La planificación administrativa es fundamental para el éxito de cualquier organización por muchas razones. Antes que nada, porque permite definir claramente los objetivos que forman base de cualquier actividad de la organización. También ayuda en la asignación de recursos, identificación y gestión de riesgos, control y seguimiento de progreso y en la toma de decisiones.
En este artículo vamos a repasar los tipos de planeación administrativa con los datos básicos que tiene que saber para realizar cada uno de ellos.
¿Qué es planeación en la administración?
La definición de planeación en la administración es muy simple. Es una actividad que consiste en establecer objetivos y determinar el curso de acción para alcanzarlos. Los principio de la planeación administrativa son los mismo que de cualquier proceso de planeación:
- Los planes deben ser coherentes y siempre estar alineados y tener en cuenta los objetivos y metas de la organización, así como otros planes.
- Deben tener un cronograma determinado y ser específicos, realistas y alcanzables, considerando las capacidades de la organización.
- Deberían servir de base, pero también permitir ajustes en caso de cambios imprevistos.
- Debe haber una estimación de los recursos necesarios para alcanzar los objetivos.
- Los planes deben incluir indicadores de desempeño relevantes, para medir su efectividad.
No todos los planes son iguales, de ahí existe una clasificación de planeación. A continuación presentamos cuales son los tipos de planeación más comunes.
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Crear el plan gratisTipos de planeación en la administración
Dentro del ámbito de la administración, existen diferentes tipologías de planeación que varían en cuestión de su propósito, alcance e impacto:
- Planificación estratégica
- Planificación táctica
- Planificación operativa
- Planificación de contingencia
- Planificación financiera
- Planificación de proyectos
Tipos de planeación: planeación estratégica
Definición: tipo de planificación que establece la visión y los objetivos de alto nivel a largo plazo de una organización.
Plazo: 3-5 años.
Elementos clave: declaraciones de misión y visión y Análisis FODA.
Dentro de todos los tipos de planes en administración, la planificación estratégica está en el nivel más alto, ya que describe la visión y los objetivos más ambiciosos y a largo plazo de una organización. Este tipo de planificación suele abarcar varios años y es fundamental para lograr la misión global de la empresa. Establece la dirección de la organización y proporciona una hoja de ruta para la toma de decisiones.
Paso 1. Analizar la situación actual
Realice:
- Análisis FODA
- Análisis financiero para evaluar el estado financiero actual.
- Análisis competitivo para identificar la situación del mercado y las oportunidades.
El análisis FODA implica identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas relacionadas con su organización. Al definirlos, podrá formular estrategias que aprovechen las fortalezas, aborden las debilidades, capitalicen las oportunidades y mitiguen las amenazas.
Paso 2. Definir misión y visión
La declaración de la misión debe articular claramente el propósito y el enfoque central de la organización, idealmente en una o dos oraciones. La declaración de visión, por otro lado, debe proporcionar una perspectiva a largo plazo y describir lo que la organización aspira a ser en el futuro.
Paso 3. Establecer objetivos a largo y corto plazo
Ejemplos de objetivos a largo plazo pueden ser alcanzar el liderazgo en el mercado (alcanzar una participación de mercado del 30% en la industria en los próximos cinco años); aumentar los ingresos (duplicar los ingresos anuales a 50 millones de dólares al final del año X; apostar por innovaciones (lanzar al menos cinco nuevos productos o servicios patentados que generen un mínimo de 10 millones de dólares en ingresos anuales en los próximos 5 años).
Los objetivos a corto plazo definirían una meta más inmediata. Por ejemplo, si pretendes aumentar los ingresos, un objetivo a corto plazo puede ser impulsar las ventas trimestrales en un 10% respecto al trimestre anterior. Si está ampliando su cartera de productos y se concentra en lanzamiento de productos, su objetivo a corto plazo puede ser introducir un nuevo producto o servicio en el mercado durante el próximo año. También puede ser aumentar la base de clientes en un 20% durante el próximo año.
Paso 4. Formular el plan estratégico
Cree planes de acción para cada objetivo y defina KPIs para monitorear el progreso. Si el objetivo es ampliar el liderazgo en el mercado, un ejemplo de KPI puede ser el porcentaje de participación de mercado; para el crecimiento de los ingresos: una tasa de crecimiento de los ingresos año tras año, etc. Puede ver aquí cómo hacer un KPI.
