Guía completa para el inicio de un proyecto

¿Tiene una gran idea para un proyecto pero no sabe cómo empezar? Iniciar un proyecto puede parecer abrumador, pero si sigue los pasos adecuados, es bastante claro y manejable. En esta guía, le explicamos de forma sencilla y práctica cómo iniciar un proyecto para dar vida a esta idea de proyecto y que resulte en éxito.

¿Cómo iniciar un proyecto? 

Estos son los pasos para el inicio de un proyecto de negocio o de otro carácter: 

• Paso 1. Analizar la viabilidad del proyecto
• Paso 2. Identificar a las partes interesadas
• Paso 3. Establecer los objetivos del proyecto y los resultados clave
• Paso 4. Definir el alcance del proyecto y documentar los detalles clave
• Paso 5. Elegir un enfoque de gestión de proyectos adecuado
• Paso 6. Seleccionar las herramientas de gestión de proyectos
• Paso 7. Desarrollar un plan de proyecto detallado
• Paso 8. Calcular los costos y establecer un presupuesto
• Paso 9. Formar el equipo del proyecto y asignar responsabilidades
• Paso 10. Celebrar una reunión inicial del proyecto

¡Veámoslo en más detalle! 

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Paso 1. Analizar la viabilidad del proyecto

Antes de comprometerse con un proyecto, debe determinar si es práctico, viable y vale la pena llevarlo a cabo. ¿Cuáles son las preguntas típicas que debe abordar?

• ¿Qué problema resuelve el proyecto y cuáles son los beneficios o resultados esperados?
• ¿Existe una necesidad clara para este proyecto?
• ¿Hay competidores o proyectos similares (si es un proyecto externo)
• ¿Qué tendencias actuales pueden afectar el proyecto?
• ¿Tiene la tecnología, la infraestructura y la experiencia que requerirá el proyecto?
• ¿Cuáles son los costos estimados de implementación?
• ¿Cuál es el retorno potencial de la inversión del proyecto?
• ¿Cuáles son los mayores desafíos y riesgos externos e internos?
• ¿Tiene suficientes recursos?

Una vez que responda a todas estas preguntas, podrá establecer si el proyecto es factible o no y preparar la justificación del proyecto para continuar con los siguientes pasos.

💡 Aprenda cómo redactar la justificación de proyecto. 

Paso 2. Identificar a los stakeholders

Este paso es necesario para identificar a todas las personas que pueden tener alguna influencia, expectativas y participación significativas en el proyecto. Puede diferenciar a las partes interesadas para comprender mejor sus necesidades e intereses.

Por ejemplo, dividirlas en internas y externas. Las partes internas suelen ser los gerentes de proyecto o quienes lideran la ejecución del proyecto y los miembros del equipo que trabajan en las tareas del proyecto. Las partes interesadas externas pueden ser clientes y consumidores, proveedores, contratistas; el gobierno; inversores, etc.

Considere que no todas las partes interesadas tienen el mismo nivel de impacto o participación. Por lo tanto, cree un tipo de matriz dividiéndolas entre alto y bajo interés y alta y baja influencia. Esto ayudará a construir una estrategia de comunicación y participación.

Paso 3. Definir los objetivos de proyecto 

El objetivo del proyecto es algo que probablemente tengas en mente desde el principio. De lo contrario, no habrá ningún inicio del proyecto. Pero aquí tiene que definir claramente qué es exactamente lo que pretende lograr con ese proyecto.

Recuerda que un buen objetivo de proyecto debe ser específico, realista y orientado a los resultados. Tiene que proporcionar una idea clara de lo que se pretende lograr con el proyecto, cuál es su valor y cómo se ve el éxito.

💡Explore cómo redactar los objetivos de un proyecto. 

No olvide alinear los objetivos del proyecto con un plan estratégico del equipo/organización.

