Cómo se hace presupuesto de un proyecto: 8 pasos imprescindibles
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Cualquier tipo de proyecto, con muy pocas excepciones, necesita presupuesto. Y no hace falta recordar que el presupuesto, igualmente con pocas excepciones, siempre está limitado. Es por eso que la gestión de presupuesto de un proyecto entra en la lista de factores más importantes que definen su resultado.
La elaboración de presupuesto para un proyecto empieza en la primera etapa del ciclo de vida del proyecto y es una parte crítica en la planificación de un proyecto. En este artículo vamos a ver cómo hacer un presupuesto de un proyecto.
En particular vamos a ver:
- ¿Qué es presupuesto de un proyecto?
- ¿Por qué es importante planificar el presupuesto para un proyecto?
- ¿Cómo hacer un presupuesto de un proyecto?
- Ejemplo de presupuesto de un proyecto
¿Qué es presupuesto de un proyecto?
El presupuesto de un proyecto es la suma de los costes estimados de todas las actividades del proyecto que se requieren para su completación. En términos simples, es el total de dinero que necesita para completar el proyecto.
Aunque la elaboración de presupuesto para un proyecto empiece con su iniciación (muchas veces la propuesta de proyecto ya tiene que incluir la estimación de presupuesto general de un proyecto), es un proceso continuo. No basta con hacer una estimación y formalizarla. Después de la planificación viene el seguimiento, ajustes y actualización y análisis posterior.
¿Por qué es importante planificar el presupuesto para un proyecto?
- Para obtener la aprobación de proyecto
La primera razón es muy simple. Muchos proyectos se quedan como una propuesta si no hay un plan claro de los gastos que incurre. Para dar la luz verde a un proyecto la alta dirección, el departamento financiero, los inversores u otras partes interesadas, como clientes, por ejemplo, no solo necesitan saber lo que se logra al realizar el proyecto. También, tienen que estar informados de lo que va a costar el proyecto.
- Para reducir la probabilidad de estimación incorrecta
Según las estadísticas, 28% de proyectos fracasan por la estimación de costes incorrecta. Es importante dedicar tiempo y esfuerzos en la fase de planificación de presupuesto para estimar los costes del proyecto con más precisión.
- Para llevar el control
No solo es esencial planificar bien el presupuesto, sino también seguir como va evolucionando y controlarlo a lo largo del proyecto. De este modo puede comparar periódicamente los costos actuales con la estimación inicial y ajustar los gastos si es necesario. Y lo más importante no llegar al punto cuando el presupuesto se agote antes de que termine el proyecto.
- Para afrontar mejor los cambios
Sea el proyecto que sea, es imposible que no surja ningún cambio a lo largo de su implementación. Estos cambios pueden incrementar y, menos a menudo, reducir los costes. Al tener un plan de presupuesto de proyecto, podrá gestionar mejor estos cambios y ver cómo redistribuir los recursos para no exceder el presupuesto.
- Para hacer las estimaciones con más facilidad y precisión
Con cada proyecto que planifique y realice, podrá sacar conclusiones para las futuras estimaciones. De este modo el resultado será más simple y preciso.
¿Qué costos debe considerar en el presupuesto de un proyecto?
Costos generales
A nivel más global debe dividir los costos en dos categorías: costos fijos y costos variables.
Los costos fijos son aquellos que se establecen para el proyecto una vez y no cambian. Como ejemplo puede ser un servicio que tiene que contratar en cierta etapa y que tiene un costo fijo.
Los costos variables son aquellos que cambian en función de la actividad. Usando el mismo ejemplo, si tiene que contratar un servicio que cobra por hora, pero no está claro cuántas horas va a tomar el trabajo, esto se considerará un costo variable. Los costos variables necesitan más monitoreo.
Gastos en el proyecto
- Recursos laborales/ recursos humanos. Son los salarios de personas involucradas en el proyecto
- Recursos materiales. Son los suministros u otros elementos consumibles que se utilizan para completar las actividades del proyecto (equipo, máquinas, software).
- Gastos en investigación. Pueden ser informes y estudios que requiere el proyecto, bases de datos o investigación cuantitativa o cualitativa necesaria para arrancar o proceder con el proyecto.
- Gastos operativos. Son las operaciones secundarias que permiten realizar las actividades principales del proyecto.
- Gastos en servicios externos. En esta categoría entran auditorías, consultorías legales y financieras, agencias creativas, y cualquier otro tipo de servicio que se contrata aparte del equipo de proyecto.
- Gastos específicos del proyecto. Puede ser la capacitación del personal, los gastos en viajes, licencias particulares
¿Cómo hacer un presupuesto de un proyecto?
Gestión de presupuesto de proyecto
Planifique, obtenga los cálculos y controle el presupuesto en el software de gestión de proyectos GanttPRO.
