Top 10 herramientas para organizar el tiempo y estrategias para administrarlo
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La habilidad de gestionar el tiempo de manera efectiva es una competencia fundamental para cualquier líder de proyectos o profesional que busque cumplir con plazos estrictos y objetivos ambiciosos. Desde la asignación de tareas hasta la supervisión del progreso, una gestión de tiempo sólida puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto.
En este artículo repasamos el concepto de la planeación de tiempo y las herramientas que pueden ayudar optimizar el uso del tiempo. Al final también presentamos algunas estrategias para administrar el tiempo que pueden ayudar a gestionar de forma más eficaz su trabajo y los desafíos que conlleva.
5 software de gestión de proyectos con herramientas de gestión del tiempo
1. GanttPRO
- 4.8 ⭐️ en Capterra (500+ reseñas)
GanttPRO es una herramienta de gestión de proyectos basada en diagramas de Gantt que ofrece un valor significativo tanto como un planificador de uso de tiempo como para la gestión del tiempo. Especialmente si se trata de actividades y proyectos complejos con múltiples tareas y plazos.
Herramientas de gestión del tiempo
- Los diagramas de Gantt proporcionan una cronología clara y visual de las tareas y sus duraciones, dependencias y el progreso general, y anticipan posibles demoras.
- La distribución de prioridades y las dependencias permiten completar las tareas en el orden correcto para un flujo de trabajo optimizado.
- Puede establecer y seguir los plazos y los hitos para mantenerse al tanto del progreso y asegurarse de que todo se complete a tiempo.
- El rastreador de tiempo y el registro de tiempo manual disponibles tanto para la versión web como para la app móvil permiten registrar el tiempo dedicado a tareas y optimizar su uso.
- Las funciones de gestión de recursos y carga de trabajo ayudan a asignar tareas y recursos y garantizar que las tareas se distribuyan de manera uniforme y se completen de manera eficiente.
- La función de calendario le permite planificar el trabajo diario y garantizar que se cumplan los plazos a corto plazo sin perder de vista el cronograma más amplio del proyecto.
🔎 Explore las características de GanttPRO en detalle.
2. Trello
- 4.5 ⭐️ en Capterra (23000+ reseñas)
Trello es una herramienta visual de gestión de proyectos basada en tableros, listas y tarjetas que ayudan a organizar tareas y flujos de trabajo. Su simplicidad, flexibilidad y facilidad de uso la convierten en una herramienta valiosa para la gestión del tiempo. En cuanto a registro de tiempo, ofrece la posibilidad de complementar la app con sus ‘Power-Ups”.
Herramientas para organizar tiempo
- Los tableros Kanban se dividen en listas (etapas de trabajo) y tarjetas (tareas). Este flujo de trabajo visual ayuda a realizar un seguimiento de las tareas de un vistazo y reduce el tiempo que se dedica a buscar información.
- Trello permite a los usuarios asignar fechas de vencimiento a tarjetas individuales para completar las tareas a tiempo. Hay recordatorios y notificaciones para cuando se acercan las fechas límite.
- Puede crear listas de verificación detalladas para dividir las tareas en pasos y administrar el tiempo de manera más eficaz al concentrarse en una subtarea a la vez.
- Trello ofrece plantillas prediseñadas y una herramienta para automatizar tareas repetitivas y reducir el trabajo manual.
🔎 Explore las características de Trello en detalle o repase las alternativas a Trello.
3. Asana
- 4.6 ⭐️ en Capterra (5000+ reseñas)
Asana es una plataforma de gestión de proyectos y tareas flexible que ayuda a mantenerse organizado, realizar un seguimiento del progreso y administrar el tiempo de manera eficaz.
Herramientas para administrar el tiempo
- Puede crear tareas, asignarlas a los miembros del equipo y establecer fechas de vencimiento para garantizar que se completen a tiempo y se cumplan los plazos.
- La función de cronograma de proyecto (similar a un diagrama de Gantt) le permite programar tareas y anticipar retrasos.
- Las dependencias, prioridades y etiquetas de las tareas ayudan a mantener un flujo y una eficiencia óptimos del proyecto.
- La función de carga de trabajo proporciona una descripción general de las cargas del equipo para evitar la sobrecarga.
- Las funciones de automatización (reglas) activan automáticamente acciones según criterios establecidos y ahorran tiempo en tareas rutinarias.
🔎 Explore las características de Asana en detalle.
