Restricciones y limitaciones de un proyecto 

El éxito de un proyecto depende, en gran medida, de la capacidad del director del proyecto para actuar eficazmente dentro de ciertos límites. Estos límites están determinados por dos condiciones: las limitaciones y las restricciones.

Comprenderlas es fundamental, ya que definen lo que es realmente alcanzable. Cuando se ignoran o se interpretan mal, los proyectos tienden a sufrir por exceso de compromisos, expectativas incumplidas, incumplimiento normativo o corrupción del alcance.

En esta guía, exploraremos las restricciones y limitaciones en un proyecto para que puedas reconocerlas y gestionarlas de manera constructiva.

¿Qué son las limitaciones de un proyecto? 

Las limitaciones del proyecto son los límites internos, generalmente innegociables, que pueden afectar la planificación y la ejecución del proyecto. Generalmente provienen del equipo, de la empresa o del entorno del proyecto, y están relacionadas con los recursos y habilidades disponibles y las condiciones en las que se debe realizar el trabajo.

Veamos las limitaciones de un proyecto con ejemplos específicos. 

Ejemplos de limitaciones en un proyecto  

1. Limitación de tiempo en el lanzamiento de producto

Una empresa planea el lanzamiento de un producto nuevo específicamente para el Black Friday, una de las fechas de ventas más importantes del año. La fecha no se puede mover debido a que es fija. De este modo, el equipo debe gestionar correctamente las tareas y las prioridades para completar el proyecto a tiempo. 

💡 Para ver las tareas con máxima prioridad, identifique la ruta crítica. 

💡 Para gestionar las prioridades, cree una matriz de prioridades. 

2. Limitación financiera en un proyecto de TI

Un gobierno local quiere desarrollar un portal web público para los ciudadanos. Al tratarse de una entidad pública, lo más probable es que el presupuesto esté fijado para el año fiscal. Esta es una limitación financiera del proyecto. El equipo debe priorizar las funcionalidades esenciales y mantener el alcance dentro del presupuesto del proyecto original.

3. Limitación de recursos humanos en el proyecto de una startup

Una startup que quiere desarrollar un dashboard personalizado para análisis de datos solo cuenta con un desarrollador backend. Esta limitación puede afectar el ritmo de ejecución y debe tenerse en cuenta en la gestión de recursos del proyecto.

4. Limitación tecnológica en un proyecto 

Un cliente requiere integración con un sistema obsoleto. Esto representa una limitación tecnológica en un proyecto y puede afectar las herramientas y modelos que se pueden usar, la velocidad de finalización del proyecto y la complejidad de las pruebas.

6. Limitación de alcance en un proyecto 

Una ONG internacional quiere sacar una aplicación digital para sus oficinas locales, pero la financiación de los donantes está atada a la funcionalidad centrada en el seguimiento de métricas. Otras funciones no están financiadas. Esta limitación de alcance impide incluir módulos de programación o inventario en el proyecto de desarrollo de esta aplicación.

¿Qué son las restricciones en un proyecto?

Las restricciones del proyecto son límites impuestos externamente que provienen del entorno fuera del equipo del proyecto. Delimitan lo que se debe o no se debe hacer en un proyecto debido a directrices regulatorias, legales, contractuales u organizacionales.

Las restricciones no son negociables, y su incumplimiento puede tener consecuencias legales, financieras o reputacionales.

Los tipos comunes de restricciones en un proyecto son:

• Cumplimiento legal o regulatorio
• Obligaciones contractuales
• Restricciones ambientales o culturales
• Las políticas internas

Veamos las restricciones de un proyecto con ejemplos específicos. 

Ejemplos de restricciones en un proyecto 

1. Restricciones en un proyecto por cumplimiento legal o regulatorio 

Un proyecto que implique el desarrollo de una aplicación relacionada con la salud y que recoja datos de pacientes debe cumplir con normativas como HIPAA (en EE. UU.) o GDPR (en la UE). Esto requerirá estándares de cifrado, registros de acceso a los datos y flujos de consentimiento del usuario. No puede ignorar o eludir las restricciones de este tipo en el proyecto.

2. Restricciones en un proyecto por obligaciones contractuales

Un proyecto de TI para un cliente incluye una cláusula que establece que solo se puede usar Microsoft Azure para la implementación en la nube. Por lo tanto, no se puede usar AWS, por ejemplo, aunque sea más beneficioso para el proyecto.

3. Ejemplos de restricciones en un proyecto por aspectos ambientales 

En un proyecto de construcción turística en una zona forestal protegida la normativa prohíbe la tala de árboles y exige mantener una distancia mínima respecto de cursos de agua y hábitats sensibles. Igualmente, no puede ignorar o eludir esas restricciones. 

4. Ejemplo de restricciones por las políticas internas 

Si está implementando un proyecto en el sector bancario, tendrá que ejecutar una rigurosa verificación de seguridad, si utiliza el software de código abierto, ya que la política de seguridad interna del banco generalmente le prohíbe usarlo de otra manera.

