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Asana: características, ventajas y desventajas [2025]

Caracteristicas de Asana ventajas y desventajas

La búsqueda de un programa de gestión que sea beneficioso para su trabajo y se adapte a sus procesos no es una tarea fácil. Si está considerando Asana como una opción, en este artículo repasamos las características principales del programa, y las ventajas y desventajas de Asana.

Características de Asana

Asana es un software de gestión de proyectos que sirve como un espacio virtual de trabajo para organizar las tareas, desarollar diferentes tipos de planificación, colaborar en equipo, o para llevar a cabo proyectos por su cuenta. Aunque no tenga ninguna función que lo destaque de las herramientas similares, es un programa de gestión muy versátil que generalmente tiene unas reseñas muy buenas.

Vamos a repasar las características de Asana en más detalle.

Interfaz

La interfaz de Asana es muy agradable y atractiva. Como un gestor de tareas para las operaciones básicas en diferentes vistas parece bastante amigable e intuitiva. Para las gestiones más avanzadas, configuraciones de automatización, gestión de proyectos, ya tiene que invertir más tiempo en su aprendizaje. Eso lo respaldan las reseñas de los usuarios, que principalmente denotan que es un programa fácil de usar, pero que requiere bastante tiempo y esfuerzo en la incorporación de nuevos usuarios y configuración de procesos.

Aquí puede ver su interfaz cuando comienza a trabajar con una plantilla de plan de proyecto IT:

Gestión de tareas y proyectos

La aplicación principal de Asana es para la gestión de tareas y proyectos. Entre las posibilidades que ofrece no hay nada inusual. Puede:

Organizar el trabajo en proyectos
Crear tareas y asignarlas a la persona responsable
Establecer plazos para las tareas
Anotar objetivos si utiliza el método OKR.
Definir su prioridad, estado, u otros detalles en los campos personalizados
Conectar tareas relacionadas con dependencias

Una función curiosa, que quizás servirá para algunos es la posibilidad de aprobar una tarea con un ‘Me gusta’.

Parecido a las características de Smartsheet y las características de Monday.com, en Asana se puede dejar comentarios en los archivos adjuntos como imágenes y pdf.

Gestión de equipo

Para gestionar el equipo en Asana, tiene un apartado que se llama la Página del equipo. Allí, puede ver la información básica sobre el equipo, dejar mensajes y ver el calendario del equipo.

Los usuarios de planes Business y Enterprise tienen la posibilidad de gestionar la carga de trabajo de equipo. Esto se hace a través de portafolios. Es decir, para usar esta función, primero tiene que agregar el proyecto o grupo de proyectos a Portafolios. De allí, podrá ver la carga de cada miembro del equipo, ver el gráfico y reasignar tareas si el miembro de equipo está sobrecargado.

No es la mejor funcionalidad en comparación con otras herramientas de gestión de proyectos. Así que si consideramos las ventajas y desventajas de Asana, la funcionalidad de gestión de equipo y su carga de trabajo, definitivamente no entraría en la lista de las ventajas.

Colaboración

Asana no se olvida del trabajo colaborativo. Para ello, ofrece las funciones básicas que ayudan a organizar y llevar a cabo el trabajo en equipo. De este modo puede dejar comentarios en las tareas, mencionar a los compañeros.

Entre las características de Asana interesantes en cuanto a la colaboración y comunicación en equipo, está la posibilidad de crear y adjuntar en la app los mensajes de video. La integración del programa con el servicio de Vimeo, permite a los usuarios grabar mensajes de video cortos. De este modo, por ejemplo, puede enseñar un proceso en la pantalla, explicar o presentar algo y después incorporarlo a tareas, proyectos y comentarios.

Aparte de eso, es posible colaborar en tareas o proyectos con los invitados que son usuarios de las organizaciones sin dominios de email de la organización. Se supone que de esta manera puede dar acceso al proyecto a los clientes, contratistas y otras personas que no tengan el correo de su organización. Es un sistema un poco sofisticado, pero es posible.