4. ClickUp
- 4.6 ⭐️ en Capterra (4000+ reseñas)
ClickUp es una plataforma integral de gestión de proyectos. Su amplia gama de funciones ayuda a las personas y a los equipos a optimizar trabajo, priorizar tareas y cumplir con los plazos de manera eficiente.
Herramientas para la administración del tiempo
- ClickUp le permite dividir tareas grandes en subtareas para garantizar que no se pase nada por alto y que el tiempo para completar cada paso se use de manera eficaz.
- La función de objetivos le permite establecer objetivos generales del proyecto y seguir el progreso hacia ellos.
- Las tareas recurrentes para actividades en curso ahorran tiempo al crear automáticamente nuevas tareas en intervalos específicos (diarios, semanales, mensuales, etc.).
- La vista de carga de trabajo visualiza las cargas de los miembros del equipo y ayuda a los gerentes a distribuir las tareas de manera más uniforme y evitar demoras.
🔎 Explore las características de ClickUp en detalle.
5. monday.com
- 4.6 ⭐️ en Capterra (5000+ reseñas)
Monday.com es más bien un sistema operativo de trabajo que ayuda a los equipos a gestionar diferentes aspectos de las actividades diarias, incluido el tiempo.
Herramientas para administrar el tiempo
- Monday.com permite crear flujos de trabajo personalizados para organizar las tareas de una manera que se ajuste al proceso específico del equipo y garantizar que el trabajo se complete a tiempo.
- Ofrece diferentes vistas para ver cómo se programan las tareas a lo largo del tiempo y cómo se relacionan entre sí.
- Las funciones de automatización ayudan a ahorrar tiempo al simplificar la finalización de algunas tareas repetitivas.
- Los paneles ayudan a monitorear el tiempo para una mejor planificación del mismo.
- Integración con algunas herramientas de seguimiento del tiempo como Clockify.
🔎 Explore las características de monday.com en detalle.
5 herramientas para la administración del tiempo
1. Herramienta de gestión de tiempo: RescueTime
4.6 ⭐️ en Capterra (100+ reseñas)
Si busca herramientas para optimizar el tiempo, RescueTime es una buena opción. Ya que ayuda a las personas y a los equipos a ver cómo emplean su tiempo en dispositivos digitales. Su objetivo principal es mejorar la productividad proporcionando información sobre los hábitos diarios e identificando actividades en las que se pierde el tiempo.
Se ejecuta en segundo plano y registra automáticamente el tiempo que se dedica a aplicaciones, sitios web y otras actividades digitales. Los usuarios suelen mencionar que lo mejor de RescueTime es que, una vez configurado, olvida de él. Funciona al 100 % sin interacción y, al final de cada día, tiene un informe completo de todas las actividades que ha realizado.
Características clave para la gestión del tiempo
- La aplicación registra el tiempo que se pasa en aplicaciones y sitios web sin necesidad de ingresar datos manualmente.
- Genera informes diarios, semanales y mensuales que muestran cómo se distribuyó el tiempo en diferentes actividades.
- FocusTime le permite bloquear sitios web y aplicaciones que le distraen durante un período determinado.
- Objetivos diarios de tiempo productivo o límites de tiempo dedicado a actividades específicas.
- Alertas cuando pasa demasiado tiempo en tareas improductivas o cuando alcanza sus objetivos de productividad diaria.
- Las actividades se categorizan automáticamente y se les asigna una puntuación de productividad.
- Puede registrar manualmente actividades sin conexión, como reuniones o llamadas telefónicas.
2. Herramienta de gestión de tiempo: Toggl Track
4.7 ⭐️ en Capterra (2000+ reseñas)
Características clave para la gestión del tiempo
- Puede iniciar y detener manualmente el temporizador o optar por un seguimiento automático del tiempo en función de la actividad.
- La aplicación puede generar informes completos que muestran cómo se usa el tiempo.
- Los autónomos y las agencias pueden controlar las horas facturables y no facturables.
- Recordatorios para cuando se olvida iniciar el temporizador y detección de tiempo de inactividad.
- Temporizador Pomodoro para trabajar en intervalos específicos (sprints de 25 minutos) con descansos entre ellos.
3. Herramienta de gestión de tiempo: Clockify
- 4.7 ⭐️ en Capterra (4000+ reseñas)
Clockify es una herramienta de registro de horas o un ‘timesheet’ como se le llama en el mundo corporativo. Viene con una tarifa gratuita (aunque bastante limitada). Casi todas las reseñas indican que es muy sencilla y fácil de usar. La aplicación es ideal para empresas, autónomos y equipos que buscan monitorear el tiempo para la facturación y el análisis de la productividad.