Cómo identificar restricciones y limitaciones de un proyecto

Si aún se inicia en la gestión de proyectos o nunca lo ha hecho, puede que le cueste identificar esas restricciones y limitaciones. Aquí tiene algunas prácticas clave y su explicación.

Entrevistar a los stakeholders

Las entrevistas con los stakeholders son un método clave para identificar tanto limitaciones como restricciones en las primeras fases del proyecto. Durante estas entrevistas, debe recopilar información sobre:

• Qué debe lograr el proyecto

• Qué no se puede cambiar o sobrepasar

• Con qué debe cumplir el proyecto o qué debe evitar

¿Y a quién entrevistar? Pueden ser ejecutivos (para la disponibilidad de recursos), patrocinadores del proyecto (para presupuesto), usuarios finales (para entender el alcance), equipos de TI y seguridad (para limitaciones tecnológicas), responsables legales y de cumplimiento (para regulaciones y políticas), y departamentos financieros (para restricciones presupuestarias o contractuales).

Para identificar limitaciones, puede preguntar sobre fechas límite fijas o hitos clave, flexibilidad o límites del presupuesto, y herramientas o plataformas específicas que deben utilizarse.

Para identificar restricciones, indaga sobre normativas legales o estándares regulatorios que deban cumplirse, obligaciones contractuales específicas o políticas internas que no pueden ser ignoradas.

Revisar los contratos y declaraciones de trabajo

Los contratos y las declaraciones de trabajo son una de las fuentes más claras para identificar los límites de un proyecto que no son negociables. En estos documentos se especifica: 

• Qué está contractual y legalmente obligado

• Qué queda excluido o fuera del alcance,

• Dónde no hay flexibilidad en términos de tiempo, costos, tecnología, recursos o cumplimiento normativo.

En la declaración de trabajo, se pueden identificar entregables y funcionalidades, así como exclusiones explícitas o cláusulas de que están fuera de alcance. Los términos presupuestarios y de pago también dan indicios sobre precios fijos o límites financieros.

Además, suelen incluir fechas de entrega obligatorias u otras restricciones estrictas de tiempo, requerimientos tecnológicos específicos, y cláusulas relacionadas con cumplimiento, marcos de seguridad o estándares del sector.

Revisar las políticas y el cumplimiento

Las revisiones de políticas internas y de cumplimiento normativo también ayudan a identificar limitaciones del proyecto. Estas revisiones permiten detectar:

• Qué debe cumplirse debido a políticas internas (restricciones)
• Qué no puede hacerse por normas organizacionales o regulatorias (limitaciones)

¿Cuáles son las áreas comunes donde pueden encontrarse restricciones o limitaciones?
Por ejemplo, un proyecto puede estar obligado a utilizar servidores locales o en las instalaciones debido a leyes de protección de datos. También puede exigirse la verificación de antecedentes o procesos de precalificación para proveedores externos.

Revisar el historial 

Revisar la documentación de proyectos anteriores (informes con lecciones aprendidas, análisis,  evaluaciones de desempeño) también puede ayudar a identificar limitaciones y restricciones recurrentes.

Por ejemplo, si varios proyectos anteriores superaron sistemáticamente los plazos o presupuestos por el mismo problema interno, es posible que se trate de una limitación sistémica dentro del equipo u organización.

Herramientas para gestionar las restricciones y limitaciones de un proyecto

Acta de constitución del proyecto

El acta de constitución del proyecto es un documento clave que, en esencia, autoriza un proyecto y sirve para registrar formalmente todas las limitaciones y restricciones. De esta manera, podrá:

• Tener todas las restricciones documentadas y claras para todos.
• Establecer expectativas realistas con los patrocinadores, los miembros del equipo y los socios externos.
• Asegurar una comprensión común sobre lo que el proyecto puede y no puede hacer.

💡 Vea aquí cómo hacer un acta de constitución de un proyecto. 

Registro de supuestos y restricciones 

El Registro de supuestos y restricciones (Assumption and Constraint log en inglés) es un documento donde los gerentes de proyecto registran, monitorean y analizan los límites dentro de los cuales se debe ejecutar el proyecto. 

Generalmente se crea durante la fase de inicio y se va actualizando a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Incluye tanto limitaciones como restricciones (ambas consideradas límites en sentido amplio), así como supuestos, es decir, elementos en consideración que no han sido verificados aún.

Estos son los aspectos que normalmente se incluyen:

• Tipo: limitación, restricción o supuesto
• Categoría y descripción
• Origen: quién o qué lo identificó (interesado, documento, política, etc.)
• Impacto sobre el proyecto
• Estado del elemento: abierto, confirmado, revisado, eliminado
• Cómo se adaptará el proyecto o cómo cumplirá con esa condición

Estructura de desglose de trabajo (WBS/EDT)

La EDT de un proyecto es una de las técnicas de planeación que visualiza el desarrollo completo del proyecto. Por lo tanto, si se crea correctamente, ayuda a reconocer limitaciones y restricciones, e integrarlas estratégicamente en el plan del proyecto.

La idea es simple: al dividir un proyecto en componentes claros, se pueden identificar las restricciones (tiempo, costo, tecnología, recursos) antes de que comience la ejecución. De esta manera, se puede alinear el alcance con los límites en todas las etapas y niveles de trabajo.