¡Pruebe gratis!Métodos de elaboración de presupuesto para un proyecto
Aunque no existe una metodología en particular que pueda seguir para obtener una estimación ideal del presupuesto del proyecto, existen varios métodos que pueden estructurar y mejorar el proceso y la precisión.
1. Estimación ascendente (de abajo hacia arriba)
Con el método ascendente, se estima el costo de cada actividad y entregable que debe completarse en el proyecto. Después, todos estos costos se suman para obtener el costo total del proyecto. En efecto, es la estimación más precisa y, como resultado, obtiene un presupuesto detallado de un proyecto.
Sin embargo, esto también puede ser un inconveniente. Debe desarrollar una EDT de proyecto detallada con todas las actividades del proyecto y determinar todos los recursos necesarios, como personal, equipos y materiales para las tareas. Luego, tendrá que desarrollar las estimaciones comenzando desde el nivel más bajo de la EDT y subiendo y sumándolas por completo en un nivel más alto de la EDT, hasta cubrir todo el proyecto.
Si el tipo de su proyecto presupone o requiere una EDT detallada es una opción muy recomendable. De lo contrario, podrá ver que este método toma mucho tiempo, requiere la participación de muchas partes interesadas y todo debe hacerse en la etapa inicial. Además, puede ser complicado para los proyectos ágiles que no suelen ser muy detallados.
2. Estimación descendente (de arriba hacia abajo)
El método de estimación de arriba hacia abajo se utiliza cuando hay un presupuesto total fijo del proyecto que se conoce desde el principio. Y después se puede dividir aún más en partes más pequeñas. A diferencia del método de abajo hacia arriba, aquí el costo de las actividades se elabora una vez que existe una estimación general para todo el proyecto. Entonces, la EDT con una serie de actividades y entregables depende principalmente del presupuesto determinado.
La principal desventaja de este método es que es difícil estimar con precisión el presupuesto antes de desarrollar el plan de trabajo y el alcance. Por lo tanto, puede haber discrepancias o inconsistencias después.
Puede ser conveniente para la etapa muy inicial o plan estratégico de alto nivel, o para proyectos donde no es posible planificar con certeza todas las tareas y su duración y costo en la fase inicial. Los proyectos estandarizados también pueden beneficiarse de este método.
3. Estimación análoga
El método análogo, que es en cierto modo una variedad de estimación descendiente, utiliza los datos de un proyecto similar para estimar los costos del proyecto actual. Los gerentes de proyecto pueden ver los costos planificados y reales de los proyectos anteriores, sus alcances, duración, así como las mejores prácticas y obstáculos, y sacar inferencias de eso.
La estimación análoga es un método que ayuda a ahorrar tiempo y recursos. También es particularmente útil cuando la información sobre el proyecto es limitada. Y otro caso donde puede ser más que suficiente, es cuando por el carácter del proyecto no se requieren unas estimaciones precisas.
Uno de los principales inconvenientes de este método es que es menos preciso. Si bien los proyectos pueden compartir similitudes, cada proyecto es único. La fiabilidad de las estimaciones análogas depende de la similitud entre los objetivos y actividades del proyecto anterior y el actual. Por ello, es importante ajustar la estimación a las particularidades de cada proyecto.
4. Estimación paramétrica
A diferencia de la estimación análoga que extrae datos de proyectos anteriores similares, para hacer las estimaciones de presupuesto para un proyecto con método paramétrico, se utilizan datos disponibles públicamente. A base de estos datos se hacen cálculos estadísticos. También se pueden usar como base las variables de costo o datos puntuales de ciertas partes de proyectos específicos.
De este modo, una de las ventajas de este método es que es más preciso que el analógico ya que la toma de decisiones se basa en análisis estadístico de datos.
Los inconvenientes son que al ser basado en datos, necesita que sean de alta calidad. Tienen que ser cuantificables para poder realizar el análisis estadístico. Y los parámetros deben ser escalables para que se puedan hacer predicciones precisas.
5. Estimación de tres escenarios
El método de los tres puntos se utiliza tanto para estimar el tiempo como el costo de un proyecto. Se trata de tres estimaciones diferentes que generalmente se obtienen de expertos en la materia:
- ‘O’ – estimación optimista (el mejor escenario. Este es el costo esperado de la actividad si todo transcurre sin problemas y sin ningún impedimento)
- ‘P’ – estimación pesimista (el peor escenario. Este es el costo esperado de la actividad con todos los impedimentos posibles)
- ‘M’ – estimación más probable (el escenario más realista)
En base a estas estimaciones, se calcula la estimación promedia o media de los 3 valores con esta fórmula: (O + P + M) / 3.
Se considera un método preciso y la única desventaja es que igualmente la estimación toma tiempo.