Paso 4. Definir el alcance del proyecto

En este paso, se define el alcance de un proyecto, es decir, lo que cubrirá y no cubrirá el proyecto. De esta manera, se asegura de que el proyecto tenga unos límites claros y reduce la cantidad de malentendidos y trabajo no planificado y evita la pesadilla de cualquier gerente de proyecto: la corrupción del alcance.

Por lo general, se fija en un solo documento llamado «Declaración del alcance del proyecto». Este documento aclara el propósito del proyecto, las inclusiones y exclusiones del alcance y las restricciones del proyecto como plazos fijos, topes presupuestarios, recursos limitados o requisitos regulatorios).

Paso 5. Elegir una metodología de gestión de proyectos adecuada

La metodología de gestión de proyectos adecuada define en gran medida la fluidez con la que se ejecuta el proyecto. Evalúe distintas metodologías y seleccione la que se adapte a la dinámica, los procesos y la estructura del  proyecto en cuestión. Estas son las opciones más habituales:

• Waterfall, donde cada etapa se completa de forma lineal y secuencial
• Metodologías ágiles que se centran en el progreso incremental, la adaptabilidad a los cambios en curso y la retroalimentación continua.
• Metodología Scrum y metodología Kanban, como parte del enfoque Agile
• Método Lean
• Gestión híbrida de proyectos que combina lo mejor de distintos modelos

📚 Una guía completa sobre cómo elegir una metodología para el proyecto.

¿Qué factores debes tener en cuenta al elegir el enfoque adecuado?

• ¿El proyecto tiene requisitos claros y bien definidos (Waterfall) o evolucionarán constantemente (ágil)?
• ¿Tiene plazos estrictos (Waterfall) o tendrá que adaptarse sobre la marcha (ágil)?
• ¿Tendrá una interacción limitada con las partes interesadas (Waterfall) o requerirá aportes continuos de ellas (ágil)?
• ¿Cuál es la experiencia del equipo en Agile, Waterfall u otro método?
• ¿Trabaja en un entorno altamente regulado (Waterfall) o tiene flexibilidad (ágil)?

Paso 6. Seleccionar una herramienta de gestión de proyectos

Si aún no utiliza ningún software de gestión de proyectos, debe plantearse incorporarlo. Aporta más claridad, estructura y rendición de cuentas a todas las etapas del proyecto. Además, agiliza todos los procesos relacionados con la planificación, ejecución, colaboración y control. 

Cada equipo y empresa puede requerir funciones específicas que sean relevantes para ellos. Pero, en general, estas son las características más demandadas:

• Programación de proyectos con diagramas de Gantt, hitos, etc.
• Posibilidad de asignar tareas, realizar un seguimiento de su progreso y otras métricas.
• Funciones de colaboración para compartir archivos, gestionar la comunicación y la documentación del proyecto.
• Funciones de gestión de recursos y presupuestos
• Informes y seguimiento del rendimiento

🏆 Explore la lista de las mejores herramientas de gestión de proyectos.

Paso 7. Preparar el plan de proyecto 

Todos los proyectos necesitan un plan al inicio, ya sea un plan formal con muchos detalles o simplemente una hoja de ruta del proyecto aproximada. Y no solo al inicio. Una vez que llegue a la fase de ejecución, sigue necesitando cierta estructura y un punto de referencia.

En caso de que esté trabajando en un plan detallado, comience con la EDT (estructura de desglose del trabajo). Tome las principales etapas o partes del proyecto y dividelas en entregables. Después, divida los entregables en tareas y subtareas específicas.

A continuación, indique el orden en el que se completarán las tareas estableciendo dependencias. Esto es fundamental si su proyecto sigue un flujo lógico específico en el que algunas tareas no pueden comenzar antes de que se completen otras (como cuando no puede probar el producto antes de que se haya creado). O cuando dos tareas deben comenzar al mismo tiempo.

Ahora que tiene las tareas y las dependencias, proceda a elaborar un cronograma de actividades. Establezca fechas de inicio y finalización para cada tarea, teniendo en cuenta los márgenes cuando sea necesario, y agregue hitos.

