Entonces, comenzaría definiendo las etapas del proyecto:

• Planificación
• Diseño
• Desarrollo 
• Pruebas
• Lanzamiento
• Actividades posteriores al lanzamiento

Y continuaría con las actividades especificas. La EDT final se vería así:

2. Planifique la capacidad para evitar la carga excesiva de trabajo

La planificación de la capacidad es un componente esencial en la gestión del trabajo. Es así porque permite evaluar de antemano si los expertos que desea incluir en el proyecto disponen del tiempo y los recursos necesarios para contribuir de manera efectiva.

Es importante recordar que, en la mayoría de los casos, el equipo no está dedicado exclusivamente a un solo proyecto. Algunos o todos los miembros pueden estar involucrados en otras iniciativas, por lo que es fundamental ver su nivel de ocupación general.

Comience por identificar y consolidar todos los proyectos actuales y previstos, para así tener una visión clara de la capacidad disponible de cada participante. Esto le permitirá, como gerente, asignar tareas de manera realista y asegurarse de que sean viables y manejables para cada miembro del equipo.

A la hora de planificar la carga de trabajo es necesario considerar varios factores, como:

• Su horario personal, incluyendo días y horas de trabajo habituales.
• Periodos de vacaciones planificados.
• Otros proyectos y tareas en los que ya estén involucrados.
• Actividades adicionales como formaciones, viajes de trabajo y reuniones.

Además, es importante recordar que la implementación de un proyecto a menudo conlleva imprevistos, ajustes y tareas adicionales que no siempre se pueden anticipar. Para evitar sobrecargar, deje un margen de tiempo para este tipo de contingencias. Es muy importante para minimizar las desviaciones en el proyecto.

3. Distribuya la carga de trabajo entre el equipo 

Una vez que tenga el alcance del trabajo y haya evaluado la capacidad del equipo, puede pasar a la  asignación de tareas. Es importante tener en cuenta que no basta con conocer la disponibilidad de cada miembro. Es esencial también considerar sus habilidades y experiencia.

Cada persona aporta un conjunto único de competencias. Por ejemplo, en el proyecto de desarrollo de un sitio web, es posible que tenga un experto que cuenta con todas las habilidades técnicas necesarias, pero que no tiene mucha experiencia en un área específica. Por otro lado, otro miembro podría ser muy experimentado en el uso de una herramienta clave para el proyecto, aunque sus habilidades generales sean más limitadas.

Lo que queremos decir con esto es que es crucial ajustar las expectativas y las estimaciones de tiempo según el perfil de cada miembro. Al asignar tareas, recuerde equilibrar la carga de trabajo con las capacidades individuales.

4. Priorice actividades

Establecer prioridades en la gestión de la carga de trabajo es crucial para enfocar los esfuerzos en lo que realmente importa. Imagine que su equipo tenga una lista interminable de tareas sin una guía clara.  Algunos pueden sentirse abrumados y perder de vista los objetivos. Una lista de tareas ordenada le da a la persona un punto de partida para su trabajo y siempre sabrá qué hacer a continuación. 

Las técnicas de priorización que puede usar el gerente son:

• La  Matriz de Eisenhower y Método MoSCoW (categorizan las tareas en cuatro cuadrantes según su importancia y urgencia)
• Weighted Shortest Job First (primero el trabajo ponderado más corto)
• Método ICE (para proyectos de gestión ágil)
• Modelo Kano (si se trata de desarrollo de producto) 

5. Considere los recursos disponibles

Las personas no es el único recurso en el proyecto. También hay recursos materiales y financieros que tienen impacto en la completación de las tareas. La gestión de la carga laboral está entrelazada con la gestión de recursos.

Igual que el aumento de recursos puede reducir la carga, su reducción puede tener el efecto contrario. Un gerente debe supervisar el suministro de recursos, cómo se utilizan y si es necesaria alguna intervención.

6. Supervise la carga de trabajo

Como gerente tiene que estar atento a cómo va todo e introducir cambios si es necesario. Una baja, cambio de requisitos, o un problema imprevisto pueden afectar la dinámica en todo el equipo. Así que preste atención a controles periódicos para evaluar el progreso e identificar cualquier obstáculo mediante reuniones 1:1 y de equipo, e informes. 

7. Controle el tiempo dedicado a trabajo

Cualquier alteración en plazos y duración de actividades puede crear una sobrecarga de trabajo y enredar todo el sistema perfecto que haya planificado y asignado. La solución es el seguimiento del tiempo dedicado al trabajo.

El proceso es simple. Los trabajadores registran las horas que han tardado para completar una u otra tarea. Y los gerentes monitorean estos registros, analizan cómo emplean su tiempo los miembros del equipo y usan estos datos para distribuir mejor la carga de trabajo. 

Una hoja de registro de tiempo también muestra si el trabajador está sobrecargado y necesita ayuda, o al revés está a la espera de más tareas. 

Software que ayuda con la gestión de carga de trabajo

Una de las formas más eficientes y sencillas de gestión de trabajo es usando herramientas digitales. Las mejores herramientas de gestión de proyecto integran funciones de gestión de trabajo, con planeación de capacidades, seguimiento de tiempo y colaboración.

Una de estas herramientas es GanttPRO, una solución perfecta para realizar cualquier tipo de proyecto, y convertir la gestión de trabajo y la carga del equipo en una experiencia sencilla y agradable. Explicado brevemente, la gestión de carga de trabajo en GanttPRO se ve así.

• Comience creando un nuevo proyecto y agregando tareas con todos los detalles, como fechas límite, estimaciones, duración, prioridades, dependencias, etc.
• Agregue miembros del equipo y configure sus calendarios personales para realizar un seguimiento de su disponibilidad.
• Asigne tareas a los miembros del equipo.

• Una vez que asigne las tareas, simplemente necesita abrir la pestaña o sección Carga de trabajo. Allí puede ver en detalle la carga de trabajo para cada participante en todos los proyectos y obtener la perspectiva visual del estado de la carga de trabajo.

• Use los diagramas de Gantt para obtener una descripción general clara del progreso y los posibles cuellos de botella.
• Realice un seguimiento del progreso con paneles, informes de proyectos y otros indicadores de gestión a través de campos estándar y personalizados.

Gestión eficiente de la carga de trabajo

Aproveche las funciones de GanttPRO para distribuir el trabajo entre el equipo de manera óptima y evitar sobrecargas y gastos extra.

¡Pruebe sin compromiso!