Как Выбрать Инструмент для Управления Проектами: Советы Практикующего Тренера в ИТ-Академии
Управлять проектами тяжело. Не зря рынок предлагает множество различных книг, курсов, конференций, т.д., где каждый может ознакомиться хотя бы с базовыми принципами. Но это все теория. А где искать практические советы от опытных людей?
Частично облегчим вам задачу. Пообщались с Аленой Волчек – мастером бизнес-администрирования в сфере ИТ-проектов, тренером курса по управлению проектами, Senior Project Manager в компании по разработке программного обеспечения Belhard с опытом управления 7 лет, 2 из которых – тренером.
Кроме того, Алена помогала в разработке компании «МедиуМ», специализирующейся на продуктах и сервисах в области электронного здравоохранения; для Formatta — одного из лидеров на рынке кадрового консалтинга России — участвовала в разработке веб-приложений.
Алена рассказала о важности использования программ управления проектами онлайн, какими она лично пользуется и на какой функционал обращает внимание слушателей. В том числе, и на примерах своих реальных проектов.
— Чтобы довести любой проект в любой сфере до логического и качественного завершения, нужно сначала составить подробный его план. Именно подробный, потому что в управлении проектами не бывает незначительных деталей.
Менеджеру нужно грамотно рассчитать сроки, бюджет, риски, назначить на задачи членов команды, вовремя среагировать на изменения и многое другое. Если вы хотите получить продукт, который будет завершен вовремя и будет приносить прибыль, вам нужно уметь грамотно управлять процессами.
Какой инструмент считается базовым в управлении проектами?
— Базовой в теории и практике управления проектами считается диаграмма Ганта. Поэтому большинство эффективных инструментов в качестве иллюстрации задач, планов, графиков и проектов в целом используют именно этот вид диаграмм.
В чем ее явные преимущества? Она наглядно визуализирует всю информацию по проекту. Менеджеру больше не нужно полагаться на память, делать записи на всевозможных стикерах, в тетрадях, искать необходимую информацию в длинных цепочках писем. Достаточно просто создать задачу, задать ее начальные и конечные сроки и следить за прогрессом выполнения. Этот базовый функционал предлагает любой более-менее эффективный инструмент. Но даже эти возможности значительно упрощают процесс управления.
Могут ли проекты успешно завершаться без рисков?
— Тяжело найти проект, в котором не будет абсолютно никаких рисков. Непредвиденные ситуации случаются всегда, на всех этапах, и все они по-разному влияют на планы. По большей степени, влияют отрицательно, хотя, конечно, есть и позитивные ситуации. Неопределенности и риски воздействуют на длительность, прогресс, сроки, бюджет, участников и т.д.
Если предстоит длительный и сложный проект, без этой функции и вовсе не обойтись. Поэтому любой менеджер проекта должен учитывать все риски, чтобы избежать непредвиденных трат, затянутых сроков и ухудшения качества исполнения.
Пример: Mindjet.
Управление ресурсами — необходимый функционал?
— Удобно и практично, когда в инструменте помимо непосредственного управления задачами можно управлять ресурсами. Особенно ценна эта функция для тех, кому нужно не просто назначить ресурсы, но и просчитать их стоимость.
Задав стоимость одного ресурса, можно узнать, во сколько он обойдется, перерабатывает или же, наоборот, недорабатывает он на проекте. Все это позволяет эффективно распределять задачи и средства.
Таким образом, что дает эта функция? Вы четко знаете стоимость и занятость каждой единицы, а также всего проекта. Более того, обращайте внимание на инструменты, которые предлагают перераспределение ресурсов в зависимости от загруженности.
Пример: Wrike.
Насколько важно, чтобы в сервисе с диаграммой Ганта можно было устанавливать зависимости, контрольные события и критический путь?
— Как правило, задачи в проекте, будь он даже с одним участником, взаимосвязаны между собой. Задача № 1 может быть связана с задачей № 10 и т.д. Вариантов очень много, поскольку задания не существуют в изолированной друг от друга форме. Поэтому очень удобно, когда есть возможность связывать задачи, особенно если это делается в 1-2 клика. Большинство инструментов позволяет делать это с функцией drag-and-drop.
Критический путь соединяет все важные для проекта задачи, образуя таким образом последовательность. Функция позволяет увидеть, невыполнение каких задач негативно повлияет на проект. Это базовая возможность, хотя некоторые сервисы ее не предлагают.
Контрольные события, или вехи, нужны для того, чтобы менеджер обозначал важные для успешного завершения проекта моменты. Если контрольное событие достигнуто, значит, проект прошел важный этап, следовательно, он движется в правильном направлении. Если веха сдвигается, сдвигаются и сроки проекта.
Поэтому мой ответ — да, эти функции должны присутствовать в эффективном инструменте.
Пример: MS Project.
Проекты подразумевают командную работу. Что предлагают современные сервисы?
— Соглашусь, что большинство планов и графиков ориентированы на более чем одного исполнителя. Поэтому важно, чтобы в инструменте просто и легко можно было взаимодействовать с членами команды.
Какие возможности командной работы предлагают сервисы? Прежде всего, это комментарии или, скажем, прикрепление файлов исключительно внутри самого инструмента. Ведь в рамках проекта важно, чтобы никакая информация нигде не затерялась.
Однако на этом возможности командной работы не ограничиваются. Экспорт нужен, чтобы всегда под рукой иметь график. Возможность поделиться нужна для того, чтобы иметь быстрый доступ к плану с правом редактировать или просто ознакомиться. А еще некоторые сервисы позволяют просматривать историю изменений за весь период и отменять любое неправильное действие.
Пример: GanttPRO.
План-фактный анализ и прогнозы?
— Очень важные показатели, особенно на долгосрочных проектах. Что такое план-факт? Это сопоставление фактических показателей с запланированными, а также оценка и анализ выявленных отклонений.
Некоторые инструменты для управления проектами предлагают эту функцию, но не в полном объеме. Например, подсчет будет не автоматический, и пользователю придется все вносить вручную.
Без предварительной оценки и составления прогнозов не будет работать не один профессиональной менеджер проектов. Конечно, они осведомлены о техниках оценки и прогнозирования. Но ведь проще, когда всю работу за секунды может сделать инструмент.
Пример: MS Project.
Приятные бонусы
На что еще обращать внимание в инструментах помимо функционала? Прежде всего, на простоту работы и интерфейс. Если член команды может разобраться в планах и во всех возможностях без лишней траты времени, однозначно стоит попробовать управление проектом в таком сервисе.
Также намного удобнее работать с командой, если инструмент предлагает облачное решение. Менеджер и участники проекта могут в любой момент зайти в него, получить задания и внести изменения.
Подведем итог
Итак, что же важно в инструментах для управления проектами помимо базовых функций:
- Учет рисков;
- Управление ресурсами;
- Зависимости, критический путь, контрольные события;
- Командная работа;
- План-фактный анализ и прогнозы.