En los proyectos ágiles, los planes son flexibles e iterativos. Por lo tanto, en lugar de tener un cronograma fijo con fechas límite, puede crear una hoja de ruta de alto nivel que establezca fechas para la entrega de resultados clave. Por ejemplo, lanzamiento del producto mínimo viable, características, mejoras, etc. Luego, creará un backlog con tareas para cada iteración posterior.

El último paso es definir los indicadores del proyecto y los indicadores KPI que lo ayudarán a realizar un seguimiento del progreso y realizar la evaluación del proyecto en la etapa final. Puede establecer indicadores relacionados con el proyecto, como el cumplimiento del cronograma, el estado de finalización de las tareas o la variación del presupuesto. Muchas herramientas de gestión de proyectos mostrarán estos datos automáticamente a medida que avanza el proyecto.

Con un  software de gestión de proyectos puede configurar individualmente los indicadores que sean relevantes en su caso particular.

Paso 8. Estimar costos y establecer el presupuesto

Para asegurarse que tiene suficientes recursos financieros para completar el proyecto y mantenerlo rentable una vez que comience, debe estimar los costos y planificar el presupuesto.

Para asignar fondos de manera más eficaz, puede comenzar por dividir los costos del proyecto en categorías. Ponga los salarios y los pagos a contratistas y consultores en los costos de mano de obra. Cosas como materias primas, herramientas y software generalmente se consideran recursos materiales. También puede asignar presupuesto a otros fines, como capacitación o contingencias.

Para establecer el presupuesto de un proyecto, puede recurrir a diferentes tipos de estimación:

• Calcular cada tarea por separado y luego sumarlas para obtener los costos totales
• Establecer un presupuesto general y luego distribuirlo entre fases y tareas
• Predecir los costos en función de proyectos similares que haya realizado en el pasado
• Tomar escenarios de costos optimistas, pesimistas y más probables y calcular un promedio

📚 Guía completa de cómo hacer el presupuesto de un proyecto 

Paso 9. Formar el equipo del proyecto y asignar responsabilidades

Uno de los factores que también definirá el éxito del proyecto es el equipo que trabaja en él. Es fundamental contar con las personas adecuadas en los roles adecuados. Por lo tanto, el primer paso es decidir qué roles necesita el proyecto. Por ejemplo, analistas comerciales, ingenieros, diseñadores de UX, especialistas en marketing, contadores, etc. Al definir los roles internos, también puede ver qué roles tiene que externalizar.

¿Cuál es el siguiente paso una vez definidos los roles? Asignar estos roles a las personas en función de su experiencia, disponibilidad y carga de trabajo actual. Para ello, puede crear una Matriz RACI y asignar mejor las responsabilidades con su ayuda.

🔎 Mire cómo crear matriz RACI. 

Al utilizar una herramienta de gestión de proyectos para asignar tareas a los miembros del equipo, se asegurará de que cada tarea tenga un propietario responsable de su finalización oportuna y exitosa.

Establezca canales de comunicación donde el equipo pueda interactuar sobre las tareas del proyecto, monitorear el progreso y todos los datos relacionados con el proyecto.

Paso 10. Organizar una reunión inicial del proyecto

Buen trabajo, estás a un paso de comenzar tu proyecto. Por último, pero no por ello menos importante, realiza el proyecto inicial para presentarlo al equipo y a las partes interesadas, y analizar los detalles clave. Esta reunión te permitirá a ti y a tu equipo alinear los objetivos y resultados del proyecto antes de que comience realmente.

El objetivo principal de la presentación es transmitir por qué se inicia el proyecto, cuál es su valor y cuáles son los objetivos y criterios de éxito.