Cómo hacer un presupuesto para un proyecto (ejemplo en GanttPRO)
Ahora que tenemos una comprensión clara de los métodos de presupuestación del proyecto y los tipos de costos que deben considerarse, es hora de ver cómo crear el presupuesto del proyecto. Veamos el proceso ascendente con el ejemplo del software de gestión de proyectos GanttPRO.
1. Definir la estructura de desglose de trabajo (EDT)
El primer paso es crear la estructura de desglose del trabajo (EDT). Entonces, en esencia, debe hacer el alcance del proyecto y dividirlo en partes más pequeñas: tareas, subtareas e hitos.
Si tiene una cuenta en GanttPRO, solo necesita crear un nuevo proyecto y agregar toda esta información.
El software creará la EDT automáticamente.
Si no tiene una cuenta, puede registrarse aquí.
2. Especificar los detalles de las tareas
Para poder estimar los costes, también necesita tener un calendario de actividades de proyecto con la duración de las tareas, y definir el trabajo que requieren, los recursos humanos y materiales.
En GanttPRO, puede introducir todos estos detalles en las configuraciones de cada tarea o directamente desde la tabla de proyecto.
3. Introducir los valores de costes
El siguiente paso es la asignación de recursos a las tareas. Aquí debe fijarse en el tipo de recurso (si es material o laboral, por ejemplo), el valor de coste que le corresponde (se paga por hora o por unidad), y el método de estimación de costo del que hablamos anteriormente.
En GanttPRO, puede agregar:
- costos por hora de los recursos laborales
- costos por artículo para recursos materiales
- costos fijos para los recursos que no se estiman ni en horas, ni en artículos, sino en un monto definido
4. Obtener los costos totales
Después de haber completado todos los pasos anteriores, podrá calcular los costos totales del proyecto. Para esto hay que sumar los costos que se habían estimado para cada tarea y luego sumar los costos de todas.
Puede calcular los costos de recursos laborales multiplicando la cantidad de horas de trabajo planificadas por el costo por hora de los trabajadores. Igualmente, puede multiplicar la cantidad de unidades de recursos materiales por su costo por unidad y sumando todo. Y por último sumarles costos definidos.
Si trabaja en GanttPRO, el software hará los cálculos de los costos totales automáticamente a base de los valores de costos introducidos.
5. Tomar en cuenta contingencias y costos extra
Independientemente de que si tenga o no tenga un plan de contingencias para su proyecto, debe considerar los riesgos más probables que pueden ocurrir y dejar ciertos márgenes en las estimaciones. Y no olvide de los impuestos en las estimaciones, ya que pueden elevar significativamente el presupuesto.
6. Obtener aprobación
Por último, en muchos casos es necesario que el presupuesto de proyecto se apruebe por las partes correspondientes: alta dirección, departamento financiero, clientes u otros.
En GanttPRO, puede exportar el plan de presupuesto para un proyecto en PDF o PNG, o compartir un enlace del plan como una imagen estática o dinámica, usando diferentes filtros y configurando el acceso al plan con una contraseña.
7. Hacer seguimiento posterior
La tarea no termina en la elaboración de presupuesto para el proyecto. Una vez puesto en marcha el proyecto, el presupuesto puede necesitar cambios y ajustes. Para detectarlos hay que controlar los gastos del proyecto. Además, el seguimiento del presupuesto fomenta un uso más eficiente de los recursos. Esto permite aprovechar el presupuesto y lograr mejores resultados con menos recursos.
8. Sacar conclusiones
Como cualquier tipo de plan, el presupuesto de un proyecto planificado es una cosa, y el actual es otra. Puede que se implemente sin ninguna desviación, puede que le sobren recursos al final de proyecto o puede que se exceda mucho.
De todos modos, a lo largo del proyecto y sobre todo al final tendrá que hacer una conclusión e informar a las partes interesadas sobre el uso de presupuesto en el proyecto. Las conclusiones le ayudarán a hacer estimaciones de presupuestos para los próximos proyectos.
GanttPRO le brinda la posibilidad de crear informes de proyecto con análisis de presupuesto en un clic a base de datos definidos para las tareas.
Aquí tiene el resumen de los 8 pasos.
Ejemplo de presupuesto de un proyecto
Como ya hemos indicado, no existe un esquema con un ejemplo de presupuesto de un proyecto que puede copiar y pegarlo. Cada proyecto está condicionado por sus características específicas, posibilidades y limitaciones. Por eso, lo más recomendable es desarrollar un por su cuenta.
No obstante, aquí puede ver algunos ejemplos de presupuestos de proyectos para diferentes industrias como un punto de referencia:
- Plantilla de presupuesto para construcción comercial
- Plantilla para planificar el presupuesto de una campaña de marketing