💡 Aprenda cómo hacer la edt de un proyecto. 

Junta de control de cambios 

La Junta de control de cambios (o CCB de su nombre en inglés: Change Control Board) no es una herramienta en sí, sino un mecanismo organizativo, un grupo de personas responsables de revisar y evaluar los cambios dentro de un proyecto. A través de este proceso, se decide si las solicitudes de cambio son viables o no.

Generalmente, se compone por representantes de las áreas relevantes del proyecto, el gerente del proyecto, y también clientes y patrocinadores. Es más común en proyectos de gran envergadura o con alta complejidad.

Las revisiones del CCB ayudan a prevenir cambios no controlados que puedan ir en contra de las restricciones establecidas, protegen la línea base del proyecto y garantizan que los cambios sean evaluados a fondo en cuanto a su impacto.

Supongamos que, durante la implementación del proyecto, se requiere un recorte repentino del presupuesto. La tarea del CCB en este caso sería revisar el impacto de ese cambio sobre el alcance y la calidad, y priorizar qué se puede entregar dentro de esta nueva limitación financiera.

El proceso típicamente sigue estos pasos:

• Alguien del equipo del proyecto propone un cambio que afecta las limitaciones o restricciones existentes.
• El director del proyecto o el equipo realiza una evaluación del impacto de dicho cambio sobre las restricciones y la viabilidad del proyecto.
• El CCB evalúa formalmente la solicitud.
• La solicitud se aprueba, rechaza o aplaza.
• La decisión se registra y comunica a todos los interesados relevantes.

Registro de riesgos

El Registro de riesgos es una herramienta de gestión de proyectos para registrar, monitorear y gestionar las amenazas que podrían afectar los resultados y objetivos del proyecto.
Tanto las limitaciones como las restricciones suelen generar incertidumbre, y este registro permite al equipo identificarlas, analizarlas y prepararse para sus posibles impactos.

¿Cómo integrarlas en el registro de riesgos? Primero, identifique qué podría salir mal debido a esta limitación o restricción. Luego, documente el riesgo con la causa, el evento y el efecto. Después, evalúe qué tan probable es que ocurra el riesgo y cuál sería la consecuencia si llegara a suceder.

💡 Explore qué son los riesgos de un proyecto. 

Cómo el software de gestión de proyectos ayuda a gestionar limitaciones y restricciones

El software de gestión de proyectos es un imprescindible para identificar, rastrear y gestionar las limitaciones y restricciones a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Obviamente, no elimina los límites, pero les da visibilidad y ayuda a controlarlos y coordinarlos para trabajar de forma más eficiente dentro de los límites.

Veámoslo con el ejemplo de GanttPRO. 

1. Los diagramas de Gantt 

La vista de diagrama de Gantt interactivo en GanttPRO funciona como un organizador gráfico para presentar las tareas, sus dependencias y fechas límite. En proyectos con limitaciones de tiempo estrictas eso ayuda a:

• Controlar visualmente los hitos y recibir notificaciones de todas las fechas límite para cumplir con todos los plazos.
• Ver cómo los retrasos en una tarea afectan al resto del cronograma de actividades.
• Ver la ruta crítica y enfocarse en las actividades que no pueden retrasarse.

Esto es imprescindible para gestionar proyectos con plazos estrictos e interdependencias complejas.

2. Gestión de recursos y costes

Dentro de las funciones de GanttPRO para la gestión de recursos de proyecto, puede asignar personas y recursos a tareas específicas y controlar su carga de trabajo. De este modo, puede identificar sobrecargas o faltas de recursos humanos. 

También permite hacer el seguimiento del presupuesto por tarea o por proyecto, lo que resulta muy útil en proyectos con limitaciones financieras.

3. Planificación consciente

En la tabla te proyecto en GanttPRO, puede priorizar tareas y controlar su duración. Eso hace más fácil el ajuste de actividades afectadas por limitaciones de alcance o recursos y ayuda a adherirse a restricciones preexistentes.

4. Documentación y comentarios centralizados

Puede agregar las restricciones (por ejemplo, de que se debe usar una tecnología o método específico que se debe cumplir con el RGPD en la descripción de tareas. Aparte de eso puede agregar archivos adjuntos para centralizar toda la documentación respectiva y usar la sección de comentarios para aclarar siempre el contexto o cualquier otro aspecto.

5. Control de cambios 

GanttPRO incluye un historial de cambios, donde el equipo y los gerentes pueden verificar qué cambió, cuándo y quién lo hizo. Esto es útil para gestionar restricciones que evolucionan o responden a nuevos límites durante el proyecto.

6. Reportes y comunicación

La herramienta también permite generar informes y compartir el estado del proyecto con las partes interesadas a través de un enlace. De este modo, puede comunicar cómo las restricciones o limitaciones impactan los entregables y plazos actuales y mantener a todos informados. 

Planifique mejor. Controle más. Entregue a tiempo.

GanttPRO le ayuda a gestionar limitaciones, visualizar dependencias y cumplir sus objetivos sin complicaciones.

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