💡Explore cómo presentar un proyecto

El objetivo de esta reunión inicial es garantizar que al inicio del proyecto todos tengan la comprensión correcta del alcance y los entregables del proyecto, su papel en él y la forma en que se llevará a cabo y controlará el proyecto (procedimientos, actualizaciones de estado, canales de comunicación, programación de reuniones).

Inicio de un proyecto: ejemplo

Veamos un ejemplo de cómo iniciar un proyecto de implementación de un programa de fidelización en una tienda.

1. La viabilidad del proyecto

La tienda no tiene implementado un sistema para fidelizar a los clientes, lo que supuestamente afecta la retención. La implementación de un programa de fidelización ayudará aumentar la retención de clientes y la frecuencia de compras. Además incrementará las ventas.

En cuanto al mercado, hay un creciente interés en la personalización de las compras y programas de fidelización digital. Los competidores también tienen programas de fidelización, pero se van a elaborar unas recompensas personalizadas para diferenciarse

La tienda ya tiene con un sistema POS que se integrará con el programa de fidelización. Los costos de implementación se estima en unos €20000. Los primeros 6 meses se espera un ROI de proyecto negativo (-21%), lo que es común para un programa de fidelización. Sin embargo, en los años siguientes, se espera el ROI positivo de entre 30 y 50%.  

Existen algunos riesgos relacionados con la adopción del programa por parte de los clientes e integración con el sistema POS. Pero el equipo de marketing y TI tiene la experiencia y los recursos necesarios para solucionarlo.

2. Los stakeholders

Entre las partes de proyecto Internas implicamos al dueño del negocio, el equipo de marketing y ventas y el equipo de TI. Las partes externas son los clientes y los proveedores del sistema POS.

3. Los objetivos del proyecto

El objetivo general del proyecto es Implementar el programa de fidelización para aumentar la retención de clientes y las ventas en la tienda. Los objetivos específicos son:

• Aumentar la retención de clientes en un 20% durante los primeros 6 meses.
• Aumentará las ventas de clientes fidelizados en un 15% en el mismo período.
• Lograr que el 70% de los clientes utilicen el programa de fidelización de forma regular.

4. El alcance del proyecto

El alcance de proyecto Incluirá:

• Un sistema de puntos que los clientes acumulan por cada compra.
• Integración con el sistema POS actual.
• Capacitación al personal.
• Campañas de marketing y comunicación (publicidad offline y online, email).

El presupuesto se limitará a €20000 y el programa deberá lanzarse en 3 meses.

5. La metodología de gestión de proyecto

Para este proyecto elegiremos una metodología híbrida: 

• Waterfall para la parte técnica y de diseño. Es decir, para los entregables como elaboración del programa, su incorporación en el sistema POS, capacitación del personal y lanzamiento.
• Ágil para las operaciones de marketing y adaptación.

6. La herramienta de gestión de proyectos y el plan de proyecto

Usaremos GanttPRO para planificar el proyecto con un diagrama de Gantt, hacer la EDT, anotar tareas, fechas de entrega y asignar responsabilidades.

La vista de tablero y calendario nos permitirán trabajar después con los procesos iterativos. 

Para los KPIs podemos seleccionar:

• Número de clientes registrados.
• Porcentaje de clientes que utilizan el programa.
• Incremento en ventas de clientes fidelizados.
• Tasa de satisfacción de los clientes con el programa.

7. Los costos y el presupuesto

En cuanto al presupuesto, partiremos de un total de €20000 y desglosaremos los costes por etapas y tareas. Por ejemplo:

• Integración del sistema POS: €7000
• Materiales de capacitación: €1000
• Campañas de marketing (publicidad, anuncios): €8000
• Fondos para recompensas: €4000

8. El equipo y las responsabilidades

• Gerente del proyecto llevará la supervisión del proyecto y coordinará el trabajo.
• El equipo de TI se ocupará de Integración del sistema POS y pruebas.
• El equipo de marketing desarrollará las campañas de marketing y controlará los resultados.
• El personal de ventas completará la capacitación y explicará el programa a los clientes.

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