Seguimiento de proyecto

Para llevar el seguimiento y control de proyecto, en Asana puede agregar, gestionar y rastrear los objetivos de su proyecto. Esta función es muy útil, ya que cualquier proyecto está basado en algún objetivo. Y una de las tareas claves es controlar que el proyecto esté yendo en la dirección correcta hacia este objetivo.

Además, en los planes Premium, Business y Enterprise, existe la posibilidad de agregar hitos de proyecto. Con ellos, puede marcar los puntos significativos y monitorear el progreso hacia estos puntos.

Por último, puede usar paneles para ver los gráficos y medir el rendimiento del proyecto, detectar posibles problemas y seguir el progreso.

Inteligencia artificial Al igual que muchas otras aplicaciones, desde 2023 Asana se ha centrado en integrar la IA en el proceso de gestión de proyectos. En 2024, Asana integró herramientas impulsadas por IA para el establecimiento de objetivos y la automatización del flujo de trabajo.

Hay funciones como proyectos inteligentes y programación automatizada que facilitan el inicio de tareas y la integración del calendario. Los usuarios también pueden contar con la IA para redactar los objetivos del proyecto y la capacidad de planificación. También hay algunas funciones para trabajar con las métricas del proyecto. En general, no es algo innovador, pero si eres un gran experto en IA, puedes suponer que Asana seguirá implementando nuevas posibilidades relacionadas con la IA en el futuro.

Asana: ventajas y desventajas

Las reseñas de Asana son en la mayoría bastante buenas. Pero como cualquier otro programa hay ventajas y desventajas de Asana que pueden ser más o menos decisivas para su proyecto, tipo de actividades y presupuesto. Vamos a repasarlas.

Ventajas de Asana

Plan gratis

Una de las ventajas de Asana que lo destaca más es la cuenta gratuita para equipos de hasta 15 usuarios. Y es que en comparación con otro software de gestión de proyectos parecido, su plan gratuito ofrece la funcionalidad más amplia y con bastantes usuarios.

Así no tiene límites para la cantidad de tareas y proyectos creados, en mensajes y registros de actividad. Puede trabajar con varias vistas, como lista, tablero y calendario. Y aparte puede usar las aplicaciones móviles y acerca de 100 integraciones.

Asana ocupa el primer lugar con el mejor plan gratuito.

Múltiples vistas del proyecto

Una de las ventajas de Asana es que ofrece diferentes vistas de proyectos como lista, tablero Kanban, cronograma de actividades y calendario de proyecto. Por lo tanto, cada usuario puede administrar el proyecto con la vista que más le convenga.

En la Lista, puede trabajar en una vista que se asemeja a una hoja de cálculo clásica, aunque sin fórmulas ni funciones. La vista de Tablero es una especie de tabla kanban con tarjetas y tareas que se dividen en columnas según las condiciones que establezca. La vista Cronograma muestra las tareas de lista en una línea de tiempo. Los usuarios que busquen una vista de calendario en una herramienta de gestión de proyectos, la encontrarán en Asana.

Automatización

Una de las ventajas de Asana es la posibilidad de automatizar algunos procesos, tareas repetitivas y flujos de trabajo. En su apartado de Flujo de trabajo puede establecer reglas y activadores con las que al suceder una acción automáticamente empezará la otra. Puede configurarlo para automatizaciones básicas, como fechas de vencimiento. Por ejemplo, una vez que termine la tarea, se asigna automáticamente a la siguiente persona responsable de su completación.

Otro ejemplo sería cuando finaliza el proyecto, que salte un aviso en la otra app corporativa. También, existen varias opciones para las tareas repetitivas. Eso le quita el trabajo rutinario que no merece una atención especial, y le permite dedicar tiempo a cosas más importantes.