Paso 5: Asignar recursos
Para finalizar este tipo de planificación, asigna recursos económicos a cada plan de acción y distribuye responsabilidades a equipos o individuos.
No olvides interactuar con los actores clave en la etapa de planificación, para hacerla más precisa.
Obtenga más información sobre la planificación estratégica.
Tipos de planeación administrativa: planeación táctica
Definición: tipo de planificación donde los planes estratégicos se desglosan en iniciativas viables para departamentos o áreas funcionales.
Plazo: 1-3 años.
Elementos clave: objetivos con KPIs, planes de asignación de recursos.
La planificación táctica es un proceso de planificación a mediano plazo que se centra en un período de aproximadamente uno a tres años. Sirve como un puente entre la planificación estratégica de alto nivel y la planificación operativa diaria, definiendo pasos que hay que tomar para lograr objetivos estratégicos.
Paso 1. Revisar objetivos estratégicos y definir áreas clave
El plan táctico se basa en el plan estratégico. Por lo tanto, lo primero que debe hacer es repasar el plan estratégico de la organización y los objetivos y prioridades a largo plazo.
En base a eso, puede definir qué áreas funcionales son críticas para lograr estos objetivos. Y luego identificar proyectos o iniciativas clave que deben ejecutarse en el corto plazo.
Paso 2. Definir objetivos tácticos y KPI
Establezca objetivos SMART alineados con la estrategia general. Si su objetivo estratégico es expandirse en el mercado, un ejemplo de objetivo táctico puede ser realizar análisis competitivos trimestrales y ajustar las estrategias de marketing para aumentar constantemente la participación en el mercado.
Si se trata de crecimiento de ingresos, entonces el objetivo puede ser algo de tipo: implementar nuevos canales de ventas o campañas de marketing destinadas a un aumento de ingresos trimestral del 5%. Para una ampliación de la cartera de productos, un objetivo puede ser asignar recursos al departamento de I+D para el desarrollo de prototipos, centrándose en al menos un nuevo producto o servicio patentable anualmente.
No olvide establecer KPI para cada objetivo para medir la efectividad de los planes tácticos. Para los ejemplos mencionados, eso puede ser un aumento trimestral en el porcentaje de participación de mercado o la tasa de crecimiento de ingresos trimestral.
Paso 3. Evaluar los recursos
Una vez que haya terminado con los objetivos, calcule los recursos financieros y humanos necesarios para implementar planes tácticos.
Paso 4. Formular planes de acción
Un plan de acción en la planificación táctica sirve como una hoja de ruta detallada para lograr objetivos específicos a corto plazo que se alinean con metas estratégicas más amplias. Deben abarcar tareas y actividades que deben completarse, así como un cronograma con fechas de inicio y finalización, roles y responsabilidades de quienes lo implementan, y recursos.
Obtenga más información sobre el plan de acción.
Tipologías de planeación: planificación operacional
Definición: tipo de planificación que se centra en las tareas y operaciones diarias necesarias para cumplir con los objetivos estratégicos y tácticos de la organización.
Plazo: de 1 día a 1 año.
Elementos clave: plan de trabajo.
La planificación operativa abarca las actividades diarias de la organización y los objetivos a corto plazo. Los planes operativos generalmente se crean para un período de un año o menos y, a veces, se dividen en planes trimestrales o mensuales. A diferencia de los dos primeros tipos de planes, los planes operativos suelen ser muy detallados y describen tareas, flujos de trabajo y requisitos de recursos específicos para las actividades.
Paso 1. Revisar los planes de nivel superior
Comience revisando los planes estratégicos y tácticos de la organización para garantizar su alineación.
Paso 2. Establecer objetivos operativos y KPI
Siguiendo los ejemplos de objetivos estratégicos y tácticos mencionados anteriormente, para esta tipología de planes puede establecer objetivos y KPIs como:
- Completar un análisis de la competencia al final de cada mes (KPI: tasa de finalización del análisis) o actualizar las estrategias de marketing en función de los hallazgos dentro de la primera semana de cada nuevo trimestre (KPI: cambio trimestral en el ROI de marketing).
- Implementar una nueva campaña de marketing al final del primer mes de cada trimestre (KPI: tasa de conversión de nuevas campañas de marketing y ROI).