Características clave para la gestión del tiempo
- Hay temporizador para registrar el tiempo dedicado a las tareas o agregar entradas de tiempo a mano.
- Las entradas de tiempo se pueden organizar por proyectos, tareas o clientes.
- Los informes detallados muestran el tiempo dedicado a las tareas, proyectos y clientes.
- Es posible marcar las entradas de tiempo como facturables o no facturables, establecer tarifas por hora para proyectos, clientes o tareas y generar facturas en función de eso.
- La función de planilla de horas permite a los miembros del equipo enviar horas de trabajo semanales o mensuales para la aprobación de los gerentes.
- Puede establecer estimaciones de tiempo o presupuestos para tareas y proyectos para garantizar que el trabajo se mantenga dentro de los límites predefinidos y evitar exceder los tiempos del proyecto.
- Clockify puede enviarle recordatorios para el control del tiempo.
4. Herramienta de gestión de tiempo: Jibble
- 4.9 ⭐️ en Capterra (1000+ reseñas)
Jibble es una herramienta de seguimiento del tiempo que ayuda a las empresas y los equipos a gestionar el tiempo de forma eficaz, monitorear la productividad y controlar la asistencia. Es especialmente útil para las organizaciones que necesitan llevar control de las horas de trabajo de los empleados, el tiempo de los proyectos y la productividad general. Los usuarios lo eligen en lugar de Clockify y Toggl Track por su configuración sencilla de entender. Además, se puede integrar fácilmente con herramientas de colaboración que muchos equipos consideran útiles.
Características clave para la gestión del tiempo
- Jibble permite a los usuarios registrar su entrada y salida automáticamente a través de aplicaciones móviles, aplicaciones de escritorio o navegadores web.
- Los usuarios pueden registrar el tiempo dedicado a tareas, actividades o proyectos individuales.
- Los paneles de control en tiempo real muestran datos de productividad, como la cantidad de horas trabajadas, el tiempo dedicado a proyectos específicos y los registros de asistencia.
- Seguimiento del tiempo basado en la ubicación mediante GPS para registrar el tiempo desde varias ubicaciones.
- Hojas de horas generadas automáticamente en función de los registros de comienzo y final.
- Tecnología de reconocimiento facial que permite a los empleados registrar tiempo mediante biometría.
- Informes detallados sobre el tiempo dedicado por empleados, equipos o proyectos específicos.
- Aplicaciones móviles para realizar un seguimiento del tiempo en movimiento,
5. Herramienta de gestión de tiempo: Office 365 Timesheet App
- 4.5 ⭐️ en Capterra (900+ reseñas)
La aplicación Office 365 Timesheet es una de las herramientas para el manejo de tiempo que entra en el ecosistema de Microsoft 365. Por lo tanto, puede ser una gran opción si ya utiliza otros productos de Microsoft. Además, algunos usuarios optan por combinarlo con una solución más compleja dentro de Office 365, MS Project. Para quienes no están acostumbrados a este ecosistema, la interfaz puede resultar confusa y poco amigable.
🔎 Explore las características de MS Project o busque alternativas a Microsoft Project.
Características clave para la gestión del tiempo
- La aplicación se integra directamente con Office 365, lo que resulta especialmente útil para Outlook Calendar y Microsoft Teams para realizar un seguimiento del tiempo y administrar tareas.
- Los empleados pueden realizar un seguimiento del tiempo en función de tareas o proyectos específicos.
- El tiempo dedicado a tareas como reuniones, correos electrónicos o trabajo con documentos se puede registrar automáticamente a través de las herramientas de Office 365.
- Los usuarios pueden crear y enviar planillas de horas personalizables, en las que se pueden registrar las horas trabajadas a diario o semanalmente. Los empleados pueden editar, revisar y aprobar planillas de horas con facilidad.
- Las planillas de horas enviadas por los empleados pueden pasar por un proceso de aprobación por parte de gerentes o supervisores.
- Informes detallados sobre el tiempo empleado en diferentes tareas, proyectos o departamentos.
- Recordatorios para que los empleados envíen sus planillas de horas a tiempo.