Adaptabilidad y versatilidad

Asana puede ajustarse a diferentes tipos de metodologías de gestión y gran variedad de tipos de proyectos. Aunque también hay que reconocer que le pasa lo mismo que a otras herramientas todo en uno. Y es que al generalizar las posibilidades de gestión de proyecto no hace hincapié en ningún método en particular. Por eso, si está buscando funciones específicas para el marco Scrum, por ejemplo, o para gestionar las fases de su proyecto de desarrollo de software, puede que no le convenga.

Gran elección de integraciones

Dependiendo del plan que elija, puede conseguir de 100 a más de 350 posibles integraciones con otras apps en categorías como Comunicación, Conectores, Archivos, Finanzas y RR. HH, TI y Desarrollo, Marketing y Diseño, Productividad, Informes, Ventas y Servicios y más.

Vista de paneles

Los paneles son una de las ventajas de Asana. A través de ellos se puede visualizar los datos del proyecto y controlar el proceso. Solo hay que seleccionar que tipo de gráfico necesita y qué datos quiere incluir, el programa recopilará los datos y los mostrará en el gráfico seleccionado. Es útil para recopilar datos en la evaluación de proyecto.

Desventajas de Asana

Obviamente, el programa no es perfecto, como todos. Aparte de sus ventajas, tiene desventajas también. Vamos a ver cuáles son.

No hay asignación multiple de tareas

Por alguna razón, el programa que se posiciona como una herramienta ideal para la gestión colaborativa de tareas, tiene un inconveniente justo en esto. Una de las desventajas de Asana, que recibe muchas críticas, es que no se puede asignar la tarea a más de un usuario.

Posibilidad de control el tiempo

Los campos personalizados de Asana permiten crear un campo para registrar manualmente las horas trabajadas, pero eso está disponible solo en el plan «Advanced» que cuesta €24,99 por usuario al mes y planes más caros. Si necesita funciones de seguimiento de tiempo, muchas otras herramientas de gestión de proyectos la ofrecen en planes más económicos.

Falta de un diagrama de Gantt completo

Aunque ofrece una multitud de vistas, otra desventaja de Asana es que no ofrece un diagrama de Gantt potente. Este es una herramienta muy útil para todas las etapas del ciclo de vida de proyecto porque ayuda a planificar mejor las actividades, visualizar el trabajo, hacer su seguimiento y finalizar el proyecto de acuerdo con el plan establecido.

A falta de la vista de gráfica de Gantt, tampoco puede trabajar plenamente con la ruta crítica, línea base y otras funciones que usualmente se realizan a través de esta herramienta.

Conclusión

Pruebe Asana si:

Tiene un equipo de menos de 15 personas que necesita una herramienta para la gestión básica de tareas
Necesita múltiples vistas de proyecto
Trabaja con tareas repetitivas y necesita posibilidades de automatización
Necesita algo universal
Require muchas integraciones

Considere una alternativa a Asana si:

Usualmente asigna tareas en sus proyectos a varias personas
Necesita controlar y registrar el tiempo dedicado a las tareas
Necesita un diagrama de Gantt potente
Tiene un presupuesto limitado y necesita un programa más asequible con las mismas funciones

Mejor alternativa a Asana

GanttPRO es un software para la planificación de proyectos basado en diagramas de Gantt online. Es una alternativa a Asana moderna y efectiva que te permite ahorrar tiempo con una planificación adecuada y mejora el rendimiento del equipo con una gestión más eficiente.

En el diagrama de Gantt interactivo de GanttPRO puede ver toda la información necesaria sobre el progreso de proyecto: en qué etapa está, cuál su progreso, cómo va con los plazos. Aparte de eso, puede habilitar la ruta crítica para controlar las tareas que afectan la completación oportuna; seguir la realización del proyecto con las líneas base y el panel de control; establecer dependencias entre tareas fácilmente y muchas otras cosas.

Además, dispone de todas las funciones esenciales para gestionar los recursos, tiempo, y equipo y colaborar en el proyecto. Y lo más importante es que es super intuitivo, es muy fácil empezar e integrar a nuevos miembros al equipo.