Paso 3. Revisar los recursos disponibles
Dado que los tipos de planificación administrativa como este requieren un enfoque mucho más detallado, deberá prestar más atención a la planificación de recursos. Así que, antes de proceder con la asignación de tareas, defina con qué presupuesto cuenta, personal disponible y otros recursos.
Paso 4. Desglosar los objetivos operativos y crear un cronograma
Cree una estructura de desglose del trabajo para cada plan o proyecto con tareas individuales y asígnelas a personas específicas. Haga la calendarización de actividades indicando las fechas de inicio y finalización, así como plazos e hitos, para poder seguir y ceñirte al calendario.
El uso de una técnica de planificación eficaz puede simplificar significativamente este proceso. Los diagramas de Gantt u otras herramientas ayudan a asignar recursos, encontrar obstáculos y trazar un cronograma de trabajo claro.
Paso 5. Formular el plan operacional
Recopile toda la información en un plan operacional integral.
Este tipo de planificación también requiere evaluación y consideración de riesgos y contingencias, un plan de comunicación (aunque sea un apartado)
Obtenga más información sobre la planificación operativa.
Tipos de planes en administración: plan de contingencias
Definición: tipo de planificación que describe protocolos y acciones a tomar en caso de situaciones de emergencia o eventos no planificados.
Plazo: inmediato a largo plazo.
Elementos clave: lista de contingencias y medidas.
Esta clase de planificación prepara a una organización para interrupciones o circunstancias imprevistas que pueden afectar su funcionamiento y la implementación de planes estratégicos, tácticos u operativos. Es útil ya que describe posibles respuestas y planes de respaldo para minimizar el impacto de las contingencias.
¿Cómo hacer estos tipos de planificación?
Paso 1. Definir el alcance
En primer lugar, es necesario delimitar claramente el alcance del proceso de planificación de contingencias. Esto ayudará a mantener el foco en áreas críticas. De lo contrario, puede volverse demasiado ambiguo e inútil.
Paso 2. Evaluar y clasificar los riesgos
Haga una lista de riesgos potenciales dentro del alcance definido. Pueden ser ciberataques, interrupciones en la cadena de suministro, fallas del sistema de TI, volatilidad del mercado, etc.
Luego, evalúe el impacto y la probabilidad de que ocurra cada riesgo. Cree una matriz de riesgos para priorizar los riesgos en función de su impacto y probabilidad. De esa forma podrá determinar qué riesgos requieren atención inmediata y planificación detallada y cuáles no.
Paso 3. Desarrollar respuestas
Céntrese en los riesgos principales e identifique respuestas apropiadas que puedan estar dentro del ámbito de la prevención, mitigación o adaptación. Los planes de acción concretos para los riesgos de mayor prioridad, que detallan los pasos, los recursos necesarios y los plazos, ayudarán a abordar las contingencias y disminuir su impacto.
También es beneficioso designar personas responsables de monitorear e implementar estas respuestas cuando sea necesario.
Paso 4. Formular el plan de contingencia
Por último, documente todos los elementos del proceso de planificación de contingencias en un plan integral.
Consulte el ejemplo de plan de contingencias para un plan particular.
Tipos de planes administrativos: plan financiero
Definición: tipo de planificación que establece presupuestos e incluye pronósticos y modelos financieros para guiar la toma de decisiones financieras de la organización.
Plazo: de corto a largo plazo.
Elementos clave: presupuesto y proyecciones.
Este tipo de planificación se concentra en los recursos financieros necesarios para cumplir los objetivos de una organización. Abarca la elaboración de presupuestos, la previsión, la inversión y la gestión de riesgos. El plan de negocio suele incluir el plan financiero general a largo plazo. Pero una vez que la empresa comience a operar, requerirá planes financieros periódicos separados.
Paso 1. Evaluar la situación financiera actual
Comience por compilar estados de resultados, balances y estados de flujo de efectivo. Calcule el patrimonio neto para comprender la situación financiera actual.
Paso 2. Definir objetivos financieros
Dentro de tus objetivos estratégicos y tácticos, siempre habrá ciertas metas financieras. Defínelos tanto para el corto como para el largo plazo.