Estrategias para administrar el tiempo
Cualquiera de las aplicaciones mencionadas sin duda le ayudará a mejorar la gestión del tiempo. Sin embargo, también debe tener en cuenta algunas estrategias esenciales para gestionar el tiempo con éxito. Las estrategias de gestión del tiempo eficaces son esenciales para optimizar la productividad, cumplir con los plazos y mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida personal. A continuación, puede ver algunas de la eficacia demostrada para gestionar el tiempo de forma eficiente en el trabajo y los proyectos:
1. Priorizar tareas con la matriz de Eisenhower
Esta matriz de priorización le ayudará a identificar y centrarse en las tareas críticas del proyecto, como las que afectan directamente los hitos o los resultados del proyecto. Esto garantiza que las tareas de alta prioridad se completen antes que las actividades menos importantes.
2. Usar bloqueo de tiempo
El bloqueo de tiempo se puede utilizar para asignar franjas horarias específicas a fases clave del proyecto, reuniones o sprints. Así puede garantizar que se dedique tiempo específico a actividades de alta prioridad del proyecto sin interrupciones. Divida su día en bloques de tiempo dedicados a tareas o tipos de trabajo específicos. Como ejemplo puede bloquear dos horas para el trabajo enfocado por la mañana y una hora para los correos electrónicos por la tarde.
3. Establecer objetivos SMART
Los objetivos SMART son necesarios para alcanzar la meta del proyecto y entregar los resultados a tiempo. Ayudan a seguir el progreso y a garantizar que el proyecto se mantenga dentro del cronograma.
🔗 Lea más: cómo redactar objetivos de un proyecto
4. Dividir los entregables en partes manejables
Por lo general, resulta más fácil gestionar grandes proyectos o actividades si los desglosa en tareas pequeñas y manejables. En la gestión de proyectos y tareas, a menudo se puede ver a los gerentes usar la estructuras de desglose del trabajo (EDT). Esta herramienta de planificación permite obtener mejores estimaciones de tiempo, lo cual es una parte esencial de la gestión del tiempo. Una vez que lo haga, también puede agrupar tareas similares y manejarlas a la vez para optimizar la productividad y el uso del tiempo.
🔗 Lea más: cómo hacer una EDT
5. Probar la regla de 80/20
El principio básico es centrarse en el 20% de las tareas que contribuyen al 80% del resultado. Identifique y priorice las tareas que tienen el mayor impacto en sus objetivos. Esto le ayudará a centrarse en actividades de alto valor y evitar perder tiempo en tareas de bajo impacto.
6. Utilizar herramientas de gestión de proyectos y tareas
Las herramientas de gestión de proyectos y tareas pueden ayudarle a usted y a su equipo a organizar tareas, establecer plazos y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real. Estas y muchas otras funciones interconectadas mejorarán la gestión del tiempo y otros aspectos empresariales.
🔗 Encuentre aquí: mejores herramientas de gestión de tareas
7. Delegar cuando sea posible
Si trabaja en equipo, es fundamental identificar las tareas que se pueden delegar a miembros del equipo o a recursos externos. Al asignar tareas a los expertos adecuados, reducirá el tiempo necesario para completar una tarea y garantizará una mayor eficiencia.
8. Aplicar la regla de los dos minutos
Si una tarea se puede completar en dos minutos o menos, hágala inmediatamente en lugar de posponerla. En el contexto de un proyecto, aplicar la regla de los dos minutos ayuda a resolver tareas pequeñas y rápidas que no requieren mucha reflexión (por ejemplo, aprobaciones rápidas, correos electrónicos de seguimiento), de modo que no saturan el flujo de trabajo del proyecto.
9. Establecer plazos para las tareas
Incluso si una tarea no tiene una fecha límite oficial, fíjese una. Asigna fechas y horas específicas para la finalización de la tarea. En la gestión de proyectos, establecer plazos claros para cada tarea o, al menos, para las fases del proyecto es fundamental para mantener el proyecto en marcha.
10. Revisar y reflexionar semanalmente
Dedica tiempo a revisar tus logros, contratiempos y tareas en curso. Planifique la próxima semana basándose en esta reflexión. Esto garantizará que se mantenga alineado con sus objetivos, se adapte a las prioridades cambiantes y mejore continuamente sus prácticas de gestión del tiempo.
En un entorno de gestión de proyectos, las revisiones o retrospectivas semanales pueden ayudar a los equipos a evaluar lo que se ha logrado, los desafíos que se enfrentaron y cómo se puede optimizar la siguiente fase del proyecto. Aquí también puede analizar cómo los miembros del equipo están invirtiendo su tiempo, optimizar la asignación de recursos y mejorar los plazos del proyecto.