Paso 3. Elaborar el presupuesto
Para ello, calcule los ingresos mensuales y anuales de todas las fuentes, así como enumere todos los gastos fijos y variables. Divida el presupuesto entre diferentes áreas. Además, tome en cuenta posibles contingencias.
Paso 4. Considerar las deudas
Un plan financiero integral tiene en cuenta los pagos de la deuda, ya que representan una parte importante de los gastos mensuales y deben cubrirse con cargo a un presupuesto general. Detalle todos los préstamos pendientes y otros pasivos.
Paso 5. Incluir otros detalles relevantes
Puede darse el caso de que su organización gaste parte de su presupuesto en inversiones y asigne activos entre acciones, bonos, bienes, etc. Esto también debería incluirse en un plan. Seguros, instrumentos legales y obligaciones fiscales también.
Paso 6. Formular el plan financiero
Por último, documente todos los elementos en un plan integral.
Tipo de planeación en administración: plan de proyecto
Definición: tipo de planificación que describe el alcance, los objetivos , las actividades y los resultados de un proyecto específico.
Plazo: de corto a largo plazo.
Elementos clave: listas de tareas, cronogramas, asignación de recursos, hitos.
El trabajo basado en proyectos es un enfoque común y eficaz en muchas industrias. Implica organizar el trabajo en proyectos distintos, cada uno con un objetivo, un cronograma y un conjunto de entregables de proyecto específicos. Por lo tanto, la planificación de proyectos es un tipo específico de planificación que tiene como objetivo conectar el resultado deseado y las actividades que ayudarán a lograrlo. Implica dividir un proyecto en tareas constituyentes, asignar recursos y establecer cronogramas.
Paso 1. Definir los objetivos y el alcance del proyecto
En primer lugar, articule claramente lo que el proyecto pretende lograr. Y qué está incluido o no en el alcance del proyecto. La planificación del proyecto no es la primera etapa del ciclo de vida del proyecto. A veces puede ir precedido de una propuesta de proyecto, por lo que puedes tomar esta información a partir de ahí.
Paso 2. Identificar las partes interesadas
Realizar análisis de partes interesadas para encontrar quiénes tienen interés en el proyecto o pueden participar en su implementación.
Paso 3. Desarrollar una estructura de desglose del trabajo (EDT)
Descomponer el proyecto en tareas más pequeñas que puedan medirse y completarse en el corto plazo. Proporcionar una estructura para el proyecto organizando las tareas en el orden de prioridades y dependencias entre ellas.
Paso 4. Crear un cronograma del proyecto
Si planea gestionar el proyecto con metodologías ágiles (marco Scrum o método Kanban, por ejemplo), es posible que no sepa las fechas exactas de inicio y finalización de todas las tareas. Sin embargo, muchos proyectos permiten establecer y planificar con antelación el cronograma de las actividades en el proyecto. Esto es particularmente relevante para proyectos con plazos críticos.
Paso 5. Planificar y asignar recursos
Identifique qué habilidades se necesitan para completar el proyecto y asigne tareas a los miembros responsables del equipo o a los contratistas. La asignación de recursos también incluye recursos materiales y financieros. Para este paso puede usar las herramientas para la planeación de capacidad.
Paso 6. Establecer presupuesto y costos
Calcule el costo de recursos, materiales y otros gastos para establecer el presupuesto del proyecto.
Paso 7. Evaluar los riesgos
Cada proyecto y actividad puede tener riesgos asociados. Documente todos los riesgos potenciales, como retrasos, sobrecostos y problemas de calidad. Y desarrollar estrategias para mitigarlos o gestionarlos. Esto ayudará significativamente a una mayor gestión de riesgos y al control del proyecto.
Paso 8. Formular el plan del proyecto
Compile todo en un plan de proyecto integral.
Mire cómo crear el plan de proyecto.
En conclusión, la planificación eficaz sirve de base para una gestión exitosa y ofrece una hoja de ruta para navegar por el complejo terreno de los objetivos organizacionales. Con más digitalización y automatización cada vez se vuelve un proceso más simple, gracias a diversos software de planificación, organizadores gráficos, y herramientas de control y seguimiento entre otras.
Recuerde que cada tipo de plan tiene un propósito único, pero todos están interconectados y trabajan en armonía para guiar las decisiones, asignar recursos y adaptarse al panorama empresarial en constante evolución.